Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc với 8 Bước & 4 Công cụ hỗ trợ

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một yếu vô cùng quan trọng đối với mỗi nhà quản trị. Một bản kế hoạch hoàn chỉnh, chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Vậy làm sao để lập kế hoạch và tổ chức công việc khoa học nhất? Theo dõi bài viết của Chuyển đổi số CoDX để tìm hiểu về kỹ năng này nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• Mẫu kế hoạch dự án kèm quy trình thực hiện chi tiết
• Hướng dẫn lập kế hoạch cá nhân trong 1 tuần hiệu quả
• 5 Mẫu lập kế hoạch cá nhân đẹp – chuyên nghiệp
• Mẫu quy trình lập kế hoạch cho công việc

1. Hiểu về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Lập kế hoạch và tổ chức công việc là 2 kỹ năng cần thiết mà bất cứ nhà quản trị nào cũng cần phải trang bị cho mình. Cùng CoDX tìm hiểu cụ thể chúng là gì nhé!

1.1 Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng xác định mục tiêu cần đạt được cho một cá nhân hoặc tổ chức trong một thời gian nhất định. Dựa trên kế hoạch người thực thi cần đưa ra các chiến lược và phương pháp để đạt được miêu tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch còn được hiểu là lựa chọn trước 1 phương án để thực hiện trong tương lai dựa trên những mục tiêu và phương pháp đã được xác định.

Lập kế hoạch là phương pháp duy nhất giúp doanh nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ với khoảng thời gian tốt ưu nhất. Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn:

• Sắp xếp công việc theo một trình tự khoa học, tránh tình trạng bị chồng chéo công việc.
• Giúp cá nhân, tổ chức kịp thời ứng phó với những tình huống bất ngờ.
• Giúp người quản và nhân viên dễ dàng theo dõi và định hướng cho mục tiêu công việc.
• Hỗ trợ quá trình xây dựng kế hoạch để phối hợp với các nguồn lực khác, đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu.
• Giúp các thành viên của tổ chức nắm rõ nhiệm vụ thực hiện.
• Hình thành các tiêu chuẩn để sử dụng trong quá trình kiểm tra, từ đó đưa ra quyết định và giải pháp hợp lý nhất.

1.2 Kỹ năng tổ chức công việc là gì?

Kỹ năng tổ chức công việc là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực nhân sự để hoàn thành kế hoạch đã đề ra trước đó. Các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, thành công thì cần phải tổ chức công việc nội bộ tốt. Để làm được điều đó trước tiên cần triển khai kế hoạch một cách quy chuẩn, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.

Có thể nói, tổ chức công việc là một chức năng không thể thiếu trong quá trình vận hành một doanh nghiệp. Mục đích chính của hoạt động này là đảm bảo phân bổ, phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận để tạo ra kết quả hiệu quả nhất. Ngoài ra, tổ chức công việc còn đóng những vai trò sau:

• Thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết các hoạt động trong công việc hay cuộc sống hàng ngày để dễ dàng kiểm soát.
• Đưa ra các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn để phù hợp với tình hình của doanh nghiệp.
• Tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có, tiết kiệm được thời gian và không gây lãng phì nguồn lực.
• Sắp xếp, vận hành công việc một cách suôn sẻ, đảm bảo tiêu chuẩn.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh dễ dàng, nhanh chóng nhờ vào cách tổ chức công việc hợp lý.
• Dễ dàng kiểm tra, đánh giá, kiểm soát tiến độ công và đảm bảo chất lượng công việc.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc trong doanh nghiệp

Mỗi bộ phần sẽ có những mục tiêu khác nhau do đó các kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc cũng cần được xây dựng để bám sát chuyên môn để tạo nên hiệu quả tốt nhất. 

Tầm quan trọng của việc có kỹ năng trong lập kế hoạch trong doanh nghiệp:

• Kỹ năng lập kế hoạch trong dự án
• Kỹ năng lập kế hoạch trong Marketing
• Kỹ năng lập kế hoạch trong kinh doanh
• Kỹ năng lập kế hoạch cho cá nhân
• Kỹ năng lập kế hoạch trong tuyển dụng
• Kỹ năng lập kế hoạch trong sản xuất

2.1 Kỹ năng lập kế hoạch trong dự án

Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì trong quá trình kinh doanh đều cần có kế hoạch kinh doanh chi tiết, rõ ràng để có cái nhìn tổng quan về dự án. Bên cạnh đó, thông qua bản kế hoạch người quản lý dự án sẽ dễ dàng kiểm soát các bộ phận nhân sự và phân bổ công việc hơn.

