Hệ thống văn phòng điện tử CoDX EOffice quản trị doanh nghiệp số TOÀN DIỆN

Posted on by Loan Hồ

Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử là xu hướng quản trị số mà doanh nghiệp cần thực hiện trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Nhiều doanh nghiệp vừa và lớn đã bắt đầu áp dụng từng hệ thống quản trị nhỏ như quản lý công việc, phê duyệt online, quản lý kho tài liệu điện tử, … 

Tuy nhiên, thực hiện số hóa và chuyển đổi số thành công, bắt buộc doanh nghiệp cần số hóa toàn bộ hoạt động vận hành. Để thực hiện được điều này, hệ thống văn phòng điện tử CoDX Eoffice ra đời nhằm đáp ứng toàn bộ yêu cầu với chi phí thuê tối ưu nhất.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Triển khai văn phòng điện tử

Cùng chủ đề:

1. Văn phòng điện tử CoDX EOffice là gì?

Hệ thống văn phòng điện tử CoDX EOffice là nền tảng tích hợp đầy đủ các công cụ quản trị hoạt động vận hành doanh nghiệp trên nền tảng trực tuyến bao gồm hệ thống quản lý tài liệu, văn bản, quản lý công việc, phê duyệt ký số điện tử, hệ thống tự động hóa quy trình, quản lý hành chính, giao tiếp nội bộ, …

Hệ thống văn phòng điện tử
Chi tiết hệ thống văn phòng điện tử CoDX E Office

Mục tiêu của hệ thống CoDX EOffice này là tạo ra không gian làm việc số với các công cụ làm việc thay thế thủ tục giấy tờ theo cách thủ công truyền thống trong doanh nghiệp, là yếu tố tiên quyết hàng đầu để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công.

CoDX Eoffice được Công ty TNHH Hợp tác chuyển đổi số CoDX phát triển để thực hiện sứ mệnh chuyển đổi quản trị trên nền tảng số hiệu quả cho doanh nghiệp với mức chi phí thấp nhất. CoDX e-Office được xem là giải pháp văn phòng số hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai và xử lý mọi công việc cho các văn phòng doanh nghiệp ngày nay.

2. Hệ thống văn phòng điện tử CoDX EOffice có tính năng gì vượt trội?

Với văn phòng điện tử CoDX EOffice, doanh nghiệp có thể chuyển đổi nhanh chóng để quản trị trên nền tảng số với những tính năng vượt trội sau:

2.1 Lưu trữ dữ liệu tập trung trên 1 nền tảng duy nhất

CoDX sẽ hỗ trợ giới thiệu đối tác số hóa dữ liệu nhanh chóng cho doanh nghiệp với sự đảm bảo an toàn dữ liệu tốt nhất. Sau khi toàn bộ dữ liệu được số hóa sẽ được tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu của CoDX Document.

  • Mọi tài liệu sẽ được lưu trữ trên 1 hệ thống duy nhất, kết hợp với công nghệ truy xuất OCR thông minh, nhân viên có thể tìm kiếm nhanh chóng tài liệu theo tiêu đề, hoặc 1 đoạn nội dung ngắn có trong tài liệu.
  • Các tài liệu đều cho phép phân quyền chi tiết đến từng nhân viên hoặc phòng ban cụ thể. 
  • Khi doanh nghiệp thuê hệ thống, CoDX sẽ hỗ trợ thực hiện mọi khâu từ số hóa cho đến lưu trữ lên phần mềm.
Hệ thống văn phòng điện tử
Lưu trữ dữ liệu tập trung trên 1 nền tảng duy nhất

2.2 Quản lý công việc, dự án thông minh

Hệ thống quản lý công việc cho phép các đội nhóm, phòng ban trong công ty xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch theo một hệ thống mục tiêu chung của doanh nghiệp với bộ ba công cụ:

  • CoDX OKR: Quản trị theo mục tiêu chung, cho phép thiết lập mục tiêu theo hệ thống từ ban lãnh đạo đến các phòng ban, nhân viên cụ thể.
  • CoDX Task: Quản lý, theo dõi tiến độ công việc để hoàn thành mục tiêu đề ra. Hệ thống cảnh báo thông minh trong công việc.
  • CoDX Project: Quản lý công việc theo dự án, báo cáo tiến độ dự án trực quan; Tích hợp hệ thống quản lý chi phí, kiểm soát rủi ro trong dự án
Hệ thống văn phòng điện tử
Quản lý công việc, dự án thông minh

2.3 Tự động hóa quy trình vận hành

Hệ thống văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động vận hành, loại bỏ quy trình nghiệp vụ thủ công giúp tổ chức tối ưu công tác vận hành, tiết kiệm chi phí hoạt động, gia tăng hiệu suất công việc với CoDX Digitalization. 

Bên cạnh đó, tự động hóa quy trình liên phòng ban thiết lập liên kết các quy trình công việc giữa nhiều phòng ban tạo thành hệ sinh thái có thể quản lý, đo lường đánh giá tính hiệu quả vô cùng trực quan.

Hệ thống văn phòng điện tử
Giải pháp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình nội bộ doanh nghiệp

2.4 Xây dựng văn hóa giao tiếp số cho doanh nghiệp

Áp dụng mô hình văn phòng điện tử giúp loại bỏ các giới hạn trong không gian làm việc vật lý bằng hệ thống tương tác trực tuyến, nhân viên có thể trao đổi công việc mọi lúc mọi nơi, mọi không gian khi có kết nối internet.

Các công cụ hỗ trợ giao tiếp số bao gồm:

Tất cả được tích hợp trên một nền tảng, tạo sự thuận tiện trong quá trình làm việc.

Hệ thống văn phòng điện tử
Xây dựng văn hóa giao tiếp số thông qua mạng xã hội nội bộ, chat bot, …

3. Tại sao doanh nghiệp nên chọn hệ thống văn phòng điện tử CoDX EOffice?

3 Lợi ích quan trọng cần biết khi áp dụng hệ thống CoDX EOffice:

3.1 Lưu trữ, quản lý và truy xuất tài liệu nhanh chóng

Như đã đề cập, văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi số nhanh chóng, thành công. Tại sao như vậy?

  • Doanh nghiệp sẽ không còn đối mặt với hàng đống tài liệu, sổ sách hàng ngày như văn phòng truyền thống, mọi tài liệu, dữ liệu số sau khi số hóa sẽ được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. 
  • Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu toàn bộ tài liệu, thông tin mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp. Bởi tất cả dữ liệu đã được lưu trữ, đồng bộ trên hệ thống văn phòng điện tử.

3.2 Xử lý công việc nhanh chóng mọi lúc

Nhân viên có thể giao tiếp, thảo luận mọi lúc thông qua hệ thống văn phòng điện tử mà không cần trực tiếp tham gia cuộc họp hay phải gặp mặt trực tiếp… Ban lãnh đạo và quản lý các cấp có thể nắm được mọi hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống.

Ngoài ra, nhân viên có thể theo dõi tiến độ, bám sát công việc được giao, lên lịch làm việc và nhận xét từng hạng mục. Bằng cách này, tiến độ công việc sẽ được đảm bảo, thông tin đến được với người dùng nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu quả công việc của các thành viên trong công ty.

3.3 Tối ưu chi phí, tăng hiệu suất

Văn phòng truyền thống thường đòi hỏi nhiều chi phí để mua giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, dụng cụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chi phí đi lại, chi phí vận chuyển, v.v. . . Nhưng với văn phòng điện tử, mọi tài liệu hoạt động doanh nghiệp đều được số hóa thao tác trên phần mềm một cách nhanh chóng. 

Điều này giúp các công ty, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí; Quy trình vận hành được chuẩn hóa, liên thông mọi phòng ban trong công ty. Từ đó, gia tăng hiệu suất hoạt động và hiệu quả công việc.

