Quy trình quản lý nhân sự: 8 bước chi tiết & Bài học THÀNH CÔNG thực tế

Quy trình quản lý nhân sự chặt chẽ, phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Để thiết lập bộ máy nhân sự toàn diện, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình quản lý quy trình quản lý nguồn nhân lực và có sự hỗ trợ từ công cụ tân tiến.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Xem ngay các bước xây dựng quy trình quản trị nhân sự của doanh nghiệp hiệu quả qua bài viết của CoDX nhé!

Cùng chủ đề:

Bộ sách quản trị nhân sự hữu ích, đáng giá nhất 2024

Mẫu danh sách nhân viên excel chuyên nghiệp đầy đủ các hạng mục

1. Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quy trình quản lý nhân sự là công việc tận dụng và quản lý tài nguyên nhân lực của một doanh nghiệp một cách thông minh và hiệu quả. Đây là một quy trình toàn diện, đòi hỏi sự tập trung và cẩn trọng để đảm bảo mọi bước diễn ra suôn sẻ và hợp lý.

Quy trình quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp bao gồm các phần chính có thể kể đến như:

Hoạch định và thu hút nhân lực: Đây là giai đoạn quan trọng để đáp ứng nhu cầu công việc bằng cách tuyển dụng nhân tài mới phù hợp với tiêu chuẩn của công ty.
Quản lý tiền lương và phúc lợi: Xây dựng chính sách công bằng và cạnh tranh về tiền lương, cùng với các khoản phúc lợi hấp dẫn, sự hài lòng và tăng sự trung thành của nhân viên. Đây cũng là cách công ty thu hút và giữ chân nhân tài giỏi.
Quản lý hiệu suất: Tạo bảng phân công nhân sự, theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên thường xuyên, từ đó đề xuất những cải tiến và đào tạo phù hợp. Quá trình này giúp tăng cường năng lực của nhân viên và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể của doanh nghiệp.
Xây dựng quan hệ nhân viên: Quan hệ tốt đẹp sẽ tạo nên một sợi dây vô hình, liên kết các thành viên trong đội ngũ với nhau, hình thành nên sức mạnh của tập thể.
v..v..

Mỗi doanh nghiệp có quy trình quản lý nguồn nhân lực riêng, linh hoạt và phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Bằng cách thực hiện quy trình này đúng cách và vận dụng kỹ năng quản lý nhân viên phù hợp, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực và bước vào tương lai với sự tự tin và thành công.

2. 7 bước quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO gồm 8 bước sau đây:

Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự

Xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự thích hợp là bước đầu tiên trong một quy trình quản lý nhân viên hiệu quả. Việc thiết lập hệ thống quản trị nguồn nhân lực bao gồm những yếu tố sau:

Thiết lập thông tin cá nhân chi tiết: Ghi chép đầy đủ thông tin cá nhân của từng nhân viên như họ tên, độ tuổi, kinh nghiệm, quê quán và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp tiện lợi trong việc quản lý và tương tác cá nhân với từng nhân viên.
Xây dựng hồ sơ theo dõi tuyển dụng: Thiết lập hồ sơ theo dõi tuyển dụng giúp theo dõi quá trình tìm kiếm và tuyển chọn nhân sự. Điều này hỗ trợ việc tìm ra những ứng viên tài năng và phù hợp nhất cho các vị trí công việc trong doanh nghiệp.

Thiết lập bảng theo dõi năng lực nhân viên: Đánh giá và ghi nhận khả năng, kỹ năng, nhu cầu phát triển của từng nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các quy trình đào tạo phù hợp, từ đó nâng cao trình độ và phân bổ nguồn lực vào các vị trí sao cho hợp lý nhất.
Quản lý bảng lương: Thiết lập bảng theo dõi mức lương của từng nhân viên với app tính tiền lương giúp quản lý nắm bắt mức lương cụ thể của từng vị trí . Điều này hỗ trợ việc điều chỉnh và điều hành mức lương phù hợp với từng vị trí và thâm niên công việc.

Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng là hoạt động thu hút và thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vị trí còn trống của doah nghiệp.

Quy trình quản lý nhân sự tuyển dụng cơ bản sẽ bắt đầu từ bước lên kế hoạch, tiếp cận ứng viên cho đến việc xác lập chế độ phúc lợi, lương thưởng cho họ. Cụ thể như sau:

Tuyển dụng và phỏng vấn ứng viên: Tiến hành tuyển dụng, phỏng vấn các ứng viên tiềm năng cẩn thận để chọn ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa của doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch đào tạo và điều chuyển nhân sự: Chuẩn bị kế hoạch đào tạo để phát triển năng lực và kỹ năng cho nhân viên. Đồng thời, điều phối nhân sự giữa các phòng ban nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Thông báo nội quy và xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Đưa ra thông báo về nội quy áp dụng tại doanh nghiệp để nhân viên có thể làm việc hiệu quả và thực hiện theo giá trị của doanh nghiệp.
Thiết lập các chế độ đãi ngộ, phúc lợi và lương thưởng: Đưa ra các chế độ đãi ngộ, phúc lợi, chính sách lương thưởng cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài giỏi gắn bó với doanh nghiệp.

Bước 3: Quy trình Onboarding

Onboarding là quá trình giúp nhân viên nhanh chóng hội nhập với môi trường làm việc mới. Quy trình onboarding thường gồm các hoạt động sau: chào đón nhân viên mới, training và giới thiệu văn hóa tổ chức, công việc.

Mục đích chính khi thực hiện onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng thích với công ty mới. Còn đối với doanh nghiệp, quá trình hội nhập giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực, gắn kết giữa nhân viên mới và nhân viên cũ.

Quy trình quản lý nhân sự

Bước 4: Quản lý hiệu suất công việc

Quản lý hiệu suất (Performance management) là một trong những bước quan trong của quy trình quản lý nhân sự nhằm đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra giải pháp cải thiện.

Bộ phận Nhân sự thường thực hiện vào cuối năm, sử dụng biểu mẫu đánh giá và tính toán lương thưởng dựa trên chất lượng công việc. Đây cũng là cơ hội để nhân viên và nhà quản lý xây dựng mục tiêu và kế hoạch phát triển.

Bước 5: Chế độ lương thưởng, chính sách phúc lợi phù hợp

Các chính sách phúc lợi cùng hệ thống lương thưởng là yếu tố cơ bản để thu hút và giữ chân nhân tài.

Dưới đây là những chế độ phúc lợi và khen thưởng không thể bỏ qua trong quy trình quản lý nhân sự:

Mức lương xứng đáng, chính sách thưởng rõ ràng.
Chế độ nghỉ phép đúng quy định.
Chế độ BHYT, BHXH đầy đủ theo quy định của nhà nước.
Tổ chức khám sức khỏe định kỳ.
Du lịch, teambuilding mỗi năm.
Công nhận và khen thưởng nhân viên theo thành tích cá nhân.

Bước 6: Đào tạo và phát triển nhân sự

Để nhân viên mới nhanh chóng hội nhập và nhân viên cũ nâng cao kỹ năng chuyên môn, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản, chuyên nghiệp.

Đây là một chiến lược đầu tư dài hạn mà doanh nghiệp cần tập trung để tạo ra đội ngũ nhân viên có năng lực cao, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Để đảm bảo chất lượng nhân sự, doanh nghiệp nên dành một phần kinh phí riêng cho việc đào tạo. Các chương trình đào tạo nhân sự có thể bao gồm:

Các lớp đào tạo nội bộ, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và nhiệm vụ công việc của họ. Điều này giúp tạo sự đồng lòng và tinh thần đồng đội trong tổ chức.
Chương trình đào tạo chuyên sâu, nhằm nâng cao tay nghề, kỹ năng làm việc, chuyên môn cho nhân sự. Điều này giúp nhân viên trở nên chuyên nghiệp và có khả năng thực hiện công việc hiệu quả.

Bước 7: Quản lý thay đổi nhân sự

Quản lý thay đổi nhân sự là công việc điều chỉnh tổ chức và các quy trình nội bộ khi cần thiết, ví dụ như quản lý quy trình nghỉ việc hoặc nghỉ hưu theo những quy định mới của pháp luật.

Mục tiêu của bước quy trình quản lý nhân sự này là đảm bảo sự linh hoạt và đổi mới trong cơ cấu tổ chức nhân sự. Đồng thời, đảm bảo tuân thủ đúng những quy định của pháp luật về quản lý nhân sự và tối ưu hóa tài nguồn tài nguyên quý giá này.

Quy trình quản trị nhân sự — Cập nhật và sửa đổi quy trình nhân sự theo quy định của pháp luật

Bước 8: Tái định hình cơ cấu nhân sự

Cuối cùng, doanh nghiệp cần tiến hành tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự bằng cách quyết định giữ nguyên hay thay đổi cơ cấu nhân sự.

Doanh nghiệp có thể dựa trên những dữ liệu phân tích tổng quan về nguồn nhân lực để đưa ra chiến lược mới hoặc thay đổi 7 bước trong quy trình quản lý nhân sự trước đó để kịp thời thích ứng với môi trường kinh doanh biến động.

Việc tái định hình cơ cấu nhân sự cần có sự phối hợp chắt chẽ giữa phòng HR và ban lãnh đạo, trong đó bộ phận HR đóng vai trò như một người tham mưu.

3. Học hỏi quy trình quản lý nguồn nhân lực của các doanh nghiệp thành công

Các doanh nghiệp, tập đoàn lớn luôn đều chú trọng xây dựng quy trình quản lý nguồn nhân lực chuyên nghiệp, qua đó thu hút đượ nhiều nhân tài, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững. Trong đó, quy trình quản trị nguồn nhân lực của Vinamilk và Coca Cola được đánh giá là nổi bật nhất hiện nay.

3.1 Quy trình quản lý nhân sự của Vinamilk

Trong môi trường doanh nghiệp, tôn trọng giá trị con người là điều không thể thiếu để thành công. Vinamilk đã thành công đạt được điều đó với những chuẩn mực không thể bỏ qua trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Sứ mệnh của Vinamilk: Trở thành biểu tượng niềm tin số 1 về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ đời sống con người.
Các giá trị cốt lõi của Vinamilk: Chính trực – Tôn trọng – Công bằng – Đạo đức – Tuân thủ.
Văn hóa doanh nghiệp: Tôn trọng và trân trọng đóng góp, ý kiến của nhân viên, không áp đặt lãnh đạo và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, và cởi mở.
Chính sách đào tạo nguồn nhân lực: Tuyển sinh viên giỏi từ các trường đại học trong nước và du học nước ngoài, hỗ trợ học phí cho các khóa học cán bộ, đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ và nghiệp vụ.
Chính sách đãi ngộ với người lao động: Đảm bảo thu nhập và quyền lợi cho nhân viên, khen thưởng và kỷ luật kịp thời để khích lệ hoặc cải thiện hiệu suất làm việc.
Chiến lược tuyển dụng: Đào tạo nhân viên tại nước ngoài, trẻ hóa nguồn nhân lực để tạo động lực đổi mới, và rèn luyện chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ.

quy trình quản lý nguồn nhân lực — Những bài học đáng giá và quy trình quản trị nhân sự của Vinamilk

3.2 Quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp Coca-cola

Theo báo Tuổi trẻ, áp dụng sáng tạo và đổi mới đã giúp Coca-Cola xếp vào top đầu các bảng xếp hạng “Best Places To Work” và “Employer of Choice” qua nhiều năm. Coca Cola cho phép các bạn trẻ có được sự tự do lớn nhất trong công việc, từ đó trở thành cái nôi nuôi dưỡng và lưu trữ nhân tài trên toàn thế giới.

