Theo sự phát triển của các xu hướng, công nghệ đã dần thay đổi cách thức con người lao động và sản xuất. Phần mềm ký kết hợp đồng điện tử là một trong những sản phẩm mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và ngày càng được sử dụng để thay thế phương thức giao kết hợp đồng truyền thống. Vậy phần mềm hợp đồng điện tử nào đang được các doanh nghiệp đánh giá cao nhất hiện nay? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay Top 8 phần mềm ký hợp đồng online dưới bài viết này!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Phần mềm hợp đồng điện tử là gì?
Phần mềm ký hợp đồng điện tử là phần mềm hỗ trợ việc trình ký hợp đồng từ các file hoặc mẫu văn bản có sẵn trên hệ thống. Đây là một giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình hợp đồng giữa hai bên. Chỉ cần có kết nối internet, hai bên có thể ký kết hợp đồng ngay lập tức mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
Phần mềm ký hợp đồng trực tuyến cho phép người dùng linh hoạt đặt các vị trí chữ ký số khác nhau của nhiều cá nhân, tổ chức trên cùng một văn bản, trên các trang mong muốn.
- Giá trị pháp lý của phần mềm hợp đồng trực tuyến
Pháp luật Việt Nam hoàn toàn công nhận tính pháp lý của phần mềm hợp đồng trực tuyến. Vì nếu hợp đồng điện tử được thực hiện theo đúng quy định của Luật giao dịch điện tử 2005 thì quy trình để hoàn thiện được hợp đồng đó trên một phần mềm điện tử là hoàn toàn đủ giá trị pháp lý.
Từ đó các công ty có thể hoàn toàn tin tưởng vào việc sử dụng hình thức giao kết hợp đồng online thông qua các phần mềm hợp đồng điện tử hiện nay để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm chi phí tối đa cho doanh nghiệp. Việc pháp luật công nhận tính pháp lý của phần mềm hợp đồng online sẽ dựa vào điều luật cụ thể về tính pháp lý của hợp đồng điện tử, chi tiết như sau:
Tính hợp pháp của hợp đồng điện tử được thảo luận tại Chương 4, điều 34, phần kết luận và thảo luận về hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 2005: Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Giải đáp câu hỏi thường gặp nhất hiện nay về tính pháp lý của phần mềm ký hợp đồng điện tử:
|
Câu hỏi: Ký hợp đồng trên phần mềm ký hợp đồng online có đủ xác thực khi xảy ra tranh chấp không? Trả lời: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ký hợp đồng trực tuyến hoàn toàn có đủ tính xác thực khi xảy ra tranh chấp. Vì dựa trên Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2005, trong trường hợp có tranh chấp, nếu tính toàn vẹn của dữ liệu trên hợp đồng điện tử được bảo toàn, các cơ quan thực thi pháp luật sẽ công nhận hợp đồng có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Nội dung Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2005 có đề cập cụ thể như sau:
|
2. Top 8 Phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất cho mọi Doanh nghiệp
Phần mềm ký hợp đồng hiện nay đang là giải pháp công nghệ hàng đầu để tối ưu quy trình làm việc cho mọi doanh nghiệp. Top 5 phần mềm được đánh giá cao và sử dụng nhiều nhất hiện nay bao gồm: Phần mềm trình ký CoDX eSign; Phần mềm VNPT eContract; Phần mềm FPT.eCONTRACT; Phần mềm C-Contract và Phần mềm EFY-eCONTRACT
2.1. Phần mềm ký hợp đồng điện tử và ký số CoDX eSign
| 🔰 Tên phần mềm | Trình ký số CoDX eSign |
| 🔰 Website | https://www.codx.vn/chu-ky-so/ |
| 🔰 Bảng giá | Từ 50.000 VNĐ/User/Tháng |
| 🔰 Miễn phí dùng thử | 30 ngày dùng thử miễn phí |
| 🔰 Liên hệ | 0968 612 350 |
| 🔰 Khuyến mãi | Mạng xã hội nội bộ Hồ sơ nhân viên Cấu hình sơ đồ tổ chức |
Sản phẩm phần mềm hợp đồng điện tử CoDX – eSign là một phần của CoDX Collaboration. Đây được xem là nhà cung cấp, đối tác tin cậy trong lĩnh vực dịch vụ công trực tuyến và giải pháp công nghệ số cho cá nhân và doanh nghiệp.
