10 Cách sắp xếp công việc hiệu quả – khoa học nhân viên

Bạn có bao giờ rơi vào tình trạng “khối lượng công việc quá nhiều nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu; hay làm cả ngày nhưng vẫn không hết việc”?  Đừng lo lắng nếu như bạn biết cách sắp xếp công việc hiệu quả – khoa học. 

Theo dõi bài viết dưới đây để biết được mẹo sắp xếp công việc để ứng dụng cho bản thân cũng như đội nhóm làm việc của bạn.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• Mẫu lập kế hoạch công việc tháng chuẩn trên Excel
• 5 Phần mềm nhắc nhở công việc MIỄN PHÍ trên điện thoại, máy tính
• Cách tạo timline công việc trên excel để sắp xếp công việc hiệu quả hơn

1. Sắp xếp công việc là gì?

Sắp xếp công việc là kỹ năng phân chia các task nhiệm vụ công việc cần hoàn thành sao cho phù hợp với khả năng trong một khoảng thời gian tối ưu nhất.

Đây là kỹ năng cần thiết mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần có để nâng cao năng suất làm việc tối ưu.

Việc training kỹ năng sắp xếp công việc sẽ giúp nhân viên dễ dàng thống kê các công việc dựa trên plan đề ra theo tuần, tháng hoặc quý cụ thể và sắp xếp chúng theo những mốc thời gian chi tiết để hoàn thành được mục tiêu công việc để ra.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các công cụ, phần mềm để giúp việc sắp xếp, quản lý công việc nhóm trở nên nhanh chóng, có hệ thống.

Chủ đề về giao việc cần cho bạn:

• Hướng dẫn giao việc và quản lý công việc trên zalo
• Bảng phân công công việc nhóm trực quan
• Dấu hiệu quá tải khi bị ép làm quá nhiều việc

2. Tầm quan trọng của sắp xếp công việc hiệu quả

Sắp xếp công việc hiệu quả là cách giúp công việc được thực hiện có hệ thống hợp lý, nhằm đảm bảo các nhiệm vụ đều được hoàn thành. 

2.1 Đối với nhân viên

Với nhân viên., biết cách sắp xếp công việc đem lại những lợi ích sau:

• Giúp nhân viên chủ động với kế hoạch công việc đã đề ra khi nhìn vào bảng công việc của cá nhân với đầy đủ các yếu tố như task công việc, thời gian hoàn thành, tiêu chuẩn thời gian cho các task.
• Đảm bảo tiến độ công việc: Khi sắp xếp công việc khoa học, nhân viên sẽ biết được những vấn đề phát sinh có khả năng xảy ra để chủ động lên giải pháp phù hợp. Điều này giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát xử lý tốt các vấn đề ngoài ý muốn, đảm bảo được tiến độ công việc.
• Tăng cường sự tập trung trong công việc: Việc hệ thống công việc theo một lộ trình thời gian, các task được liệt kê cụ thể sẽ giúp nhân viên không xao nhãng khi thực hiện công việc. Điều này đồng nghĩa, mức độ tập trung của nhân viên sẽ được tăng lên.
• Tạo sự thoải mái trong công việc: Một bảng công việc được sắp xếp rõ ràng với mốc thời gian chi tiết sẽ giúp nhân viên cảm thấy an tâm hơn. Với cách sắp xếp phù hợp về thời gian, nhân viên sẽ hoàn thành một cách hiệu quả và thoải mái nhất.

2.2 Đối với nhà quản lý

• Kỹ năng sắp xếp công việc có khả năng giúp người quản lý được linh hoạt trong việc điều phối các nhiệm vụ với nhau. Từ đó có thể ứng biến các trường hợp để giao việc hiệu quả và lên kế hoạch thực hiện chúng tốt nhất có thể.
• Thành thạo kỹ năng này cũng giúp nhà quản lý hiệu rõ những vấn đề của nhân viên khi họ không hoàn thành được công việc đúng hạn. Người quản lý có thể hướng dẫn cho nhân viên của mình để thực hiện việc sắp xếp công việc hiệu quả hơn.

>>> Xem ngay: Xếp lịch làm việc bằng excel chuyên nghiệp với 8 mẫu bảng chi tiết

3. 10 Cách sắp xếp công việc khoa học – hiệu quả cho nhân viên

Dưới đây là 10 cách sắp xếp công việc hiệu quả được nhiều doanh nghiệp hướng dẫn cho nhân viên của mình.

