Quản lý thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng mang đến sự thành công của một người. Hiện nay có rất nhiều nguyên tắc quản lý thời gian khác nhau như Pareto, Parkinson, … Vậy nên sử dụng nguyên tắc nào thì đem lại hiệu quả nhất?
Cùng CoDX xem bài viết này để biết được chi tiết các đặc điểm quy luật trong các nguyên tắc trên.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
Việc áp dụng tốt các nguyên tắc để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian đem lại rất nhiều lợi ích trong công việc và cuộc sống, cùng điểm qua những lợi ích quan trọng trước khi tìm hiểu các nguyên tắc vàng để quản lý thời gian tốt nhất:
- Gia tăng hiệu suất công việc: Khi quản lý thời gian tốt, nhân viên có khả năng hoàn thành công việc đúng hạn với kết quả công việc tốt nhất. Nhân viên sẽ làm việc theo mức độ ưu tiên, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, tránh lãng phí thời gian vào những công việc ít quan trọng hơn.
- Giúp giảm áp lực công việc: Khi có một kế hoạch rõ ràng về chi tiết công việc phải làm gì vào thời gian cụ thể nào, nhân viên sẽ kiểm soát được công việc nhờ đó giảm bớt áp lực, sự lo lắng căng thẳng trong công việc. Quản lý thời gian tốt đồng nghĩa với việc phân chia công việc hợp lý, nhân viên có thể tránh tình trạng overload công việc, có thời gian để nghỉ ngơi thư giãn.
- Cân bằng công việc và cuộc sống: Khi nắm rõ các nguyên tắc quản lý thời gian, nhân viên có đủ thời gian cho cả công việc và các hoạt động cá nhân, gia đình, xã hội, tạo nên sự cân bằng. Một khi quản lý tốt thời gian, nhân viên có thể dành thời gian cho các hoạt động phát triển cá nhân như học tập, rèn luyện sức khỏe, kỹ năng mềm để nâng cao chất lượng cuộc sống.
1. Nguyên tắc 80/20 Pareto trong quản lý thời gian
Nguyên tắc quản lý thời gian Pareto được phát triển bởi nhà kinh tế học người Ý tên là Vilfredo Pareto với quy luật cho rằng 80% thành quả được tạo ra bởi 20% nỗ lực.
Dựa trên quy luật 80/20 này, bạn cũng có thể mở rộng ra rằng 80% thành quả được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả nhất. Điều cần xác định ở đây chính là vào 20% thời gian thời điểm nào trong ngày giúp tạo ra 80% thành quả.
Trong công việc, để áp dụng nguyên tắc 80/20, bạn cần xác định được trong số lượng công việc đã lên kế hoạch trong ngày, tuần, tháng, … đâu là 20% công việc đem lại 80% thành quả tốt nhất.
Cách áp dụng:
- Xác định những nhiệm vụ, dự án hoặc khách hàng mang lại giá trị cao nhất và tập trung vào chúng.
- Ưu tiên công việc: Sắp xếp công việc hàng ngày sao cho 20% các hoạt động quan trọng được thực hiện trước tiên.
- Loại bỏ công việc không cần thiết ít quan trọng hoặc không mang lại giá trị cao.
2. Nguyên tắc 5A trong quản lý thời gian
5A là viết tắt của năm từ: Avoid (Tránh), Automate (Tự động hóa), Allocate (Phân bổ), Arrange (Sắp xếp), và Adjust (Điều chỉnh). Mỗi yếu tố này đều đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp sử dụng thời gian một cách thông minh và hiệu quả hơn.
- Avoid (Tránh): “Tránh” các công việc không quan trọng, không cần thiết để tập trung vào những việc có giá trị cao hơn. Việc biết “tránh” này sẽ giúp bạn tránh lãng phí thời gian, năng lượng.
- Automate (Tự động hóa): Công nghệ hiện đại cho phép chúng ta tự động hóa nhiều công việc lặp đi lặp lại, từ việc trả lời email tự động đến việc sử dụng phần mềm quản lý công việc. Bằng cách tự động hóa những nhiệm vụ này, bạn có thể tiết kiệm thời gian, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Allocate (Phân bổ): Phân bổ thời gian một cách hợp lý cho từng công việc là một kỹ năng quan trọng trong quản lý thời gian. Bao gồm việc xác định thời gian cụ thể để hoàn thành mỗi công việc, không dành quá nhiều thời gian cho những công việc không cần thiết.
- Arrange (Sắp xếp): Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp làm việc có hiệu quả hơn. Bằng cách xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất để hoàn thành trước giúp đảm bảo rằng những công việc quan trọng tạo ra hiệu quả luôn được hoàn thành đúng hạn.
- Adjust (Điều chỉnh): Công việc không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch, vì vậy việc điều chỉnh khi cần thiết là rất quan trọng để đối phó với những thay đổi bất ngờ, đảm bảo luôn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng.
3. Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian
SMART là một nguyên tắc được sử dụng rộng rãi trong quản lý thời gian và thiết lập mục tiêu. SMART là viết tắt của các từ tiếng Anh: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Liên quan) và Time-bound (Có thời hạn).
Mỗi yếu tố này giúp đảm bảo rằng các công việc được đặt ra một cách rõ ràng, khả thi và có thể theo dõi được tiến trình thực hiện. Cụ thể,
Cụ thể (Specific)
Để đảm bảo tính cụ thể, bạn cần trả lời các câu hỏi như:
- Mục tiêu của bạn là gì?
- Bạn muốn đạt được điều gì?
- Ai sẽ tham gia?
- Nơi nào sẽ xảy ra?
- Tại sao mục tiêu này lại quan trọng?
Đo lường được (Measurable)
Mục tiêu đo lường được là mục tiêu có thể xác định được mức độ hoàn thành thông qua các chỉ số cụ thể. Các câu hỏi cần trả lời bao gồm:
- Làm thế nào để biết mục tiêu đã đạt được?
- Những chỉ số nào sẽ cho thấy sự tiến bộ?
Có thể đạt được (Achievable)
Mục tiêu có thể đạt được là mục tiêu thực tế và có khả năng hoàn thành dựa trên các nguồn lực và điều kiện hiện có. Các câu hỏi cần xem xét:
- Mục tiêu này có thực tế không?
- Bạn có các nguồn lực và kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu này không?
Liên quan (Relevant)
Đảm bảo rằng công việc thực hiện phù hợp với các mục tiêu dài hạn. Các câu hỏi cần trả lời:
- Mục tiêu này có phù hợp với các mục tiêu dài hạn của bạn không?
- Nó có quan trọng đối với bạn và tổ chức của bạn không?
Có thời hạn (Time-bound)
Công việc thực hiện cần có khung thời gian cụ thể để hoàn thành. Các câu hỏi cần trả lời:
- Khi nào mục tiêu này cần được hoàn thành?
- Bạn sẽ đặt các mốc thời gian nào để theo dõi tiến trình?
4. Nguyên tắc Parkinson trong quản lý thời gian
Định luật Parkinson là nguyên tắc được nhà sử học người Anh – Cyril Northcote Parkinson đặt ra vào những năm 1950 để chỉ ra rằng công việc sẽ tự động nở ra để lấp đầy thời gian được quy định.
Trong công việc, bạn dễ dàng nhận ra được cùng một task được giao bạn có thể hoàn thành nó trong thời gian sớm hơn nhưng nếu sếp giao cho bạn kèm deadline trễ hơn thời gian dự kiến, mặc nhiên bạn thời gian hoàn thành thực tế sẽ đúng vào ngày deadline mà sếp đã giao.
Khi đã nhận ra được điều này sẽ giúp bạn áp dụng nguyên tắc Parkinson tốt hơn.
Cách áp dụng:
- Đặt thời hạn ngắn hơn: Tự đặt ra các thời hạn chặt chẽ hơn so với thực tế để hoàn thành công việc nhanh hơn.
- Chia nhỏ công việc: Chia công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và thiết lập thời gian hoàn thành cụ thể cho mỗi nhiệm vụ.
- Giới hạn thời gian: Tạo ra các quy chuẩn thời gian cố định cho từng nhiệm vụ để tránh việc kéo dài không cần thiết.
5. Nguyên tắc 4D trong quản lý thời gian
Nguyên tắc 4D giúp quản lý thời gian bằng cách phân loại và xử lý chúng theo bốn hành động: Do (Làm ngay), Delegate (Ủy thác), Defer (Hoãn lại), và Delete (Xóa bỏ).
Áp dụng nguyên tắc này giúp tập trung vào những công việc thực sự quan trọng, giảm tải công việc không cần thiết để gia tăng hiệu suất.
Cách áp dụng:
- Do (Làm ngay): Thực hiện ngay những công việc quan trọng và khẩn cấp.
- Delegate (Ủy thác): Chuyển giao những công việc không phải là ưu tiên hàng đầu cho người khác nếu có thể.
- Defer (Hoãn lại): Hoãn lại những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp vào thời gian thích hợp hơn.
- Delete (Xóa bỏ): Loại bỏ những công việc không quan trọng và không mang lại giá trị.
Một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả:
- Tìm hiểu quản lý thời gian với Pomodoro là gì
Một số giải pháp để áp dụng các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả hơn
Dưới đây là một số mẹo giúp nhân viên quản lý tốt thời gian trong công việc:
Xây dựng checklist công việc hàng ngày
Checklist công việc hàng ngày là danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một ngày. Việc lập checklist giúp bạn hình dung rõ ràng những việc cần làm và theo dõi tiến độ công việc.
Sử dụng như thế nào?
- Lập danh sách công việc cần làm ngày hôm sau vào cuối ngày trước sẽ giúp bạn bắt đầu ngày mới một cách có tổ chức.
- Phân loại công việc theo ưu tiên: Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng và khẩn cấp. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như A (rất quan trọng), B (quan trọng), C (ít quan trọng) để phân loại.
- Đánh dấu hoàn thành: Khi hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đánh dấu hoặc gạch bỏ nó khỏi danh sách. Điều này tạo cảm giác thành tựu, tạo được động lực tiếp tục làm việc.
Tạo timeline công việc theo tuần
Timeline công việc theo tuần là kế hoạch thời gian chi tiết cho các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một tuần. Giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh để sắp xếp công việc hợp lý theo thời gian. Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc để điều chỉnh kịp thời nếu cần.
Các thực hiện lên timeline công việc:
- Xác định mục tiêu tuần: Bắt đầu mỗi tuần bằng việc xác định các mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp bạn định hướng công việc để tập trung vào những mục tiêu dài hạn.
- Phân chia công việc hàng ngày: Chia các nhiệm vụ lớn thành các task nhiệm vụ nhỏ hơn và phân bố chúng đều đặn trong suốt tuần. Điều này giúp tránh tình trạng dồn việc vào cuối tuần.
- Sử dụng app nhắc nhở thời gian hỗ trợ: Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như Google Calendar, CoDX Task, Trello hoặc Asana để tạo timeline theo dõi tiến độ công việc.
Áp dụng ngay CoDX Task để quản lý, báo cáo nhóm hiệu quả, chuyên nghiệp với các tính năng vượt trội sau:
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Xây dựng báo cáo ngày, tuần
Báo cáo theo ngày, tuần là bản tổng kết những công việc đã hoàn thành, những khó khăn gặp phải và kế hoạch cho thời gian tới. Đây là công cụ quan trọng để quản lý theo dõi được khả năng quản lý thời gian của nhân viên, đánh giá hiệu quả làm việc để có kế hoạch cải thiện.
Cách lập báo cáo ngày cho nhân viên:
- Cuối mỗi ngày làm việc, báo cáo ngắn gọn về những nhiệm vụ đã hoàn thành, những trở ngại gặp phải và kế hoạch cho ngày hôm sau.
- Nhân viên tự đánh giá hiệu quả làm việc trong ngày và ghi chú lại những điểm cần cải thiện.
Cách lập báo cáo tuần cho nhân viên:
- Cuối mỗi tuần, lập báo cáo chi tiết hơn, tổng kết các hoạt động trong tuần, những mục tiêu đã đạt được và các bài học rút ra.
- Kế hoạch tuần tới: Đưa ra kế hoạch và mục tiêu cụ thể cho tuần tiếp theo dựa trên những gì đã rút ra được từ tuần trước.
Hy vọng những thông tin về các nguyên tắc quản lý thời gian và một số mẹo được CoDX gợi ích giúp đội nhóm của bạn gia tăng được hiệu quả công việc tạo ra hiệu suất nhóm vượt trội.
