Ngày nay, ở các doanh nghiệp kinh doanh, quá trình quản lý việc thu mua hàng hóa thường liên quan tới nhân sự, chu trình và công nghệ kỹ thuật. Vậy quy trình thu mua là gì? Các bước thực hiện và phương pháp tối ưu hóa chu trình này như thế nào? Hãy để CoDX giải đáp tất cả thắc mắc dưới bài viết này.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Quy trình thu mua hàng hóa là gì?
Quy trình thu mua hàng hóa là một chuỗi hoạt động quá trình lên kế hoạch, xác định hướng đi, chọn lựa nhà cung ứng phù hợp để bảo đảm cung cấp nhanh chóng và đầy đủ nguyên vật liệu, sản phẩm phục vụ cho mục đích sản xuất và hoạt động thương mại. Đây là chu trình không thể thiếu trong các hoạt động Logistics và chuỗi cung ứng hàng hóa.
2. Các bước trong quy trình thu mua hàng hóa mới 2023
Thông thường, quá trình thu mua sản phẩm tại đơn vị kinh doanh được thực hiện theo 8 bước dưới đây:
- Bước 1: Tổng hợp thông tin của đơn vị cung ứng;
- Bước 2: Đánh giá đơn vị cung ứng;
- Bước 3: Phê duyệt đơn vị cung ứng và gửi báo giá;
- Bước 4: Thiết lập hợp đồng;
- Bước 5: Đặt mua sản phẩm và ký kết hợp đồng;
- Bước 6: Giao, nhận sản phẩm;
- Bước 7: Kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm khi giao, nhận;
- Bước 8: Tiến hành nhập kho và thanh toán.
2.1. Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung ứng
Bước đầu tiên, phòng cung ứng có nhiệm vụ tổng hợp và chọn lựa các thông tin cần thiết của đơn vị cung ứng để thực hiện thu mua sản phẩm. Bao gồm các thông tin cơ bản, khảo sát và thu thập dữ liệu, báo cáo điều tra liên quan tới nhà cung ứng. Bạn có thể thu thập thông tin từ internet, tạp chí, mạng xã hội, các hoạt động khảo sát, tham khảo ý kiến từ chuyên gia trong ngành,…
2.2. Bước 2: Đánh giá nhà cung ứng trong quy trình thu mua
Căn cứ vào nhu cầu mua sản phẩm mà công ty sẽ đánh giá đơn vị cung cấp phù hợp để tìm kiếm nhà cung ứng mới tiềm năng hoặc khai thác đơn vị cung ứng cũ. Thế nhưng, nhà quản lý cần lưu ý 3 điều sau: Giá thành hàng hóa, chất lượng hàng hóa cung cấp, giấy phép cung ứng liên quan đến hàng hóa.
Những tiêu chí đánh giá nhà cung ứng thường được công ty thực hiện như sau:
- Căn cứ vào tiêu chuẩn doanh nghiệp đề ra: Uy tín trên thương trường, khả năng tài chính, giá thành, chất lượng, tiến độ giao sản phẩm, mối quan hệ với doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống quản lý,…
- Phỏng vấn trực tiếp đơn vị cung ứng.
- Ghi chép và lưu trữ lại hồ sơ liên quan tới đơn vị cung ứng như: Các chứng chỉ, chứng nhận chất lượng, giấy phép kinh doanh,…
- Trường hợp không có đơn vị cung ứng nào đạt tiêu chí thì doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn lại.
2.3. Bước 3: Phê duyệt nhà cung ứng và báo giá
Đây là bước quan trọng trong quy trình thu mua, nhà lãnh đạo thường sẽ là người chịu trách nhiệm phê duyệt và gửi báo giá cho nhà cung ứng. Yếu tố để được phê duyệt là thông tin so sánh báo giá của các đơn vị cung ứng với điều kiện mua sản phẩm cùng báo giá mới và cũ của họ ở chung một mặt hàng.
2.4. Bước 4: Lập hợp đồng trong quy trình thu mua hàng hóa
Khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp thì nhân viên mua hàng tiến hành thực hiện thiết lập hợp đồng. Các nội dung chính trong hợp đồng thường bao gồm những thông tin về báo giá, phương thức thanh toán, thời gian giao – nhận hàng hóa.
Bản hợp đồng sẽ được gửi tới đơn vị cung ứng để ký kết và thực hiện những nội dung đã thỏa thuận giữa hai phía. Trong đó, các nhiệm vụ mà công ty cần giám sát và thực hiện bao gồm phòng kế toán theo dõi các nghiệp vụ thanh toán, phòng kho hàng giám sát quá trình nhập kho sản phẩm.