Một kế hoạch dự án hiệu quả, hoàn chỉnh và chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều công sức, thời gian hơn. Nhờ vào kế hoạch dự án, doanh nghiệp có thể xác định rõ được tài nguyên, điểm mạnh, và điểm yếu khi thực hiện dự án, để từ đó có phương án khắc phục, hướng đến mục tiêu cao nhất.

2.2 Kỹ năng lập kế hoạch trong Marketing

Kế hoạch marketing là một lộ trình chiến lược mà doanh nghiệp sử dụng để tổ chức, quản lý, theo dõi và đo lường các hoạt động marketing. Mục tiêu chính của kế hoạch marketing là đảm bảo mục tiêu doanh số đã đề ra. Một kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc chuẩn cho bộ phận marketing sẽ giúp doanh nghiệp:

• Xác định rõ mục tiêu marketing của doanh nghiệp
• Đưa ra các chiến lược marketing cụ thể
• Là cơ sở để thực hiện và giám sát các hoạt động marketing
• Đảm bảo tính thống nhất trong mọi hoạt động
• Sử dụng bản kế hoạch như một công cụ truyền thông nội bộ

2.3 Kỹ năng lập kế hoạch trong kinh doanh

Kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu suất kinh doanh. Đồng thời, chúng còn giúp doanh nghiệp tìm kiếm được những ý tưởng, chiến lược mới để có những bước tiến mới trong tương lai. Do đó, một doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu kinh doanh, cải thiện doanh số thì cần có một bản kế hoạch kinh doanh chi tiết và đầy đủ. 

2.4 Kỹ năng lập kế hoạch cho cá nhân

Trước khi muốn lập kế hoạch cho một tổ chức, đội nhóm thì trước tiên bạn cần có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc cho cá nhân mình. Việc lập kế hoạch cá nhân giúp bạn vạch ra những nhiệm quan trọng cần thực hiện, từ đó bám sát và hoàn thành chúng một cách tốt nhất. Đặc biệt, chính mẫu kế hoạch cá nhân sẽ nhắc nhở bạn về mục tiêu của mình từ đó đưa ra những quyết định nhanh chóng và dứt khoát hơn.

2.5 Kỹ năng lập kế hoạch trong tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng là một bản mô phỏng hoạt động tìm kiếm và chiêu mộ nhân sự theo những tiêu chí mà doanh nghiệp yêu cầu. Chúng có thể bao gồm kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và sự phù hợp với môi trường làm việc.

Khi có kế hoạch tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh trong quá trình chiêu mộ nhân sự. Hơn hết, nhờ có kế hoạch trước đó mà nhà tuyển dụng đảm bảo tuyển được nhân sự theo đúng yêu cầu đặt ra.

2.6 Kỹ năng lập kế hoạch trong sản xuất

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sản xuất là khả năng lên ý tưởng, tạo lập hay xây dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh cho một dự án sản xuất. Nhờ vào bản kế hoạch sản xuất mà doanh nghiệp có thể theo dõi quy trình sản xuất từ khâu cung ứng đầu vào cho đến khâu dịch vụ cuối cùng.

Một kế hoạch sản xuất đầy đủ và chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp phát triển và duy trì các hoạt động sản xuất xảy ra suôn sẻ. Bên cạnh đó, chúng còn giúp doanh nghiệp tối đa hóa năng suất sản xuất bằng cách sử dụng hiệu quả các nguồn lực.

3. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc với 8 bước hiệu quả

Một kế hoạch và tổ chức công việc thông minh, khoa học sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn doanh nghiệp.

Sau đây là 8 bước lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả mà các nhà quản lý không nên bỏ qua:

• Bước 1: Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm
• Bước 2: Xác định mục tiêu của công việc
• Bước 3: Xác định thời gian, thứ tự ưu tiên của công việc
• Bước 4: Phân bổ nguồn lực hợp lý
• Bước 5: Tập trung thực thi kế hoạch
• Bước 6: Thực hiện kế hoạch linh hoạt
• Bước 7: Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc
• Bước 8: Tạo động lực làm việc cho nhân sự

Bước 1: Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm

Lên kế hoạch theo thời gian cụ thể là một quy trình quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Lập kế hoạch và tổ chức công việc chi tiết theo từng ngày, tuần, tháng hay năm giúp nhân viên dễ nắm bắt không bỏ sót công việc. Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch chi cụ thể giúp người quản lý dễ quan sát tiến đồ và điều chỉnh khi có sai sót.

>>> DÙNG MIỄN PHÍ BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC FILE EXCEL TỪ CODX <<<

Bước 2: Xác định mục tiêu của công việc

Sau khi xác định danh sách các đầu việc cần làm thì tiếp theo bạn nên thiết lập mục tiêu phù hợp cho chúng. Việc xác định mục tiêu giúp cá nhân, nhân sự chủ động hơn trong công việc. Mục tiêu có thể là thời gian hay kết quả mà bạn mong muốn. 

Tránh trường hợp đặt ra mục tiêu quá sức, xa vời thực tế gây tốn kém chi phí và nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Để thiết lập và quản trị mục tiêu mang lại hiệu quả cao thì bạn có thể tham khảo sử dụng mô hình SMART.

Bước 3: Xác định thời gian, thứ tự ưu tiên của công việc

Ở giai đoạn này, bạn cần sắp xếp các đầu việc cần làm theo thứ tự ưu tiên. Những công việc quan trọng thì hoàn thành trước theo trình tự thời gian và đối tượng phân công. Việc sắp xếp công việc khoa học theo phương pháp này giúp doanh nghiệp dành toàn bộ nguồn lực để hoàn thành những công việc quan trọng và loại bỏ những công việc không phù hợp, không cần thiết. Từ đó tiết kiệm được nguồn lực và đạt được mục tiêu nhanh chóng.

Bước 4: Phân bổ nguồn lực hợp lý

Để có thể lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả thì người quản lý cần phân bổ nguồn lực hợp lý. Một doanh nghiệp đáng gờm là khi biết tận dụng tốt các nguồn lực hạn chế nhưng vẫn đạt được hiệu quả cao. Do đó, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch các nhà quản trị nên xác định các nguồn lực có liên quan và phù hợp nhất.

Bước 5: Tập trung thực thi kế hoạch

Sự tập trung trong quá trình thực hiện kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp có sự phát triển nhanh chóng và vững chãi hơn. Tuy nhiên, tập trung không có nghĩa là làm việc một cách cứng nhắc và chỉ chăm chăm thực hiện công việc của bản thân. Mỗi bộ phận, cá nhân cần có ý thức quan tâm đến công việc chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc thì mới mới có thể triển khai công việc có hiệu quả.

Bước 6: Thực hiện kế hoạch linh hoạt

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc luôn đòi hỏi tính linh hoạt cao. Thực tế chưa bao giờ đi chung với lý thuyết và xây dựng kế hoạch cũng không phải là ngoại lệ. Luôn có các sự cố bất ngờ rình rập xung quanh mà doanh nghiệp khó có thể lường trước được, do đó hãy luôn dành một khoảng thời gian trong bản kế hoạch cho những sự cố phát sinh.

Bên cạnh đó, để ứng phó linh hoạt với các trường hợp bất ngờ đó thì doanh nghiệp cần chuẩn bị một số phương án dự phòng khác.

Bước 7: Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc

Để có thể theo dõi công việc có đang được thực hiện như những gì kế hoạch đã vạch ra hay không thì nhà quản trị cần thường xuyên theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc. Kiểm tra nhằm mục đích xem xét và dự đoán liệu công việc có thể hoàn thành như đúng kỳ vọng hay không. Đồng thời, việc theo dõi và kiểm tra liên tục để đảm bảo chất lượng công việc, tránh sai sót kéo dài.

Bước 8: Tạo động lực làm việc cho nhân sự

Động lực làm việc là yếu tố duy trì và khai thác năng lực làm việc của nhân sự tốt nhất. Trong quá trình thực hiện và sau khi hoàn thành mục tiêu, doanh nghiệp nên đưa ra các chính sách khích lệ tinh thần và khen thưởng nhân viên. Tuy đây chỉ là yếu tổ nhỏ trong việc lập kế hoạch và tổ chức công nhưng chúng có tác động lớn đến tinh thần làm việc và tiếp thêm động lực để hoàn thành các mục tiêu kế tiếp

4. Phương pháp hỗ trợ lập kế hoạch và tổ chức công việc khoa học

5W1H2C5M, SMART, STARS, 5W2H là 4 phương pháp hỗ trợ cải thiện, nâng cao hiệu quả kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tốt nhất hiện nay. Dễ hiểu, dễ áp dụng chính là đặc điểm chung của 4 phương pháp trên.