1. Tạo todolist công việc
2. Phân loại, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
3. Xác định tiêu chuẩn thời gian cho mỗi công việc
4. Dùng giấy để ghi chú công việc cần làm
5. Làm việc không phân tâm
6. Nghỉ ngơi xen kẽ sau thời gian tập trung
7. Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc
8. Sắp xếp thêm thời gian dự trù, backup công việc phát sinh
9. Sử dụng công cụ hỗ trợ để sắp xếp công việc khoa học
10. Việc sắp xếp cần phù hợp với sức khỏe cá nhân

3.1 Tạo todolist công việc

Khi có quá nhiều công việc cần xử lý, không thể kiểm soát hết toàn bộ công việc dễ dẫn đến việc bị miss công việc. 

Do vậy, cần lập ra một danh sách todolist cần làm để quản lý và thực hiện. Hãy đảm bảo danh sách công việc rõ ràng, chi tiết.

3.2 Phân loại, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Một nhà lãnh đạo thành công là người có thể nhận định được mức độ quan trọng của từng loại nhiệm vụ và sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc để giải quyết chúng. Bạn có thể phân bổ công việc thành 3 hạng mục theo mức độ ưu tiên giảm dần:

• Quan trọng và khẩn cấp: Đây sẽ là những công việc cần hoàn thành ngay, ví dụ: Trả lời email khách hàng, công việc liên quan đến dự án, cuộc họp với nhân viên,…
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Xem xét văn bản, giấy tờ, Tham gia hội nghị, Gặp khách hàng,…
• Không quan trọng, không khẩn cấp: Thường là những công việc mang tính giải trí, không ảnh hưởng nhiều đến quá trình phát triển các nhân hay công việc.

3.3 Xác định tiêu chuẩn thời gian cho mỗi công việc

Đặt thời hạn cho từng công việc là yếu tố quan trọng quyết định cách sắp xếp công việc hiệu quả hay không. Hãy đặt deadline cho từng công việc cụ thể và cố gắng hoàn thành như những gì đã vạch ra. Đây cũng là cách giúp nhà lãnh đạo đốc thúc bản thân và đẩy nhanh tiến độ công việc. 

3.4 Dùng giấy để ghi chú công việc cần làm

Phương pháp ghi chú được xem là cách sắp xếp công việc khoa học để nhắc nhở bạn thực hiện công việc đó. Tuy nhiên, bạn nên ghi chú công việc cần làm trên giấy note, để những nơi dễ nhìn thấy hoặc nơi bạn thường xuyên lui đến. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ quên các công việc cần làm. Bên cạnh đó, khi hoàn thành công việc bạn nên gạch bỏ các công việc đã làm để tránh với các công việc chưa thực hiện khác. 

3.5 Tập trung xử lý công việc không phân tâm

Việc tập trung xử lý công việc là điều quan trọng giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ được đề ra trong danh sách, được lên thời gian và sắp xếp thực hiện hợp lý. Để thực hiện công việc hiệu quả, bạn cần tập trung hết khả năng vào nhiệm vụ đang làm, tránh mất tập trung làm xao lãng ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc. 

3.6 Nghỉ ngơi xen kẻ sau thời gian tập trung

“Có sức khỏe là có tất cả”, đúng vậy đừng vì công việc mà bỏ quên sức khỏe bản thân. Trong quá trình sắp xếp công việc, các nhà lãnh đạo cũng cần phải dành ra khoảng từ 10-15 phút để nghỉ ngơi. Đây là khoảng thời gian giúp cơ thể phục hồi lại nguồn năng lượng và não bộ có thể nghỉ ngơi.

3.7 Thường xuyên kiểm tra tiến độ

Thường xuyên kiểm tra tiến độ cũng là bước quan trọng trong cách sắp xếp công việc hiệu quả. Nhà lãnh đạo cần theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc sát sao để chắc rằng công việc luôn hoàn thành đúng hạn. Tuy vậy, việc kiểm tra tiến độ công việc sẽ khá khó khăn nếu như không có sự giúp đỡ của phần mềm chuyên nghiệp.

3.8 Sắp xếp thêm thời gian dự trù công việc

Khi xác định thời gian hoàn thành công việc, bạn nên thêm thời gian dự phòng cho công việc của mình. Bởi đôi lúc công việc cần thực hiện sẽ không thể hoàn thành theo đúng thời gian bạn đề ra, do một số vấn đề không mong muốn xảy ra dẫn đến thời gian công việc chưa được hoàn thành. Chính vì vậy, việc thêm thời gian dự trù sẽ làm cho công việc đó thêm thời gian và không làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện của công việc khác.

3.9 Sử dụng công cụ hỗ trợ để sắp xếp công việc hiệu quả

Cuối cùng, bạn có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các ứng dụng sắp xếp việc làm để có thể tiết kiệm tối đa thời gian và chắc chắn rằng không có hiện tượng bỏ lỡ công việc. Bên cạnh đó, khi sử dụng các ứng dụng app sắp xếp công việc theo dõi kế hoạch, nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc và đưa ra những biện pháp khắc phục hiệu quả.

