Làm gì khi nhân viên làm việc không hiệu quả, yếu kém? Giải pháp nào tối ưu?

Nhân viên làm việc không hiệu quả không phải là chuyện hiếm gặp tại môi trường công sở. Tình trạng này cũng khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu vì gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung của doanh nghiệp. 

Để giải quyết được triệt để vấn đề này, doanh nghiệp cần biết được những nguyên nhân nào khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả, từ đó, có giải pháp khắc phục phù hợp.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Trong bài viết này, Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu các nguyên nhân nhân viên làm việc kém hiệu quả, không hoàn thành công việc được giao và đưa ra một số giải pháp để cải thiện tình trạng nhân viên yếu kém này.

Cùng chủ đề:

• So sánh hiệu quả và hiệu suất để thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả
• Lợi ích của Kaizen và 10 Nguyên tắc ứng dụng

1. Nhân viên làm việc không hiệu quả có biểu hiện gì?

Người quản lý có thể dễ dàng nhận thấy nhân viên làm việc không hiệu quả thông qua các biểu hiện sau:

• Chán nản, kém nhiệt tình trong công việc
• Trễ deadline, không kịp tiến độ, năng suất giảm
• Nhân viên thiếu sự chủ động trong công việc

1.1 Chán nản, kém nhiệt tình trong công việc

Biểu hiệu dễ nhận thấy ở những nhân viên yếu kém làm việc không hiệu quả đó chính là sự thiếu nhiệt tình trong công việc. Những nhân viên này đã mất dần động lực làm việc, họ cảm thấy nhàm chán với những gì mình đang làm. Vậy nên, kết quả công việc giảm sút không phanh là điều hiển nhiên.

Biểu hiện thứ hai của nhân viên làm việc yếu kém đó là tần suất vắng mặt ngày càng nhiều. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, có thể bắt nguồn từ công việc hoặc từ cuộc sống cá nhân của nhân viên.

Hay tỏ ra khó chịu, không tuân thủ các quy định của công ty là biểu hiện cao nhất của những nhân viên làm việc kém hiệu quả. Giai đoạn này cho thấy nhân viên bất mãn với công việc hoặc các mối quan hệ.

Và tất nhiên, khi không có thái độ hợp tác trong quá trình làm việc đồng nghĩa với chất lượng công việc sẽ không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

1.2 Trễ deadline, không kịp tiến độ, năng suất giảm

Nhân viên thường xuyên trễ deadline, không hoàn thành công việc được giao, năng suất công việc giảm là những dấu hiệu nổi bật cho thấy kết quả làm việc không hiệu quả. Người quản lý có thể nhìn thấy dấu hiệu này khi nhân viên của mình không đáp ứng được các tiêu chuẩn công việc đã đề ra. Họ không cởi mở để đưa ra các giải pháp để giải quyết công việc nhóm, không chủ động hoàn thành công việc trước deadline mà luôn tìm cách trì hoãn.

Từ những trường hợp thực tế cho thấy, nhân viên làm việc không hiệu thường xuyên không hoàn thành KPI. Họ chỉ đạt 70%KPI trở xuống. Kèm theo đó là những dấu hiệu như thường xuyên trì hoãn nhiệm vụ, biện minh cho những sai sót của bản thân và có xu hướng đổ lỗi cho người khác.

1.3 Nhân viên thiếu sự chủ động trong công việc

• Không có tính tự giác trong quá trình làm việc: Chỉ làm việc khi được giao nhiệm vụ, không chủ động tìm kiếm công việc hoặc đề xuất ý tưởng mới.
• Phụ thuộc vào chỉ dẫn: Luôn cần hướng dẫn chi tiết, giám sát liên tục mới có thể hoàn thành công việc.
• Không hợp tác với đồng nghiệp: Tránh né hoặc không tích cực tham gia vào công việc nhóm.
• Giao tiếp kém: Không rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin hoặc không thường xuyên cập nhật tiến độ công việc.

Việc nhận diện sớm các dấu hiệu này sẽ giúp quản lý có các giải pháp can thiệp kịp thời để hỗ trợ nhân viên cải thiện, nâng cao hiệu quả làm việc.