Phương pháp hỗ trợ:

1. Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M
2. Phương pháp lập kế hoạch SMART
3. Phương pháp lập kế hoạch STARS
4. Phương pháp lập kế hoạch 5W2H

4.1 Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M

Phương pháp 5W1H2C5M được xem là xương sống cơ thiết yếu để xây dựng mục tiêu trong một số tổ chức. Doanh nghiệp nên kết hợp linh hoạt giữa kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc với phương pháp này để dễ dàng dàng xác định được mục tiêu cụ thể hơn. 

Các bước thực hiện như sau:

• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why): Tìm hiểu lý do phải thực hiện công việc và chúng mang đến ý nghĩa gì cho doanh nghiệp.
• Xác định nội dung công việc 1W (what): Liệt kê các công việc cần làm để đạt được mục tiêu.
• Xác định 3W (where, when, who): Nhà quản trị sẽ thiết lập công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?
• Xác định cách thức thực hiện 1H (how): Đây là giai đoạn được làm rõ hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn làm việc, các tài liệu liên quan hay cách thức vận hành.
• Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
• Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
• Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money, Material, Machine và Method): Phân loại rõ ràng các nguồn lực để xây dựng mục tiêu phù hợp với khả năng.

4.2 Phương pháp lập kế hoạch SMART

SMART là một phương pháp được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và tổ chức công việc đạt hiệu quả cao nhất. Đây là một công cụ hữu hiệu giúp bạn thiết lập và hoạch định các mục tiêu sẵn có và rút ngắn quá trình chinh phục chúng.

Mỗi chữ cái của SMART sẽ đại điện cho một yếu tố, cụ thể như sau:

• Specific: Đặt ra tiêu chí rõ ràng, cụ thể, định hướng có tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
• Measurable: Tính hiệu quả của mục tiêu cần đo lường được.
• Achievable: Mục tiêu đề ra cần phải vừa sức, phù hợp và đem lại kết quả tốt.
• Realistics: Thiết lập mục tiêu SMART dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp.
• Time: Cần có thời gian thực hiện, hoàn thành rõ ràng cho mỗi mục tiêu.

4.3 Phương pháp lập kế hoạch STARS

STARS là một công cụ hữu ích giúp nhà quản lý triển khai và phân bổ công việc đến từng nhân sự. Không chỉ dừng lại ở đó, cá nhân cũng có thể hoàn toàn áp dụng công cụ này vào việc quản lý thời gian và lên kế hoạch và hoàn thành công việc của bản thân.

Phương pháp STARS bao gồm các yếu tố sau đây:

• Steps: Các bước thực hiện công việc.
• Timing: Thời gian bắt đầu và thời hạn kết thúc của mỗi đầu việc.
• Assignment: Người thực hiện công việc.
• Responsibility: Người chịu trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tiến độ và kết quả công việc
• Success criteria: Tiêu chí thành công

4.4 Phương pháp lập kế hoạch 5W2H

Phương pháp 5W2H với sự đơn giản nhưng tường minh có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp hay nhóm dự án nào. Đặc biệt, đây sẽ là một phương án phối hợp, bổ sung giúp kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả tốt hơn.

• Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)
• Xác định nội dung công việc (What)
• Xác định địa điểm thực hiện công việc (Where)
• Xác định thời gian hoàn thành công việc (When) 
• Xác định người thực hiện, chịu trách nhiệm với công việc (Who)
• Xác định cách thức thực hiện công việc (How)
• Xác định cần bao nhiêu chi phí để thực hiện công việc này (How much – How many)

5. Giải pháp nâng cao chất lượng lập kế hoạch với CoDX Task

Với xu hướng thời đại số – công nghệ số, việc lập kế hoạch thông qua phần mềm dần được nhiều doanh nghiệp yêu thích và ứng dụng nhiều hơn. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp và nâng hơn nhờ vào các phần mềm lập kế hoạch hiện đại với đầy đủ tính năng cần thiết.

CoDX Task là một phần mềm quản lý và lập kế hoạch công việc với các tính năng vô cùng vượt trội. CoDX Task giúp nhà quản lý sắp xếp, phân công nhiệm vụ và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, thúc đẩy năng suất công việc.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết mà nhà quản trị cần biết về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả . Hy vọng bài viết của CoDX đã giúp bạn hiểu thêm về cách lập kế hoạch cũng như tổ chức công việc sao cho hiệu quả nhất. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về phần mềm lập kế hoạch thì liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn miễn phí nhé!

>>> Tìm hiểu thêm về phần mềm nhắc việc được ứng dụng trong các doanh nghiệp