Hiện nay có khá nhiều tổ chức và doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề quản lý văn bản sau số hóa. Vì vậy, việc tìm kiếm một giải pháp quản lý văn bản điện tử hay quy trình xử lý văn bản điện tử hiệu quả và chuyên nghiệp là điều cần thiết cần thực hiện ngay.
Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết về văn bản điện tử là gì? Cũng như các thông tin liên quan đến quy trình quản lý trong doanh nghiệp như thế nào trong bài viết này.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn hóa cho doanh nghiệp
- Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản giúp tối ưu chi phí
1. Văn bản điện tử và quy trình quản lý văn bản điện tử là gì?
1.1 Khái niệm
Theo Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Văn bản điện tử là là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
Theo cách hiểu thông thường, văn bản điện tử là văn bản được thể hiện thông qua các dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị kỹ thuật như máy tính hoặc điện thoại.
Tài liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét từ tài liệu giấy thành hình ảnh hoặc định dạng .doc hoặc .pdf. Văn bản điện tử phải giữ nguyên nội dung, đầy đủ và chính xác như văn bản giấy.
Theo Điều 3, Thông tư 01/2019 của Bộ Nội Vụ, quy trình quản lý văn bản điện tử là hoạt động tiếp nhận, kiểm soát, theo dõi văn bản. Các nghiệp vụ trong quy trình này bao gồm: Soạn lập dự thảo, tiếp nhận, chuyển tiếp, xử lý, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm sử dụng và hủy văn bản điện tử.
1.2 Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Theo Điều 5 Nghị định 30/2020, Văn bản điện tử có giá trị pháp lý cần tuân thủ các quy định sau:
- Văn bản điện tử sẽ có giá trị áp lý tương tự như bản gốc văn bản giấy khi được ký số bởi người đại diện có thẩm quyền và ký số của đơn vị cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
1.3 Quy định về soạn thảo văn bản điện tử
Theo mục 2 Điều 10 Nghị định 30, việc soạn thảo và ký ban hành văn bản điện tử cần tuân thủ những quy định sau:
- Cá nhân hoặc bộ phận liên quan được giao nhiệm vụ soạn thảo, ngoài thực hiện các bước soạn thảo như quy định tại Điều 10 Nghị định này, cần chuyển bản thảo và tài liệu kèm theo vào hệ thống, cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết liên quan đến văn bản này.
- Người thực hiện ký số ban hành văn bản điện tử cần tuân thủ vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định.
| >>> Bài viết hữu ích – Đọc ngay: Mẫu văn bản kế hoạch chuyên nghiệp [Tải mẫu dùng ngay] <<< |
2. Quy trình quản lý văn bản điện tử trong doanh nghiệp
2.1 Căn cứ pháp luật về quản lý văn bản điện tử
Quy trình xử lý văn bản điện tử thực hiện đúng quy định căn cứ theo các luật, nghị định sau:
- Từ Điều 4 đến Điều 11 trong Thông tư 01/2019/TT-BNV
- Căn cứ Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về công tác văn thư;
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Ngoài ra, một số nghị định – luật liên quan như:
- Luật lưu trữ số 2011 của QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
- Nghị định số 58/2001 về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009 về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 58/2001
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV về Quy chế công tác quản lý văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
2.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử đến chuẩn cho doanh nghiệp
Các bước trong quy trình xử lý văn bản điện tử đến tại doanh nghiệp gồm:
- Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến
- Bước 2: Đăng ký, số hóa văn bản điện tử đến
- Bước 3: Trình, chuyển tiếp văn bản điện tử
- Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý
Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến
Theo nội dung của Thông tư 01/2019/TT-BNV thì quy trình xử lý văn bản điện tử đến sẽ được thực hiện cơ bản như sau:
- Kiểm tra chữ ký số theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản có trách nhiệm thông báo với đơn vị gửi là đã nhận được văn bản ngay trong ngày bằng các chức năng của hệ thống.
Bước 2: Đăng ký, số hóa văn bản điện tử đến
Thực hiện đăng ký văn bản điện tử đến:
- Cập nhật các trường thông tin từ số 4 đến số 15 trong phụ lục IV Thông tư 01/2019/TT-BNV nếu bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng đủ các quy định kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản.
- Các trường thông tin của văn bản cần được định dạng và cấu trúc theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia theo Thông tư 10/2016/TT-BTTTT và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về gửi nhận văn bản trong cơ quan nhà nước.
- Số văn bản và thời gian đến cần được lưu trong hệ thống.
Thực hiện số hóa nếu tiếp nhận văn bản giấy, quy định như sau:
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh phải là ảnh màu;
- Độ phân giải đảm bảo tối thiểu là 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
Bước 3: Trình, chuyển tiếp văn bản
Trình, chuyển văn bản điện tử lên hệ thống: Văn thư có trách nhiệm trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền để thực hiện chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Gửi đính kèm văn bản giấy thì cơ quan thực hiện văn bản điện tử trên hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị cá nhân được người có thẩm quyền giải quyết. (Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản điện tử
Bước tiếp theo trong quy trình quản lý văn bản điện tử là thực hiện xử lý, theo dõi.
Các bộ phận phòng ban có liên quan cần thực hiện các chỉ đạo, thông báo có trong văn bản điện tử theo thời hạn quy định tại Nội quy làm việc của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu hiệu khẩn cần được xử lý ngay.
