Bên cạnh CV, mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn là công cụ để doanh nghiệp xác định các thông tin thiết yếu nhất của ứng viên. Tuy nhiên, không ít cấp quản lý cảm thấy khó khăn khi xây dựng và trình bày mẫu thông tin cho ứng viên. Ngay ở bài viết này, CoDX sẽ cung cấp các mẫu thông tin ứng viên chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp tham khảo!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Bảng câu hỏi phỏng vấn toàn diện cho nhà tuyển dụng
- Câu hỏi phỏng vấn tester hay nhất 2024
1. Mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn đúng quy định
Không giống CV gồm các thông tin được sắp xếp theo điểm mạnh của ứng viên, mẫu thông tin là biểu mẫu được bộ phận nhân sự thiết kế nhằm thu thập thông tin mà doanh nghiệp muốn tìm hiểu. Miêu tả dễ hiểu hơn, CV mang đậm bản sắc cá nhân trong khi mẫu thông tin phỏng vấn lại giúp nhà tuyển dụng bao quát nhiều thông tin khác về ứng viên hơn.
Dưới đây là file mẫu thu thập thông tin ứng viên phỏng vấn chuẩn theo quy định của CoDX. Doanh nghiệp có thể tham khảo cho công tác lấy thông tin ứng viên của mình.
File tải xuống:
2. Tầm quan trọng của mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn
Mẫu thông tin ứng viên đóng vai trò quan trọng trong quá trình phỏng vấn nói riêng và tuyển dụng nói chung. Đối với từng đối tượng, bản mẫu thông tin này lại có những ý nghĩa khác nhau.
2.1 Đối với nhà tuyển dụng
Với doanh nghiệp đang tuyển dụng, mẫu thông tin ứng tuyển giúp họ tìm hiểu thêm về các thông tin cá nhân của ứng viên. Ngoài ra, đây cũng là giải pháp tiết kiệm thời gian và công sức của bộ phận nhân sự trong quá trình tổng hợp và kiểm tra độ xác thực thông tin của ứng viên. Với những lợi ích đó, mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn được nhiều nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng, đặc biệt là các ngân hàng như Vietcombank, Vietinbank,…
Hiện nay, các doanh nghiệp bắt đầu công khai mẫu điền thông tin ứng tuyển trên các trang website chính thức hay phần mềm quản lý hồ sơ ứng viên và cho phép ứng viên nộp mẫu trực tuyến qua. Việc số hóa quy trình này giúp doanh nghiệp sàng lọc hồ sơ ứng viên dễ dàng hơn, có thể loại bỏ các ứng viên thiếu kinh nghiệm, không phù hợp với công việc.
2.2 Đối với ứng viên, người lao động
Mẫu thông tin tuy là văn bản do doanh nghiệp thiết kế nhưng đây có thể coi là trợ thủ đắc lực của ứng viên. Với các thông tin được liệt kê đầy đủ, mẫu thu thập giúp người lao động trình bày rõ hơn về bản thân, kinh nghiệm, năng lực làm việc và các kỹ năng, phẩm chất khác.
Khi ứng tuyển tại các công ty yêu cầu nộp mẫu thông tin, ứng viên sẽ bớt đi một bước tự thiết kế CV khá phức tạp. Song, nếu lựa chọn điền mẫu, ứng viên có thể bỏ qua một cơ hội thể hiện bản thân với nhà tuyển dụng.
Tuy nhiên, với các bản điền thông tin được phát trong quá trình phỏng vấn, ứng viên phải lưu ý điền đầy đủ và trung thực. Việc này giúp ứng viên tránh vì một số thông tin bị bỏ sót mà có kết quả phỏng vấn không khả quan.
3. Lập mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn cần lưu ý điều gì?
Mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn rất cần thiết trong quá trình tuyển dụng nhân sự và tìm kiếm Talent pool phù hợp. Nhưng để xây dựng một mẫu thông tin hoàn chỉnh chưa bao giờ là việc đơn giản. Doanh nghiệp nói chung và phòng nhân sự nói riêng có thể tham khảo 3 lưu ý sau để thiết lập mẫu thông tin cá nhân ứng viên chính xác, hiệu quả.
3.1 Không được bỏ qua các nội dung bắt buộc phải có
Một lỗi nhiều doanh nghiệp mắc phải chính là xây dựng không đầy đủ nội dung trong mẫu thông tin. Dưới đây là các nội dung bắt buộc phải có trong bất kỳ phiếu thông tin ứng viên nào, mà doanh nghiệp có thể lưu lại:
- Ảnh chân dung: Ứng viên phải đính kèm ảnh chân dung 3×4 hoặc 4×6 của bản thân khi điền thông tin. Doanh nghiệp có thể thêm các yêu cầu khác về ảnh như: trang phục gọn gàng, lịch sự, ảnh được chụp cách đây nhiều nhất là 6 tháng,…
- Vị trí ứng tuyển: Doanh nghiệp có thể đánh số các nguyện vọng công việc của ứng viên trong trường hợp ứng viên muốn ứng tuyển nhiều hơn 1 vị trí.
- Thông tin cá nhân cơ bản: Các thông tin cá nhân bắt buộc như Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Quê quán, Số Căn cước công dân, Địa chỉ liên lạc hiện tại, Số điện thoại, Hòm thư điện tử, Sức khỏe (chiều cao, cân nặng, tiền sử bệnh lý).
- Thông tin về nhân thân: Tình trạng hôn nhân, thành phần gia đình (bố, mẹ, anh chị em, vợ/chồng).
- Trình độ học vấn: Trình độ hiện tại (Cử nhân, Thạc sĩ, Tiến sĩ,…), Chuyên ngành đào tạo, Trình độ ngoại ngữ, tin học, Chứng chỉ khác.
- Kinh nghiệm làm việc: Thông tin về công ty, miêu tả công việc cụ thể đã từng làm kèm mốc thời gian cụ thể.
3.2 Thêm nội dung tham khảo trong mẫu thông tin ứng viên
Ngoài các thông tin bắt buộc trên, mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn có thể bao gồm các nội dung khác. Các thông tin bổ sung này liên quan mật thiết đến tính chất công việc. Việc làm rõ các thông tin này sẽ là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp và ứng viên thỏa thuận mức lương thưởng trong hợp đồng lao động. Một số nội dung doanh nghiệp có thể cân nhắc bổ sung dựa theo vị trí công việc đang tuyển dụng:
- Ưu và nhược điểm của bản thân: Kiểm tra các ưu và khuyết điểm của ứng viên trong công việc thông qua các hình thức phỏng vấn phù hợp.
- Mức lương đã được nhận trước đây: Thông tin này có thể được thêm vào trong mục Kinh nghiệm làm việc, giúp doanh nghiệp đưa ra mức lương đề xuất hợp lý.
- Khả năng sẵn sàng làm thêm giờ, đi công tác: Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin này nhằm thuận lợi trong các công tác sắp xếp, phân công công việc về sau.
- Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bản thân: Mục này cho thấy độ phù hợp của ứng viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Thông tin người chứng thực: Ứng viên cần để lại thông tin cá nhân của người chứng thực cho các thông tin được khai. Đó có thể là đồng nghiệp hoặc lãnh đạo trước đây của ứng viên.
- Cam kết thông tin đúng sự thật: Phần này nên được xếp cuối mẫu thông tin nhằm đảm bảo tính xác thực của các thông tin ứng viên cung cấp.
3.3 Lựa chọn mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn phù hợp
Phiếu thông tin ứng viên là văn bản hành chính quan trọng, cần được biên soạn, chỉnh sửa chỉn chu. Ngoài việc xác định các thông tin bắt buộc trong mẫu, bộ phận nhân sự cần phải chia nhỏ các phần nội dung cần điền sao cho giữa các phần vẫn có sự liên kết chặt chẽ.
Tham khảo mẫu có sẵn là một cách hiệu quả trong bước đầu thiết lập mẫu thông tin. Tuy nhiên, người làm mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn vẫn cần căn cứ vào tính chất công việc của doanh nghiệp và vị trí nhân sự cụ thể nhằm điều chỉnh, bổ sung hay loại bỏ các phần nội dung cho phù hợp nhất.
4. Tham khảo phiếu thông tin ứng tuyển của các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam
Các công ty lớn tại Việt Nam đều đang sử dụng phiếu thông tin ứng viên trong tuyển dụng. Doanh nghiệp hãy tham khảo ngay mẫu phiếu chuẩn từ Vietcombank và Circle K dưới đây!
4.1 Phiếu thông tin ứng viên Vietcombank
Phiếu thông tin ứng viên của của Vietcombank gồm các phần nội dung cơ bản như đã nêu ở trên, cụ thể:
- Ảnh cá nhân 3×4
- Đơn vị và vị trí ứng tuyển
- Thông tin cá nhân cơ bản
- Trình độ đào tạo (bao gồm cả cấp Trung học Phổ thông)
- Các chứng chỉ đào tạo ngắn hạn (Ngoại ngữ, Tin học và các chứng chỉ khác)
- Kinh nghiệm làm việc: Bắt đầu viết từ công việc gần nhất với các nội dung: thời gian, tên công ty, chức vụ và tối đa 3 nhiệm vụ chính
- Tình trạng công việc gần nhất: Đang làm hay đã chấm dứt hợp đồng, lý do chấm dứt và mức lương
- Thành tích, phần thưởng hay các hoạt động xã hội
- Quan hệ gia đình (Bố mẹ, anh chị em ruột, vợ hoặc chồng)
- Thông tin tham khảo
- Mức lương mong muốn tại Vietcombank
4.2 Phiếu thông tin ứng viên Circle K
Với Circle K – chuỗi cửa hàng tiện lợi lớn trên cả nước và thu hút số lượng lớn nhân sự ứng tuyển mỗi năm. Các thông tin cần được điền trong mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn bao gồm:
- Thông tin cá nhân cơ bản của ứng viên ứng tuyển
- Phương tiện đi lại
- Nguồn tin tuyển dụng của ứng viên: thông báo tại cửa hàng, qua web tìm việc, người quen làm tại Circle K, bạn bè,…
- Công việc dự tuyển tại Circle K
- Thời gian có thể làm việc
- Đã từng làm việc tại Circle K chưa?
- Trình độ học vấn (gồm cả bậc Trung học phổ thông)
- Trình độ ngoại ngữ
- Kỹ năng vi tính
- Kinh nghiệm làm việc: Thời gian, công ty, vị trí, mức lương, phụ cấp và lý do nghỉ
- Thông tin người tham khảo
5. Quản lý thông tin ứng viên chuyên nghiệp với CoDX Candidate pool AI
CoDX Candidate Pool AI là hệ thống tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo, cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp, phân loại và lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng theo nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học và chính xác.
Dữ liệu ứng viên được tự động nhập và trích xuất thông qua công nghệ OCR, giúp bộ phận tuyển dụng dễ dàng tạo ra các danh sách nhỏ hơn với sự hỗ trợ của Chat GPT. Cho dù là tiêu chí về giới tính, trình độ học vấn, hoặc kinh nghiệm làm việc, người dùng vẫn có thể tạo ra danh sách ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng.
Đặc điểm nổi bật:
- Tìm kiếm toàn bộ danh sách hoặc chỉ chọn theo ngày upload hồ sơ.
- Bộ lọc CV chuyên sâu theo bất kỳ từ khóa nào, không cần chuẩn mực.
- Lưu trữ kết quả tìm kiếm thành Candidate Pool và tự động lưu trữ.
- AI đọc toàn bộ dữ liệu mọi định dạng CV file (Doc, Docx, PDF, excel…)
PHẦN MỀM CODX CANDIDATE POOL AI
Hệ thống CoDX Candidate pool AI tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp phân loại và lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng theo nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học và chính xác nhất. Khi dữ liệu ứng viên lên đến hàng triệu hồ sơ, mỗi ngày HR phải tiếp nhận cả ngàn CV ứng tuyển, phần mềm sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc việc tuyển dụng, hỗ trợ HR tìm nhân tài và phát triển nguồn nhân lực bền vững. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử CoDX Candidate pool AI để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết trên gồm các những nội dung cần thiết nhất giúp doanh nghiệp xây dựng mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn đơn giản mà chuyên nghiệp. CoDX hy vọng bài viết sẽ là nền tảng thông tin quan trọng cho doanh nghiệp hoàn thiện bộ mẫu thông tin chuẩn trong quy trình tuyển dụng của mình. Quản lý hồ sơ ứng viên khoa học, thông minh với Candidate Tracking System.
