Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, các hình thức giao kết hợp đồng điện tử đang hỗ trợ các doanh nghiệp, cá nhân một cách vô cùng hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online chuẩn, đảm bảo đúng quy định và hợp pháp cho các doanh nghiệp. Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay nhé!
Bạn đang đọc bài viết trên trang Quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện
1. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trên phần mềm CoDX eSign
Nếu bạn đóng vai trò là người lãnh đạo hoặc được ủy quyền ký trực tiếp thì việc áp dụng cách ký hợp đồng online sẽ phải thực hiện đầy đủ các đầu việc sau khi sử dụng phần mềm trình ký CoDX eSign:
– Xem danh sách các tài liệu do mình ký, duyệt
– Giao việc cho nhân viên để cung cấp thông tin cần thiết trước khi ký
– Từ chối ký, nếu thông tin chưa đầy đủ
– Ký/duyệt tài liệu trình ký
– Theo dõi tình trạng của tài liệu trình ký
Triển khai cách ký hợp đồng điện tử online trên phần mềm ký số CoDX eSign cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn hợp đồng cần ký duyệt online
Để thực hiện ký duyệt, người dùng chọn hợp đồng được gửi ký duyệt >>> Chọn hành động tương ứng để thực hiện: Ký – Từ chối – Làm lại
Người dùng chọn hợp đồng được gửi ký duyệt
Bước 2: Thực hiện thao tác ký hợp đồng điện tử
Chọn biểu tượng [Ký] để thực hiện ký, chương trình sẽ hiển thị hợp đồng trình ký đã được thiết lập vùng ký và chữ ký >>> Nhấn nút [Ký] để thực hiện cách ký hợp đồng online >>> Hợp đồng sau khi được ký duyệt sẽ có trạng thái “Đã duyệt”
Hợp đồng sau khi được ký duyệt sẽ có trạng thái “Đã duyệt”
Bước 3: Kiểm tra tình trạng hợp đồng sau khi ký online
Người dùng có thể xem được hợp đồng sẽ qua bao nhiêu bước duyệt và tình trạng duyệt của hợp đồng. Hợp đồng “Ký số” sau khi ký duyệt sẽ hiển thị hình ảnh chữ ký và thông tin chứng thực từ phần mềm
Hợp đồng “Ký số” sau khi ký duyệt sẽ hiển thị hình ảnh chữ ký
2. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử trên Microsoft Word online
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký hợp đồng online trên Microsoft Word
Bạn chuẩn bị hợp đồng trên file word và lưu lại >>> Chuẩn bị chữ ký ảnh (là hình ảnh chữ ký của bạn được chụp bằng điện thoại hoặc máy ảnh) hoặc chữ ký scan
Đối với chữ ký hình ảnh: Viết tên của bạn trên một tờ giấy trắng >>> Sử dụng điện thoại hoặc máy ảnh để chụp ảnh chữ ký của bạn trên giấy >>> Tách nền chữ ký (Để có thể sử dụng chữ ký hình ảnh trong bất kỳ tài liệu nào, bạn phải tách nền của chữ ký để tránh màu chữ ký khác với màu văn bản) >>> Bạn có thể sử dụng công cụ Removebg để thực hiện trích xuất nền trực tuyến
Đối với chữ ký scan: Ký tên của bạn trên một tờ giấy trắng >>> Quét chữ ký của bạn bằng thiết bị di động hoặc máy quét và lưu nó dưới dạng tệp điện tử (Lưu tệp dưới dạng hình ảnh hoặc PDF)
Chuẩn bị chữ ký hợp đồng online trên Microsoft Word
Bước 2: Chèn chữ ký hình ảnh hoặc scan lên hợp đồng điện tử cần ký
Chọn hợp đồng cần chèn chữ ký vào >>> Bấm vào mục ‘HÌNH ẢNH’ để tải chữ ký đã tạo >>> Thay đổi kích thước chữ ký của bạn để vừa với nơi bạn muốn chèn nó
Ghi chú sau khi làm hết các bước hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trên file Word:
Đảm bảo chữ ký trên hợp đồng của bạn rõ ràng và dễ đọc.
Lưu chữ ký hình ảnh hoặc chữ ký scan sang các định dạng tệp phổ biến như PDF hoặc JPG.
Không bao giờ chỉnh sửa chữ ký hình ảnh khi nó đã được thêm vào tài liệu.
Luôn kiểm tra cẩn thận trước khi xác nhận chữ ký của bạn trên một hợp đồng
Giữ các hợp đồng đã ký ở nơi an toàn.