2. Những ảnh hưởng nghiêm trọng khi làm việc kém hiệu quả

Khi nhân viên làm việc không hiệu quả, không chỉ bản thân họ mà cả doanh nghiệp đều phải chịu những hậu quả tiêu cực. Dưới đây là một số hậu quả chính:

• Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Nhân viên làm việc không hiệu quả thường dẫn đến sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt chất lượng mong đợi. Điều này có thể bao gồm các lỗi kỹ thuật, sai sót trong quy trình sản xuất hoặc dịch vụ không đáp ứng được nhu cầu khách hàng. Khi chất lượng sản phẩm/dịch vụ giảm, uy tín của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
• Tăng chi phí, tài nguyên: Hiệu suất làm việc thấp khiến doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí để sửa chữa, điều chỉnh hoặc làm lại công việc. Ngoài ra, việc sử dụng tài nguyên không hiệu quả, như thời gian, vật liệu và nhân lực, cũng dẫn đến lãng phí, làm tăng chi phí vận hành, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Gây mâu thuẫn trong đội ngũ: Nhân viên làm việc không hiệu quả có thể gây ra sự bất mãn, các đồng nghiệp khác có thể cảm thấy bất công khi phải gánh vác công việc thay cho người làm việc kém hiệu quả dẫn đến mâu thuẫn, mất đoàn kết và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của cả đội ngũ.
• Mất khách hàng, thị phần trên thị trường: Chất lượng sản phẩm/dịch vụ kém và trải nghiệm khách hàng không tốt có thể khiến doanh nghiệp mất đi khách hàng hiện tại, khó khăn trong việc thu hút khách hàng mới dẫn đến giảm doanh thu, thị phần cạnh tranh trên thị trường, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

3. Nhân viên làm việc không hiệu quả xuất phát từ nguyên nhân nào?

Dưới đây là 4 nguyên nhân thường gặp nhất dẫn đến nhân viên làm việc kém hiệu quả:

• Vấn đề về năng lực hạn chế, không đáp ứng được yêu cầu công việc
• Mục tiêu làm việc không rõ ràng từ cấp trên
• Đội nhóm thiếu quy trình, tính kỷ luật
• Không được ghi nhận năng lực đúng lúc, kịp thời

3.1 Năng lực hạn chế gây ra làm việc kém hiệu quả

Một trong những nguyên nhân thường gặp khi nhân viên làm việc không hiệu quả đó là năng lực chuyên môn còn hạn chế. Thiếu các kỹ năng, kiến thức chuyên môn sẽ dẫn đến kết quả công việc kém. Đặc biệt, với các nhiệm vụ đòi hỏi có hiểu biết chuyên môn, năng lực của nhân sự không đáp ứng được sẽ dễ gây ra những sai sót, ảnh hưởng đến kết quả công việc, chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Năng của nhân viên hạn chế có thể bắt nguồn từ nhiều lý do. Có thế từ chính cách nhà quản lý giao việc không đúng chuyên môn, nhồi nhét công việc. Ngoài ra, lý do từ chủ quan nhân viên như không cập nhật kiến thức mới, không đầu tư tìm hiểu về chuyên môn của mình. Hiện nay, thực trạng làm việc trái ngành khá phổ biến, việc nhân sự vừa làm vừa bổ sung thêm kiến thức cũng dẫn đến tình trạng làm việc không hiệu quả.

3.2 Mục tiêu công việc không rõ ràng

Mục tiêu không rõ ràng cũng là một trong những nguyên nhân nhân viên làm việc kém hiệu quả. Một công việc mà không thiết lập mục tiêu rõ ràng sẽ không mang lại một kết quả tốt nhất. Nếu không có hướng dẫn rõ ràng từ người quản lý, cũng như các mục tiêu, định lượng, đánh giá công việc phù hợp thì rất khó để nhân viên có năng suất tốt nhất. Do đó, việc thiết lập mục tiêu được xem là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Vì vậy, đây cũng là một lý do khiến nhân viên làm việc không hiệu quả mà các nhà quản lý cần quán triệt.

3.3 Đội nhóm thiếu kỷ luật, quy trình khiến nhân viên làm việc không hiệu quả

Trong một tổ chức yếu tố để gắn kết các cá nhân lại với nhau đó là quy trình và tính kỷ luật. Để công việc đạt kết quả tốt, đặc biệt là những công việc nhóm cần thực hiện theo quy trình và có kỷ luật rõ ràng. Đây chính là nguyên nhân nhân viên làm việc kém hiệu quả, khả năng làm việc nhóm rời rạc, không mang lại kết quả.

Ngoài ra, việc doanh nghiệp không đặt ra những nguyên tắc, kỷ luật nhân viên thường làm việc vô thưởng vô phạt và không hết mình với công việc.

3.4 Nhân viên không được ghi nhận năng lực

Việc công nhận kết quả làm việc của nhân viên tưởng chừng như đơn giản nhưng điều này góp phần làm gia tăng động lực làm việc. Hành động này mang ý nghĩa tinh thần lớn, tuy nhiên cũng cần kết hợp với ghi nhận về vật chất như khen thưởng, thưởng nóng.

4. Cần làm gì khi nhân viên làm việc không hiệu quả, yếu kém?

Xây dựng các phương án giải quyết vấn đề về năng suất công việc của nhân viên là mối quan tầm hàng đầu của các nhà quản lý hiện nay. Vậy đâu là giải pháp tốt nhất cho vấn đề này?

CoDX gợi ý bạn 7 định hướng được nhiều doanh nghiệp lớn hiện nay áp dụng giải quyết tính trạng làm việc không hiệu quả của nhân viên bên dưới đây:

• Theo dõi tiến độ đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt số lượng công việc
• Gia tăng trải nghiệm, tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả
• Tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng, kiến thức chuyên môn
• Xây dựng môi trường làm việc tích cực, thoải mái
• Nâng cao kỹ năng cho các quản lý, lãnh đạo nhóm
• Áp dụng các công cụ số giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn
• Chính sách chăm sóc sức khỏe, tinh thần cho nhân viên

4.1 Theo dõi tiến độ đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt số lượng công việc

Một trong những giải pháp ngăn chặn tình trạng làm việc không hiệu quả của nhân viên là thiết lập theo dõi tiến độ công việc. Việc theo dõi tiến độ sẽ giúp đảm bảo rằng nhân viên hoàn thành tốt số lượng công việc trong thời gian dự kiến đưa ra, đây cũng là phương pháp được áp dụng cho hình thức làm việc từ xa.

Một số cách giúp theo dõi tiến độ hiệu quả như quy định việc gửi dự kiến, báo cáo công việc mỗi ngày, hàng tuần. Quy định việc báo cáo những khó khăn trong quá trình làm việc để kịp thời đưa ra các giải pháp gia tăng hiệu suất công việc cho nhân viên. >>> Tải mẫu quản lý công việc bằng excel từ CoDX để theo dõi tiến độ công việc.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc để theo dõi tiến độ trực quan bằng các bảng biểu, biểu đồ minh họa, …

4.2 Gia tăng trải nghiệm, tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả

• Lắng nghe, trao đổi những khó khăn nhân viên đang gặp phải: Trao đổi trực tiếp với nhân sự, lắng nghe những khó khăn, khuất mắt để tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục. Khi đã biết được nguyên nhân gì khiến nhân viên làm việc không hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện các giải pháp gắn kết, tạo động lực trong môi trường làm việc.
• Xây dựng chính sách thưởng phạt rõ ràng: Thiết lập các chương trình thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc, đồng thời có cơ chế phạt hợp lý để đảm bảo sự công bằng và tính kỷ luật trong công việc.
• Ghi nhận thành quả làm việc của nhân viên: Ghi nhận thành quả, công lao đóng góp của nhân viên thông qua các buổi lễ khen thưởng, các bản tin nội bộ hoặc các chương trình vinh danh sẽ giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng, động viên họ tiếp tục cố gắng.

4.3 Tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng, kiến thức chuyên môn

Tổ chức các khóa đào tạo hội thảo hoặc chương trình đào tạo chuyên sâu định kỳ để cập nhật kiến thức, kỹ năng mới cho nhân viên. Đảm bảo các chương trình này phù hợp với nhu cầu xu hướng của ngành nghề. Doanh nghiệp có thể mua các khóa học bên ngoài hoặc mời chuyên gia đến để đào tạo inhouse. Đào tạo nhân viên về các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian, giải quyết xung đột. Những kỹ năng này rất quan trọng để nâng cao hiệu suất làm việc.

