Nhân viên hành chính trong doanh nghiệp đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Để đảm bảo các công việc phòng hành chính đạt hiệu quả, diễn ra đúng tiến độ, doanh nghiệp nên lập bảng đánh giá KPI chi tiết. Cùng CoDX tham khảo mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính miễn phí qua bài viết dưới đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin Kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh theo mô hình BSC
- Mẫu KPI cho nhân viên kế toán đầy đủ
- 3 Mẫu KPI cho nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
1. Tải mẫu KPI cho nhân viên hành chính từ CoDX
Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính giúp doanh nghiệp thuận tiện và dễ dàng hơn trong công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự hành chính. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể tải mẫu miễn phí với những nội dung chi tiết dưới đây.
1.1 Nội dung trong mẫu KPI cho nhân viên hành chính
Trong bảng đánh giá KPI, doanh nghiệp cần đưa vào các nội dung sau:
- Chỉ số đánh giá nhân viên được mô tả chi tiết
- Các hạng mục đánh giá: như Xuất sắc – Khá – Trung bình
- Phân loại từng chỉ số theo chức danh và vị trí tương ứng
1.2 Tải MIỄN PHÍ mẫu KPI phòng hành chính từ CoDX
Mẫu miễn phí đánh giá KPI nhân sự hành chính từ CoDX đã bao gồm các nội dung cần thiết kể trên. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sắp xếp hoặc thêm các chỉ số khác phù hợp với công việc đặc thù của công ty.
1.3 Một số lưu ý khi xây dựng KPI cho nhân viên hành chính
Cách xây dựng KPI để đánh giá nhân viên hành chính, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:
- Đặt ra những mục tiêu cụ thể trước khi thiết lập KPI đánh giá
- Đảm bảo KPI đặt ra nhân viên có thể thực hiện được, phù hợp với trình độ năng lực của nhân sự
- Theo dõi chỉ số KPI thường xuyên để biết các khó khăn nhân viên đang gặp phải
- Đề ra các giải pháp, thay đổi hợp lý trong trường hợp nhân viên không hoàn thành KPI
|
Xem thêm:
|
2. Các tiêu chí cho mẫu KPI đánh giá nhân viên hành chính
Trong mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính, doanh nghiệp nên đưa các tiêu chí về chỉ số KPI sau:
- Chỉ số KPI về tuyển dụng
- Chỉ số về đào tạo
- Chỉ số nhân viên thôi việc
- Các chỉ số liên quan khác
2.1 Chỉ số KPI về tuyển dụng
Nhân viên hành chính có thể đảm nhiệm vị trí tuyển dụng trong doanh nghiệp. Khi thực hiện các công việc tuyển dụng, nhân sự phòng hành chính có thể được đánh giá qua các chỉ số sau:
- Số lượng vị trí tuyển mới thành công cho công ty
- Số ngày các vị trí bị bỏ trống khi chưa tuyển được nhân viên mới
- Hiệu suất tuyển dụng mới so với giai đoạn trước
- Tác động của tuyển dụng đến tài chính doanh nghiệp
2.2 Chỉ số đào tạo
Các chỉ số về việc đào tạo nhân sự đang làm và nhân sự mới cũng có thể cho vào bảng đánh giá KPI. Một số KPI đào tạo quan trọng cần đề cập là:
- Số lượng nhân viên tham gia chương trình đào tạo
- Tỷ lệ nhân viên vượt qua vòng đào tạo
- Đánh giá tích cực của nhân sự mới sau khi tham gia khóa đào tạo
- Các nội dung cần đào tạo về doanh nghiệp, văn hóa công ty, kiến thức chuyên môn,…
2.3 Chỉ số về nhân viên thôi việc
Việc kiểm soát số lượng nhân sự trong công ty là một trong những nhiệm vụ của nhân viên hành chính. Cụ thể hơn, nhân viên hành chính cần kiểm soát tỷ lệ thôi việc trong nội bộ doanh nghiệp.