Trải nghiệm tuyển dụng giúp hiểu văn hóa và môi trường làm việc, thu hút các ứng viên tiềm năng.
Đổi mới tư tưởng lãnh đạo và trao quyền cho nhân viên thúc đẩy và tạo cảm hứng cho mọi thành viên.
Mô hình đào tạo 70:20:10 giúp tài năng trẻ được học, làm và sai.

4. Xây dựng quy trình quản lý nhân sự “bài bản” với SureHCS

SureHCS là phần mềm nhân sự tự động hóa mọi nghiệp vụ của bộ phận HR, giúp tiết kiệm lên đến 50% thời gian thực hiện các công việc thủ công. Thông qua hệ thống nhân sự toàn diện, mọi quy trình quản lý nhân sự đều được triển nhanh chóng, khoa học và có sự liên kết cao giữa các phòng ban, cá nhân.

Ưu điểm nổi bật:

Thiết kế theo các tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015, và ISO 27001:2013, đảm bảo tính tương thích cao với doanh nghiệp tại Việt Nam, Trung Quốc, Campuchia và nhiều quốc gia khác.
Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác, tạo thành một hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện.
Tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý lao động, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và bảo hiểm bắt buộc.
Hệ thống cổng thông tin nhân sự toàn diện giúp vận hành các kênh truyền thông nội bộ xuyên suốt và hiệu quả.

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC SUREHCS

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực Lạc Việt SUREHCS là mô hình quản trị hiện đại dựa trên công nghệ tiên tiến nhất hiện nay, hơn 1000 khách hàng doanh nghiệp tin dùng. Được kết nối tất cả trong một hệ thống duy nhất, phần mềm cho phép doanh nghiệp, đặc biệt là phòng HR có thể giải kiểm soát và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.

Tính năng nổi bật:

Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện: Đăng tin miễn phí, tìm kiếm ứng viên không giới hạn và kết nối đa nền tảng; Cổng thông tin ứng viên hiện đại.
Chuẩn hóa quy trình hội nhập: Truyền tải, cung cấp thông tin nội bộ đầy đủ; Theo dõi mức độ hòa nhập, phát triển và hiệu suất của nhân viên.
Xây dựng chương trình phúc lợi trọn vẹn: Quản lý cơ cấu và tìm kiếm truy xuất nhanh hồ sơ nhân sự; Linh hoạt trong Chấm công - Lương – Thưởng – Bảo hiểm - Thuế TNCN; Hệ thống báo cáo công việc đa dạng, chính xác.
Đánh giá nhân viên và hoạch định nhân tài: Đo lường năng suất chính xác; Thiết lập khung năng lực cốt lõi từ đó xây dựng yêu cầu đào tạo phát triển.
Quản lý đào tạo và phát triển: Cho phép xây dựng lộ trình phát triển cá nhân; chương trình học và thi trực tuyến; Quản lý, theo dõi và đánh giá kết quả sau đào tạo.
Quản lý Offboarding chuyên nghiệp: Quy trình bàn giao nhanh chóng; Dữ liệu và hồ sơ nhân viên được lưu trữ toàn diện; Khảo sát mức độ hài lòng xuyên suốt vòng đời nhân viên;

Xem chi tiết tính năng Quản trị nguồn lực SureHCS

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhân sự SureHCS để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 0901 555 063
Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Hy vọng qua bài viết trên đã giúp doanh nghiệp biết cách triển khai quy trình quản lý nhân sự đúng chuẩn ISO. Khi quản lý đội ngũ nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp sẽ sở hữu một lực lượng lao động chất lương và tạo ra những giá trị tích cực nhất. Theo dõi CoDX để nhận thêm nhiều bài viết về quản trị nguồn lực hơn nhé!

>> Xem thêm: