Trong doanh nghiệp, Workflow giúp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ đồng bộ do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp sử dụng quy trình này để phối hợp các nhiệm vụ giữa người với người. Đồng bộ hóa dữ liệu từ các phòng ban với mục tiêu chung là nâng cao hiệu suất công việc, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vậy cụ thể Workflow là gì? Cách xây dựng hiệu quả ra sao? Cùng CoDX tìm hiểu trong bài viết này nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Bản tin doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Liên quan: Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp toàn diện
1. Workflow là gì?
Workflow được hiểu là một quy trình lặp đi lặp lại bao gồm các công việc cần hoàn thành theo một quy trình cụ thể. Đây được xem là tập hợp các tác vụ hoặc trình tự cố định được thực hiện để hoàn thành các nhiệm vụ, nghiệp vụ nào đó theo một bộ quy tắc được xác định trước.
Có thể chia ý nghĩa của từ Workflow thành hai phần, trong đó “Work” có nghĩa là công việc và “flow” có nghĩa là dòng chảy. Flow with Work có nghĩa là dòng chảy công việc hay còn gọi là luồng công việc.
Khi một nhiệm vụ được gán cho một quy trình, nó sẽ tự động chạy ở từng giai đoạn của quy trình. Giúp hoàn thành nghiệp vụ nhanh chóng, tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu sai sót cũng như thời gian xử lý “nghẽn” trong công việc. Workflow có thể có nhiều cá nhận hoặc bộ phận phòng ban tham gia. Các Workflow được xây dựng để đạt được mục đích là xử lý các nhiệm vụ theo đúng các trình tự, các quy luật…
Xem thêm: Quy trình công việc CoDX Task
- Workflow được phân loại thành 3 trường hợp như sau:
| Process Workflow | Case Workflow | Project Workflow |
|
– Process Workflow là quy trình được sử dụng cho một tập hợp các nhiệm vụ có thể dự đoán và lặp lại. Điều này có nghĩa là trước khi bắt đầu một quy trình công việc, bạn đã biết chính xác lưu đồ của nó trông như thế nào. – Process Workflow được thiết lập để xử lý các đề nghị phát sinh không giới hạn. |
– Case Workflow là quy trình mà người khởi tạo ban đầu không biết về đường dẫn chính xác và các nhiệm vụ cần được thực hiện để hoàn thành công việc. Quy trình này sẽ trở nên rõ ràng khi thu thập được nhiều dữ liệu hơn. – Case Workflow có thể xử lý bất kỳ công việc nào, nhưng phần lớn phụ thuộc vào con người hoặc rô-bốt thông minh có thể phân biệt giải pháp phù hợp cho từng nhu cầu. |
– Project Workflow là quy trình mà người khởi tạo đã biết công việc đang diễn ra ở đâu và biết cần phải làm gì. – Tuy nhiên, Project Workflow sẽ có xu hướng hoạt động linh hoạt hơn thay vì tuân theo một trình tự định sẵn. |
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?
Áp dụng Workflow sẽ giúp cải thiện mức độ hiệu quả so với cách vận hành truyền thống. Vì vậy, Workflow được các doanh nghiệp áp dụng rất nhiều. Vậy lợi ích của Workflow là gì? Hãy cùng CoDX điểm qua các ưu điểm của Workflow khiến mọi doanh nghiệp đều ưu tiên sử dụng trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, bao gồm:
2.1. Sử dụng Workflow giúp cải thiện hoạt động kinh doanh
Bằng cách xác định chính xác các bước và trình tự cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo công việc được thực hiện bởi đúng người, đúng thứ tự và trong khung thời gian đã chỉ định.
Dòng công việc có thể được thiết kế cho một người hoặc một nhóm người có vai trò và nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau để hoàn thành một dự án.
2.2. Workflow hỗ trợ loại bỏ các quy trình và hoạt động dư thừa
Các công ty lớn và thành lập lâu năm thường sẽ có nhiều quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp nhỏ hya các doanh nghiệp mới thành lập. Sử dụng Workflow khi công ty của bạn phát triển có thể giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các điểm dư thừa hơn là chỉ xem và cố gắng tuân theo quy trình công việc có sẵn.
Tích hợp quản lý quy trình công việc vào các hoạt động hàng ngày của bạn, cho phép bạn xem toàn bộ hoạt động của mình từ đầu đến cuối. Bạn có thể dễ dàng kết hợp các thay đổi giúp cải thiện quy trình vận hành doanh nghiệp và loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.
2.3. Lợi ích của Workflow là giảm chi phí vận hành
Workflow có thể giúp bạn xác định các phương pháp hay nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc.
Khi lợi nhuận tăng lên, điều này giúp giảm chi phí vì bạn vẫn có thể đạt được mục đích và mục đích đó được thực hiện với ít tài nguyên hơn.
