Quản lý công việc bằng Excel là một hình thức vô cùng quen thuộc trong quá trình quản lý nhân sự của các doanh nghiệp từ trước đến nay. Excel được xem là một phần mềm quản lý miễn phí với đa dạng bảng biểu đồ, mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel, phù hợp cho cá nhân và nhóm nhân viên văn phòng. Vậy xếp lịch làm bằng Excel sao cho hiệu quả? Hãy cùng CoDX tìm hiểu cụ thể trong bài viết dưới đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- TẢI MIỄN PHÍ Mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel chuẩn nhất
- Phần mềm lập tiến độ thi công project MIỄN PHÍ hiệu quả
- Lập kế hoạch dự án với mẫu chuyên nghiệp từ CoDX
- Phương pháp quản lý công việc bằng Google chuyên nghiệp
1. Quản lý công việc bằng Excel là gì?
Quản lý công việc bằng Excel là phương pháp làm việc sử dụng phần mềm Excel miễn phí để quản lý, sắp xếp, theo dõi tiến độ công việc bằng excel bảng tính.
Với cách quản lý làm việc này, bạn có thể theo sát được tiến độ công việc và thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, người quản lý cũng dễ dàng theo dõi và có thể can thiệp, bổ sung kịp thời.
Để quản lý tốt tiến độ công việc trên file excel, người quản lý sẽ phải thực hiện 2 bước cho kế hoạch quản lý của mình như sau:
- Lên các hạng mục công việc và tiến hành xếp lịch làm việc cho nhân viên trên file Excel
- Quản lý công việc trên file excel bằng cách theo dõi tiến độ công việc; phân công công việc; cập nhật tiến độ thường xuyên; đánh giá hiệu quả
Để quản lý công việc tốt trên Excel, cần sử dụng một số mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel và phần mềm quản lý công việc đi kèm để hỗ trợ tốt nhất.
>>> Xem ngay: File tiến độ thi công bằng excel – Tải mẫu miễn phí
2. Xếp lịch làm việc bằng Excel với phần mềm miễn phí đơn giản chi tiết
Cách xếp lịch làm việc bằng Excel nhìn chung khá đơn giản. Tuy nhiên, để tránh mất thời gian trong các thao tác thực hiện, bạn nên chuẩn bị các thông tin sau đây và tham khảo cách làm sau đây:
2.1 Cần làm gì trước khi tạo lịch làm trên Excel?
Tùy theo tính chất, đặc điểm và yêu cầu của công việc, dự án mà bảng quản lý công việc bằng Excel sẽ cần có những nội dung cần thiết khác nhau. Nhưng chung quy, một bảng quản lý công việc hoàn chỉnh đều cần có những thông tin cơ bản sau đây:
- Danh sách nhân viên
- Thông tin nhân viên cần thiết như: mã nhân viên, chức vụ,..
- Các hàm tính để xếp lịch cho từng nhân viên
>>> Tạo lịch với 10 App quản lý công việc cá nhân tốt nhất 2023
2.2 Cách xếp lịch làm việc bằng excel đơn giản, dễ thực hiện trên phần mềm miễn phí
- Sử dụng mẫu có sẵn trên phần mềm Excel miễn phí
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần khởi động phần mềm Excel -> chọn File -> chọn New.
Bước 2: Trong ô tìm kiếm, gõ chữ “calendar” -> bấm chọn vào icon kính lúp để tìm kiếm.
Bước 3: Chọn template mà bạn thấy phù hợp -> ấn chọn Create.
Với mẫu phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí có sẵn này, doanh nghiệp có thể thực hiện các thao tác như: Thêm sự kiện vào lịch; thay đổi font chữ, màu sắc; thêm logo công ty để tăng tính các nhân hóa cho bảng tính.
- Tải mẫu miễn phí
Nếu như bạn quá bận rộn, không có thời gian hoặc bạn muốn sự đa dạng hơn trong hình thức, chức năng thì việc tải mẫu quản lý công việc bằng Excel là phương pháp hữu hiệu nhất. Các mẫu quản lý công việc miễn phí luôn đảm bảo tính đầy đủ, chuyên nghiệp phù hợp với nhiều lĩnh vực công việc. Tham khảo 8 mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel mà CoDX cung cấp nhé!
| Bạn cần mẫu báo cáo? >>> Xem ngay: Mẫu báo cáo công việc File Excel chuyên nghiệp cho nhóm của bạn |
3. Quản lý công việc bằng excel theo dõi tiến độ hiệu quả, khoa học
Để có thể quản lý công việc bằng excel khoa học mang lại hiệu quả tối đa thì người quản lý cần thực hiện đúng quy trình sau đây:
- Bước 1: Phác thảo mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel
- Bước 2: Liệt kê các đầu việc cần quản lý trên excel
- Bước 3: Tạo danh sách người phụ trách tương ứng với từng công việc
- Bước 4: Tạo tiêu đề cho từng công việc để quản lý hiệu quả hơn
- Bước 5: Xếp lịch làm việc cho nhân viên excel
- Bước 6: Theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả công việc
Cụ thể,
Bước 1: Phác thảo biểu đồ, mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel
Trước khi bắt tay vào xây dựng mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel hoàn chỉnh, bạn cần phác thảo trước để tránh tình trạng thiếu thông tin. Một file biểu đồ tiến độ công việc trên Excel cần có những nội dung cơ bản như: Tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện, tên nhiệm vụ, thời điểm bàn giao, thời gian hoàn thành và số ngày thực hiện dự án đó.
Bước 2: Liệt kê các đầu việc cần quản lý trên bảng theo dõi tiến độ công việc excel
Để có thể hoàn thiện bảng quản lý công việc bằng Excel, bạn cần phải hoàn thiện bảng dự án trước. Tiếp theo đó, thực hiện cách sắp xếp công việc hiệu quả để liệt kê khối lượng công việc nhóm cần làm và update lên bảng tính.
Bước 3: Tạo danh sách người phụ trách tương ứng với từng công việc
Bạn hãy sử dụng Excel để tạo bảng danh sách tên, thông tin của tất cả thành viên trong nhóm. Trong trường hợp có quá nhiều thành viên, bạn có thể sử dụng màu sắc để dễ dàng tìm kiếm và phân biệt.
Bước 4: Tạo tiêu đề cho từng task để quản lý công việc bằng excel hiệu quả hơn
Tiếp đến, bạn hãy nhập tên cho từng công việc mà nhóm đang tiến hành và sắp xếp phía dưới tên người phụ trách. Bạn có thể lập nhiều tên công việc dưới tên người được giao, tương ứng với khối lượng công việc người đó cần xử lý.
Bước 5: Tiến hành xếp lịch làm việc cho nhân viên trên excel
Việc thiết lập thời gian hoàn thành công việc cụ thể cho mỗi thành viên sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát được tiến độ làm việc của từng người. Người quản lý cũng nên chia nhỏ nhiệm vụ ở mỗi cột mốc, như vậy người thực hiện nhiệm sẽ không cảm thấy quá áp lực và việc quản lý cũng nhẹ nhàng hơn. Ngoài ra, người quản lý còn có nhiệm vụ tính toán hợp lý các khoảng thời gian như ngày bắt đầu, kết thúc nhiệm vụ, ngày dự trù,…
Bước 6: Theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả thường xuyên
Nhiệm vụ của nhà quản lý là quan sát, đánh giá kết quả của dự án thường xuyên. Do vậy, bạn cần thường xuyên theo dõi biểu đồ tiến độ công việc bằng excel và có những đánh giá chính xác năng lực của từng thành viên. Qua đó, người quản lý sẽ nhận ra ai đang làm tốt, ai đang gặp khó khăn và có những giải pháp hỗ trợ kịp thời.
4. Biểu đồ mẫu bảng theo dõi tiến độ, quản lý công việc bằng Excel chuyên nghiệp [Tải mẫu]
Mỗi công việc sẽ có những tính chất và yêu cầu khác nhau. Một mẫu quản lý công việc phù hợp thì có thể biểu hiện được hết tất cả những yếu tố mà người quản lý quan tâm.
4.1 Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel theo timeline
Quản lý công việc bằng Excel với mẫu quản lý dòng thời gian sẽ giúp người dùng có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình hoạt động và khoảng thời gian cho phép để hoàn thành dự án. Với mẫu timeline công việc, trưởng nhóm, thành viên, khách hàng hay đối tác đều có thể nắm bắt được được giai đoạn tiến hành công việc.
4.2 Quản lý công việc bằng excel với biểu đồ tiến độ công việc Gantt
Sơ đồ Gantt là một trong những phương pháp thường dùng khi cần lập danh mục mục những việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch. Loại sơ đồ này sẽ phù hợp với những list công việc đơn giản, ít chồng chéo lên nhau.
Ngoài ra, biểu đồ Gantt còn cung cấp bảng tính với các khung thời gian và công việc cụ thể. Biểu đồ còn cho phép người dùng có thể đánh dấu ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc, sau đó có hoạt động theo dõi và đánh giá công việc thông qua những cột mốc quan trọng.
4.3 Mẫu bảng xếp lịch làm việc bằng Excel theo dõi tiến độ – Todolist template
Mẫu Todolist là một danh sách công việc mà các nhân viên trong doanh nghiệp hoặc phòng ban cần hoàn thành, mẫu này thường sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên.
4.4 Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel với biểu đồ Issue tracking template
Có thể nói, một dự án được thực hiện hoàn hảo mà không có bất cứ sai sót nào xảy ra là vô cùng khó khăn. Do vậy, người quản lý cần có một biểu mẫu riêng biệt để ghi lại những vấn đề đó và rút kinh nghiệm cho những dự án sau và tìm ra giải pháp để giải quyết. Nội dung cần có cho một mẫu theo dõi vấn đề là: Thời điểm xảy ra, nguyên nhân, hậu quả và các nhân xử lý sự cố.
4.5 Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel – Weekly timecard template
Mẫu quản lý công việc bằng Excel theo phương pháp thẻ thời gian mỗi tuần sẽ phù hợp với quản lý các thành viên trong nhóm thực hiện dự án. Ngoài việc cần theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án, người quản lý cần ghi lại từng mốc thời gian mà thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ hoặc hạng mục. Với biểu mẫu này, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá được tiến độ làm việc cũng như năng lực làm việc của các nhân sự trong nhóm.
4.6 Quản lý công việc bằng excel với Project tracking template
Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel Project tracking cho phép người dùng theo dõi quy trình kèm thanh biểu đồ tiến độ công việc một cách nhanh chóng. Từ đó có những đánh giá và hành vi kiểm soát mức độ hoạt động của dự án có đang được triển khai theo đúng thời gian và phạm vi ngân sách đã đề ra.
4.7 Mẫu bảng quản lý theo dõi tiến độ KPI – Biểu đồ tiến độ KPI tracking
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của cá nhân hoặc tổ chức. Đối với người lãnh đạo, quản lý nhiệm vụ quan trọng nhất là theo dõi và đánh giá được KPI của từng bộ phận. Mẫu theo dõi KPI cho phép người lãnh đạo đo lường được hiệu suất công việc và nhận định được tiến độ, hiệu quả của đội nhóm. Thông qua biểu đồ, người dùng có thể đưa ra giải pháp khắc phục những điểm chưa tốt, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra trước đó.
>>> Xem ngay: Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI các phòng ban bộ phận
4.8 Mẫu bảng theo dõi tiến độ, quản lý công việc sự kiện trên excel với Event management template
Đặc biệt hơn những biểu mẫu quản lý công việc bằng Excel trên, mẫu quản lý sự kiện sẽ giúp bạn lập kế hoạch cụ thể cho các sự kiện dựa trên: số lượng khách mời, thông tin khách mời, các khoản chi phí cho sự kiện,…Với bảng quản lý công việc cụ thể, rõ ràng như vậy sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các vấn đề trong các sự kiện, tiệc tùng.
TẢI NGAY MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL TẠI ĐÂY
5. Quản lý tiến độ công việc, xếp lịch bằng Excel cần lưu ý điều gì?
Trước khi tiến hành tạo lịch quản lý công việc bằng Excel, doanh nghiệp cần xác định được công việc cần thực hiện, nhân sự, thời gian cũng như phương thức thực hiện. Ngoài ra, bạn cũng nên thêm vào bảng quản lý công việc của mình những lời đánh giá. Hạng mục này sẽ giúp người quản lý đánh giá được năng lực làm việc, xếp loại nhân viên.
Cụ thể, một số tiêu chí cần lưu ý khi tạo lịch bằng Excel là:
- Danh sách các công việc cần làm
- Danh sách các công việc sẽ làm.
- Thiết lập mục tiêu cho công việc.
- Đặt thời hạn hoàn thành cho công việc.
- Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi đầu việc.
- Chỉ rõ nhân viên sẽ đảm nhận nhiệm vụ .
- Đưa ra lời đánh giá nếu cần thiết.
- Cung cấp những thông cần thiết liên quan đến công việc.
6. Quản lý công việc bằng Excel có ưu và nhược điểm gì?
6.1 Ưu điểm khi quản lý công việc bằng phần mềm Excel
Tiết kiệm được thời gian và tiền bạc
Đầu tiên, vì đây là một phần mềm miễn phí và quá quen thuộc với dân văn phòng. Do đó, doanh nghiệp không cần đầu tư khoản phí đào tạo nhân viên cách sử dụng công cụ mới.
Dễ dàng theo dõi danh sách việc cần làm và tiến độ dự án
Với giao diện đơn giản, dễ nhìn người quản lý có thể theo dõi, đánh giá tiến độ dự án dễ dàng. Bạn cũng có thể tích hợp bảng Excel trong trang Web, MS Word và Microsoft OneDrive để thuận tiện truy cập.
Các mẫu đơn giản để tạo lập lịch làm việc
Bất kể ai dù là người quản lý dự án hay người làm việc tự do đều có thể sử dụng mẫu Excel để quản lý công việc của mình. Nhờ vào Excel, bạn có thể dễ dàng theo dõi những nội dung sau:
- Thời gian làm việc của từng thành viên trong nhóm.
- Thời gian dành cho nhiệm vụ dự án.
- Còn bao lâu thì cần hoàn thành dự án
6.2 Nhược điểm khi quản lý công việc bằng excel
Không gian lưu trữ dữ liệu hạn chế
Đây là điểm yếu hàng đầu mà bất kỳ ai đã và đang có ý định quản lý công việc bằng Excel đều quan ngại. Đặc biệt với những doanh nghiệp cần lưu trữ một lượng lớn thông tin mỗi ngày thì thì gặp không ít khó khăn khi sử dụng Excel.
Bất tiện trong việc chia sẻ thông tin
Một việc cần kỳ quan trọng trong quá trình làm việc ở các doanh nghiệp đó là chia sẻ dữ liệu và cập nhật tiến độ. Đáng tiếc là Excel không thể đáp ứng được yêu cầu này. Khi làm việc với Excel, lúc nhận được thông tin từ người khác, bạn cần cập nhật dữ liệu vào file một cách thủ công, rồi lại chuyển tiếp cho người khác. Quy trình này khá rườm rà và chiếm rất nhiều thời gian và công sức nhân sự.
Không lưu trữ được kết quả công việc
Với giao diện bảng tính có hạn, Excel chỉ có thể biểu hiện các biểu đồ tiến độ công việc tổng quát mà không thể đi chi tiết vào từng đầu việc. Điều này gây không ít khó khăn cho nhà quản lý khi cần tìm hiểu sâu, rõ ràng các kết quả làm việc.
>>> Giải pháp cho bạn: 5 Phần mềm theo dõi công việc trực quan
7. Giải pháp thay thế phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí
CoDX nhận thấy rằng Excel không thể đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin ngày càng lớn cũng như tính tiện lợi trong việc chia sẻ dữ liệu hiện nay. Do đó, áp dụng phần mềm quản lý công việc với những đặc điểm và tính năng nổi bật cho phép doanh nghiệp quản lý công việc một cách chuyên nghiệp là điều cần thiết.
CoDX Task ra đời với sứ mệnh đem đến giải pháp quản lý công việc hiệu quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
| 🔰Tên phần mềm | CoDX Task |
| 🔰 Website | https://www.codx.vn/quan-ly-cong-viec/ |
| 🔰 Bảng giá | Từ 499.000 VND/tháng |
| 🔰 Miễn phí dùng thử | 30 ngày dùng thử miễn phí |
| 🔰 Liên hệ | 0968 612 350 |
| 🔰 Miễn phí | Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức |
Một số tính năng nổi trội của CoDX Task có thể nhắc đến như:
- Khởi tạo công việc
- Cập nhật tiến độ công việc
- Dễ dàng tương tác, kết nối giữa các phân hệ khác nhau.
- Theo dõi tiến độ dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ
- Tính năng nhắc nhở như một phần mềm nhắc việc
- Bộ nhớ dung lượng lớn cho phép người dùng thoải mái lưu trữ thông tin.
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Quản lý công việc bằng Excel hay sử dụng các mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel từ trước đến nay đã quá quen thuộc với các nhà quản lý tại Việt Nam. Tuy nhiên, phương pháp quản lý xếp lịch làm việc bằng excel này chỉ phù hợp với những công việc đơn giản với quy mô nhỏ. Với những doanh nghiệp cần sự chuyên nghiệp trong cách vận hành cũng như kết quả làm việc năng suất hơn thì cần phải đầu tư cho mình một phần mềm quản lý công việc. Đến ngay với CoDX, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp bạn gia tăng hiệu quả làm việc.
>>> Xem review: 10 Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí và có phí tốt nhất thị trường