Chèn chữ ký hình ảnh hoặc scan lên hợp đồng điện tử cần ký
3. Cách ký hợp đồng online trên Email trực tuyến
Bước 1: Mở Email và truy cập vào link hợp đồng online
Bạn mở Email >>> truy cập link hợp đồng, hệ thống hiển thị giao diện như hình -> Nhập “Text ID” (ID văn bản) và “Lookup Code” (Mã tra cứu) được cung cấp trong email gửi cho bạn -> Nhấn vào nút “Tìm” để hiển thị chi tiết hợp đồng cần ký kết.
Hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng, bạn cần xem xét hợp đồng >>> Sau đó rà soát hợp đồng điện tử, lúc này người dùng nhận được yêu cầu “xem xét” hợp đồng >>> Bạn cần xác nhận nội dung hợp đồng trước khi ký hợp đồng điện tử.
Ở bước này, người dùng có quyền xem hoặc ký hợp đồng thông qua: máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh… Nếu người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token thì phải sử dụng máy tính
Mở Email và truy cập vào link hợp đồng online
Bước 2: Tiến hàng cách ký hợp đồng điện tử trên Email
Người dùng nhận được yêu cầu “ký” hợp đồng và tiến hành ký hợp đồng bằng chữ ký ảnh hoặc chữ ký điện tử. Các bước chi tiết được thực hiện như sau:
Đầu tiên bạn chọn biểu tượng cây bút trên hợp đồng >>> Chọn định dạng chữ ký của bạn: tải file hình ảnh hoặc ký trực tiếp trên màn hình >>> Chọn “Điền chữ ký vào hợp đồng” và lưu ý có thể chỉnh sửa chữ ký bằng cách tải file ảnh khác hoặc vẽ lại chữ ký. Hoặc bạn có thể sử dụng chữ ký điện tử để thuận tiện cho bạn >>> Chọn “Đồng ý với các điều khoản của văn bản điện tử” để hoàn tất việc ký kết hợp đồng điện tử qua email.
Lưu ý:
– Đối với chữ ký hình ảnh và chữ ký số, bạn có thể áp dụng các bước hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh.
– Đối với doanh nghiệp sử dụng USB token để ký hợp đồng:
Đối với cá nhân sẽ nhận được mã OTP qua email hoặc SMS, sau đó cá nhân dán mã OTP vào ô chữ ký số và nhấn xác nhận để ký hợp đồng.
Đối với doanh nghiệp, tải phần mềm chữ ký số về máy giải nén, cắm USB token, chọn đúng chữ ký số cho doanh nghiệp, nếu chưa cài USB token thì cài đặt, nhập mã pin và ký hợp đồng.
Tiến hàng cách ký hợp đồng online trên Email
4. Quy trình cách ký hợp đồng điện tử online cho Doanh nghiệp
Dưới đây là quy trình hướng dẫn cách ký hợp đồng online chi tiết cho doanh nghiệp, đơn vị gồm 3 bước, bao gồm: Đề nghị ký kết hợp đồng; Trả lời yêu cầu giao kết hợp đồng; Thực hiện hợp đồng
Quy trình hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online
Bước 1: Đề nghị ký kết hợp đồng điện tử
Sau khi thỏa thuận hợp tác được thông qua, một bên (thường là bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ) sẽ đề xuất ký kết hợp đồng phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Đồng thời, quan hệ dân sự được xác lập và được pháp luật bảo vệ.
Bên đề nghị giao kết hợp đồng có trách nhiệm:
– Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;
– Soạn thảo hợp đồng điện tử với nội dung thỏa thuận làm rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên;
– Xác định yêu cầu về chữ ký, vị trí chữ ký và chủ thể chữ ký trên hợp đồng;
– Ký chữ ký điện tử của bạn trên hợp đồng
– Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác ký hợp đồng điện tử.
Bước 2: Trả lời yêu cầu giao kết hợp đồng điện tử
Người được đề nghị giao kết sẽ nhận được email thông báo tự động tại địa chỉ email được cung cấp cho Người đề nghị giao kết hợp đồng. Người được đề nghị giao kết truy cập đường dẫn hợp đồng (không cần đăng nhập tài khoản hệ thống), đọc và ký nội dung hợp đồng hoặc phản hồi yêu cầu ký hợp đồng online.
Bên được đề nghị giao kết hợp đồng xác nhận thỏa thuận với hợp đồng bằng cách thực hiện chữ ký điện tử. Nếu có ý kiến phản đối về nhiều điều khoản trong hợp đồng thì bên được đề nghị ký kết sẽ phản hồi, yêu cầu chỉnh sửa và thương lượng lại để thống nhất hợp đồng, sau đó ký số xác nhận.
Bước 3: Thực hiện thỏa thuận trong hợp đồng sau khi áp dụng các bước hướng dẫn ký điện tử
Đối với các bên đã hoàn thành chữ ký số, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất quá trình ký kết hợp đồng hợp đồng điện tử cho tất cả các bên tham gia. Các hợp đồng sau khi ký kết đều có tính ràng buộc về mặt pháp lý và được lưu trữ, mã hóa làm bằng chứng và bảo về quyền của các bên theo Luật giao dịch điện tử 2005.
Quá trình thực hiện hợp đồng cũng đồng nghĩa với việc hai bên thực hiện các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo nội dung của hợp đồng. Là giai đoạn hai bên chuẩn bị cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Để hạn chế sai sót trong quá trình kiểm tra hợp đồng hoặc thực hiện không đúng theo trình tự ký, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quy trình động để thiết lập quy trình ký theo tuần tự. Giải pháp này sẽ giúp thiết lập quy trình ký duyệt với phân quyền chặt chẽ cho tất cả các phòng ban, theo dõi tiến độ trong quy trình ký, tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu quy trình ký nhanh chóng, không còn chờ đợi “sếp” đến trực tiếp công ty.
Hiện nay trên thị trường có nhiều bên cung cấp giải pháp, một trong số đó có thể kể đến như phần mềm LV-DX Dynamic Workflow từ Lạc Việt. Hệ thống này đã tích hợp thêm công nghệ chatbot AI giúp nhân viên, lãnh đạo tra soát số liệu chính xác và nhanh chóng trước khi thực hiện ký duyệt hợp đồng, tài liệu.
CLICK ĐỂ XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG
5. Nguyên tắc giao kết và thực hiện cách ký hợp đồng online
Nguyên tắc giao kết và thực hiện cách ký hợp đồng điện tử online được quy định tại Điều 35, Luật giao dịch điện tử 2005 như sau:
1. Các bên tham gia khi giao kết và thực hiện hợp đồng được thoả thuận về phương tiện điện tử sử dụng trong hợp đồng.
2. Đảm bảo tuân thủ quy định của luật này và pháp luật về hợp đồng dạng điện tử.
3. Các bên có quyền thỏa thuận về các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, yêu cầu kỹ thuật cũng như bảo mật liên quan đến hợp đồng đó.
Căn cứ Điều 36 Luật giao dịch điện tử 2005, hợp đồng dữ liệu điện tử được thực hiện như sau:
1. Hình thành hợp đồng là việc một phần hoặc toàn bộ giao dịch được thực hiện bằng thông điệp dữ liệu trong quá trình giao kết hợp đồng.
2. Khi giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, việc đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.
Trên đây là nội dung hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online được mô tả chi tiết và cụ thể do CoDX – Công ty hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc trong tương lai.
CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ trình ký điện tử CoDX eSign được các doanh nghiệp đánh giá cao. Phần mềm ký số CoDX eSign là công cụ hỗ trợ ký duyệt hợp đồng, văn bản hoặc tài liệu cần thiết trong một doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:
PHẦN MỀM KÝ DUYỆT TRỰC TUYẾN MỌI VĂN BẢN, TÀI LIỆU CODX ESIGN
Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Dịch vụ trình ký CoDX eSign có các tính năng nổi bật được người dùng đánh giá cao, bao gồm:
Phê duyệt online trên mọi tài liệu: Doanh nghiệp chỉ cần chọn một thao tác để ký kết cho mọi loại hợp đồng, văn bản và tài liệu.
Ký duyệt điện tử mọi lúc, mọi nơi: Phần mềm cho phép bạn duyệt - ký trên mọi thiết bị điện tử mà vẫn đảm bảo độ chính xác và thời gian hoàn thành nhanh chóng.
Đảm bảo an toàn – Bảo mật dữ liệu: Với sự có mặt của công nghệ lưu trữ Cloud (nền tảng điện toán đám mây) giúp lưu trữ các tập tin dung lượng lớn với độ bảo mật cao.
Ký duyệt được nhiều văn bản, tài liệu cùng một lúc: Phần mềm cho phép nhiều văn bản được ký số đồng thời trong một khoảng thời gian.
Quản lý văn bản ký số tập trung:CoDX eSign lưu trữ tài liệu khoa học, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từng nhóm phân loại bao gồm: Tài liệu đến; Tài liệu đã gửi; Văn bản nháp; Tài liệu đã xóa.
Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:
180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
Lâm Thu Hồng - Biên tập viên chuyên mục quản trị điều hành/nhân sự tại CoDX Businesswiki. "Với mình mỗi bài viết là một tâm huyết, qua đó mình hy vọng truyền tải được thật nhiều thông tin hữu ích đến gần với bạn đọc."