3.10 Sắp xếp cần phù hợp với sức khỏe cá nhân

Bên cạnh thực hiện các công việc theo sắp xếp, bạn cần có một sức khỏe tốt để hoàn thành công việc. Đảm bảo sức khỏe của mình cũng là đảm bảo công việc được hoàn thành theo sắp xếp trước đó. Ngoài việc nghỉ ngơi để đầu óc được thư giản, vấn đề sức khỏe của bạn cần được chăm sóc có khoa học thông qua những bữa ăn lành mạnh, tốt cho sức khỏe để tạo ra năng lượng làm việc hiệu quả.

4. Các phương pháp sắp xếp công việc khoa học

Để sắp xếp công việc khoa học, có thể áp dụng các phương pháp sau đây:

• Ma trận Eisenhower: Giúp phân tích công việc theo mức độ khẩn cấp, công việc quan trọng. Cụ thể có 4 mức độ: Khẩn cấp và quan trọng; Quan trọng nhưng không khẩn cấp; Khẩn cấp nhưng không quan trọng; Không quan trọng và không khẩn cấp.
• Phương pháp Ivy Lee: Đưa ra 6 mục tiêu cần đạt được cho ngày hôm sau vào cuối ngày hôm trước. Sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên quan trọng nhất. Bắt đầu thực hiện ngay công việc đầu tiên và hoàn thành cho đến hết 6 mục tiêu đã đề ra. 
• Phương pháp Get thing done: Nguyên tắc của phương pháp này là sắp xếp các công việc đơn giản, theo từng bước một, nhờ đó giúp hoàn thành công việc trong tâm thế thoải mái nhất.
• Phương pháp MoSCoW: tập trung vào việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên vào 4 ô: Must haves’ – bắt buộc phải có, S viết tắt cho ‘Should have’ – nên có, C cho ‘Could have’ – có thể có và W cho ‘Won’t have’ – sẽ không có hoặc ‘Would haves’ – sẽ có.

5. Các công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc hiệu quả

Trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay, nhiều phần mềm sắp xếp công việc hiệu quả giúp người dùng dễ dàng quản lý vào theo dõi tiến độ công việc của mình. Dưới đây là các công công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc phổ biến hiện nay.

5.1 Ứng dụng Notion giúp sắp xếp công việc trở nên khoa học hơn

Ứng dụng Notion được biết đến là phần mềm theo dõi công việc, ghi chú, cho phép người dùng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc ngay trên máy tính và điện thoại. Nhiều người dùng sử dụng Notion cho thấy, đây là một trong số ứng dụng giúp sắp xếp công việc hiệu quả nhờ vào giao diện bắt mắt, nhiều tính năng đa dạng, được tích hợp trên phần mềm. Ứng dụng này rất phù hợp với nhiều người dùng để học tập hay làm việc đều được.

5.2 Phần mềm Google calendar

Sử dụng Google calender như một giải pháp giúp công việc của bạn được hoàn thành trong thời gian biểu đã lên trước đó. Giao diện dễ dùng, màu sắc giúp bạn dễ dàng nắm rõ tiến độ công việc của mình. Bên cạnh đó Google calendar sẽ nhắc hẹn và thông báo các sự kiện, ngày quan trọng để bạn có thể biết và sắp xếp công việc hợp lý hơn.

5.3 Sắp xếp công việc khoa học hiệu quả với CoDX Task

CoDX Task – Hệ thống quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp 4.0. Đây là một trong những giải pháp cho cách sắp xếp công việc hiệu quả mà doanh nghiệp nên đầu tư cho một quy trình làm việc chuyên nghiệp nhất.

Thông tin phần mềm CoDX Task:

🔰 Tên phần mềm	CoDX Task
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-cong-viec/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Miễn phí	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

Với những cách sắp xếp công việc hiệu quả, hợp lý, khoa học mà CoDX đã cung cấp mong rằng bạn đã tìm ra phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả cho nhân viên, đội nhóm. Hãy tối ưu hóa quy trình quản lý công việc với CoDX Task, doanh nghiệp có thể phân chia công việc, theo dõi tiến độ, đánh giá báo cáo đơn giản gấp 10 lần quy tình truyền thống.

>>> Giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp:

• Top 10 Phần mềm làm việc nhóm quản lý công việc miễn phí tốt nhất
• Giải pháp nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả
• Lập bảng tiến độ thi công bằng excel chuyên nghiệp [Tải mẫu miễn phí]