CoDX – eSign là một chương trình hỗ trợ quản lý quy trình ký kết tài liệu nội bộ, hợp đồng giữa các công ty và đối tác được ký kết trên nền tảng đám mây. Đây được coi là phương thức làm việc từ xa hiệu quả, bổ trợ đắc lực cho giao dịch trực tuyến không tiếp xúc trong các tổ chức, doanh nghiệp.
Do đó, CoDX – eSign cho phép người dùng gửi và ký các tài liệu nội bộ, thiết lập quy trình, ký hợp đồng điện tử và quản trị hệ thống. Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng phê duyệt, ký kết các văn bản, hợp đồng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý.
Ưu điểm vượt trội có trong phần mềm ký số CoDX eSign:
- Đăng ký tài khoản: Xác minh quy trình đăng ký hoặc ủy quyền chỉ trong vài bước để thêm người dùng mới vào hệ thống.
- Chữ ký số tích hợp vào hệ thống: Kết hợp chữ ký điện tử với các hệ thống khác trong và ngoài tổ chức, đảm bảo an ninh thông qua giao thức 2 lớp.
- Tạo chữ ký điện tử tương đương với chữ ký giấy: Tải lên giấy tờ mà bạn muốn ký, sau đó bổ sung quy trình kỹ thuật số bằng chữ ký hoặc thêm văn bản vào đó.
- Quy trình ký điện tử: Tạo một quy trình kỹ thuật số để xem xét tài liệu, tích hợp các mẩu giấy để ký, thêm các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan và gửi phê duyệt.
- Liên kết toàn diện: Sử dụng chữ ký số và chữ ký số có liên kết với các phân hệ khác như quản lý quy trình, quản lý công việc, quản lý dự án,…
- Ban hành và lưu trữ: Văn bản sau khi được ký điện tử sẽ được phân phối nội bộ qua mạng xã hội nội bộ hoặc gửi cho đối tác và lưu giữ.
Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
2.2. Phần mềm hợp đồng điện tử VNPT eContract
Ứng dụng ký hợp đồng điện tử VNPT eContract được phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. VNPT eContract giúp doanh nghiệp giảm chi phí và thời gian giao dịch, đàm phán, ký kết và quản lý hợp đồng thuận tiện hơn. Trong khi đó, các doanh nghiệp muốn nhắm mục tiêu thị trường quốc tế cũng có thể sử dụng phần mềm này.
Ưu điểm của phần mềm ký hợp đồng điện tử VNPT eContract:
- Việc lưu trữ hợp đồng an toàn, minh bạch và khoa học giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và chi phí khi ký kết hợp đồng với số lượng lớn.
- Xem lại thông tin hợp đồng khi cần và quản lý vai trò của người truy cập.
- Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát nguồn lực, giảm gánh nặng thủ tục hành chính và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
2.3. Phần mềm ký hợp đồng điện tử FPT.eCONTRACT
FPT.eContract là giải pháp số hóa quy trình giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, quy trình ký kết hợp đồng giữa các đối tác và cá nhân của FPT. Bằng việc thay đổi cách thức ký kết hợp đồng truyền thống, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 70% chi phí và 80% thời gian chờ đợi, tạo ra một doanh nghiệp không cần giấy tờ.
Ưu điểm của phần mềm hợp đồng điện tử FPT.econtract:
- Cung cấp chức năng quản lý hợp đồng, xem xét nội dung và ký kết thúc.
- Người dùng có thể tạo file đồng bộ, thống kê đếm số lượng, xác định thứ tự người ký, vị trí ký.
- Thông báo cho người tham gia qua email.
- Tích hợp chữ ký số CA Cloud và thiết bị USB token.
- Người dùng có thể ký không giới hạn số lần, ký theo từng dự án tổng hợp…
- Cho phép chia sẻ tài liệu được kết nối và xem các phân luồng tài liệu để duy trì mức độ bảo mật cao.
