Giá trị pháp lý của hợp đồng thường phụ thuộc vào yếu tố quan trọng đó chính là chữ ký. Vì vậy những thông tin và quy định về việc sử dụng chữ ký viết tay giúp bảo quyền và lợi ích khi tham gia giao dịch hợp đồng. Vậy chữ ký tươi là gì? Bài viết sau đây từ CoDX sẽ giúp bạn hiểu rõ về những quy định về chữ ký tươi một cách chi tiết nhất!
Bạn đang đọc bài viết trên trang Bản tin doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện
Chữ ký tươi còn được gọi là chữ ký trực tiếp hoặc chữ ký viết tay, là biểu tượng viết tay của một người để xác nhận và chứng minh sự đồng ý hoặc cam kết của họ đối với một văn bản hay tài liệu nào đó.
Chữ ký tươi, còn được gọi là chữ ký trực tiếp hoặc chữ ký viết tay, là biểu tượng để xác nhận sự đồng ý của họ về một vấn đề hay văn bản nào đó
Hiện nay chưa có có văn bản pháp lý hay quy định cụ thể nào về chữ ký viết tay này. Tuy nhiên theo Khoản 1 Điều 19 Luật kế toán 2015có đề cập vấn đề như sau:
Điều 19. Ký chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư như sau:
1. Sửa đổi khoản 2 và khoản 3 Điều 2 như sau:
“2. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;
Như vậy, nguyên tắc chữ ký chung được hiểu là mọi chữ ký phải là chữ ký tươi, tức là chữ ký trực tiếp của chính người ghi tên bên dưới chữ ký.
2. Quy định về chữ ký tươi trên hợp đồng
Các yêu cầu đối với chữ ký viết tay phải tuân theo các luật và quy định cụ thể. Dưới đây là một số quy định và nguyên tắc phổ biến cho các chữ ký viết tay hiện nay theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như:
#1. Quy định về tính pháp lý của chữ ký tươi trên hợp đồng
#2. Quy định về chữ ký tươi trên hợp đồng khoản mục tính thẩm quyền
#3. Quy định về hình thức ký của chữ ký trực tiếp trên hợp đồng
#4. Quy định màu mực chữ ký tươi trên hợp đồng ở khoản mục màu mực ký
2.1. Quy định về tính pháp lý của chữ ký tươi trên hợp đồng
Dựa vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP chữ ký tay được công nhận về mặt pháp lý và có tính xác thực.
Dựa vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về chữ ký tươi trên hợp đồng khoản mục tính pháp lý được áp dụng như sau:
Sự công nhận về mặt pháp lý: Nguyên tắc chữ ký viết tay được công nhận về mặt pháp lý và có giá trị chứng minh tính xác thực của người ký. Điều này có nghĩa là chữ ký viết tay có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các tranh chấp pháp lý để xác định các nguyên tắc hợp đồng và xác minh tính xác thực của tài liệu.
Bằng chứng về tính xác thực: Mặc dù chữ ký viết tay được chấp nhận nhưng khi có tranh chấp về tính xác thực của chữ ký, cần có thêm bằng chứng để xác minh tính hợp pháp của nó. Điều này có thể bao gồm các bằng chứng khác như chứng chỉ, nhân chứng hoặc bằng chứng điện tử chứng thực tính xác thực của chữ ký.
Nguyên tắc Hợp đồng: Chữ ký tay thường được coi là một phần quan trọng trong việc hình thành và chứng thực hợp đồng. Nó cho thấy rằng cả hai bên đã đồng ý với các điều khoản và điều kiện của hợp đồng và cam kết tuân theo chúng.
Hành vi giả mạo bất hợp pháp: Mọi hành vi giả mạo chữ ký viết tay hoặc sử dụng bất hợp pháp chữ ký viết tay đều có thể bị coi là bất hợp pháp và phải chịu trách nhiệm pháp lý. Các quy định pháp lý và hình phạt đối với việc giả mạo chữ ký có thể khác nhau (Theo quy định tại Nghị định 82/2020/NĐ-CP)
2.2. Quy định về chữ ký tươi trên hợp đồng khoản mục tính thẩm quyền
Thực hiện ký thay thế
Điều 13 khoản 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về ký thay
Căn cứ Điều 13 khoản 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Điều 13. Ký ban hành văn bản
1.Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Vậy theo nguyên tắc chữ ký trên thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có quyền ký tất cả các văn bản, hợp đồng có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản, hợp đồng được giao trong phạm vi nhiệm vụ của cấp trưởng.
Ký thay mặt ban điều hành
Điều 13, khoản 2 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về ký thay mặt ban điều hành
Theo quy định tại Điều 13, khoản 2 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể:
Điều 13. Ký ban hành văn bản
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Như vậy người đứng đầu cơ quan, tập thể ký văn bản thay cho lãnh đạo, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tập thể ký thay người đứng đầu cơ quan, tập thể. Thay thế văn bản theo thẩm quyền, lĩnh vực được phân công phụ trách.
Chữ ký ủy quyền được thực hiện
Điều 13, khoản 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký ủy quyền
Theo quy định tại Điều 13, khoản 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể:
Điều 13. Ký ban hành văn bản
3.Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Theo như nội dung trên thì trong những trường hợp đặc biệt, người chịu trách nhiệm của cơ quan hoặc nhóm có thể ủy quyền cho người chịu trách nhiệm của cơ quan hoặc nhóm trong cơ cấu tổ chức thay mặt mình ký và ủy quyền một số văn bản. Và việc sử dụng chữ ký tươi này phải bằng văn bản và trong thời hạn chứa nội dung ủy quyền.
Thực hiện ký lệnh
Điều 13, khoản 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thực hiện ký lệnh
Theo quy định tại Điều 13, khoản 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể:
Điều 13. Ký ban hành văn bản
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Như vậy, theo nguyên tắc chữ ký thì người chịu trách nhiệm của một cơ quan hoặc nhóm có thể ủy quyền cho người chịu trách nhiệm của cơ quan hoặc nhóm của tổ chức ký một lệnh bằng văn bản. Người được ủy quyền ký thừa lệnh có thể chỉ định người đại diện ký thay mình. Và chữ ký này cần có quy định, quy định cụ thể theo thủ tục giấy tờ của đơn vị.
LƯU Ý: Thực hiện chuyển đổi sang chữ ký số là quy định cần thực hiện, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng chữ ký số thay vì ký tươi trên văn bản giấy giúp tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu quy trình ký nhanh chóng, không còn chờ đợi “sếp” đến trực tiếp công ty. Để xây dựng được quy trình ký số này, doanh nghiệp cần đầu tư áp dụng phần mềm quy trình số thực hiện thiết lập quy trình ký chuẩn cho các phòng ban bộ phận trong công ty.
Hiện trên thị trường có nhiều hệ thống giải pháp khác nhau, trong đó nổi bật kể đến là hệ thống quy trình số LV-DX Dynamic Workflow từ Lạc Việt được tích hợp công nghệ chatbot AI hiện đại. Với sự kết hợp này, lãnh đạo có thể tra soát dễ dàng, nhanh chóng và chính xác số liệu, thông tin trên file trình ký; Việc ký duyệt trở nên thuận tiện linh hoạt ngay cả khi sếp không ở công ty.
CLICK ĐỂ XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG
2.3. Quy định về hình thức ký của chữ ký trực tiếp trên hợp đồng
Hình thức ký của chữ ký trực tiếp trên hợp đồng phải có tính dễ đọc và không thể trùng lặp với chữ ký của người khác
Chữ ký viết tay phải có tính dễ đọc và khả năng hiển thị cần thiết để xác định người ký.
Quy định về chữ ký tươi trên hợp đồng bắt buộc chữ ký của mỗi người phải là duy nhất và không thể trùng lặp với chữ ký của người khác. Điều này giúp phân biệt và xác định từng cá nhân.
Chữ ký viết tay phải khó nắm bắt và khó đọc, đồng thời không thể dễ dàng sao chép hoặc giả mạo.
Chữ ký phải được tạo ra một cách tự nguyện, không phải do ép buộc. Người ký phải có quyền và khả năng quyết định việc tạo ra chữ ký của mình.
Chữ ký viết tay phải được đính kèm vào tài liệu tương ứng và không thể di chuyển hoặc chèn sau khi đã ký.
Trong trường hợp có tranh chấp, chữ ký viết tay có thể được sử dụng làm bằng chứng để xác minh tính xác thực của người ký.
2.4. Quy định về chữ ký tươi trên hợp đồng khoản mục màu mực ký
Tính pháp lý của chữ ký tươi trên hợp đồng khoản mục màu mực ký ở Việt Nam được quy định bởi các quy định của Luật Dân sự và các văn bản liên quan khác. Dưới đây là một số điểm quan trọng về quy định màu mực ký văn bản trong hợp đồng ở Việt Nam
Theo Điều 13, khoản 6 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Việt Nam, khi thực hiện ký tên trên các văn bản giấy, người ký cần sử dụng bút mực màu xanh và loại mực không dễ phai. Việc tuân thủ quy định màu mực chữ ký này là cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ và xác thực của chữ ký viết tay trong văn bản giấy.
Cụ thể như sau:
Điều 13. Ký ban hành văn bản
…………
6.Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
Qua những chia sẻ trên, Công ty chuyển đổi số CoDX hy vọng đã mang đến những thông tin hữu ích về chữ ký tươi là gì và những quy định về chữ ký này trên hợp đồng bắt buộc khi doanh nghiệp sử dụng. Hãy đón đọc các bài viết khác trên trang để biết được nhiều kiến thức bổ ích hơn nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ: Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."
