Quản trị hành chính văn phòng là gì? Chức năng và Công cụ quản lý

Posted on by Loan Hồ

Quản trị hành chính văn phòng là gì? Nó đóng vai trò như thế nào trong quản lý doanh nghiệp? Và hàng loạt vấn đề khác xoay quanh công tác quản trị hành chính sẽ được CoDX chia sẻ trong bài viết sau:

Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

1. Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Quản lý hành chính văn phòng là việc thực hiện các công tác quản lý, điều hành các hoạt động hàng ngày của một văn phòng hoặc tổ chức. Nhiệm vụ chính của quản trị văn phòng là đảm bảo các hoạt động của văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và có tổ chức. Nó là một phần thiết yếu trong việc quản lý một tổ chức, giúp duy trì hoạt động hàng ngày, tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Công việc này nhằm tối ưu hoá các quy trình, truyền đạt các thông tin và hỗ trợ kịp thời cho lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định điều hành doanh nghiệp.

Các nhiệm vụ cơ bản của quản trị hành chính văn phòng bao gồm:

  • Quản lý tài liệu: Theo dõi, lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng như hồ sơ khách hàng, hợp đồng, tài liệu quan trọng và thông tin công việc.
  • Quản lý văn phòng: Duy trì môi trường làm việc hiệu quả, điều này bao gồm quản lý tệp, thiết bị và tài nguyên văn phòng.
  • Xử lý thông tin: Tiếp nhận các thông tin liên quan cả bên trong và bên ngoài tổ chức, bao gồm thông tin liên lạc qua email, điện thoại và tương tác trực tiếp. Thu thập, phân loại và xử lý thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định và giải quyết vấn đề.
  • Hỗ trợ ban lãnh đạo: Hỗ trợ cấc cấp lãnh đạo chuẩn bị tài liệu, lập kế hoạch và các nhiệm vụ hành chính khác.
  • Giải quyết vấn đề hành chính: Xử lý các tình huống khó khăn hoặc xung đột hành chính trong một tổ chức.
quản trị hành chính văn phòng
Quản trị văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, kiểm soát các hồ sơ, công văn đi, đến, chứng từ

2. Chức năng và vai trò của quản trị hành chính văn phòng

Văn phòng hành chính được xem là trung tâm đầu não, là đầu mối giao tiếp của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Và vai trò của quản lý hành chính văn phòng được thể hiện tóm tắt như sau:

  • Điều phối và quản lý công việc của văn phòng hoặc toàn bộ văn phòng.
  • Có trách nhiệm quản lý tài liệu và thông tin của tổ chức.  
  • Hỗ trợ hoạt động của các bộ phận khác trong tổ chức
  • Đảm bảo tính hiệu quả và tăng cường năng suất làm việc của nhân viên văn phòng. 

Các chức năng cơ bản của quản trị hành chính cụ thể bao gồm:

2.1. Quản trị hành chính văn phòng có chức năng tổng hợp mọi vấn đề

Chức năng này khá quan trọng đối với công việc quản trị văn phòng. Người làm công việc này cần có cái nhìn rộng, bao quát mọi vấn đề, mọi đối tượng. Việc kết nối các hoạt động trong tổ chức cũng được thực hiện một cách khoa học, nhịp nhàng.

Tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, góp phần tìm ra những quyết định, quyết sách tốt nhất, nhằm đạt kết quả cao. Việc tham mưu cho ban lãnh đạo có thể là cá nhân hoặc tập thể.

Để thực hiện tốt chức năng tham mưu tại các doanh nghiệp, người làm công tác cần tổng hợp các thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và tất cả các luồng thông tin bên ngoài, có thể sử dụng công nghệ thông tin để tổng hợp. Tất cả các thông tin đều phải theo nguyên tắc và trình tự nhất định.

Do đó, người làm công tác quản trị văn phòng hành chính muốn làm tốt chức năng tham mưu cần phải am hiểu sâu rộng, nắm bắt nhiều lĩnh vực, luôn có mặt kịp thời trong mọi vấn đề, mọi tình huống xảy ra tại văn phòng

2.2. Chức năng hỗ trợ điều hành, quản lý toàn văn phòng cùng ban lãnh đạo

Những người làm quản trị hành chính văn phòng sẽ là người trực tiếp giúp lãnh đạo quản lý. Công việc cụ thể là: xây dựng kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, kế hoạch quý; thông báo cho các bộ phận liên quan; tổ chức hoặc phối hợp thực hiện các kế hoạch đó.

Kiểm soát công việc hành chính bao gồm các quá trình giám sát và đánh giá. Đảm bảo rằng các hoạt động hành chính được thực hiện đúng thời gian, đúng chất lượng và đáp ứng được các tiêu chuẩn và mục tiêu của tổ chức. Đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động của văn phòng, tăng năng suất làm việc và giảm thiểu lỗi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ.

2.3. Quản trị hành chính văn phòng có chức năng hậu cần

Để một văn phòng hoạt động bình thường, nó cần phải duy trì các điều kiện vật chất. Ví dụ như văn phòng đủ chỗ ngồi, thiết bị máy tính, máy in, dụng cụ văn phòng phẩm và các vị trí liên quan khác. Cũng đảm bảo sử dụng các mặt hàng này một cách hiệu quả.

Số lượng và quy mô sản phẩm sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của ngành và quy mô hoạt động. Ví dụ, bộ phận máy tính, thiết kế đồ họa hay marketing cần sử dụng máy cấu hình cao hơn, dùng tốt hơn cho công việc chuyên sâu về thiết kế. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần cân đối ngân sách để mua sắm vật tư phù hợp tránh lãng phí, thất thoát tài sản.

Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính có chức năng hậu cần

2.4. Cấp quản trị hành chính có chức năng hoạch định công việc trong đơn vị 

Hoạch định công việc hành chính là quá trình lập kế hoạch, sắp xếp và phân bổ các nhiệm vụ một cách cụ thể. Để đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng thời hạn và hiệu quả. Cải thiện năng suất làm việc và tăng cường sự chuyên nghiệp của nhân viên trong các tổ chức và doanh nghiệp

Tổ chức công việc văn phòng trong việc hoạch định gồm các đầu mục phân chia, cấp phát và giám sát các nhiệm vụ và hoạt động hành chính trong một văn phòng hoặc tổ chức. Cụ thể như sau: 

  • Lập lịch làm việc, phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận và nhân viên với hệ thống quản lý nhân sự.
  • Phân bổ tài nguyên và trang thiết bị.
  • Giám sát tiến độ công việc để đảm bảo hoạt động hành chính được diễn ra hiệu quả.

Trong đó, việc phân chia trách nhiệm trong quản trị hành chính là một bước quan trọng. Bởi vì nó đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành. Tránh sự nhầm lẫn hoặc chồng chéo về trách nhiệm và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và hiệu quả.

2.5. Quản trị hành chính văn phòng có chức năng lãnh đạo công việc

Là người đảm nhiệm vai trò quản lý và chỉ đạo các hoạt động hành chính trong văn phòng hoặc tổ chức. Vai trò của lãnh đạo công việc văn phòng rất quan trọng, bởi vì họ giúp đảm bảo các hoạt động hành chính được thực hiện hiệu quả và đóng góp vào sự phát triển và tăng trưởng của tổ chức.

Nhiệm vụ của lãnh đạo công việc hành chính bao gồm:

  • Lên kế hoạch, định hướng và quản lý các hoạt động hành chính Điều hành và giám sát các hoạt động hành chính trong văn phòng hoặc tổ chức.
  • Phân bổ các nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhân viên trong văn phòng hoặc tổ chức.
  • Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và các đối tác liên quan đến hoạt động hành chính của tổ chức.
  • Xây dựng văn phòng thông minh để tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, động viên nhân viên và giúp họ cảm thấy hài lòng với công việc của mình.
  • Giải quyết các vấn đề và xử lý các tình huống khó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động hành chính của tổ chức.

