Trong kỷ nguyên của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, cùng với đó là chuyển đổi số doanh nghiệp. Bắt buộc các công ty tổ chức phải dần chuyển sang sử dụng hình thức hợp đồng điện tử online. Vậy loại hợp đồng này có đặc điểm gì, được pháp luật quy định cách sử dụng và ký kết như thế nào? Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin tức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Hợp đồng điện tử là gì? Đặc điểm
Hợp đồng điện tử là dạng hợp đồng được lưu trữ trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số, công nghệ điện tử, quang học,… thể hiện sự giao kết, thỏa thuận thống nhất về việc xác lập, thay đổi hay thậm chí chấm dứt quyền cũng như nghĩa vụ giữa các bên tham gia.
Thông tin tham khảo tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 51/2005/QH11.
Cũng theo luật này, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng giấy truyền thống.
Đặc điểm của hợp đồng điện tử bao gồm các yếu tố sau: Thực hiện bằng giao kết điện tử, quy trình thuộc môi trường số, có ít nhất 3 chủ thể tham gia và phạm vi áp dụng nhất định.
Cụ thể,
- Thực hiện giao kết điện tử: Mọi giao kết đều được thực hiện và lưu trữ bằng thông điệp dữ liệu.
- Mọi quy trình thuộc môi trường số: Tất cả các hoạt động ký kết như ký nháy hợp đồng; ký chính thức, … đều thực hiện trên Internet. Các đối tác không cần gặp mặt trực tiếp cũng có thể ký kết hợp đồng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí phải bỏ ra. Đồng thời, với đặc tính bảo mật cao sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ hoá đơn điện tử an toàn và quá trình tìm kiếm sẽ nhanh và dễ dàng hơn.
- Có ít nhất 3 chủ thể tham gia: Đối với những loại hợp đồng truyền thống thì chỉ có bên bán và mua mới có thể tham gia. Nhưng với hợp đồng này, bên thứ 3 là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà mạng đều có thể tham gia. Tuy nhiên, bên thứ 3 chỉ đóng vai trò là người hỗ trợ chứ không tham gia vào quá trình ký kết.
- Phạm vi áp dụng nhất định: Hợp đồng chỉ áp dụng với một số giao dịch nhất định. Trong đó chủ yếu dùng cho các lĩnh vực như kinh doanh, dân sự, hoạt động thương mại hoặc hoạt động của nhà nước. Với một số giao dịch như cấp giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận quyền sử dụng đất,…thì hợp đồng này không áp dụng được.
2. Các loại hợp đồng điện tử hiện nay
Hợp đồng điện tử được phân loại dựa trên 2 tiêu chí là hình thức và mục đích của hợp đồng. Mỗi tiêu chí sẽ chia thành từng loại khác nhau.
2.1 Phân loại hợp đồng dựa trên hình thức
Dựa trên hình thức, hợp đồng được chia làm 3 loại:
- Hợp đồng giấy được đưa lên website: Đây là dạng hợp đồng được soạn thảo trên giấy, sau đó cập nhật lên website để thực hiện ký kết online. Thường được đưa lên dưới dạng PDF, kèm theo 2 nút “Đồng ý” nếu xác nhận các điều khoản trong hợp đồng và “Từ chối” khi không muốn ký hợp đồng.
- Hợp đồng qua giao dịch điện tử: Hợp đồng này không có sẵn nội dung mà bắt buộc khách hàng phải nhập đầy đủ thông tin. Sau đó máy tính sẽ tự động xử lý khi giao dịch. Khi đã hoàn tất giao dịch, nội dung hợp đồng sẽ hiển thị, các bên rà soát và xác nhận lại thông tin trên hợp đồng. hệ thống sẽ tự động gửi thông báo và xác nhận cho bên bán thông qua Email, số điện thoại, Fax,…
- Hợp đồng qua email: Đây là loại hợp đồng thực hiện dưới hình thức thư điện tử. Thông qua các phương tiện như máy tính, email,…Khi sử dụng hợp đồng qua email sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tính bảo mật của em này không cao và dễ bị lộ thông tin.
2.2 Phân loại dựa trên mục đích giao kết
Xét trên tiêu chí mục đích của hợp đồng, hợp đồng điện tử được chia làm 3 loại sau:
- Hợp đồng thương mại điện tử: Chủ thể của hợp đồng này là giữ thương nhân và người có tư cách pháp lý. Đối tượng là hàng hoá, trong đó bao gồm hợp đồng dịch vụ và hợp đồng mua bán hàng hoá.
- Hợp đồng lao động điện tử: Đây là hợp đồng dùng cho ký kết giữ người sử dụng lao động và người lao động về các điều khoản như chế độ, tiền lương, nghĩa vụ,…Những thông tin này được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị như hợp đồng lao động văn bản.
- Hợp đồng dân sự điện tử: Là sự thỏa thuận giữa các bên tham gia về việc xác lập, thay đổi/chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật Việt Nam.
3. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử online tiêu chuẩn
Quy trình ký kết hợp đồng điện tử bao gồm 3 bước chính sau:
- Bước 1: Đề nghị ký kết hợp đồng điện tử
- Bước 2: Trả lời đề nghị ký kết hợp đồng online
- Bước 3: Tiến hành giao kết hợp đồng điện tử
Bước 1: Đề nghị ký hợp đồng điện tử
Đề nghị giao kết hợp đồng là ý định rõ ràng của bên đề nghị đối với bên được đề nghị về việc giao kết hợp đồng và bị ràng buộc bởi lời đề nghị.
Người sử dụng (bên đề nghị ký kết hợp đồng) vào tài khoản của hệ thống hợp đồng điện tử và tạo hợp đồng bao gồm các điều khoản, quyền và nghĩa vụ của hai bên -> xác định quy trình ký, trình tự ký, vị trí ký, vai trò ký hợp đồng -> quy trình ký tự động Khởi tạo hệ thống -> ký điện tử và gửi hợp đồng cho đối tác
Bước 2: Trả lời đề nghị ký hợp đồng online
Chấp nhận với thỏa thuận từ hợp đồng điện tử và giao kết hợp đồng là sự đáp lại của bên được nhận đề nghị giao kết hợp đồng nhằm đồng ý với toàn bộ nội dung của hợp đồng bằng những hành động cụ thể.
Người được đề nghị giao kết hợp đồng (khách hàng) nhận được email thông báo tự động và có thể truy cập vào link hợp đồng mà không cần đăng nhập hệ thống
Xem trước nội dung hợp đồng, xác nhận và đồng ý nội dung hợp đồng thông qua chữ ký số (chữ ký điện tử, chữ ký ảnh, chữ ký từ xa,…)
Bước 3: Tiến hành giao kết hợp đồng điện tử
Sau khi hợp đồng được ký kết, hệ thống gửi thông báo ký kết hợp đồng cho hai bên. Tại thời điểm này, hợp đồng được lưu trữ và mã hóa để thực hiện quy trình ký kết hợp đồng điện tử.
Đây là giai đoạn hai bên chuẩn bị cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
4. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online từng trường hợp
Với hợp đồng truyền thống, các bên tham gia sẽ thỏa thuận và đưa vào thực hiện. Đối với hợp đồng điện tử, trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử, các bên sẽ sử dụng chữ ký điện tử để ký kết.
4.1 Hướng dẫn ký hợp đồng online bằng token
Mã thông báo được ký điện tử (còn được gọi là mã thông báo USB) là một thiết bị chứa các ký tự dữ liệu được mã hóa và thông tin doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân. Đặc điểm của USB Token là tính duy nhất, khác biệt giữa các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân.
Hiện nay VNPT là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam 3 lần nhận chứng chỉ tiêu chuẩn quốc tế, chứng tỏ uy tín, độ tin cậy và chất lượng tốt. Chữ ký số VNPT vì tính bảo mật cao, phần mềm VNPT-CA Token Manager đa chức năng.
Chính vì lý do này nên CoDX sẽ lấy VNPT làm ví dụ cụ thể để hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng cách sử dụng Token chi tiết, giúp bạn hoàn thành dễ dàng nhất chỉ với 3 bước sau đây:
- Bước 1: Thiết lập thiết bị. Cắm thiết bị VNPT-CA vào PC và chạy hệ thống chương trình cài phần mềm.
- Bước 2: Đổi mật khẩu.