2.4. Giúp xử lý và phản hồi các vấn đề theo trật tự
Sử dụng Workflow bạn sẽ dễ dàng xác định các công việc của mình vì nó luôn được sắp xếp từng nhiệm vụ theo thứ tự cần làm, cụ thể như sau:
- Làm thế nào để bắt đầu công việc?
- Làm thế nào để làm công việc này?
- Mục tiêu quan trọng cần nắm bắt
- Tránh sai sót trong quá trình làm việc càng nhiều càng tốt
2.5. Tự động hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp
Workflow được xem là dòng chảy công việc, điều này sẽ giúp bạn tự động hóa các hoạt động của mình.
Dòng công việc có thể giúp bạn hiểu nơi bạn có thể tự động hóa các tác vụ đơn giản, chẳng hạn như gửi các mục công việc từ nhân viên này sang nhân viên khác trong một quy trình yêu cầu nhiều người hoàn thành các tác vụ nhất định theo một thứ tự cụ thể. Tự động hóa giúp dễ dàng phân tích doanh nghiệp của bạn, hiểu xu hướng, chuẩn bị cho rủi ro và lập kế hoạch mở rộng.
Ví dụ: Quy trình dịch vụ khách hàng có thể được kích hoạt bằng một số hành động tự động nhất định, chẳng hạn như email và ưu đãi đặc biệt, khuyến khích khách hàng mua lại. Loại tự động hóa này hỗ trợ nhân viên bán hàng có thể tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới thay vì đại diện dịch vụ khách hàng để giải quyết các vấn đề mà khách hàng có thể gặp phải như trên.
>> Đọc thêm
- Sơ đồ quy trình làm việc: 11 bước xây dựng & MẪU quy trình cho công ty
3. Hướng dẫn cách thiết lập một Workflow tiêu chuẩn
3.1. Xác định nguồn dữ liệu ban đầu của bạn
Bước đầu tiên để thiết lập một workflow là gì? Chính là bạn cần hiểu rõ quy trình hoạt động của công việc hiện tại như thế nào. Các công việc hiện tại được thực hiện bởi ai? Người phê duyệt các công việc đó là ai?
Cần xác định rõ các nguồn dữ liệu tạo nên quy trình là gì? Tổng hợp các thông tinh về biểu mẫu, nội dung trong quy trình. Trước khi lập Workflow cần thống nhất với những người trực tiếp tham gia vào quy trình để tìm ra các vấn đề thường gặp trong hoạt động hiện tại và đưa ra phương pháp giải quyết tối ưu.
3.2. Liệt kê các nhiệm vụ cần được hoàn thành trong Workflow
Workflow được hiểu đơn giản là một chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp nhau. Đối với một Workflow phức tạp hơn sẽ có các nhiệm vụ song song hoặc liên kết trong một quy trình. Vì vậy để tối ưu Workflow bạn cần hiểu rõ các nhiệm vụ, cấu trúc nhiệm vụ và các biểu mẫu dữ liệu nào sẽ được sử dụng trong nhiệm vụ đó.
3.3. Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
Sau khi xác định mục tiêu, hiểu rõ về cấu trúc nhiệm vụ, bước tiếp theo là xem xét đối tượng tham gia vào quy trình công việc. Một Workflow thông thường ngoài các nhiệm vụ tự động chuyển sang bước tiếp theo khi hoàn thành còn có các nhiệm vụ cần có sự phê duyệt của ai đó trước khi tiếp hành bước tiếp theo.
Ở bước này, cần thiết lập tất cả các liên quan, trách nhiệm của người tham gia và những thông tin mà họ yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng. Vì vậy cần xác định rõ nhiệm vụ cụ thể, chi tiết của từng người và thiết lập trách nhiệm tương ứng.
3.4. Tạo sơ đồ Workflow để trực quan hóa quy trình
Sau khi hoàn thành 3 bước trên bạn có thể liệt kê các đầu việc cụ thể trong quy trình công việc của mình. Từ đó, thiết lập sơ đồ Workflow một cách trực quan, sinh động và dễ hiểu.
Nếu không thông thạo với việc mô hình hóa, bạn có thể tham khảo các công cụ xây dựng quy trình đơn giản, cho phép bạn dễ dàng thiết lập các Workflow.
3.5. Kiểm tra lại Workflow bạn đã tạo
Để đánh giá hiệu quả của một quy trình, khó có thể thực hiện bởi riêng mình bạn. Bạn cần sự thợp tác tham qua góp ý của những người có vai trò trong quy trình công việc. Chạy thử nghiệm quy trình đó, từ đó xác định các vấn đề còn tồn đọng, loại bỏ các bước không cần thiết… Thu thập phản hồi, cải tiến, sửa đổi quy trình sẽ đem lại một Workflow hiệu quả nhất.
3.6. Hướng dẫn chi tiết quy trình mới cho các thành viên trong nhóm
Khi áp dụng một phương pháp hoạt động mới vào trong doanh nghiệp thường mọi người có tâm lý ngại phải theo đổi. Vì vậy, để loại bỏ do dự và tạo sự tinh tưởng của mọi người cần xây dựng một chương trình đào tạo cụ thể. Chia sẽ quá trình xây dựng workflow sẽ giúp các nhân viên có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình và hiểu rõ vai trò của mình trong workflow đó.
3.7. Triển khai, thực hiện và đánh giá Workflow mới
Sau khi hoàn thành đào tạo và chạy thử nghiệm, Workflow đã có thể sẵn sàng triển khai áp dụng. Ban đầu doanh nghiệp của bạn có thể triển khai cho từng bộ phận, từng nhóm nhỏ để đánh giá kết quả. Từ đó rút kinh nghiệm và điều chỉnh lần nữa trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức.
4. Lý thuyết cải tiến Workflow căn bản
Lý thuyết cải tiến Workflow được phát triển bởi W. Edwards Deming và Joseph M. Juran vào những năm 1980. Họ là những kỹ sư, nhà phát minh, giảng viên và chuyên gia tư vấn quản lý, những người đã thúc đẩy việc sử dụng rộng rãi các quy trình kinh doanh. Cho đến ngày nay, lý thuyết của ông vẫn được thực hành vô cùng hiệu quả, cụ thể như sau:
- Six Sigma: Lý thuyết loại bỏ các lỗi trong sản phẩm cuối cùng. Phương pháp Six Sigma đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng phân tích và quan sát tốt.
- Quản lý chất lượng: Lý thuyết này giúp cải tiến, nâng cấp chất lượng sản phẩm thông qua kiểm soát từ môi trường làm việc đến khả năng tương tác trong kinh doanh.
- Tái cấu trúc doanh nghiệp: Các nhà lãnh đạo sử dụng các thuật toán để phân tích và thay đổi hoạt động kinh doanh ở các cấp độ khác nhau.
- Hệ thống Tinh gọn (Lean Systems): Một lý thuyết nhằm đạt được quy trình công việc chặt chẽ và đơn giản, tăng khả năng cạnh tranh và sẵn sàng cho những biến động của thị trường.
- Lý thuyết về các ràng buộc: Các công ty cần nhận ra các ràng buộc yếu và hạn chế để loại bỏ hoặc tối ưu hóa chúng.
>> Xem thêm:
- Số hóa quy trình là gì? [7 BƯỚC SỐ HÓA] tiết kiệm 90% chi phí
- [TOP 5 FLOWCHART ONLINE] Mẫu lưu đồ quy trình phổ biến nhất
- Quy trình trình ký văn bản, ký duyệt văn bản hành chính
- Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban [TẢI MIỄN PHÍ]
5. Giải pháp xây dựng Workflow hiệu quả nhất hiện nay
| Phần mềm Workflow | Đặc điểm phần mềm |
|
🟢Phần mềm quản lý quy trình động CoDX Workflow |
CoDX Workflow là ứng dụng giúp doanh nghiệp đảm bảo và duy trì hiệu quả cao nhất của các quy trình của từng công việc và phòng ban cụ thể. Các tính năng nổi bật của phần mềm CoDX Workflow bao gồm: 🔰Thiết lập và chuẩn hóa quy trình công việc cho các ngành nghề, bộ phận và từng vị trí hiệu quả 🔰Tối ưu hóa thời gian xử lý công việc 🔰Nhanh chóng phát hiện và giải quyết các tắc nghẽn trong quy trình công việc của bạn 🔰Tự động hóa quy trình và liên kết quy trình thông minh 🔰Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc theo thời gian thực tế 🔰Đo lường hiệu suất và xây dựng các quy trình hoàn chỉnh 🔰Ngoài ra, phần mềm quản lý quy trình CoDX Workflow giúp số hóa toàn bộ quy trình thực tế của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp có thể liên kết công việc của nhiều quy trình và phòng ban khác nhau. Từ đó giảm tải mức độ cồng kềnh và tránh tắc nghẽn trong công việc. CoDX Workflow không chỉ thiết kế quy trình công việc chuẩn cho doanh nghiệp mà còn có đặc điểm chuẩn hóa quy trình, thống nhất dữ liệu thông tin. Người dùng có thể cập nhật quy trình, công việc, deadline… trên phần mềm này. Người quản lý cũng có thể nhanh chóng giao nhiệm vụ cho nhiều bộ phận, cá nhân thông qua hệ thống quản lý công việc. |
| 🟢Phần mềm FastWork WorkFlow |
FastWork Workflow là một trong những phần mềm tạo quy trình công việc có cung cấp các chức năng cần thiết để thiết lập quy trình tương ứng với từng vị trí, phòng ban,… và mọi công việc được tự động bàn giao cho nhân viên. Ưu điểm của FastWork Workflow: 🔰Giúp người dùng thiết lập quy trình công việc có trật tự theo bộ phận, vị trí, v.v. 🔰Tối đa hóa thời gian xử lý 🔰Phát hiện nhanh các lỗi quy trình 🔰Tất cả các quy trình được tự động hóa và liên kết bởi các chức năng thông minh 🔰Giúp theo dõi, giám sát chặt chẽ tiến độ công việc so với thời gian đề ra 🔰Hỗ trợ các nhà quản lý đo lường hiệu suất và cải thiện các quy trình mới. |
| 🟢Phần mềm Base Workflow |
Base Workflow là ứng dụng hỗ trợ người dùng hiểu mô hình quy trình công việc và nắm vững cách tạo sơ đồ công việc phù hợp với từng bộ phận, cá nhân. Từ đó, trên cơ sở phần mềm này, bạn có thể áp dụng các quy trình vào hệ thống một cách tự động hóa cho mọi công việc khá tiện lợi. Tính năng của Base Workflow: 🔰Tự động hóa quy trình công việc và phân chia công việc rõ ràng giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý và theo dõi. 🔰Dễ dàng chuyển đổi các bản phác thảo trên giấy thành phần mềm với các lớp dữ liệu. 🔰Cung cấp cho người dùng các trường cần thiết để thiết lập quy trình công việc và tự động chuyển giao. 🔰Chuẩn hóa các yếu tố phù hợp với các nghiệp vụ và có trường dữ liệu đầu vào đa dạng, linh hoạt. 🔰Các đặc điểm của kết nối dữ liệu trong các phòng ban khác nhau có lợi cho việc chuyển giao công việc nội bộ nhanh chóng. 🔰Tích hợp với các nền tảng và ứng dụng công nghệ bên ngoài. 🔰Hợp lý hóa các quy trình và trao đổi thông tin dễ dàng bằng cách tự động đưa ra thông báo, nhận xét, gửi tệp tài liệu, v.v. 🔰Dễ dàng đánh giá và đo lường hiệu suất để bạn có thể tìm ra những cách phù hợp để cải thiện quy trình của mình. |
| 🟢Phần mềm Microsoft Project |
Microsoft Project là ứng dụng giúp người dùng lập kế hoạch công việc một cách chuyên nghiệp. Đặc biệt, bạn có thể tạo sơ đồ tư duy, quy trình trình bày logic nhất với các tính năng hữu ích. Phần mềm có thể dễ dàng cài đặt trên máy tính và thiết bị di động. Đặc điểm của Microsoft Project: 🔰Tạo sơ đồ tư duy và quy trình công việc dễ dàng và nhanh chóng 🔰Theo dõi quy trình công việc cụ thể rõ ràng,.. |
| 🟢Phần mềm Microsoft Excel |
Microsoft Excel là phần mềm quen thuộc với mọi người. Bạn có thể dễ dàng vẽ quy trình công việc của mình thông qua chức năng thiết kế biểu mẫu do ứng dụng cung cấp. Tất cả các quy trình được sắp xếp một cách có trật tự giúp người dùng theo dõi và kiểm soát công việc một cách dễ dàng nhất. Đặc điểm từ Microsoft Excel: 🔰Giao diện dễ sử dụng 🔰Được cài đặt sẵn trên mọi thiết bị 🔰Giám sát chặt chẽ công việc 🔰Theo dõi mọi nhiệm vụ cần được thực hiện. |
| 🟢Ứng dụng Workflow trên iPhone/iPad |
Quy trình công việc có thể được sử dụng ngay từ iPhone hoặc iPad của bạn. Nhà sản xuất Apple đã mua lại ứng dụng này và đang cung cấp cho người dùng phiên bản miễn phí được cài đặt sẵn trên thiết bị của bạn. Với khả năng tự động hóa của phần mềm, mọi công việc đều có thể được lên kế hoạch mọi lúc, mọi nơi. Ưu điểm của Workflow trên iPhone/iPad là: 🔰Nhanh chóng và dễ dàng để sử dụng 🔰Tự động hóa tất cả các chức năng 🔰Thực hiện các tác vụ đơn giản trực tiếp trên thiết bị của bạn |
Công nghệ ngày càng phát triển, buộc bạn phải luôn cập nhật quy trình công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả để không để bỏ lại phía sau trong cuộc đua về công nghệ. Hy vọng bài viết trên đây của Công ty dịch vụ chuyển đổi số CoDX sẽ giúp bạn hiểu được workflow là gì và xây dựng một workflow hiệu quả.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Xem thêm: Không gian Workplace có sẳn được tối ưu phù hợp với mọi doanh nghiệp, xem ngay!