4.4 Xây dựng môi trường làm việc tích cực, thoải mái

• Không gian làm việc thoải mái: Đảm bảo không gian làm việc sạch sẽ, thoáng mát, trang bị đầy đủ các thiết b, công cụ làm việc cần thiết để hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc hiệu quả.
• Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực, nơi mọi người tôn trọng, hỗ trợ lẫn nhau. Khuyến khích sự hợp tác, tạo điều kiện cho các hoạt động gắn kết nhân viên.
• Khả năng linh hoạt trong công việc: Cung cấp các chính sách linh hoạt như làm việc từ xa, giờ làm việc linh hoạt để nhân viên có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

4.5 Nâng cao kỹ năng cho các quản lý, lãnh đạo nhóm

• Tổ chức các khóa đào tạo về quản lý, lãnh đạo cho các cấp quản lý. Nâng cao khả năng lãnh đạo, quản lý nhân sự và giải quyết vấn đề của các nhà quản lý.
• Xây dựng hệ thống phản hồi thường xuyên giữa quản lý và nhân viên. Các nhà quản lý cần lắng nghe ý kiến của nhân viên, hỗ trợ họ kịp thời.
• Khuyến khích các nhà quản lý áp dụng phong cách lãnh đạo tích cực, lấy nhân viên làm trung tâm. Tạo điều kiện để nhân viên phát huy tối đa khả năng đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.

4.6 Áp dụng các công cụ số giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn

Ứng dụng phần mềm quản lý công việc là một trong những yếu tố giúp gia tăng hiệu suất của nhân viên tại doanh nghiệp. Cũng dễ hiểu khi sự bùng nổ về công nghệ thông tin, doanh nghiệp nếu không áp dụng các giải pháp công nghệ sẽ làm giảm hiệu suất công việc chung.

Có nhiều công cụ để doanh nghiệp quản trị hiệu suất, đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên. Có thể nhắc đến phần mềm quản lý công việc CoDX Task giúp sắp xếp, giao việc dễ dàng và phân bổ nguồn lực hiệu quả cho doanh nghiệp.

CoDX Task là app quản lý công việc nhóm giúp giao việc thông minh, giúp kết nối các kế hoạch công việc của nhân viên với mục tiêu tổng, sắp xếp công việc khoa học theo từng nhóm, dự án. CoDX Task không chỉ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên làm việc hiệu quả mà còn có tính năng như một phần mềm nhắc việc trên điện thoại giúp người quản lý giám sát, đánh giá hiệu suất của nhân viên trực quan, mọi lúc, mọi nơi.

Bên cạnh đó, việc xây dựng một quy trình làm việc tối ưu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp cũng là giải pháp mang lại hiệu quả công việc cao. Hiện nay, hầu hết các tập đoàn lớn đều xây dựng bộ quy trình vận hành riêng. Tuy nhiên, cần có sự hỗ trợ của công cụ công nghệ để tối ưu quy trình làm việc.

CoDX Dynamic Process hiện là công cụ quản lý quy trình động đáp ứng được nhu cầu chuẩn hóa và số hóa quy trình của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quy trình động này giúp doanh nghiệp liên kết các quy trình liên phòng ban, hình thành hệ sinh thái có thể quản lý, đo lường trên một nền tảng duy nhất.

4.7 Chính sách chăm sóc sức khỏe, tinh thần cho nhân viên

• Cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe như khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm y tế, thành lập câu lạc bộ thể thao để nâng cao thể lực, tinh thần của nhân viên.
• Đưa ra các chương trình hỗ trợ tâm lý, bao gồm tư vấn tâm lý, các buổi hội thảo về quản lý căng thẳng, kỹ năng sống. Điều này giúp nhân viên giải tỏa áp lực duy trì trạng thái tinh thần tích cực.
• Khuyến khích nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Cung cấp các chính sách nghỉ phép hợp lý, khuyến khích nhân viên tham gia các hoạt động ngoại khóa, dành thời gian cho gia đình.

Có nhiều lý do khiến nhân viên làm việc không hiệu quả, bao gồm cả nhiều yếu tố từ chủ quan của nhân viên đến yếu tố khách quan từ doanh nghiệp. Để giải quyết tình trạng này doanh nghiệp cần có giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả thích hợp. Hy vọng với những giải pháp mà CoDX gợi ý sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên.