Cách sàng lọc hồ sơ ứng viên với 5 bước đơn giản, hiệu quả nhất

Với số lượng CV lớn trong mỗi đợt tuyển dụng, việc chắt lọc hồ sơ úng viên phù hợp không phải là điều dễ dàng. Biết cách lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả sẽ giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm được nhân sự tài năng, phù hợp với nhu cầu và văn hóa doanh nghiệp.

Theo dõi bài viết của CoDX để xem ngay các bước sàng lọc ứng viên ứng viên khoa học, chuyên nghiệp nhất nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1.Tổng quan về sàng lọc hồ sơ ứng viên

1.1 Sàng lọc hồ sơ ứng viên là gì?

Sàng lọc hồ sơ ứng viên là quá trình xác định, tìm kiếm hồ sơ, CV ứng viên đáp ứng đầy đủ các điều kiện phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Sàng lọc hồ sơ đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ bớt đi những CV không phù hợp, không đáp ứng được tiêu chuẩn của vị trí cần tuyển dụng. Từ đó chắt lọc được những hồ sơ tiềm năng để thực hiện bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng: phỏng vấn.

Khi có cách sàng lọc hồ sơ ứng viên đúng đắn, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

cách lọc hồ sơ ứng viên — Sàng lọc hồ sơ ứng viên giúp doanh nghiệp xác định xem đối tượng có phù hợp với vị trí tuyển dung hay không

1.2 Tầm quan trọng của việc lọc hồ sơ tuyển dụng

Theo Aidan Talents, trung bình trong mỗi đợt tuyển dụng, HR sẽ tiếp nhận được 300 – 400 CV cho 1 vị trí đăng tuyển.

Với khối lượng CV khổng lồ như vậy, cách lọc hồ sơ ứng viên thông minh sẽ giúp các nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và công sức, cũng như nâng cao hiệu quả công đoạn phỏng vấn đề sau.

Theo đó, việc sàng lọc hồ sơ mang lại những lợi ích nổi bật như sau:

Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì bỏ thời gian, công sức để liên hệ phỏng vấn với tất cả ứng viên, thông qua phương pháp lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng chỉ cần thực hiện với những ứng viên tiềm năng nhất.
Tìm kiếm ứng viên “xuất chúng” nhất: Bản chất của sàng lọc hồ sơ là loại bỏ những CV không phù hợp và tổng hợp những CV chất lượng nhất. Khi có danh sách hồ sơ chất lượng thì việc tìm kiếm ứng viên “ưu tú” sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Đánh giá khách quan và nhất quán: Thông qua việc sàng lọc, hồ sơ ứng viên sẽ được đánh giá một cách khách quan và nhất quán nhất. Nhà tuyển dụng có thể hạn chế được những rủi ro như bỏ lỡ nhân tài, đánh giá thiếu công bằng hoặc theo cảm tính,…
Tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực: Sàng lọc CV giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tuyển dụng bằng cách loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chí, giảm chi phí nhân sự, quảng cáo hoặc đăng tin tuyển dụng.

2. 5 Bước quy trình sàng lọc hồ sơ ứng viên chuyên nghiệp

Dưới đây là 5 bước lọc CV ứng viên đủ điều kiện phỏng vấn chuẩn nhất:

Bước 1: Thiết lập các tiêu chí sàng lọc hồ sơ ứng viên

Để không bỏ sót bất kỳ ứng viên tiềm năng nào, nhà tuyển dụng cần đưa ra những tiêu chí cụ thể trước khi bắt tay vào công việc sàng lọc.

Tùy thuộc vào mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có những yêu cầu về kỹ năng, kiến thức, bằng cấp khác nhau. Cách lọc hồ sơ ứng viên tốt nhất đó là phân chia các tiêu chí thành các cấp độ khác nhau, chẳng hạn như:

Tiêu chí đánh giá cơ bản: Trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ, hình thức CV,…
Tiêu chí đánh giá quan trọng: Kinh nghiệm làm việc, thành tích đạt được trong công việc, đặc điểm tính cách,…
Tiêu chí đánh giá bổ sung: Sở thích, nơi ở, tình trạng hôn nhân, trình độ ngoại ngữ,…

Ví dụ: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu phát triển ABC tuyển dụng vị trí nhân viên Kế toán trưởng thì các tiêu chí đánh giá hồ sơ ứng viên có thể như sau:

Tốt nghiệp các trường Đại học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính hoặc các chuyên ngành khác có liên quan.
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm Kế toán trưởng, ưu tiên đã làm việc tại các công ty Thương mại hoặc chuỗi hệ thống bán lẻ.
Có kiến thức sâu rộng về các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, đồng thời nắm vững Luật và các quy định liên quan đến thuế.
Yêu cầu kỹ năng tư vấn – tham vấn, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng quản lý và tổ chức công việc, cùng với khả năng phát triển đội ngũ.
Kiến thức liên quan bao gồm kiểm toán – kế toán, luật, tài chính, và ngân hàng.
Có kiến thức chuyên môn về phân tích tài chính, nhạy bén trong kinh doanh và am hiểu về quản lý chi phí.

Bước 2: Loại bỏ hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản

Để không lãng phí thời gian vào những hồ sơ không phù hợp, dựa trên những tiêu chí đã vạch ra ban đầu, bạn cần làm là loại bỏ các hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản.

Một số lỗi hay gặp ở một CV thiếu chuyên nghiệp:

Không ghi rõ tiêu để, vị trí ứng tuyển hoặc cách viết email kém chuyên nghiệp.
Bố cục CV không rõ ràng, trình bày cẩu thả, thiếu thông tin.
Các lỗi cơ bản như sai chính tả, cấu trúc ngữ pháp,…

Các CV kém chuyên nghiệp này phản ánh ứng viên là người thiếu cẩn trọng trong công việc cũng như thiếu “thành ý” trong việc ứng tuyển, nên đừng ngần ngại mà “gạch bỏ” ra khỏi danh sách ứng viên tiềm năng.

Ví dụ: Doanh nghiệp đang cần tuyển vị trí Kế toán trưởng, thì đối với các hồ sơ không có bằng đại học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán hay Tài chính, bạn có thể loại để xem xét các hồ sơ ứng viên khác thích hợp hơn.

Bước 3: Lựa chọn CV ứng viên có đặc điểm phù hợp

Sau khi đã loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu cơ bản, tiếp theo bạn cần lọc ra những CV có kỹ năng phù hợp nhất với tiêu chí tuyển dụng. Với cách lọc hồ sơ ứng viên này, để tiết kiệm thời gian, nhà tuyển dụng chỉ nên tập trung vào phần kinh nghiệm làm việc trong CV của ứng viên.

Nếu hồ sơ ứng viên không đáp ứng những kỹ năng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm thì bạn nên thẳng tay loại đi. Ngược lai, những hồ sơ đáp ứng đủ hoặc gần đủ các tiêu chí thì nên xếp chung vào một nhóm để tiện cho các bước sàng lọc về sau.

Bước 4: Lọc những ứng viên ưu tú nhất

Bộ phận tuyển dụng nên nên sàng lọc hồ sơ ứng viên một lần nữa, đặc biệt tập trung phân tích, đánh giá kỹ hơn về kinh nghiệm làm việc. Bạn cần nắm được họ đã từng đảm nhận những vị trí gì, đã thực hiện công việc ra sao, thành tích đạt được là gì, tần suất thay đổi công việc là bao lâu,…

Đối với những ứng viên có tần suất “nhảy việc” thường xuyên thì nên cân nhắc và thêm họ vào danh cách cần lưu ý. Còn những ứng viên có kỹ năng phù hợp thì đánh giá thêm về các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ hoặc mục tiêu dài hạn,… trước khi sắp xếp lịch phỏng vấn.

Các bước trong sàng lọc hồ sơ ứng viên — Đánh giá thêm về các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ hoặc mục tiêu dài hạn,…

Bước 5: Xác nhận thông tin ứng viên

Với danh sách ứng viên đã được sàng lọc kỹ lưỡng, nhà tuyển dụng cần xác thực lại thông tin để hoàn thành quy trình lọc hồ sơ. Thông qua bước này, nhà tuyển dụng có thể kiểm tra tính chính xác của thông tin ứng viên, bên cạnh đó đánh giá thêm về sự trung thực và đạo đức của ứng viên.

Ngoài trao đổi trực tiếp qua điện thoại, nhà tuyển dụng có thể gửi mail để đề nghị ứng viên cung cấp thông tin dự án đã thực hiện hoặc thực hiện các bài test kiểm tra năng lực, tính cách để chọn lựa đưa ứng cử viên ưu tú nhất cho vòng phỏng vấn.

3. 5 Cách lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả nhất

Dưới đây là 5 cách lọc CV ứng viên hiệu quả nhất mà nhà tuyển dụng không nên bỏ qua:

3.1 Sàng lọc ứng viên viên qua điện thoại

Nhà tuyển dụng có thể sơ vấn ứng viên qua điện thoại để nắm bắt sơ lược thông tin. Thông thường các cuộc gọi sơ vấn sẽ kéo dài từ 15 – 30 phút và thực hiện các câu hỏi sau:

Tại sao bạn lại tìm kiếm công việc mới?
Bạn đã từng làm việc ở vị trí trước đây chưa?
Kỹ năng tốt nhất của bạn là gì?

Thông qua cuộc gọi ngắn, bạn có thể nắm bắt sơ lược các kỳ vọng, thái độ cũng như cách giao tiếp của ứng viên.

cách lọc cv ứng viên — Sơ vấn ứng viên qua điện thoại để nắm bắt sơ lược thông tin cơ bản

3.2 Sàng lọc ứng viên qua bài kiểm tra kỹ năng

Bài kiểm tra kỹ năng là cách lọc hồ sơ ứng viên công bằng cho tất cả mọi người. Phương pháp này còn giúp nhà tuyển dụng nắm bắt rõ hơn về kỹ năng, kiến thức của từng ứng viên.

Nhà tuyển dụng có thể tổ chức các bài kiểm tra nhỏ thông qua website, app để không phải tốn quá nhiều thời gian và nhân lực để phỏng vấn trực tiếp. Sau khi hoàn thành và đáp ứng đủ tiêu chuẩn, ứng viên sẽ được đưa vào vòng phỏng vấn tiếp theo.

3.3 Sàng lọc ứng viên qua bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc (JD) ngắn gọn, rõ ràng, súc tích sẽ giúp ứng viên tự đánh giá được mức độ phù hợp với vị trí tuyển dụng. Qua đó nhà tuyển dụng có thể loại một lượng lớn hồ sơ úng viên không đủ yêu cầu.

Một bảng mô tả công việc chuẩn cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

Vai trò, trách nhiệm chính ở vị trí tuyển dụng.
Các kỹ năng cần thiết để đáp ứng công việc.
Hình thức, thời gian, địa điểm làm việc.
Yêu cầu bằng cấp và kỹ năng chuyên môn cần có.
Chính sách phúc lợi, mức lương cụ thể.

3.4 Sàng lọc ứng viên qua Cover letters

Kiểm tra Cover letters là một trong những cách lọc hồ sơ ứng viên ban đầu hiệu quả nhất. Thư giới thiệu không chỉ giúp nhà tuyển dụng kiểm tra kỹ năng viết lách của ứng viên mà còn có thể nhìn nhận được 1 phần tính cách của họ.

Tuy nhiên, Cover letters không phải phù hợp với tất cả vị trí. Ví dụ, một lập trình viên hay thiết kế đồ họa thì kiểm trả qua bài kiểm tra kỹ năng sẽ tốt hơn so với cover letters. Vì kỹ năng của họ không thể trình bày gọn gàng thành một bài tường thuật bằng văn bản được.

3.5 Sàng lọc ứng viên tự động với công cụ CoDX Candidate Pool AI

Nhìn chung những phương pháp trên mang lại hiệu quả khá tốt, tuy nhiên chúng vẫn chưa thật sự tối ưu và mang lại sự chính xác cao. Phần mềm CoDX Candidate pool AI hỗ trợ doanh nghiệp sàng lọc thông tin ứng viên hoàn toàn tự động với số lượng CV lớn nhờ vào sự kết hợp hoàn hảo giữa Chat GPT và công nghệ OCR.

Với công cụ sàng lọc ứng viên CoDX Candidate pool AI, thay vì phải kiểm tra từng hồ sơ để thu thập thông tin, nhập vào file excel, doanh nghiệp giờ đây hệ thống ATS sẽ hỗ trợ đọc, lọc và lưu hồ sơ ứng viên không giới hạn.

Qua cách lọc hồ sơ tuyển dụng này, doanh nghiệp nói chung và bộ phận tuyển dụng nói riêng sẽ có được những lợi ích sau:

Tạo danh sách ứng viên chất lượng, đáp ứng đúng tiêu chí của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian lọc hồ sơ với quy trình nhanh gọn.
Tìm kiếm nhân tài đơn giản chỉ sau vài thao tác trên phần mềm.

PHẦN MỀM CODX CANDIDATE POOL AI

Hệ thống CoDX Candidate pool AI tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp phân loại và lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng theo nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học và chính xác nhất. Khi dữ liệu ứng viên lên đến hàng triệu hồ sơ, mỗi ngày HR phải tiếp nhận cả ngàn CV ứng tuyển, phần mềm sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc việc tuyển dụng, hỗ trợ HR tìm nhân tài và phát triển nguồn nhân lực bền vững.

Đặc điểm nổi bật:

Sàng lọc & trích xuất dữ liệu ứng viên tự động
Phân tích dữ liệu ứng viên mạnh mẽ
Xây dựng cơ sở dữ liệu tuyển dụng không giới hạn
Tìm kiếm hàng loạt CV theo yêu cầu chỉ mất vài giây

Xem chi tiết tính năng CoDX Candidate pool AI

Đăng ký dùng thử CoDX Candidate pool AI để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử 30 ngày.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

4. Các tiêu chí sàng lọc hồ sơ ứng viên quan trọng

Cách lọc hồ sơ ứng viên chuẩn cần phải bám sát theo các tiêu chí của vị trí tuyển dụng. Do đó, trước khi sàng lọc hồ sơ ứng viên, bộ phận tuyển dụng cần lập danh sách và liệt kê những tiêu chí cần thiết.

Dưới đây là 5 tiêu chí cơ bản HR cần biết khi đánh giá hồ sơ của ứng viên:

4.1 Kinh nghiệm làm việc

Kinh nghiệm làm việc thường là một trong các căn cứ để sàng lọc các ứng viên đầu tiên mà nhà tuyển dụng quan tâm khi đánh giá một hồ sơ của ứng viên. Tùy vào vị trí tuyển dụng mà cách lọc hồ sơ ứng viên qua kinh nghiệm làm việc sẽ có sự chênh lệch nhất định. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên ít kinh nghiệm hoặc giàu kinh nghiệm, tùy thuộc vào tính chất của vị trí công việc.

Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc startup có thể chọn sinh viên mới ra trường hoặc ít kinh nghiệm vì hạn chế ngân sách. Họ sẽ không yêu cầu quá cao về kinh nghiệm làm việc và sẽ đào tạo thêm sau khi nhận việc.

Còn đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu kinh nghiệm sẽ tăng theo từng cấp bậc, độ khó công việc, ngân sách lương, phúc lợi dành cho ứng viên. Ví dụ như đối với những cấp bậc cao như trưởng phòng, giám đốc phòng ban thì thường sẽ khắt khe hơn về xét duyệt tiêu chí thành tích và kinh nghiệm làm việc.

Các tiêu chí sàng lọc ứng viên — Tùy thuộc vào tính chất của vị trí công việc mà tìm kiếm ứng viên ít kinh nghiệm hoặc giàu kinh nghiệm

4.2 Trình độ học vấn

Dù ở bất cứ ngành nghề nào, nền tảng kiến thức luôn là cơ sở sàng lọc không thể bỏ qua. Bởi đây sẽ là tiêu chí đảm bảo rằng ứng viên có thể tiếp thu nhanh chóng kiến thức và công việc thực tế hay các khóa đào tạo tại công ty.

Đối với những vị trí đặc thù như bác sĩ, kỹ sư, giáo viên, kế toán,…thì tiêu chí để sàng lọc các ứng viên mà nhà tuyển dụng rất quan tâm đó là trình độ học vấn.

4.3 Bằng cấp, chứng chỉ

Dù có nhiều trường hợp ứng viên không tốt nghiệp trường đại học danh giá nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc. Tuy nhiên, những ứng viên được đào tạo môi trường tốt có nhiều khả năng thành công hơn đối với môi trường bình thường.

Do đó, xét duyệt tiêu chí bằng cấp hoặc chứng chỉ nghiệp vụ cũng là cách lọc hồ sơ ứng viên mà nhà tuyển dụng nên lưu ý.

4.4 Kỹ năng và kiến thức

Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ đòi hỏi người đảm nhiệm có kỹ năng và kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực đó. Doanh nghiệp có thể kiểm tra 2 tiêu chí này trực tiếp thông qua cuộc phỏng vấn hoặc các bài test kiểm tra năng lực.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn có chương trình đào tạo kỹ năng và kiến thức chuyên môn sâu cho ứng viên sau khi nhận việc. Tuy nhiên đối với một số vị trí đòi hỏi kinh nghiệm dày dặn thì kiến thức chuyên môn là một tiêu chí quan trọng để sàng lọc hồ sơ ứng viên.

4.5 Đặc điểm tính cách

Bên cạnh trình độ thì tính cách cũng là tiêu chí sàng lọc ứng viên quan trọng. Tùy vào đặc thù của mỗi công việc mà sẽ yêu cầu những tính cách khác nhau.

Tương tự, doanh nghiệp cũng có thể cách sử dụng bài test online, bài kiểm tra trắc nghiệm tính cách như MBTI, DISC,…để hiểu rõ hơn về ứng viên.

Ví dụ như:

Nhân viên kế toán: cần có tính cách kỹ lưỡng, cẩn thận và tỉ mỉ,…
Nhân viên kinh doanh: Tính các cởi mở, giao tiếp khéo léo,…
Nhân viên Marketing: Tính cách cởi mở, năng động, hướng ngoại,…

Trên đây là hướng dẫn cách lọc hồ sơ ứng viên cụ thể, chi tiết và hiệu quả nhất mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo. Mong rằng bạn có thể lựa chọn được phương pháp cũng như công cụ hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ứng viên tối ưu và phù hợp nhất. Theo dõi trang tin CoDX để cập những thông tin tuyển dụng bổ ích nhất nhé!