2.5. Bước 5: Đặt mua hàng và ký kết hợp đồng
Sau khi lựa chọn được đơn vị cung ứng phù hợp, bộ phận thu mua sẽ đề xuất giá thành bán ra của nhà cung ứng cho ban lãnh đạo phê duyệt. Khi đó, trưởng bộ phận cung cấp tiến hành thương lượng, tiếp xúc và soạn thảo đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng) ghi rõ các điều khoản đã thống nhất giữa hai bên.
Tùy thuộc vào tính chất giao dịch của quy trình thu mua mà sử dụng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng ngoại thương. Những thông tin cần xuất hiện trong hợp đồng ngoại thương hoặc đơn đặt hàng bao gồm:
- Họ tên và địa chỉ của doanh nghiệp đặt hàng;
- Số, kỹ mã hiệu trong đơn đặt hàng/ hợp đồng;
- Thời gian thiết lập hợp đồng/ đơn đặt hàng;
- Họ tên và địa chỉ của đơn vị cung ứng;
- Tên, quy cách, chất lượng của loại hàng hóa cần mua;
- Số lượng hàng hóa cần mua;
- Giá thành;
- Thời gian, nơi giao – nhận hàng hóa;
- Phương thức thanh toán;
- Hai bên ký tên.
2.6. Bước 6: Giao nhận hàng hóa trong quy trình thu mua
Khi nhận được thông báo từ nhà cung ứng về thời gian giao hàng, trưởng phòng cung ứng chịu trách nhiệm thông báo cho các phòng ban liên quan nhằm có phương pháp chuẩn bị và tiếp nhận sản phẩm.
Lúc này, doanh nghiệp phải yêu cầu đơn vị cung ứng cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu kỹ thuật và pháp lý cần thiết được quy định trong bản hợp đồng (nếu có) trước khi tiến hành nhận sản phẩm, điều này sẽ làm căn cứ kiểm tra khi nhận hàng hóa.
2.7. Bước 7: Kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa khi giao nhận
Đây là bước rất quan trọng trong quy trình thu mua hàng hóa, phòng cung ứng sẽ theo dõi tất cả quá trình mua sản phẩm, chủ trì cùng những bên liên quan nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ mua vào. Tùy thuộc vào đối tượng sản phẩm, dịch vụ mua vào mà có những hình thức nghiệm thu như:
- Nghiệm thu tổng quan;
- Nghiệm thu theo giai đoạn;
- Nghiệm thu trước quá trình nhập kho;
- Nghiệm thu trước khi thiết lập, lắp đặt;
- Nghiệm thu trong giai đoạn bảo hành.
Quá trình nghiệm thu phải dựa vào đơn hàng và hợp đồng đã được ký kết, cần ghi chép toàn bộ vào Biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị khi tiến hành nhập kho.
Những yếu tố không phù hợp khi kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào đều phải được thực hiện xử lý theo Thủ tục 04 (Thủ tục kiểm soát hàng hóa không phù hợp). Phòng cung ứng, phòng quản lý chất lượng chịu trách nhiệm giám sát và xử lý những yếu tố không phù hợp này.
2.8. Bước 8: Nhập kho và thanh toán trong quy trình thu mua hàng hóa
Đây là bước cuối cùng trong chu trình thu mua hàng hóa, khi doanh nghiệp nhận được sản phẩm đúng với yêu cầu đã thống nhất thì doanh nghiệp sẽ nhập kho gửi lên bộ phận kế toán kiểm tra hồ sơ, chứng từ và thanh toán cho nhà cung ứng.
Lúc này, chuyên viên mua hàng và thủ kho có nhiệm vụ theo dõi, giám sát tiến độ để bảo đảm quá trình thanh toán theo như thỏa thuận. Trường hợp sản phẩm nhập kho không đạt tiêu chuẩn thì bạn tổng hợp lại và gửi thông tin sản phẩm cho nhà cung ứng để có phương án thanh toán bù trừ. Sau khi nhập kho, bộ phận thu mua sẽ lưu trữ lại hồ sơ, chứng từ, nhật ký mua hàng để chuẩn bị cho các đợt mua hàng tiếp theo.
3. Tối ưu hóa quy trình mua hàng hóa với CoDX Process
Tối ưu hóa quy trình mua sắm hàng hóa là một bước quan trọng để giảm chi phí, tăng hiệu quả và cải thiện quản lý tài nguyên. Sử dụng phần mềm quy trình động có thể giúp tự động hóa các nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá hiệu suất cũng như giảm sai sót trong quy trình mua sắm. Dưới đây là một số tính năng của sản phẩm:
PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết trên đây là tất cả thông tin về 8 bước thực hiện quy trình thu mua hàng hóa được ứng dụng phổ biến tại các đơn vị kinh doanh hiện nay. Hy vọng với những chia sẻ của CoDX sẽ giúp ích thật nhiều trong việc vận hành quy trình quản lý tại công ty. Theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thêm kiến thức kinh doanh nhé!
|
Tìm hiểu thêm:
|