3. Các công cụ cần thiết cho công tác quản trị hành chính văn phòng

3.1. Ứng dụng quản lý các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp

Ứng dụng quản lý quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp là phần mềm được thiết kế để giám sát các quy trình trong một tổ chức và tìm dữ liệu liên quan đến các phương thức hoạt động cho các phòng ban trong một doanh nghiệp. Sản phẩm này đã giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động tốt góp phần xây dựng không gian làm việc số toàn diện, nâng cao hệ thống xử lý công việc cho mỗi bộ phận, mỗi nhân viên.

Ngoài ra, giải pháp phần mềm quản lý quy trình này còn có khả năng giám sát quyền sở hữu nội bộ của tổ chức, giúp giảm chi phí để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp.

3.2. Công cụ quản lý tài liệu trong công tác quản trị hành chính văn phòng

Công cụ quản lý tài liệu là phần mềm quản lý văn bản và điều hành công văn tích hợp nhiều chức năng điều hành, quản lý trong cùng một hệ thống website. Các ứng dụng này nổi bật nhờ khả năng tạo môi trường tương tác đa chiều giữa nhân viên và cấp quản lý, tương tự như các nền tảng nội bộ mà mọi công ty sử dụng. Từ đó, nhà quản trị hành chính của một tổ chức có thể dễ dàng chia sẻ và trao đổi thông tin.

Phần mềm này là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp giải bài toán lưu trữ và quản lý tài liệu nội bộ. Thay vì lưu trữ tài liệu dưới dạng bản cứng năm này qua năm khác chiếm nhiều diện tích và mất thời gian tìm kiếm khi sử dụng. Phần mềm quản lý văn bản được cho ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu các công văn, tài liệu một cách nhanh chóng, an toàn và chính xác nhất.

3.3. Ứng dụng ký số hợp đồng trong việc quản trị hành chính văn phòng

Công cụ ký số hợp đồng, văn bản điện tử hiện đang là giải pháp công nghệ số ưu việt cho nhà quản trị hành chính và cho doanh nghiệp. Đây là phần mềm quản lý quy trình ký kết văn bản nội bộ, quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và đối tác trên nền tảng điện toán đám mây. Loại phần mềm này được coi là công cụ làm việc từ xa hiệu quả và là trợ thủ đắc lực cho các giao dịch trực tuyến không tiếp xúc của các tổ chức, doanh nghiệp.

Do đó, ứng dụng ký số hợp đồng, văn bản cho phép người dùng gửi và ký các tài liệu nội bộ, thiết lập quy trình kinh doanh, ký hợp đồng điện tử và quản lý hệ thống. Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp dễ dàng ký duyệt nhiều văn bản, hợp đồng cùng lúc nhằm tối ưu hóa hoạt động và quản lý hiệu quả.

ứng dụng quản trị văn phòng
Công cụ cần thiết cho công tác quản trị hành chính

4. Kỹ năng cần thiết để trở thành nhà quản trị hành chính

Để đáp ứng tốt yêu cầu quản trị hành chính văn phòng. Bên cạnh các kiến thức chuyên môn nhà quản trị cần có thêm các kỹ năng sau:

  • Là người hiểu biết, uyên bác, có cách nhìn nhận vấn đề vừa khái quát vừa có chiều sâu. Người này cũng phải có kiến ​​thức và kỹ năng về quản trị văn phòng.Là người có kinh nghiệm hoặc bạn trẻ tự tin, năng động, có khả năng làm công việc hành chính, văn thư phòng.
  • Ngoài ra, các quản trị viên phải có khả năng giao tiếp và đào tạo các nhân viên văn phòng khác trong công ty. Có đầu óc nhạy bén, tư duy tốt, sẵn sàng tiếp nhận nhân tố mới và phương pháp làm việc cởi mở.
  • Ngành hành chính nơi công sở cũng cần những người dễ gần, thân thiện, hòa đồng, hòa đồng, quan tâm đến nhân viên và chia sẻ những vấn đề với họ. Biết lắng nghe những ý tưởng mới từ những người trẻ tuổi. Một chút hài hước trong tính cách cũng giúp tăng tính cởi mở và giá trị của việc giao tiếp mọi vấn đề.
  • Người làm công việc cần phải nhanh nhẹn, có kinh nghiệm, ngăn nắp và thể hiện tính chuyên nghiệp. Đồng thời phải biết tiết chế cảm xúc, sáng tạo, óc phán đoán. Khả năng diễn đạt và thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới.

Tóm lại, những công việc và chức năng của nghề nghiệp quản trị hành chính văn phòng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh.Vì vậy, để trở thành một nhà quản trị văn phòng, bạn cũng cần khắc phục nhiều điểm yếu và đẩy nhanh các điểm mạnh của mình, điển hình gồm:

  • Tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc, khả năng tổ chức và quản lý tốt các hoạt động văn phòng.
  • Sự kiên nhẫn, chịu đựng, kỷ luật và sự cẩn trọng trong công việc.
  • Kỹ năng giao tiếp, tư vấn, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm.
  • Hiểu biết về quy trình hành chính, luật pháp liên quan và các kỹ năng công nghệ thông tin cần thiết.
  • Sự sáng tạo, năng động và khả năng thích ứng với các thay đổi và tiến bộ công nghệ trong lĩnh vực hành chính.
kỹ năng quản lý hành chính văn phòng
Tiêu chuẩn cần có của nhà quản lý hành chính văn phòng

5. Quản trị văn phòng hiệu quả với CoDX ADMINISTRATIVE

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ và giải pháp văn phòng điện tử và được đánh giá cao về mặt hiệu quả. Phần mềm CoDX ADMINISTRATIVE được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai và xử lý mọi công việc cho các văn phòng doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CODX ADMINISTRATIVE

CoDX Administrative là giải pháp quản lý văn phòng trọn gói cho doanh nghiệp bằng hệ thống dịch vụ hành chính trực tuyến với các tài nguyên dùng chung. Hệ thống CoDX Administrative giúp doanh nghiệp tạo nên văn phòng 3 KHÔNG: KHÔNG GIẤY TỜ - KHÔNG CHỜ ĐỢI - KHÔNG MẤT THỜI GIAN. Các ứng dụng có trong phần mềm quản lý văn phòng bao gồm:

Phần mềm đăng ký phòng họp: Phần mềm được sử dụng để quản lý các phòng họp trong doanh nghiệp giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian đặt lịch và sử dụng các phòng họp theo nhu cầu

Phần mềm quản lý đặt xe: Phần mềm giúp quản lý, theo dõi, và tối ưu hóa việc sử dụng các phương tiện di chuyển trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp mà người dùng cần sử dụng chúng cho mục đích công việc.

Phần mềm quản lý văn phòng phẩm: Phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin về các văn phòng phẩm cần mua trong doanh nghiệp để đảm bảo rằng các tài sản văn phòng luôn được cung cấp và được kiểm kê hiệu quả.

Đăng ký ngay gói dùng thử phần mềm quản lý văn phòng CoDX Administrative với ưu đãi cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

 

Hy vọng những thông tin liên quan về quản trị hành chính văn phòng được CoDX –  Dịch vụ chuyển đổi số hàng đâu tại Việt Nam cung cấp sẽ giúp các nhà quản trị có được góc nhìn tổng quan nhất về văn phòng số. Từ đó, đưa ra được cái giải pháp lộ trình chuyển đổi số phù hợp, nhanh chóng hiệu quả.

Xem thêm tin liên quan:
Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."