10 Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm trực tiếp, online khéo léo

Trong môi trường làm việc với nhiều cá thể thì việc mâu thuẫn xảy ra là điều khó tránh khỏi. Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khéo léo, thông minh sẽ hạn chế tối đa những tranh cãi và xung đột ảnh hưởng kết quả công việc. Theo dõi bài viết của CoDX để xem ngay những quý quyết xử lý xung đột đội nhóm hiệu quả nhất nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• 9 Quy tắc làm việc nhóm QUAN TRỌNG cần nắm
• 4 Cách làm việc nhóm hiệu quả giúp X3 hiệu suất
• Họp huddle là gì? Áp dụng như thế nào?

1. Các nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn trong nhóm

Mâu thuẫn là một điều không thể tránh khỏi trong các hoạt động nhóm. Để tìm hiểu các giải quyết mâu thuẫn nhóm một cách êm đẹp và khéo léo thì trước tiên chúng ta cần biết nguyên nhân mâu thuẫn đến từ đâu.

Sau đây là những nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn nhóm mà chúng ta thường mắc phải:

1. Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau
2. Thường xuyên chia phe trong các cuộc thảo luận
3. Chối bỏ trách nhiệm, lỗi sai trong công việc
4. Không tập trung vào mục tiêu chung của nhóm
5. Thể hiện thái độ ra mặt

1.1 Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau

Sự tin tưởng là một điều vô cùng quan trọng và cần được củng cố thường xuyên trong làm việc nhóm. Đây chính là chìa khóa để các thành viên cùng hướng về hoàn thành mục tiêu chung của tập thể.

Khi thiếu sự tin tưởng sẽ hình thành lòng đa nghi. Từ đó dẫn đến sự dè chừng mỗi khi quyết định được đưa ra và khó đi đến thống nhất giữa các thành viên gây xung đột.

1.2 Thường xuyên chia phe trong các cuộc thảo luận

Nhiều đồng nghiệp có mối quan hệ thân thiết thường sẽ có xu hướng bảo vệ lẫn nhau khi nêu các quan điểm trong công việc. Đôi khi còn tồn tại tình trạng “ghét hùa”.

Ví dụ: Một nhóm đồng nghiệp chơi thân với nhau, khi một thành viên trong nhóm có xích mích cá nhân với một đối tượng khác thì một số thành viên còn lại cũng có thái độ “không ưa” theo.

Điều này dẫn đến tình trạng tranh luận phiến diện khi hợp tác giữa các nhóm lớn và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của toàn bộ đội nhóm. Nếu trưởng nhóm hay nhà quản lý không biết cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm thì xung đột rất dễ xảy ra.

>>> Tìm hiểu ngay về hợp tác nhóm Collaboration là gì

1.3 Chối bỏ trách nhiệm, lỗi sai trong công việc

Để một nhóm có thể vận hành và hoạt động có hiệu quả thì mỗi cá nhân phải có trách nhiệm của riêng mình, đây cũng luôn là vấn đề khó khăn khi làm việc nhóm mang nhiều tranh cãi nhất. Tuy là hoạt động nhóm, nhưng khi có lỗi sai thì cần có một cá nhân cụ thể đứng ra chịu trách nhiệm chính, cũng như đề xuất phương án giải quyết dưới sự chấp thuận của tập thể.

Nếu một cá nhân phạm lỗi nhưng chối bỏ trách nhiệm, lỗi sai thì chắc chắn tranh cãi và xung đột trong làm việc nhóm là điều không thể tránh khỏi.

1.4 Không tập trung vào mục tiêu chung của nhóm

Vấn đề khó nhất khi làm việc nhóm là trung hòa các cá tính và lợi ích cá nhân. Nếu ai đó chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân mà xao nhãng công việc chung, không phấn đấu vì mục tiêu chung thì mâu thuẫn nội bộ là điều hiển nhiên.

Trong trường hợp này thì nhóm trưởng sẽ là người bị ảnh hưởng trực tiếp nhất. Họ cần phải tìm cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm để dẫn dắt các thành viên đang lơ đễnh tập trung vào mục tiêu chung của tập thể.

1.5 Thể hiện thái độ ra mặt

Tranh luận sẽ không thành tranh cãi nếu thái độ được kiểm soát đúng đắn. Một dấu hiệu rõ ràng thể hiện sự mâu thuẫn trong đội nhóm đó là các thành viên thể hiện thái độ khó chịu với nhau. Chúng có thể được thể hiện qua các ngôn từ đả kích, ánh mắt hoặc ngôn ngữ hình thể.

2. Cách giải quyết khi làm việc nhóm cho nhà quản lý

Không phải tất cả mâu thuẫn đều có hại trong hoạt động nhóm, nếu biết cách giải quyết thì mâu thuẫn sẽ trở thành “chất xúc tác” để hoạt động nhóm có hiệu quả hơn.

Dưới đây là 5 phương pháp giải quyết mâu thuẫn trong team hiệu quả nhất mà cấp quản lý không nên bỏ qua:

1. Nhìn nhận vấn đề khách quan
2. Lắng nghe và thấu hiểu
3. Trình bày rõ ràng quan điểm cá nhân
4. Sẵn sàng nói xin lỗi
5. Cùng nhau đưa ra giải pháp

2.1 Nhìn nhận vấn đề khách quan

Khi đối diện với bất kỳ vấn đề nào trong nhóm, điều quan trọng là nhà quản lý cần nhìn nhận vấn đề một cách khách quan. Tránh để cảm xúc cá nhân chi phối quyết định.

Cần tập trung vào sự thật và dữ liệu cụ thể để có cái nhìn toàn diện và công bằng. Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm này giúp tránh được những hiểu lầm không đáng có và tạo nên một môi trường làm việc minh bạch, công bằng.

2.2 Lắng nghe và thấu hiểu

Hãy tạo điều kiện để mọi người có thể bày tỏ quan điểm và cảm xúc của mình. Khi lắng nghe, cần chú ý đến cả lời nói và cảm xúc đằng sau những lời nói đó. Hãy đặt mình vào vị trí của nhân viên và đừng ngắt lời, điều này sẽ khiến họ tin tưởng, chia sẻ những suy nghĩ với bạn.

Hãy đảm bảo lắng nghe nghiêm túc, thiện chí và không giả vờ đang hiểu những gì đối phương đang nói. Để tăng tương tác, bạn có thể chủ động đặt thêm câu hỏi để khai thác suy nghĩ của họ, tạo bầu không khí cởi mở sẽ giúp vấn đề được giải quyết theo hướng tích cực hơn.

2.3 Trình bày rõ ràng quan điểm cá nhân

Sau khi đã lắng nghe và hiểu rõ vấn đề, nhà quản lý cần trình bày rõ ràng quan điểm cá nhân của mình. Điều này cần được thực hiện một cách khéo léo, tránh gây căng thẳng hay tranh cãi không cần thiết.

Cần đưa ra những lý lẽ cụ thể và logic để giải thích cho quan điểm của mình. Đồng thời, cũng nên sẵn sàng tiếp nhận những phản hồi và góp ý từ phía nhân viên.

2.4 Sẵn sàng nói xin lỗi

Trong quá trình làm việc nhóm, không thể tránh khỏi những sai sót hoặc hiểu lầm. Nhà quản lý cần sẵn sàng nói xin lỗi khi mình mắc sai lầm.

Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm này không chỉ thể hiện sự chân thành mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Một lời xin lỗi đúng lúc có thể xoa dịu căng thẳng và tạo nên một không khí làm việc tích cực.

2.5 Cùng nhau đưa ra giải pháp

Cuối cùng, sau khi đã xác định rõ vấn đề và lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người, nhà quản lý nên cùng mọi người tìm kiếm cách giải quyết mâu thuẫn.

Chỉ những người trong cuộc mới gỡ được nút thắt của vấn đề. Khi thực hiện phương pháp giải quyết xung đột, hãy thể hiện thái độ tích cực trong việc bày tỏ ý kiến và quan điểm cá nhân. Trong trường hợp, đông nghiệp vẫn không đồng ý với hướng giải quyết của bạn thì nên lắng nghe quan điểm đối phương và cùng thảo luận đưa ra giải pháp tốt nhất.

3. Phương pháp giải quyết mâu thuẫn nhóm khi làm việc online 

Không đơn giản như khi làm việc trực tiếp tại văn phòng, làm việc online sẽ khó khăn hơn trong việc giải quyết mâu thuẫn.

Sau đây là 5 cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm hiệu quả được nhiều nhà quản trị áp dụng và vô cùng thành công: 

1. Gọi hoặc video call để trao đổi trực tiếp
2. Sắp xếp thời gian để gặp mặt hàng tuần
3. Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi nêu ý kiến
4. Đừng bỏ qua những vấn đề “nhỏ”
5. Luôn hỏi han, quan tâm khi cần thiết

2.1 Gọi hoặc video call để trao đổi trực tiếp

Một trong những cách giải quyết mâu thuẫn khi làm việc online hiệu quả nhất là trao đổi trực tiếp với nhau.

Thay vì trao đổi qua lại bằng vô vàn những tin nhắn dài dòng, khó biểu đạt suy nghĩ thì hãy gọi điện thoại để nói chuyện trực tiếp với nhau để tăng tương tác qua những cử chỉ, lời nói, đồng thời diễn đạt ý của mình rõ ràng hơn.

Hiện nay, các ứng dụng chat đều có chức năng gọi điện cả audio và video với đường truyền và độ nét ổn định nên bạn không cần lo lắng về vấn đề này.

2.2 Sắp xếp thời gian để gặp mặt hàng tuần

Điều then chốt trong cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khi làm việc từ xa chính là cung cấp và cập nhật đầy đủ thông tin cho đồng nghiệp. Chính vì bỏ lỡ một vài phần thông tin quan trọng nào đó cũng là lý do dẫn đến mất tiếng nói chung. 

Hãy sắp xếp một thời gian cố định hàng tuần để các thành viên chia chia sẻ tiến độ công việc và thảo luận, bàn bạc để giải quyết những vấn đề phát sinh. Bạn có thể thiết lập gặp mặt online với đồng nghiệp mỗi tuần thông qua các công cụ quản lý và sắp xếp công việc như Google Calendar, Microsoft Team,…

2.3 Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi nêu ý kiến

Trước khi trò chuyện, dù là trực tiếp hay thông qua inbox thì hãy dành chút thời gian để kiếm chứng thông tin và tìm ra luận điểm chắc chắn cho quan điểm của mình. Thậm chí trước khi vào cuộc họp, bạn cũng thể ghi sẵn những câu hỏi hoặc những gì bạn muốn biết để không bỏ sót bất kỳ khúc mắc nào trong quá trình trò chuyện.

Việc suy nghĩ kỹ trước khi nói là chìa khóa tìm ra cách giải quyết xung đột trong nhóm tốt nhất. Vì đôi khi, mâu thuẫn không thật sự đến từ công việc, mà chính là đến từ những cái đầu nóng và lời nói mất kiểm soát.

2.4 Đừng bỏ qua những vấn đề “nhỏ”

Các vấn đề tưởng chừng nhỏ nhặt, không đáng kể nhưng lại có thể là nguồn cơn của những xung đột lớn trong tương lai.

Do đó, cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm là hãy đặt thẳng câu hỏi và yêu cầu được giải đáp cụ thể vấn đề. Cách xử lý này sẽ giúp vấn đề được giải quyết gọn gàng ngay từ đầu thay vì bỏ qua và cho rằng chúng sẽ tự biến mất.

2.5 Luôn hỏi han, quan tâm khi cần thiết

Có thể nói hạn chế lớn nhất của làm việc online là khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Vì vậy, nhóm trưởng cần thường xuyên quan tâm, hỏi han đồng nghiệp của mình thường xuyên để kịp thời phát hiện mâu thuẫn và tìm hướng giải quyết nhanh nhất. Hãy quan tâm bằng những câu hỏi khéo léo và không quá xen vào vấn đề riêng tư của họ.

3. 4 Bước giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khéo léo hiệu quả

Lợi ích của teamwork vốn dĩ có tầm quan trọng lớn đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, một khi mâu thuẫn nhóm xảy ra sẽ mang lại nhiều tác hại ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Một nhà quản lý có năng lực thì cần phải biết cách giải quyết mâu thuẫn nhóm khi nó xuất hiện.

Bạn nên giải quyết vấn đề cụ thể để đẩy nhanh quá trình tránh để mâu thuẫn tồn tại quá lâu sẽ khó giải quyết. Có thể tham khảo 4 bước giải quyết mâu thuẫn trong nhóm sau đây:

• Xác định nguyên nhân
• Phân tích vấn đề
• Đảm bảo thái độ công bằng, công tâm
• Lắng nghe quan điểm của các bên
• Cùng nhau đưa ra cách giải quyết

Bước 1: Xác định nguyên nhân gây ra mẫu thuẫn

Xác định rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm, tập thể hiệu quả nhất. Hãy liên tục đặt câu hỏi xoay quanh xung đột để biết vấn đề của nhóm ở đâu. Các câu hỏi để xác định nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn nhóm đó là:

• Vấn đề của 2 bên ở đâu?
• Tại sao lại có xung đột này?
• Chúng ta đang có hành xử vì mục tiêu chung của tập thể hay không?

Chỉ khi tìm ra được nguyên nhân cốt lõi thì 2 bên mới đủ bình tĩnh để tìm ra phương án giải quyết. Đặc biệt, không nên giữ im lặng và bỏ vì vấn đề nhỏ tích tụ dần sẽ thành vấn đề lớn, khiến vấn đề càng căng thẳng và khó giải quyết hơn.

Bước 2: Phân tích vấn đề mẫu thuẫn

Sau khi tìm hiểu được nguyên nhân mấu chốt gây nên mâu thuẫn thì tiếp theo người quản lý cần phân tích vấn đề rõ ràng. Có thể phân tích vấn đề theo phương pháp trực tiếp và gián tiếp thông qua các mối quan hệ khác trong nhóm để có nhiều cái nhìn khác nhau về xung đột.

Là một người quản lý bạn cần có khả năng nhìn nhận và phân tích vấn đề nhanh chóng và khách quan, không thiên vị bất kỳ ai vì điều này sẽ tác động xấu đến mối quan hệ của bạn với các thành viên còn lại. Hãy là tấm gương cho cấp dưới của mình bằng cách tạo sự tin tưởng và đưa ra các quyết định sáng suốt.

Bước 3: Lắng nghe quan điểm của các bên

Thay vì là người góp ý, tại sao bạn không thử trở thành người lắng nghe? Dưới vai trò của người nghe, bạn có thể chậm rãi phân tích và so sánh quan điểm của mình qua góc nhìn toàn diện nhất. 

Hãy lắng nghe một cách thành tâm và thể hiện thái độ tích cực để họ có thể thoải mái chia sẻ quan điểm cá nhân. Từ đó bạn có thể đưa ra nhận xét lợi thế của các ý tưởng và đưa ra lời góp ý công tâm nhất. Cách giải quyết mẫu thuẫn trong nhóm này thể hiện bạn là một người sếp tâm lý và vô cùng khéo léo.

Bước 4: Cùng nhau đưa ra cách giải quyết công bằng, công tâm

Khi đã tìm hiểu rõ nguyên nhân và phân tích vấn đề thì đây là lúc bạn cùng cộng sự của mình ngồi xuống để tìm ra phương án giải quyết tốt nhất. Đây là thời điểm 1 bên đã sẵn sàng nhìn nhận ý kiến của đối phương và hiểu đâu mới là điều tốt nhất cho cả nhóm.

Đầu tiên, cần lắng nghe ý kiến của từng thành viên trong nhóm và hiểu về cách nhìn vấn đề của họ. Sau đó hãy chọn ra một vài phương án phù hợp và để cả nhóm lựa chọn theo dạng biểu quyết để thống nhất đưa ra hướng giải quyết tốt nhất.

Phương pháp giải quyết mâu thuẫn này giúp các thành viên có được tiếng nói chung một cách nhanh chóng và không ảnh hưởng đến kết quả làm việc.

>>> Hữu ích: Cách quản lý nhân viên giỏi, nhân viên lớn tuổi, cứng đầu hiệu quả nhất

4. Tham khảo sách về cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm

5 Điểm Chết trong Teamwork, Cạm bẫy trong quản lý, Cẩm nang kinh doanh Harvard là 3 tựa sách viết về cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm đến từ các nhà lãnh đạo, người có kinh nghiệm dày dặn trong việc quản lý đội nhóm. Hãy tham khảo và tìm đọc để cải thiện tư duy và kỹ năng làm việc nhé!

• 5 Điểm Chết trong Teamwork

“5 Điểm Chết trong Teamwork” là thông điệp tưởng chừng như đơn giản nhưng lại vô cùng sâu sắc cho những ai nỗ lực trở thành một nhà lãnh đạo ưu tú và có khả năng dẫn dắt một đội ngũ xuất sắc. Cha đẻ của tác phẩm chính là Patrick Lencioni –  nhà sáng lập, Chủ tịch Tập đoàn The Table, một công ty tư vấn chuyên phát triển đội ngũ nhân viên cấp cao và cải thiện chất lượng tổ chức của công ty.

Nội dung sách sẽ xoay quanh phân tích 5 điểm chết trong teamwork: Thiếu sự tin tưởng, Sợ xung đột, Thieeys cam kết, Trốn tránh trách nhiệm và không quan tâm đến kết quả. Song song đó, tác giả cũng gợi ý một số hướng giải quyết thiết thực và dễ áp dụng cho người đọc.

• Cạm bẫy trong quản lý

“Cạm bẫy trong quản lý” của nhóm tác giả Mary Albright – Clay Carr là một cuốn cẩm nang chỉ ra những sai lầm mà người quản lý rất dễ dàng mắc phải – từ đó đưa ra những phương pháp quản lý hữu ích và hiệu quả nhất.

Khi có cẩm nang trong tay, bạn sẽ không còn lo lắng khi đối diện với những vấn đề hay mắc những sai lầm ngớ ngẩn. Thậm chí, cuốn sách còn dạy bạn cách xử lý tình huống, nên nói gì, làm gì khi gặp các hoàn cảnh éo le của môi trường kinh doanh.

• Cẩm nang kinh doanh Harvard

Đây là bộ sách kinh tế cơ bản và đầy đủ nhất về các khía cạnh quản trị kinh doanh do đại học Harvard biên soạn. Với hướng dẫn chi tiết, các phương pháp hay nhất được mài giũa theo thời gian, những câu chuyện thực tế và giải thích ngắn gọn về nghiên cứu thị trường, Cẩm nang kinh doanh Harvard cung cấp cho những chuyên gia đầy tham vọng các khuôn khổ, lời khuyên và công cụ mà họ cần để trở nên xuất sắc trong sự nghiệp của mình.

5. Gia tăng hiệu quả làm việc nhóm với CoDX Task

Bên cạnh nhiệm vụ quản lý công việc, CoDX Task còn cung cấp những tính năng tạo môi trường cộng tác giữa các thành viên trong nhóm hiệu quả và chặt chẽ hơn.

Tính năng nổi bật của CoDX Task

• Khởi tạo nhóm dự án, giao việc nhanh chóng
• Giao và phân công task cho một hoặc nhiều người cùng thực hiện
• Quản lý task từ nhiều góc độ: công việc cá nhân, công việc nhóm, công việc dự án
• Theo dõi tiến độ, tình trạng công việc của từng cá nhân/nhóm/phòng ban

Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn là một yếu tố không thể thiếu đối các nhà quản lý hiện nay. Trên đây là những cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm mà chúng tôi tâm đắc nhất. Hãy trang bị kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc nhóm để trở nên chuyên nghiệp, làm việc có hiệu quả hơn nhé!