FPT.eContract có nhiều chức năng hiện đại nhưng giao diện tương đối phức tạp, doanh nghiệp sẽ phải chú trọng đào tạo nhân sự ngay từ đầu.
2.4. Phần mềm hợp đồng online C-Contract
Giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract của Tập đoàn Công nghệ CMC dù mới ra mắt trong năm 2021 nhưng đã nhận được rất nhiều phản hồi tích cực. Nhờ khả năng tương thích với nhiều loại thiết bị, phần mềm này đáp ứng hoàn hảo nhu cầu số hóa và tự động hóa quy trình ký mọi lúc mọi nơi: máy tính, laptop, điện thoại…
Ưu điểm của phần mềm ký hợp đồng điện tử C-Contract:
- Các công cụ chữ ký số đa dạng từ giao dịch cá nhân đến giao dịch với các tổ chức kỹ thuật số, ngân hàng số, sàn giao dịch chứng khoán và bảo hiểm doanh nghiệp.
- Đơn giản hóa quy trình ký thông qua thiết kế vận hành thông minh.
- Tự động thông báo cho từng người tham gia về tiến độ hoàn thành.
- Lưu trữ hợp đồng, cho phép người dùng tìm kiếm chúng sau này.
- Đảm bảo tính hợp pháp, bảo mật và hạn chế sự truy cập của những người không liên quan.
CMC không phải là nhà cung cấp chữ ký số trực tiếp nên khi có sự cố, nhà cung cấp phải hợp tác với bên thứ 3, và thương nhân sẽ mất thời gian chờ đợi ở bước này.
2.5. Phần mềm ký hợp đồng online EFY-eCONTRACT
Phần mềm hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT được EFY Việt Nam thiết kế dựa trên nhiều giải pháp công nghệ như nền tảng web, ứng dụng email… Phần mềm sử dụng 2 giao thức chính là API và XML nên có thể kết nối với nhiều phần mềm khác.
Ưu điểm của ứng dụng EFY-eCONTRACT:
- EFY-eContract tương thích với nhiều thiết bị, sử dụng cả giao diện máy tính để bàn và thiết bị di động.
- Thiết lập hợp đồng trực tuyến với các mẫu hợp đồng được tạo sẵn và tiết kiệm thời gian tạo các nghiên cứu từng bước.
- Quản lý hợp đồng trực tuyến, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm và tạo báo cáo nhanh chóng.
- Không giới hạn số lượng hợp đồng ký gửi, người dùng có thể ký hợp đồng theo đợt nếu cần.
- Hỗ trợ các loại chữ ký số: Token, HSM, OTP mail, OTP SMS…
2.6. Phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign
AMIS WeSign là giải pháp chuyển đổi số giúp tự động hóa toàn bộ quy trình ký giữa các cá nhân và tổ chức, giúp tiết kiệm 85% thời gian và chi phí so với phương thức ký truyền thống. Phần mềm cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử cho phép doanh nghiệp ký kết hợp đồng điện tử.
Do đó, người dùng có thể trải nghiệm các chức năng sau khi sử dụng phần mềm:
- Tạo các phân hệ chữ ký cho nhiều phòng ban khác nhau và tái sử dụng nhiều lần.
- Tự động gửi email nhắc người ký tiếp theo ký chính thức theo thứ tự ký.
- Cơ chế ký hợp đồng hàng loạt, ký nhiều tài liệu văn bản cùng 1 lúc.
- Quản lý tập trung, kiểm tra hợp đồng chỉ trong vài giây.
- Hình thức chữ ký đa dạng: chữ ký điện tử, chữ ký số (USB Token), HSM, Remote Signing (chữ ký số từ xa, không cần USB Token).
- Tích hợp với phần mềm ERP của doanh nghiệp.
2.7. Phần mềm ký hợp đồng trực tuyến Onsign
Onsign e-Contracts có nhiều tính năng hiện đại và hữu ích được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao. Đây được coi là một trong những phần mềm tiên phong ra đời sớm hơn.
Ưu điểm của phần mềm ký hợp đồng điện tử Onsign:
- Các hợp đồng khác nhau như hợp đồng điện tử hoặc hợp đồng thương mại được hỗ trợ.