Vì vậy, các chỉ số về nhân viên thôi việc có thể được thêm trong mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính như:
- Chi phí thôi việc cần bỏ ra trong một tháng (bao gồm các chi phí tuyển dụng nhân viên mới, phí đào tạo,…)
- Tỷ lệ thôi việc, gồm những nhân viên xin nghỉ, bị sa thải, nghỉ hưu hoặc được điều động sang chi nhánh, doanh nghiệp khác
- Thời gian lấp đầy các vị trí thôi việc
2.4 Các chỉ số liên quan khác
Ngoài ba nhóm chỉ số chính kể trên, lãnh đạo cũng có thể thêm một số chỉ số phụ liên quan khác, phù hợp với công việc hành chính trong công ty. Những chỉ số doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Hoàn thiện bảng lương cho các nhân sự mới
- Đặt hàng, quản lý các thiết bị công nghệ liên quan đến công việc
- Thái độ của nhân sự trong công ty
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ sổ sách theo chuyên môn
- Quản lý tài sản chung của văn phòng doanh nghiệp
- Công tác lễ tân cho công ty
|
Liên quan:
|
3. Ưu và nhược điểm khi dùng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính bằng Excel
Bảng tính Excel là một trong những công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp thực hiện đánh giá KPI cho nhân viên. Bằng cách kẻ bảng, biểu đồ trực quan cùng khả năng tính toán theo công thức nhanh chóng, không ít công ty đang áp dụng Excel trong việc theo dõi chỉ số KPI. Tuy nhiên, cách làm này có một số ưu và nhược điểm các cấp quản lý nên lưu tâm.
Những ưu điểm khi xây dựng mẫu đánh giá nhân viên bằng Excel:
- Thuận tiện thống kê, phân tích số liệu
- Miễn phí, không cần tốn nhiều chi phí để quản lý dữ liệu
- Có thể tự điều chỉnh, thiết kế hoặc theo các mẫu có sẵn
Bên cạnh đó, Excel vẫn còn vài nhược điểm khi xây dựng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính, cụ thể là:
- Nhân sự sử dụng phải là người có kiến thức chuyên môn và kỹ năng tin học văn phòng cơ bản
- File Excel phải lưu trữ trên hệ thống của máy tính, không thể cấp quyền cho nhiều người cùng chỉnh sửa một lúc
- Tính bảo mật thấp, dễ bị lấy cắp dữ liệu từ máy tính hoặc hệ thống mạng cục bộ với virus xâm nhập
- Khả năng đồng bộ với các tài liệu khác của doanh nghiệp thấp, đặc biệt với các phần mềm hệ thống quản lý khác
4. Giải pháp thay thế giúp đánh giá KPI cho nhân viên hành chính hiệu quả nhất
Để đánh giá KPI cho nhân viên hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng những phần mềm thay thế. Một trong những phần mềm được đánh giá cao hiện nay là phần mềm quản lý mục tiêu OKRs của CoDX.
Phần mềm quản lý mục tiêu OKRs của CoDX là phần mềm giúp thiết lập mục tiêu cho từng đối tượng, từ đó quản lý và theo dõi tiến trình thực hiện mục tiêu. Cả doanh nghiệp và nhân sự đều có thể tự xây dựng mục tiêu phù hợp, đặt ra các mốc thời gian để đánh dấu tiến độ chính xác.
Một số tính năng nổi bật để thiết lập mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính và theo dõi chỉ số trong phần mềm OKRs là:
- Xây dựng những mục tiêu, chỉ số đánh giá ứng với từng nhân viên cụ thể
- Cho phép thiết lập chu kỳ làm việc và cảnh báo check-in công việc trễ hạn
- Kèm bằng chứng về thời gian check-in, hoàn thành công việc
- Theo dõi công việc, tiến độ trực quan với sơ đồ rõ ràng
- Tự động xây dựng báo cáo về tiến độ công việc
- Kết hợp với hệ thống tuyên dương, ví thưởng của CoDX để trao thưởng, ghi nhận thành tích của nhân viên nhanh chóng, tiện lợi
Trên đây là những nội dung về mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính, với các nội dung cụ thể cùng một số lưu ý. CoDX hy vọng qua bài viết này doanh nghiệp có thể xây dựng những mẫu KPI phù hợp hoặc thiết lập và sử dụng những phần mềm chuyên dụng để đánh giá nhân viên hành chính cùng các phòng ban khác.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