Sau khi cài đặt xong phần mềm VNPT-CA Token Manager sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu.
Sau đó, bạn có thể chạy chương trình bằng cách nhấn vào biểu tượng VNPT-CA Token Manager trên màn hình nền hoặc logo VNPT trên khay hệ thống (system tray).
- Bước 3: Ký hợp đồng online bằng chữ ký mã hóa đã được cài đặt trên phần mềm.
4.2 Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan
Dưới đây là các bước hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan:
- Bước 1: Người thực hiện ký hợp đồng thủ công, sau đó scan chữ ký dưới dạng ảnh chụp hoặc PDF.
- Bước 2: Sử dụng chữ ký cho mọi giao dịch hợp đồng, có giá trị như chữ ký viết tay.
4.3 Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh
Quy trình cách ký hợp đồng online hay ký kết hợp đồng điện tử có chữ ký ảnh được chia thành 2 bước như sau:
- Bước 1: Người thực hiện hợp đồng ký bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình rõ nét như máy ảnh, máy quay phim để chụp ảnh chữ ký. Chữ ký này thường được gọi là chữ ký hình ảnh.
- Bước 2: Chuyển chữ ký ảnh thành file ảnh và chèn vào file dữ liệu của hợp đồng. Sau đó, hợp đồng được thực hiện theo thủ tục và có giá trị chữ ký như chữ ký tay.
4.4 Cách ký hợp đồng điện tử qua bản giấy được đưa lên website
Ký mẫu hợp đồng điện tử bằng cách đặt bản cứng trên trang web, các bước sau đây sẽ được thực hiện:
- Bước 1: Người dùng viết hợp đồng ra giấy
- Bước 2: Đưa hợp đồng lên website, thường sẽ có nút đồng ý hoặc không đồng ý để hai bên xác nhận.
- Bước 3: Hai bên ký vào bản hợp đồng vừa upload.
Đối với hình thức này, hợp đồng điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Về nội dung: nội dung phải đầy đủ, không bị can thiệp, mở được và không vi phạm pháp luật.
- Mục tiêu: Các bên tham gia hợp đồng phải có tư cách pháp nhân, có năng lực hành vi dân sự và tự nguyện ký kết hợp đồng.
- Định dạng: Định dạng của tệp phải được điều chỉnh theo quy định
4.5 Cách ký hợp đồng online qua email
Đối với cách ký hợp đồng online, hình thức ký hợp đồng điện tử qua thư điện tử, hai bên sẽ sử dụng thư điện tử để thực hiện giao dịch. Quy trình giao kết của loại hợp đồng này tương tự như quy trình của hợp đồng truyền thống, điểm khác biệt là nó sử dụng máy tính, Internet và thư điện tử để đàm phán.
Cách ký hợp đồng điện tử được tiến hành như sau:
Đối với người gửi hợp đồng:
- Bước 1: Viết hợp đồng theo cách truyền thống
- Bước 2: Gửi qua email và đợi khách hàng xác nhận
Đối với người nhận hợp đồng:
- Bước 1: Truy cập email của doanh nghiệp/cá nhân để xem hợp đồng
- Bước 2: Xem lại hợp đồng xem có đúng với tiêu chí doanh nghiệp đề ra và mong muốn
- Bước 3: Ký hợp đồng online
Ngoài các yêu cầu chung đối với hợp đồng điện tử, người dùng cũng cần lưu ý các yêu cầu sau khi ký kết qua email:
- Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các giao dịch qua email
- Các bên ký kết hợp đồng phải thống nhất trình tự, thủ tục ký kết hợp đồng và xây dựng các quy định ràng buộc.
- Hai bên phải đăng ký thỏa thuận chung số điện thoại, số fax liên hệ… đối với mẫu dấu công ty, mẫu dấu tài sản, chữ ký của người ủy quyền hợp đồng, họ tên và đặc điểm nhân sự giao dịch của hai bên đến giao dịch, địa chỉ email của bản dịch giao dịch, địa điểm giao dịch và số điện thoại.
- Các bên ký kết hợp đồng phải có bản chính để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản chính và email tùy theo tính chất của từng giao dịch.
- Ngoài e-mail, thu ngân hai bên cần liên lạc qua điện thoại, fax,..
5. Nguyên tắc giao kết hợp đồng online theo Luật
Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử được quy định tại Điều 35, Luật giao dịch điện tử 2005 như sau:
- Các bên tham gia khi giao kết và thực hiện hợp đồng được thoả thuận về phương tiện điện tử sử dụng trong hợp đồng.
- Đảm bảo tuân thủ quy định của luật này và pháp luật về hợp đồng dạng điện tử.
- Các bên có quyền thỏa thuận về các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, yêu cầu kỹ thuật cũng như bảo mật liên quan đến hợp đồng đó.
Căn cứ Điều 36 Luật giao dịch điện tử 2005, hợp đồng dạng điện tử được giao kết như sau:
- Hình thành hợp đồng là việc một phần hoặc toàn bộ giao dịch được thực hiện bằng thông điệp dữ liệu trong quá trình giao kết hợp đồng.
- Khi giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, việc đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.
Điều 24, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định giá trị pháp lý chữ ký điện tử khi đáp ứng các yêu cầu về phương pháp tạo chữ ký điện tử theo quy định. Đồng thời phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Không được thay đổi nội dung thông tin. Trừ trường hợp phát sinh những thay đổi về hình thức trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
- Có thể mở, đọc hoặc xem thông tin bằng các phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên tham gia hợp đồng đã thỏa thuận.
>>> Xem chi tiết tại bài viết “Quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng“
TẢI XEM VĂN BẢN LUẬT TẠI ĐÂY
6. Tại sao doanh nghiệp nên chuyển đổi sang sử dụng hợp đồng điện tử?
Việc sử dụng hợp đồng mang lại nhiều lợi ích trong quá trình thực hiện các giao dịch online. Điểm qua một vài lợi ích mà loại hợp đồng này mang lại:
- Tiện lợi, nhanh chóng cho doanh nghiệp: 2 bên đối tác không cần gặp mặt trực tiếp cũng có thể ký kết hợp đồng.
- Giải quyết khi có tranh chấp xảy ra: Đa số các phần mềm ký hợp đồng online hiện nay đều xem lại được lịch sử về người ký, thời gian ký, tên công ty,…Vậy nên khi xảy ra tranh chấp, các bên dễ dàng chứng minh được những gì đã thoả thuận trong quá trình ký kết.
- Dễ lưu trữ và tìm kiếm: So với tài liệu giấy như trước đây, với một núi tài liệu luôn gây khó khăn trong việc lưu trữ. Nay với hợp đồng điện tử, các giao dịch, tài liệu đều đã được lưu trữ trong kho dữ liệu online. Nên khi muốn xem lại chỉ cần nhấn chọn vào mục đó là được.
- Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí: Mọi hoạt động khi tham gia ký kết hợp đồng đều thực hiện online trên máy tính. Vì thế sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian in ấn tài liệu như khi ký tay so với trước đây.
7. Phần mềm ký hợp đồng online uy tín cho doanh nghiệp
Phần mềm ký số – CoDX eSign hiện đang được nhiều doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ tại Việt Nam tin dùng bởi những ưu điểm vượt trội như:
- Tiết kiệm tới 90% thời gian ký kết
- Tiết kiệm đến 85% chi phí
- Đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định pháp luật hiện hành
CoDX đã kết nối thành công với trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương (moit.gov.vn) để xác thực hợp đồng kinh tế, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật, bảo mật và tin cậy của hợp đồng.
CoDX – eSign tự hào là đơn vị uy tín nhất cung cấp Phần mềm trình ký số hỗ trợ đắc lực cho các tổ chức, doanh nghiệp
- Giúp doanh nghiệp có thể ký hợp đồng điện tử trên thiết bị di động mọi lúc mọi nơi một cách thuận tiện.
- Đơn giản hóa quy trình ký, tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật dữ liệu.
- Giúp khách hàng yên tâm sử dụng và góp phần thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng điện tử, các quy định trên hợp đồng cũng như các bước hướng dẫn ký hợp đồng online chi tiết đúng luật.. CoDX hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quát cũng như sử dụng loại hợp đồng này đúng theo quy định. Nếu muốn trao đổi thêm thông tin, liên hệ với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc!
Bài viết liên quan: