Bảng tiến độ file Excel chi tiết, có hệ thống rõ ràng sẽ giúp người quản lý giám sát và hoàn thành dự án đúng tiến độ. Với sự chuyển đổi số trong quy trình quản lý, nhiều doanh nghiệp đã biết đến phần mềm quản lý dự án và áp dụng chúng vào thực tiễn vô cùng thành công. Cùng CoDX tìm hiểu rõ hơn về bảng tiến độ thi công và giải pháp giúp nhà quản lý cải thiện quy trình quản lý hiệu quả, nâng cao chất lượng dự án.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
1. Bảng tiến độ thi công là gì?
Bảng tiến độ thi công là văn bản hoặc sơ đồ thể hiện tiến trình thực hiện các hạng mục xây dựng trong một dự án thi công. Nó gồm có yêu cầu và thời gian cần thiết để thực hiện các hạng mục đó. Bản tiến độ thi công được xem là một vật bắt buộc phải có trong bất kỳ dự án xây dựng nào. Vì đây chính là căn cứ để quản lý tiến độ dự án, kiểm soát chất lượng công trình.
Đặc biệt hơn hết, bảng tiến độ còn được ngầm hiểu là văn bản mang giá trị pháp lý giữa nhà thầu và chủ đầu tư, giữa nhà thầu chính và nhà thầu phụ. Một file excel tiến độ thi công cần cam kết có đầy đủ các nội dung sau:
- Các giai đoạn thực hiện dự án
- Phân bổ tài nguyên, vật liệu
- Phân chia nhiệm vụ, người phụ trách
- Thời hạn thực hiện dự án, nhiệm vụ
- Ngân sách và chi phí dự phòng
- Nguồn lực dự trù: nhân công, nguyên vật liệu và thiết bị máy móc
2. Download mẫu bảng tiến độ thi công file excel chuyên nghiệp [Miễn phí]
Excel là một ứng không còn xa lạ gì với nhân viên văn phòng cũng như người quản lý. Bạn có thể tạo bảng tiến độ thi công bằng phần mềm Excel để dễ dàng theo dõi và quản lý. Một bảng thi công Excel đầy đủ, chuyên nghiệp sẽ gồm 3 phần sau:
- Tên bảng
- Tên công trình
- Hạng mục công việc
- Công việc chi tiết của từng hạng mục
- Thời gian tiến độ thực hiện thi công dự án
- Mục tiến độ: Tagets; thực tế; còn lại; progress; deadline
- Tiến độ thi công (ngày)
Bên cạnh sử dụng bảng thì doanh nghiệp cũng nên kết hợp sử dụng các bảng theo dõi công trình khác để tăng hiệu quả quản lý như: Kiểm tra tiến độ vật tư, Kiểm soát tiến độ thi công hàng ngày, Báo giá thi công xây dựng,…
- File tiến độ thi công nhà phố, nhà xưởng
- File tiến độ thi công dự án nội thất
- Bảng tiến độ thi công công trình
DOWNLOAD BẢNG TIẾN ĐỘ THI CÔNG FILE EXCEL CHUẨN NHẤT TẠI ĐÂY
>> Có thể bạn cần: Bảng giá 10 Phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp giá tốt nhất
3. Hướng dẫn lập bảng tiến độ thi công bằng excel chuyên nghiệp
Mỗi quy trình quản lý dự án, công trình thường không giống nhau do đó việc lập bảng tiến độ cũng sẽ có vài điểm khác biệt. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả chúng nên được thực hiện theo quy trình 6 bước dưới đây:
Bước 1: Lên list công việc cần thực hiện
Việc đầu tiên người quản lý cần làm khi lập bảng tiến độ thi công đó là xác định công việc cần thực hiện. Sau đó phân chia nhiệm vụ và công việc cụ thể phù hợp với từng giai đoạn. Nội dung trong bảng phải hợp lý và tương ứng với nhu cầu của dự án. Để tạo bảng hiệu quả bạn phải hiểu rõ mọi khía cạnh của dự án như: kế hoạch thi công, thông số kỹ thuật, ngân sách, nhân lực,… để có thể chuẩn bị nội dung theo dõi chuẩn xác nhất.
Bước 2: Lên thứ tự ưu tiên công việc
Để có thể ước tính chính xác thời gian hoàn thành dự án bạn nên phân rã dự án thành các nhóm nhiệm vụ nhỏ và sắp xếp thứ tự triển khai theo mức độ quan trọng giảm dần. Nhà quản lý có thể kết hợp bảng tiến độ thi công với kiến trúc phân chia công việc (WBS) để hỗ trợ quá trình quản lý và kiểm soát dự án tốt hơn.
Bước 3: Xác định nguồn lực sử dụng
Một dự án thực tế cần phải có những nguồn lực sau đây:
- Nguồn lực nhân công
- Nguồn lực ngân sách
- Khối lượng nguyên vật liệu, vật tư
- Chi phí cố định
- Máy móc, thiết bị
- Thời gian tiến hành dự án
Người quản lý cần liệt kê và chuẩn bị các loại tài nguyên trên trước khi bắt đầu lập bảng tiến độ thi công. Bên cạnh đó, cũng cần nắm rõ và quản lý được số lượng tài nguyên cần thiết để cung cấp và phục vụ cho từng công việc cụ thể.
Bước 4: Lên Deadline cho dự án thi công
Sau khi đã sắp xếp và phân chia công việc, người quản lý cần xác định thời gian triển khai để đảm bảo dự án hoàn thành đúng như dự kiến. Cụ thể, với từng hạng mục công việc bạn cần tính toán thời gian bắt đầu cũng như thời gian kết thúc dựa vào thực tế. Các nhà quản lý nên xem xét tất cả các yếu tố, rủi ro có thể tác động đến tiến độ dự án như: Thời tiết, quy trình cấp vốn, chuẩn bị vật liệu, ngày lễ, nghỉ phép của nhân viên,…Để có thể xây dựng một timeline chi tiết nhất.
Để sắp xếp thời gian cho các đầu việc trong dự án hợp lý bạn có thể tham khảo một số cách sau đây:
- Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề.
- Sử dụng các công cụ, phần mềm dự toán sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc ước tính thời hạn công việc và tài nguyên hao phí.
- Sử dụng phương pháp ước lượng đánh giá PERT để phân tích chính xác hơn.
Bước 5: Lập bảng tiến độ thi công excel
Sau khi hoàn thành các bước sắp xếp, phân chia công việc và xác định các yếu tố cần có cho dự án, bạn hãy sắp xếp tất cả thành một bảng kế hoạch hoàn chỉnh. Bạn nên sắp xếp các yếu tố theo thứ tự công việc cần làm, thời gian thực hiện và kết thúc, nguồn tài nguyên cần sử dụng và tiến độ thực hiện theo bảng.
>>> Giải pháp thay thế: Phần mềm quản lý tiến độ dự án chuyên nghiệp GIÁ TỐT nhất thị trường 2023
Bước 6: Theo dõi, đo lường
Sau khi hoàn thiện bảng tiến độ thi công thì nhà thầu hoặc người giám sát sẽ dựa vào đó để thực thi kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, nhờ có bảng theo dõi tiến độ mà chủ đầu tư hay người quản lý dễ dàng kiểm tra và nắm bắt được tình hình thi công: Dự án đã thi công đến giai đoạn nào, dự án có thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, Nguồn nhân lực có thiếu hụt hay không,…D0 đó, trong quá trình triển khai dự án người quản lý cần thường xuyên cập nhật và kiểm tra tiến độ thực hiện từng hạng mục cụ thể để phát hiện ra sai sót ngay lập tức (nếu có).
4. Các phương pháp lập bảng tiến độ thi công hiệu quả khoa học
Với mong muốn hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc lập bảng tiến độ công việc bằng excel, CoDX sẽ giới thiệu đến bạn 4 phương pháp lập bảng tiến độ hữu dụng được các chuyên gia trong ngành khuyên dùng nhiều nhất. Căn cứ vào quy mô của dự án mà người quản lý có thể chọn cho mình phương pháp phù hợp để xây dựng được bảng thi công chuyên nghiệp và chính xác nhất.
4.1 Lập file tiến độ thi công dạng biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ ngang là loại dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Thông thường, các nhà quản lý thường sử dụng sơ đồ Gannt để liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án và tương ứng với thời gian thực hiện để tiện theo dõi tiến độ công việc.
Với cách bố trí thông tin đơn giản, rõ ràng, trực quan sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc được bình chọn là một công cụ hữu ích để lập kế hoạch dự án, lên thời gian biểu để thực hiện và quản lý dự án. Gantt Chart được cấu thành từ 2 trục riêng biệt:
- Trục tung: biểu thị số lượng công việc, nhiệm vụ.
- Trục hoành: Biểu thị thời gian thực thi dự án, gồm có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
4.2 Lập bảng tiến độ thi công với phương pháp đường dẫn Critical Path
Critical Path thường được gọi là phương pháp đường dẫn quan trọng, đây là một kỹ thuật được người quản lý áp dụng vào việc tạo bảng tiến độ thi công và ước tính tổng thời lượng của dự án.
Critical Path là phương phương pháp ước tính tổng thời gian hoàn thành dự án dựa trên các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Khi mà một nhiệm vụ chỉ được bắt đầu khi các nhiệm vụ có liên quan trước đó hoàn thành. Với phương pháp này, người quản lý có thể tính toán thời gian, nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, trách tình trạng trì hoãn công việc.
4.3 Lập tiến độ thi công với phương pháp đường cân bằng LOB
Đường cân bằng LOB là phương pháp dùng để kiểm tra quy trình, tiến độ dự án có tính lặp lại. Ví dụ như dự án xây dựng nhà cao tầng, chung cư vì thời gian triển khai công việc xây dựng ở mỗi tầng là như nhau.
Phương pháp này thể hiện được quá trình, trạng thái, bối cảnh, thời gian qua từng giai đoạn dự án. Khi sử dụng LOB, người quản lý có thể nhận được một số lợi ích như:
- So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch mục tiêu.
- Dự báo hiệu suất trong tương lai qua bảng tiến độ thi công.
- Kiểm tra những sai lệch so với kế hoạch đã đề ra.
- Quản lý tốt hơn các nhà thầu phụ và tài nguyên.
- Tài nguyên được tối ưu hóa cho một số lượng lớn các công việc lặp đi lặp lại.
>>> Hữu ích: Phần mềm lập tiến độ thi công chuyên nghiệp
4.4 Phương pháp lập tiến độ thi công ước lượng đánh giá PERT
PERT là sơ đồ hiển thị tất cả các nhiệm vụ đã được lên kế hoạch thời gian thực hiện trong dự án. Với sơ đồ PERT, người quản lý có thể phân tích thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, từ đó có thể ước tính tổng thời gian cho dự án. Ở phương pháp này, bạn sẽ tích hợp và đánh giá dự án dựa trên 3 mốc tiến độ để hoàn thành dự án:
- Thời gian ngắn nhất
- Thời gian có khả năng
- Thời gian dài nhất
5. Thực trạng nhiều quản lý gặp phải khi lập bảng tiến độ file excel
Không thể phủ nhận mức độ phổ biến và những hiệu quả mà Excel mang lại trong bảng tiến độ thi công. Tuy nhiên, sẽ rất khó khăn để những người quản lý theo dõi kịp thời và bao quát toàn độ tiến độ dự án, đặc biệt là nhân công làm việc tại công trường. Việc lập bảng tiến độ bằng Excel còn có một số hạn chế như:
- Template phức tạp, khó sử dụng.
- Bị động, không có tính cộng tác giữa các nhà quản lý, chủ thầu và nhà đầu tư.
- Excel không có tính năng tự động lưu trữ, do đó dữ liệu sẽ dễ bị mất nếu bạn quên lưu hoặc mất điện.
- Giao diện hạn chế, khó có thể xem chi tiết từng nội dung hay kết quả công việc.
Với những điểm bất tiện khi lập bảng tiến độ thi công bằng Excel thì phần mềm hỗ trợ là một giải pháp thay thế phù hợp cho các doanh nghiệp thi công dự án quy mô lớn và quản lý một lúc nhiều nhân lực. Việc áp dụng phần mềm báo cáo công việc hay quản lý công việc sẽ giúp bạn loại bỏ các tác vụ thủ công trong khâu điều hành và giảm rủi ro chậm tiến độ thi công đáng kể.
6. Giải pháp lập, theo dõi, đo lường tiến độ thi công tốt nhất
Việc lập bảng tiến độ thi công vô cùng cần thiết vì nó giúp người quản lý giám sát tiến độ công việc và phân bổ thời gian công việc sao cho hợp lý về mặt nhân sự, ngân sách,…Cùng CoDX điểm qua một số lợi ích từ việc lập tiến độ thi công:
- Quản lý tài nguyên hiệu quả: Không giống như những lĩnh vực khác, quản lý dự án xây dựng yêu cầu rất chặt chẽ về vấn đề tài nguyên và nguồn lực thi công. Việc người quản lý lên kế hoạch dự trù cụ thể và tiến hành theo đúng kế hoạch quyết định mức độ thành công của dự án. Một dự án được coi là thành công khi hoàn thành đúng tiến độ và bàn giao đúng chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu.
- Quản lý được ngân sách: Quản lý ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các dự án của bạn có thể thực thi theo kế hoạch hay không. Khi lập bảng, người quản lý có thể ước tính ngân sách chính xác, quản lý rủi ro dự án về thiếu hụt ngân sách.
- Đảm bảo chất lượng: Theo sát và kiểm tra từng khía cạnh cốt lõi trong quá trình thi công để duy trì và bảo đảm chất lượng sản phẩm bàn giao trong suốt vòng đời của dự án.
- Đảm bảo tiến độ: Một điều cực kỳ quan trọng trong thi công công trình đó đảm bảo tiến độ bàn giao dự án. Bảng tiến độ thi công sẽ trả lời cho bạn biết dự án có đang chậm tiến độ hay không? Để đảm bảo được điều này, quản lý cần yêu cầu kỹ sự thường xuyên cập nhật báo cáo thường xuyên. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu báo cáo công việc tuần Excel hoặc phần mềm hỗ trợ để theo dõi chi tiết dự án.
Sau khi xem xét và đánh giá những thực trạng và rủi ro người quản lý gặp phải khi phải lập bảng tiến độ thi công bằng Excel, CoDX đã cho ra mắt phần mềm CoDX Task. Phần mềm giao việc và quản lý tiến độ CoDX Task sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình công việc xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp: Phân chia công việc, theo dõi tiến độ dự án, nhắc nhở công việc, đánh giá báo cáo đơn giản gấp 10 lần quy trình truyền thống.
Vinh hạnh được đồng hành cùng +100 doanh nghiệp gia tăng năng suất làm việc, CoDX tự tin là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn quản lý dự án hiệu quả, chuyên nghiệp nhất. Một số tính năng của phần mềm mà chúng tôi tâm đắc giới thiệu đến bạn:
- Lập bảng tiến độ, theo dõi tình trạng và tiến độ công việc qua những giao diện khác nhau: Kanban, Schedule, Calendar, Tree, List, List-Details,…
- Giao việc cho 1 hoặc nhiều bộ phận, cá nhân cụ thể.
- Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng công việc hoặc dự án.
- Quản lý đa nền tảng khác nhau từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng.
- Xem báo cáo ở nhiều giao diện khác nhau như Dashboard, report, list,…
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Trên đây là tất cả những chia sẻ của CoDX về cách xây dựng bảng tiến độ thi công cũng như làm rõ được những lợi ích mà việc lập bảng mang lại. Hi vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp có thể mang lại giá trị hữu ích cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc để lên kế hoạch và quản trị công việc của mình thì hãy liên hệ ngay với CoDX.
|
