Công cuộc chuyển đổi số đang được thực hiện trong tất cả các lĩnh vực hiện nay. Chính vì vậy mà có rất nhiều thuật ngữ mới xuất hiện khiến nhiều doanh nghiệp loay hoay và cần được giải đáp. Một trong số đó là thuật ngữ về số hóa dữ liệu là gì? Trong bài viết hôm nay, CoDX sẽ giải đáp chi tiết nhất các kiến thức liên quan về khái niệm, quy trình thực hiện cũng như nguyên nhân tại sao doanh nghiệp cần thực hiện số hóa ngay. Theo dõi để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là quy trình thực hiện chuyển hóa các dữ liệu dạng văn bản giấy, dữ liệu vật lý sang các dạng dữ liệu điện tử. Các dữ liệu số này có thể đọc hiểu và được lưu trữ trên các nền tảng hệ số. Nơi lưu trữ dữ liệu số có thể là máy tính, đám mây, …
Thực hiện số hóa dữ liệu là công đoạn đầu tiên trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện nay. Cụ thể, các doanh nghiệp sẽ tiến hành scan mọi giấy tờ, tài liệu và lưu trữ trên các nền tảng hỗ trợ để thực hiện quản lý và sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh.
2. Quy trình 3 bước số hóa dữ liệu NHANH CHÓNG hiệu quả
Để thực hiện số hóa dữ liệu thành công, Doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện theo quy trình bao gồm các bước sau:
Bước 1: Phân loại dữ liệu chính xác để số hóa
Cho dù là dữ liệu số hay dữ liệu vật lý nếu không được sắp xếp, phân loại thì việc quản lý và sử dụng sẽ rất khó khăn. Do đó Doanh nghiệp cần thực hiện bước phân loại số hóa là gì theo các dạng như văn bản, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu chữ và số, … Việc phân loại càng chính xác, chi tiết, khoa học thì quá trình tìm kiếm, truy xuất và sử dụng sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn.
Bước 2: Chuyển dữ liệu giấy sang dạng dữ liệu số hóa
Ở bước này, khuyến khích doanh nghiệp nên thuê các dịch vụ số hóa bên ngoài để thực hiện, nhất là khi doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn. Các dịch vụ chuyên nghiệp sẽ có những công nghệ tốt nhất để giúp thực hiện số hóa dữ liệu một cách khoa học và nhanh chóng.
Trường hợp doanh nghiệp muốn tự thực hiện số hóa dữ liệu có thể sử dụng các thiết bị công nghệ Scan để tiến hành chuyển đổi dữ liệu thành dữ liệu điện tử. Một số dạng dữ liệu lưu trữ thường dùng như tệp JPEG cho hình ảnh, PDF cho văn bản, MP3 cho âm thanh, …
Sau khi thực hiện số hóa hoàn tất, dữ liệu sẽ được nén lại để tải lên các nền tảng lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp dễ dàng, tiết kiệm dung lượng lưu trữ.
Bước 3: Lưu trữ dữ liệu đã số hóa lên phần mềm
Đây là bước thực hiện khá quan trọng vì việc chọn nền tảng lưu trữ ảnh hưởng lớn đến việc sử dụng và vận hành sau này. Một số nền tảng sử dụng như ổ USB, CD/DVD, ổ cứng, đám mây, … Tuy nhiên, doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng lưu trữ đám mây vì đây là nền tảng an toàn với độ bảo mật cao và khả năng thực hiện quản lý tài liệu cực kỳ tốt.
Với việc lưu trữ trên các cloud đám mây, doanh nghiệp có thể dễ dàng sắp xếp, quản lý các danh mục dữ liệu. Thực hiện truy xuất dữ liệu dễ dàng cũng như đơn giản hóa quy trình sử dụng và chia sẻ tài liệu.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý tài liệu chất lượng, uy tín doanh nghiệp có thể tìm hiểu và sử dụng như CoDX Document. Đây là nền tảng cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trên đám mây với độ bảo mật cao, tính năng quản lý và tìm kiếm nổi bật như tìm theo tiêu đề hay bất kỳ đoạn văn nào. Tính năng phần quyền chi tiết, tìm kiếm truy xuất nhanh chóng với chi phí tối ưu nhất cho Doanh nghiệp.