2.3 Quy trình quản lý văn bản điện tử đi theo TT 01/2019 của Bộ Nội Vụ
Một quy trình quản lý văn bản điện tử đi chuẩn theo luật định sẽ bao gồm 5 bước sau:
- Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
- Bước 2: Cấp số, thời gian ban hành văn bản điện tử đi
- Bước 3: Lưu trữ văn bản đi
Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Quy trình soạn thảo và duyệt văn bản sẽ bao gồm trách nhiệm các bên liên quan như sau:
Người có trách nhiệm thực hiện việc soạn thảo:
- Soạn thảo và đưa lên hệ thống kho tài liệu, gán mức độ khẩn nếu có
- Xin ý kiến đóng góp, thực hiện điều chỉnh và hoàn thiện.
- Trình lãnh đạo, cấp trên xem xét ký duyệt phát hành.
Lãnh đạo đơn vị soạn thảo có trách nhiệm:
- Thực hiện kiểm duyệt, cho ý kiến và phê duyệt ban hành văn bản điện tử đi.
- Chuyển tiếp cho bộ phận chịu trách nhiệm kiểm duyệt về thể thức, kỹ thuật trình bày.
Người kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
- Kiểm tra kiểm duyệt và cho ý kiến
- Chịu các trách nhiệm liên quan đến nội dung được kiểm tra.
- Chuyển văn bản cho bộ phận văn thư để trình ký duyệt văn bản.
Bộ phận văn thư có trách nhiệm:
- Rà soát lần cuối về các thể thức, kỹ thuật trình bày.
- Chuyển bản thảo sang định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên).
- Cập nhật lên hệ thống các thông số về số văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành, thời gian, số trang và mã định danh của đơn vị.
Bước 2: Cấp số, thời gian ban hành văn bản điện tử đi
Sau khi lãnh đạo có thẩm quyền ký ban hành văn bản đi, nhân viên văn thư sẽ thực hiện các công việc sau để ban hành:
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản điện tử
- Thực hiện in và đóng dấu
- Lưu bản giấy tại đơn vị
- Phát hành văn bản điện tử và thực hiện ký số
- Ghi nhận các thông tin liên quan lên hệ thống quản lý điện tử.
Với phát hành văn bản giấy, đơn vị cần số hóa theo quy định tại Điểm b, khoản 2 Điều 6 của Thông tư 01/2019/TT-BNV Thực hiện ký số, phát hành đến đơn vị nhận. Sau đó cập nhật dữ liệu lên hệ thống điện tử.
>>> Hữu ích: Mẫu văn bản trả lời công văn (phúc đáp) cấp trên/cơ quan nhà nước
Bước 3: Lưu trữ văn bản đi
- Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Cơ quan, tổ chức có hệ thống đáp ứng. Thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay cho văn bản giấy.
- Cơ quan, tổ chức có hệ thống chưa đáp ứng. Thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30 để thực hiện lưu tại hồ sơ công việc.
Thiết lập hệ thống lưu trữ với phần mềm lưu trữ dữ liệu tốt nhất thị trường 2023
XEM FILE PDF THÔNG TƯ 01/2019/TT-BNV VỀ XỬ LÝ – QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
3. Quản lý văn bản điện tử hiệu quả với hệ thống CoDX Dispatch
Thực hiện chỉ đạo chuyển đổi số của Chính phủ, việc số hóa và quản lý các tài liệu văn bản điện tử là nhiệm vụ cần thực hiện.
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành CoDX Dispatch được xây dựng để hỗ trợ các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản, văn thư, công việc chuyên nghiệp.
Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:
Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử CoDX Dispatch đem lại điều gì cho doanh nghiệp?
- Tất cả thông tin văn bản, công văn của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất và hợp nhất. Nhân viên có thể truy xuất, sử dụng nhanh chóng.
- Tiết kiệm chi phí tối đa về mua sắm văn phòng phẩm, máy móc in ấn tài liệu ký tá và triển khai thực hiện theo mô hình truyền thống.
- Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và bảo mật.
Từ những lợi ích trên, có thể thấy, CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản đáng để doanh nghiệp triển khai.
Nếu bạn vẫn đang phân vân về mức chi phí phải bỏ ra cho phần mềm này là bao nhiêu, theo dõi ngay thông tin chi tiết bên dưới.
Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:
|
🔰 Tên phần mềm |
CoDX Dispatch |
|
🔰 Website |
https://www.codx.vn/phan-mem-quan-ly-van-ban-cong-van/ |
|
🔰 Bảng giá |
Từ 499.000 VND/tháng |
|
🔰 Miễn phí dùng thử |
30 ngày dùng thử miễn phí |
|
🔰 Liên hệ |
0968 612 350 |
|
🔰 Khuyến mãi |
Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức |
CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:
- Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
- Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
- Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp
Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Song song với những ưu điểm trên, thì CoDX còn giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin cho các văn bản đi, đến. Các tài liệu được lưu trữ trong một môi trường an toàn. Chỉ có người dùng được phân quyền mới truy cập và xử lý các tài liệu theo các quy định và tiêu chuẩn đặt ra. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro lộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Việc sử dụng phần mềm quản lý công văn là một giải pháp số hiệu quả. Giúp cho doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản điện tử.
Liên quan: Tải mẫu thông báo chuẩn theo Nghị định 30 của Chính phủ
