Project Milestones là gì? Cách áp dụng trong dự án kèm ví dụ cụ thể

Nhắc đến quản lý dự án, không thể bỏ qua thuật ngữ Project Milestones. Vậy Milestones là gì? Tại sao cần biết cách áp dụng milestone trong quản lý dự án. Theo dõi ngay bài viết từ Chuyển đổi số CoDX để nắm được thông tin chi tiết.

Cùng chủ đề:

• Ma trận RACI là gì? Áp dụng trong dự án như thế nào?
• Biểu đồ PERT và cách vẽ chi tiết

1. Project milestone là gì?

Project Milestones được hiểu là cột mốc sự kiện của một dự án. Cụ thể, Milestones có thể là mốc khởi động dự án, ngày kiểm tra ngân sách định kỳ, thời gian đánh giá tiến độ mỗi tháng, hoàn thành dự án, nghiệm thu, ….

Lưu ý rằng các milestone sẽ không có thời gian cụ thể mà chỉ đơn thuần là các dấu mốc đánh dấu một sự kiện dự án cụ thể hoặc các thời điểm quan trọng trong dự án nhằm giúp nhà quản lý biết được tiến độ thực tế. 

Nhờ vậy, có thể đánh giá được tổng quan các hạng mục công việc, mức độ hoàn thành trong dự án.

2. Ví dụ về các Project Milestone thường có trong dự án

Dưới đây là danh sách các cột mốc Project Milestones thường gặp trong một dự án mà bạn có thể tham khảo áp dụng.

• Kick-off: Giai đoạn khởi động dự án, xác định phạm vi dự án, mục tiêu, meeting dự án, lên kế hoạch sơ bộ ban đầu.
• Phê duyệt dự án: Hoàn tất ngân sách, nguồn lực, thống nhất thông tin ban đầu như phạm vi, tiến độ để thực hiện phê duyệt.
• Lên kế hoạch phát triển: Tiến hành kế hoạch thiết kế, phát triển sản phẩm
• Hoàn thành sản phẩm mẫu: hoàn thành phiên bản mẫu để đưa ra đánh giá 
• Đánh giá: Xem xét và phản hồi hoặc có điều chỉnh
• Phát hành sản phẩm thử nghiệm trong phạm vi giới hạn. Sửa lỗi, điều chỉnh nếu cần thiết.
• Xây dựng tài liệu đào tạo: Phát triển các tài liệu hướng dẫn sử dụng, đào tạo nhân sự.
• Xem xét phê duyệt lần cuối trước khi triển khai với quy mô lớn
• Đưa vào hoạt động
• Đánh giá hiệu quả, kết quả đạt được, chưa đạt được của dự án. Ghi nhận các phản hồi, rút kinh nghiệm.
• Kết thúc dự án: Đóng dự án, lập báo cáo
• Hỗ trợ sau triển khai: Bảo trì, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật người dùng.

3. Áp dụng Project milestones trong quản lý dự án như thế nào?

Dưới đây là 3 ứng dụng của project milestones trong quản lý dự án hiệu quả nhất.

3.1 Dùng Milestones trong lập kế hoạch dự án

Milestone giúp ước lượng thời gian các cột mốc của dự án, chia nhỏ dự án thành các giai đoạn phù hợp. Hỗ trợ tốt cho việc lập kế hoạch dự án đem lại kết quả thành công nhất.

Những cột mốc sẽ được làm nổi bật giúp quản lý dự án nắm được tổng quan kế hoạch cũng như những mục tiêu cần đạt được trong khi tiến hành dự án.

3.2 Theo dõi tiến độ dự án

Kiểm soát và theo dõi tiến độ dự án là hoạt động quan trọng không thể thiếu quyết định sự thành bại của một dự án.

Các nhà quản lý thường sẽ đặt ra những thời điểm để kiểm tra tính hiệu quả, tiến độ, hiệu suất hiện tại bằng cách đánh dấu Milestones. 

Khi một Milestone được hoàn thành, họ sẽ biết được tổng quan bức tranh của dự án đang được thực hiện ra sao. Ngoài ra, việc này còn đóng vai trò quan trọng đối với một số bên liên quan như: khách hàng, đối tác, nhà đầu tư,…

3.3 Áp dụng milestones để tạo động lực cho đội nhóm

Động lực làm việc là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một dự án. Khi mọi thành viên đều được động viên và hỗ trợ, họ sẽ cảm thấy đóng góp của bản thân được công nhận. Từ đó, càng nâng cao hiệu suất cá nhân, tạo nên một môi trường tích cực, tăng cường tương tác và sự hợp tác trong nhóm.

Thời điểm hoàn thành mỗi Milestone chính là cơ hội tốt để công nhận thành tựu các mỗi cá nhân hoặc tập thể. Hãy tuyên dương, khen ngợi hay đôi khi là tổ chức buổi tiệc nhỏ để chúc mừng. 

Ngoài ra, bộ phận nhân sự cũng nên nắm rõ mỗi giai đoạn milestone trong quản lý dự án để có thể gửi tin nhắn, email nội bộ nhằm động viên từng cá nhân trong đội nhóm dự án đó khi một cột mốc kết thúc.

4. Quy trình thiết lập Milestones cho dự án

Bước 1: Nắm rõ mục tiêu và phạm vi dự án: Hiểu rõ mục tiêu, phạm vi và các quy định ràng buộc khác trong dự án sẽ giúp bạn lên kế hoạch hiệu quả, đảm bảo được tỷ lệ thành công của dự án.

Bước 2: Phân chia dự án theo các giai đoạn: Nên chia thành các giai đoạn nhỏ trong dự án hoặc lập thành từng hạng mục con để dễ quản lý, nâng cao hiệu quả thực hiện, và có thể kiểm soát tốt tiến độ dự án. Đây cũng là bước để đưa ra các Milestone cho dự án.

Bước 3: Xác định kết quả chính theo giai đoạn: Dựa vào các giai đoạn đã phân chia, tiến hành xác định kết quả cần đạt cho các milestones tương ứng.

Bước 4: Trao đổi và chốt Milestones: Trao đổi và thống nhất milestones giữa các bên liên quan như nhân sự dự án, cấp trên, khách hàng, đối tác liên quan. 

Bước 5: Áp dụng lên phần mềm để theo dõi: Ứng dụng các phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn dễ dàng thiết lập và theo dõi các milestones một các trực quan và chi tiết nhất

Bước 6: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh: Liên tục theo dõi và đánh giá các kết quả tại Milestone, từ đó đưa ra các điều chỉnh phù hợp cho dự án. Việc áp dụng phần mềm ở bước 5 sẽ giúp theo dõi, đánh giá rủi ro, hiệu suất một cách tốt nhất.

5. Quản lý dự án theo cột mốc với CoDX Task

Phần mềm quản lý dự án online CoDX Task sẽ hỗ trợ quản lý dự án một cách tốt nhất. Tất cả quy trình trong dự án đều được phân luồng rõ ràng, kiểm soát chặt chẽ.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Việc đặt các cột mốc cũng như áp dụng Project Milestones là hoạt động không thể thiếu trong một dự án. Hy vọng những thông tin CoDX cung cấp giúp bạn hiểu rõ Milestones là gì cũng như cách áp dụng hiệu quả cho dự của mình.

Chủ đề về dự án:

• Cách tính chi phí quản lý dự án
• Cách quản lý rủi ro dự án