- Tốc độ truy cập ổn định, tính bảo mật thông tin cao nhờ chức năng phân quyền truy cập.
- Tạo nội dung hợp đồng tùy chỉnh hoặc chọn nhanh mẫu hợp đồng từ thư viện. Tất cả đều được cam kết về tính hợp pháp và quy định của pháp luật.
- Kết nối và kế thừa dữ liệu từ các phần mềm nghiệp vụ khác: phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng…
Tuy nhiên, phần mềm Onsign không cung cấp nền tảng hướng dẫn sử dụng phong phú. Doanh nghiệp phải gọi điện trực tiếp cho nhà cung cấp để yêu cầu hỗ trợ.
2.8. Phần mềm ký hợp đồng điện tử MegaDoc
MegaDoc là cái tên không thể bỏ qua khi tìm hiểu phần mềm hợp đồng điện tử. Với MegaDoc, việc trao đổi và ký sẽ dễ dàng hơn, an toàn hơn và bảo mật hơn.
Ưu điểm của phần mềm MegaDoc:
- Tính năng ký nhiều hợp đồng cùng lúc giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả công việc.
- Người dùng có tùy chọn lưu trữ trực tuyến hoặc xuất hợp đồng ra bản cứng để lưu trữ.
- Phần mềm kết hợp máy chủ chính và máy chủ phụ, tránh rủi ro mất dữ liệu khi gặp sự cố.
- Tích hợp các mẫu báo cáo, thống kê hợp đồng lao động, hỗ trợ làm báo cáo, kết nối với cơ quan quản lý theo yêu cầu.
Nhược điểm của phần mềm MegaDoc:
- Chỉ hỗ trợ ký phiên bản trang web.
- Các mẫu hợp đồng có sẵn trong phần mềm còn rất hạn chế
3. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử?
Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp, tổ chức sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử. Nguyên nhân chính là do những khó khăn và rủi ro khi ký kết hợp đồng truyền thống như:
- Mất nhiều thời gian để ký kết
- Công sức bỏ ra để chuẩn bị cho buổi ký kết hợp đồng quá nhiều và tốn kém
- Quản lý, lưu trữ hợp đồng không có không gian chứa và khó tìm, rủi ro làm mất giấy tờ quan trọng
Chính vì vậy, lý do lớn nhất mà các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm này đều xuất phát từ lợi ích của người sử dụng.
Trong thời đại công nghệ chiếm lĩnh thị trường và phát triển vô cùng mạnh mẽ, chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ vào sản xuất, quản lý vận hành là xu thế tất yếu để tạo lợi thế cạnh tranh. Sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản lý và ký kết hợp đồng truyền thống. Các lợi ích có thể kể đến bao gồm:
- Tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa hai bên, giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức
- So với cách ký kết hợp đồng truyền thống giúp tiết kiệm chi phí nhân lực, vật tư, thiết bị văn phòng
- Giảm thiểu sai sót và rủi ro: Giảm thiểu sai sót do lỗi đánh máy, loại bỏ rủi ro giả mạo chữ ký, đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng.
- Ký mà không cần gặp trực tiếp, rất tiện lợi khi mọi người bận rộn hoặc ở xa nhau
- Phần mềm hợp đồng điện tử giúp quản lý, phát hành và lưu trữ hợp đồng dễ dàng hơn
- Tạo thuận lợi cho hợp tác kinh doanh và giao dịch
Có thể thấy lợi ích của việc sử dụng phần mềm ký hợp đồng trực tuyến mang lại cho các doanh nghiệp, đơn vị là rất lớn. Phần mềm ký hợp đồng điện tử tạo ra một phương thức làm việc, giao dịch mới, hiện đại hơn, chất lượng cao hơn, vô hình trung thúc đẩy sự hợp tác, trao đổi kinh doanh giữa các đơn vị, doanh nghiệp.
|
Tìm hiểu thêm:
|
Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích về Top 5 phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất do Công ty chuyển đổi số CoDX tổng hợp cho các doanh nghiệp tham khảo. Nếu bạn muốn có một phần mềm trình ký và quản lý hợp đồng điện tử với chi phí hợp lý, CoDX – eSign có thể là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp của bạn.