4. Quy trình chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử CoDX EOffice

Quy trình 4 bước chuyển đổi thành công sang hệ thống văn phòng điện tử:

Bước 1: Thực hiện số hóa toàn diện

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 phương án thực hiện là tự số hóa hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp. Mỗi giải pháp sẽ có ưu và nhược điểm riêng. Với doanh nghiệp có quy mô lớn thì nên cân nhắc sử dụng dịch vụ bên ngoài. Xem chi tiết cách số hóa dữ liệu và ưu nhược điểm của 2 phương pháp.

Bước 2: Áp dụng hệ thống văn phòng điện tử CoDX EOffice

Một khi toàn bộ dữ liệu được số hóa và quản lý trên nền tảng số, doanh nghiệp có thể tiến hành áp dụng hệ thống văn phòng điện tử CoDX EOffice vào các hoạt động vận hành của doanh nghiệp. 

Hệ thống CoDX EOffice bao gồm nhiều phân hệ quản lý nhỏ khác nhau có thể kể đến như quản lý tài liệu, văn bản, công văn, công việc; Tự động hóa quy trình với phê duyệt điện tử; Hệ thống quản lý văn phòng; tài chính, khách hàng,  hoạt động sản xuất. 

CoDX e-Office là giải pháp văn phòng số toàn diện với tiêu chí 5 KHÔNG: KHÔNG giấy tờ - KHÔNG tiền mặt - KHÔNG tiếp xúc - KHÔNG giới hạn thời gian - KHÔNG phụ thuộc thiết bị.

Chi tiết hệ thống phần mềm CoDX e-Office :

  • Quản lý quy trình CoDX Process: Quản lý, tối ưu hóa các quy trình vận hành trong doanh nghiệp giúp tăng hiệu suất khi theo dõi tiến trình công việc trực quan.
  • Phê duyệt - Ký số CoDX eSign: Tạo, quản lý, ký số phê duyệt trên tài liệu điện tử, được thiết lập quy trình trình ký theo đối tượng nhân sự, phòng ban; không giới hạn số lượng văn bản cần ký
  • Quản lý công việc CoDX Task: Quản lý, theo dõi công việc, báo cáo trực quan, giao task nhanh chóng cùng hệ thống cảnh báo deadline thông minh giúp đảm bảo hiệu quả, gia tăng hiệu suất.
  • Quản lý tài liệu CoDX Document: Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp an toàn với phân quyền chi tiết.

Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Bước 3: Đào tạo nghiệp vụ sử dụng cho nhân viên

Các gói đào tạo nghiệp vụ sử dụng hệ thống sẽ được CoDX cung cấp đầy đủ để nhân viên các cấp của doanh nghiệp hiểu rõ từng thao tác, cách sử dụng hệ thống mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.

Ngoài ra, CoDX đã xây dựng bộ hướng dẫn sử dụng bằng văn bản và video hướng dẫn chi tiết, doanh nghiệp có thể theo dõi để hiểu và thực hiện.

Bước 4: Đo lường tính hiệu quả sau áp dụng

Khi hệ thống đã sẵn sàng, hãy tiến hành đánh giá vài tháng sau để xem nó hoạt động tốt như thế nào. Thực hiện những thay đổi hoặc cung cấp đào tạo bổ sung khi cần thiết.

Hãy nhớ rằng, việc không cần giấy tờ sẽ không xảy ra chỉ sau một đêm. Đây là một quá trình có kế hoạch và thực hiện phù hợp.

Ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử CoDX EOffice là hoạt động “thay đổi để phát triển” các doanh nghiệp Việt cần thực hiện trong giai đoạn 2024 – 2030. Đây cũng là giai đoạn năm trong chương trình chuyển đổi số quốc gia được chính phủ triển khai. Hy vọng những thông tin do CoDX cung cấp giúp doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận và tìm ra được giải pháp chuyển đổi số phù hợp và thành công.

Xem thêm:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."