Văn bản kế hoạch có lẽ là thuật ngữ quen thuộc đối với dân văn phòng. Nhưng ít ai biết với một mẫu văn bản kế hoạch sẽ đầy đủ những nội dung nào giúp cho kế hoạch trở nên hoàn chỉnh hơn. Để biết được những điều đó, hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay bài viết sau đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Văn bản kế hoạch là gì?
Văn bản kế hoạch là văn bản có chứa các công việc phải thực hiện theo thời gian được đề ra. Mẫu văn bản này do các nhà quản lý, cơ quan hoặc tổ chức nào đó yêu cầu. Nhằm để các bên liên quan phải thực hiện theo đúng trình tự để kế hoạch được thực hiện tốt nhất có thể.
Văn bản kế hoạch thường được biên soạn từ các nhà quản lý, sau đó gửi đến những người thực thi công việc được giao nhiệm vụ. Trách nhiệm của văn bản kế hoạch là giúp tất cả hoạt động doanh nghiệp được thấu hiểu rõ ràng và thực hiện đúng hướng.
Trong mỗi bảng kế hoạch công việc của từng doanh nghiệp sẽ có những nội dung không giống nhau, phụ thuộc vào người điều hành mong muốn bản kế hoạch như thế nào cho phù hợp với tổ chức. Thông thường một mẫu văn bản kế hoạch sẽ có những mục như:
- Thời hạn hoàn thành, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
- Bộ phận đảm nhiệm
- Nhiệm vụ
- Người trực tiếp điều hành, quản lý
- Mục tiêu và yêu cầu công việc
Lưu ý: Cần xem xét và kiểm tra bản kế hoạch trước khi gửi đến các bộ phận.
2. Mẫu văn bản kế hoạch tốt nhất dành cho nhà quản lý [Tải mẫu]
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có những loại văn bản kế hoạch khác nhau tùy vào tính chất công việc. Vậy nên dưới đây, CoDX gợi ý cho bạn một số mẫu văn bản kế hoạch được sử dụng phổ biến để các bạn có thể cùng nhau tham khảo.
Mẫu 1: Mẫu văn bản kế hoạch công tác năm
CƠ QUAN/ĐƠN VỊ BAN LÃNH ĐẠO
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
Số: ………. Hà Nội, ngày…..tháng….năm…..
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM…..
Căn cứ Kế hoạch công tác thường niên của Công ty………………… ;
Căn cứ Nội dung cuộc họp Ban lãnh đạo công ty…. Ngày…. /…/… về triển khai kế
hoạch công tác năm …;
Ban lãnh đạo Công ty ….. xây dựng kế hoạch công tác năm…… với các nội dung như sau:
I. Mục tiêu, yêu cầu chung đối với toàn Bộ phận công ty:
1. Mục tiêu:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
2. Yêu cầu:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
II. Nội dung triển khai
|
STT |
Nhiệm vụ |
Bộ phận đảm nhiệm |
Người trực tiếp điều hành, quản lý |
Thời gian thực hiện |
… |
…….. |
|
1 |
……. |
|
|
|
|
|
|
2 |
……. |
|
|
|
|
|
|
3 |
……. |
|
|
|
|
|
|
4 |
….. |
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
1. Tổ chức thực hiện Các bộ phận công ty
Trưởng phòng ban, quản lý các bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận kế hoạch để triển khai, phổ biến cho nhân viên thuộc bộ phận mình tiến hành thực hiện đúng kế hoạch
………………………………………………………………………………………
2. Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo xây dựng kế hoạch, thực hiện theo dõi giám sát mọi hoạt động của công ty trong quá trình thực hiện kế hoạch để đảm bảo kế hoạch công tác được diễn ra như mục tiêu Công ty……đã đề ra
……………………………………………………………………………………… Kế hoạch công tác được thay cho thông báo./.
Nơi nhận:
– Lưu VT;
TM BAN LÃNH ĐẠO
Mẫu 2: Mẫu văn bản kế hoạch công tác
KẾ HOẠCH ĐI CÔNG TÁC
Người đi công tác: …………………………………… Bộ phận: ……………………………………………………………………..
Thời gian: …………………………………. Nơi đến: ……………………………………………………………………………………
Nội dung chính công tác: ………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
.
Kế hoạch cụ thể:
|
Stt |
Nội dung công việc |
Thời gian |
Địa điểm |
Đơn vị |
Người liên quan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Người lập Chủ quản
TẢI NGAY
Mẫu 3: Mẫu văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện
TẢI NGAY
|
Lập kế hoạch chuyên nghiệp với:
|
3. Mẫu văn bản kế hoạch trong cơ quan nhà nước
- Mẫu 1: Kế hoạch 435/KH-BCĐXDNTM về triển khai Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2010 -2020
- Mẫu 2: Kế hoạch 78/KH-BCĐTWCQĐT về xây dựng Đề án thí điểm mô hình tổ chức chính quyền đô thị
- Mẫu 3: Kế hoạch số 480/KH-UBND của cơ quan hành chính Huyện Thanh Thủy về kiểm tra thực hiện các quy định về thực hiện hợp đồng lao động; chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội
>> Cần biết:
- Cách ghi số và kí hiệu văn bản theo Nghị định 30 của Chính Phủ
- Quy trình quản lý văn bản điện tử theo quy định
4. Cách soạn thảo văn bản kế hoạch chuẩn nhất
Một mẫu văn bản kế hoạch tốt cần phải phụ thuộc vào nhiều tố để trở nên hoàn thiện hơn. Sau đây là một số yếu tố đều ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại bản quy trình lập kế hoạch chuyên nghiệp:
- Xác định rõ mục tiêu của bản kế hoạch: Việc đặt mục tiêu cụ thể có thể giúp nhà quản lý có thể xác định phương hướng cho văn bản kế hoạch. Khi chưa có mục tiêu nhất quán sẽ khiến các bộ phận thực thi cảm thấy lan man trong phần thực thi kế hoạch
- Làm rõ vai trò và trách nhiệm: Phân chia nhiệm vụ là yếu tố quan trọng giúp cho bản kế hoạch được triển khai hiệu quả. Điều cần thiết là phân công nhiệm vụ đúng người, đúng bộ phận, đúng lĩnh vực thì người thực hiện mới có thể phát huy được điểm mạnh của mình.
- Phân tích cơ hội và thách thức của tổ chức: Xác định được yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có thể giúp nhà quản lý đánh giá và phát huy được những điểm mạnh, biến thách thức thành cơ hội cho doanh nghiệp.
- Phân bổ thời gian thực thi hiệu quả: Chia từng mốc thời gian phù hợp sẽ giúp cho việc thực hiện đạt được hiệu quả cao. Tránh dồn quá nhiều công việc vào một thời điểm khi không có đủ nguồn nhân lực.
- Chi phí thực hiện: Doanh nghiệp nên ước tính các khoản chi phí và xem xét ngân sách có đáp ứng được kế hoạch của mình. Tính toán ngân sách sẽ giúp bản kế hoạch trở nên toàn diện và đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng như dự định.
>> Có thể bạn muốn biết:
- Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc thiết lập như thế nào?
5. Tại sao các kế hoạch cần lập theo các mẫu văn bản chuyên nghiệp?
Thứ nhất, văn bản kế hoạch có thể giúp tập trung vào một việc tránh bị xao lãng với các công việc khác. Điều này sẽ giúp kế hoạch được triển khai theo đúng hướng nhất định. Nhưng quan trọng hơn hết, doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu cụ thể, rõ ràng, nhất quán với nhau.
Thứ hai, một mẫu văn bản kế hoạch thành công chính là yếu tố giúp các bộ phận trong tổ chức có mối gắn kết chặt chẽ. Các bộ phận trong tổ chức liên kết với nhau mới giúp cho kế hoạch phát triển theo kỳ vọng. Do đó, kế hoạch muốn thành công như những gì đã vạch ra thì các bên liên quan cần có sự am hiểu và kết hợp với nhau.
Và cuối cùng, mẫu văn bản kế hoạch tốt có là “chìa khóa” quản lý nguồn nhân lực trong công việc. Dựa bản kế hoạch, nhà quản lý có thể đánh giá chất lượng người thực hiện, hiệu quả mà người thực thi mang lại cho tổ chức có như mong đợi. Từ đó có nhận xét đúng đắn về chất lượng nhân lực giúp cho bản kế hoạch đạt được chiều hướng tích cực.
Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch dự án hay công việc có thể giúp lường trước được các nguy cơ ảnh hưởng đến kế hoạch và triển khai dễ dàng, hợp lý hơn. Giảm thiểu được mối đe dọa tiềm ẩn mà tổ chức không lường trước được trong tương lai, ví dụ như:
- Các khoản chi phí phát sinh
- Thời tiết không phù hợp để thực hiện
- Thiếu nguồn nhân lực
- Đối tác gặp vấn đề khác
- Nhà cung cấp không đảm bảo
- Mâu thuẫn nội bộ
- Các vấn đề khác
6. Quản lý văn bản kế hoạch chuyên nghiệp khoa học với CoDX Dispatch
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành CoDX với đầy đủ các chức năng quản lý công văn: nhận công văn đến, gửi công văn đi, công văn nội bộ,…giúp doanh nghiệp quản lý khoa học, thông minh những giấy tờ, văn bản quan trọng. Sau đây là một số tính năng nổi bật của CoDX – Dispatch:
- Thiết lập quy trình nộp công văn đi
- Thiết lập các danh mục có liên quan như nơi nhận, gửi công văn
- Soạn thảo công văn
- Tích hợp các chức năng Quản lý công việc (nếu có mua phân hệ Quản lý công việc): Giao việc từ công văn, Theo dõi tiến độ xử lý công việc, Thiết lập và Yêu cầu báo cáo khi công văn hoàn tất.
- Tìm kiếm nội dung tài liệu bất kỳ với thao tác search.
Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:
- Quy trình được thiết lập rõ ràng - chuyên nghiệp: Quy trình xử lý văn bản điện tử được số hóa 100% trên hệ thống quản lý văn bản này. Bao gồm: Tiếp nhận >>> Chuyển giao >>> Xử lý >>> Cập nhật. Hay Tải lên >>> Trình duyệt văn bản >> Cấp số, ban hành.
- Tích hợp tích năng giao việc - trình ký công văn: Liên thông quy trình công việc như giao việc từ công văn, kết hợp trình ký, phê duyệt hoạt động xử lý văn bản nhận.
- Tính năng thông báo tự động: Cho phép thông báo mail tự động cho cá nhân bộ phận liên quan, truy vết chính xác lịch sử tương tác với văn bản cụ thể.
- Tìm kiếm văn bản nhanh chóng - chính xác: Sử dụng công nghệ OCR tìm kiếm trong nội dung tệp giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
- Tổ chức lưu trữ nhiều định dạng file văn bản: Hệ thống tổ chức lưu trữ và quản lý linh hoạt với nhiều tính năng cho phép tải lên nhiều định dạng file khác nhau, lưu trữ quản lý trên một nền tảng duy nhất, có lưu trữ kho vật lý. Và, phân quyền chi tiết cho từng cá nhân user.
- Báo cáo trực quan: Hệ thống báo cáo trực quan các số liệu như số lượng văn bản điện tử đi đến, thời gian, số văn bản, trạng thái xử lý, thông tin bộ phận thực hiện liên quan theo phòng ban, nguồn đơn vị.
Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử CoDX Dispatch đem lại điều gì cho doanh nghiệp?
- Tất cả thông tin văn bản, công văn của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất và hợp nhất. Nhân viên có thể truy xuất, sử dụng nhanh chóng.
- Tiết kiệm chi phí tối đa về mua sắm văn phòng phẩm, máy móc in ấn tài liệu ký tá và triển khai thực hiện theo mô hình truyền thống.
- Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và bảo mật.
Từ những lợi ích trên, có thể thấy, CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản đáng để doanh nghiệp triển khai.
Nếu bạn vẫn đang phân vân về mức chi phí phải bỏ ra cho phần mềm này là bao nhiêu, theo dõi ngay thông tin chi tiết bên dưới.
Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:
|
🔰 Tên phần mềm |
CoDX Dispatch |
|
🔰 Website |
https://www.codx.vn/phan-mem-quan-ly-van-ban-cong-van/ |
|
🔰 Bảng giá |
Từ 499.000 VND/tháng |
|
🔰 Miễn phí dùng thử |
30 ngày dùng thử miễn phí |
|
🔰 Liên hệ |
0968 612 350 |
|
🔰 Khuyến mãi |
Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức |
CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:
- Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
- Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
- Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp
Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Mẫu văn bản kế hoạch là một công cụ quan trọng để đảm bảo sự thành công của một dự án hoặc hoạt động. Và việc lựa chọn một mẫu kế hoạch phù hợp sẽ giúp các nhà lãnh đạo quản lý tốt thời gian, tài nguyên, nguồn lực và chi phí một cách hiệu quả. Qua bài viết này, CoDX hy vọng đã mang lại nhiều thông tin hữu ích dành cho bạn trong công việc và cuộc sống của mình. Xem thêm tin liên quan đến quản lý tài liệu văn thư TẠI ĐÂY.
>>>Tìm hiểu kiến thức văn thư liên quan:
- Văn bản hành chính là gì? Các loại theo quy định [Tải mẫu chuẩn 2023]
- Mẫu văn bản công văn chuẩn quy định cho năm 2023
- Mẫu văn bản thông báo chuẩn: Tổng hợp những phổ biến nhất