Ngoài ra, CoDX là nền tảng lâu đời đã được rất nhiều doanh nghiệp lớn sử dụng. Luôn cập nhật thông tin phản hồi từ khách hàng để phát triển hoàn thiện nhất như hiện nay.
3. Số hóa dữ liệu mang lại lợi ích gì?
Thực hiện chuyển đổi số nói chung hay cụ thể hơn là số hóa dữ liệu nói riêng đã được cơ quan nhà nước ban hành thông tư và khuyến khích các Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi nhanh chóng để tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, tiết kiệm thời gian và chi phí. Vậy, những lợi ích của việc số hóa dữ liệu là gì?
Cụ thể,
- Tăng cường khả năng bảo mật tốt với các công nghệ bảo mật nhiều lớp cho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Bảo vệ dữ liệu khỏi các tác động vật lý như mối mọt, nước, hỏa hoạn, …
- Thông tin dữ liệu được truyền đi nhanh chóng, đơn giản chỉ với vài click chuột. Giảm tải các thủ tục hành chính như gửi bưu điện tránh làm mất và thất thoát dữ liệu.
- Tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn
- Tối ưu quy trình sử dụng dữ liệu như: Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tra cứu, chia sẻ.
- Không gian lưu trữ được giảm thiểu tối đa: Với một ổ cứng máy tính hay một nền tảng đám mây có thể lưu trữ dữ liệu tương đương với vài kho chứa tài liệu. Điều này không những tiết kiệm được chi phí mua kho mà còn lưu trữ thông tin vĩnh viễn không thể mất, lạc.
- Số hóa dữ liệu là bước bắt buộc cần thực hiện đầu tiên khi doanh nghiệp chuyển đổi số. Khi mọi dữ liệu được số hóa thì các quy trình số, văn phòng điện tử mới có thể được thực hiện.
>>> Liên quan: Số hóa doanh nghiệp bao gồm những bước nào?
Khi đã hiểu rõ khái niệm và lợi ích của số hóa dữ liệu là gì, có thể thấy rằng, những lợi ích mà việc số hóa dữ liệu đem lại cho doanh nghiệp vô cùng lớn. Do đó, Doanh nghiệp cần thực hiện số hóa dữ liệu ngay!!!
4. Một số ví dụ cụ thể để hiểu hơn về số hóa dữ liệu là gì?
Công cuộc chuyển đổi số và số hóa tài liệu đã được ứng dụng trong đa dạng các ngành nghề, lĩnh vực hiện nay. Một số ứng dụng tiêu biểu có thể tham khảo như:
- Sách điện tử – Ebook
Sách điện tử hay còn gọi là ebook là ứng dụng giúp hiểu rõ nhất về số hóa dữ liệu là gì. Thay vì xuất bản các loại sách, thông tin trên giấy thì những thông tin này sẽ được xuất bản thành các file văn bản lưu trên các nền tảng internet.
- Các loại phần mềm
Chuyển đổi số giúp các phần mềm được tạo ra ngày một nhiều hơn. Mục đích tạo ra các tiện ích để đơn giản hóa quy trình sử dụng dữ liệu số. Một minh chứng dễ thấy nhất là phần mềm CoDX được giới thiệu ở phần trên.
- Ngành nhiếp ảnh
Khi chưa có cuộc cách mạng công nghệ số, ảnh được chụp bằng phim và rửa thủ công. Tuy nhiên, ngày nay khi máy ảnh kỹ thuật số ra đời, ảnh được lưu trữ điện tử đa dạng trên các nền tảng. Người dùng có thể dễ dàng xem, lưu trữ và chia sẻ.
CoDX đã cung cấp đầy đủ nhất những thông tin liên quan đến số hóa dữ liệu là gì. Hy vọng bài viết này có thể giúp các Doanh nghiệp thực hiện số hóa dễ dàng để quá trình chuyển đổi số được thực hiện nhanh chóng và thành công nhất.
>> Xem thêm bài liên quan: Tìm Kiếm Tài Liệu Lưu Trữ Đơn Giản Nhanh Chóng Hiệu Quả
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: