Số hóa hồ sơ là gì? Quy trình, chi phí thực hiện bao nhiêu?

Số hóa hồ sơ hiện đang là nhiệm vụ cấp thiết của doanh nghiệp mà chính phủ đã quy định rõ trong nghị định 78/2015/NĐ-CP. Vậy số hóa hồ sơ là gì? Quy trình số hóa hồ sơ ra sao? Theo dõi bài viết của CoDX xem hướng dẫn số hóa hồ sơ cụ thể, chi tiết nhất nhé.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Xem thông tin cùng chủ đề:

Tìm hiểu cách số hóa doanh nghiệp toàn diện 2023

5 Giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp an toàn

Cách quản lý hồ sơ công việc khoa học – chuyên nghiệp

1. Số hóa hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản trên giấy thành dạng văn bản điện tử. Hay nói đơn giản hơn, đây là các hoạt động chuyển những dữ liệu truyền thống, thông thường thành dạng dữ liệu số để có thể khai thác, truy vấn mọi lúc, mọi nơi và mọi nơi.

Số hóa hồ sơ là gì

Các loại hồ sơ cần thực hiện số hóa theo Điều 4 TT01/2023/TT-VPC:

Theo đó, các loại giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính cần thực hiện số hóa là:

Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó.
Thành phần hồ sơ có yêu cầu thực hiện số hóa theo quy định của pháp luật.
Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Thành phần hồ sơ được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính (không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này).

2. Lợi ích khi thực hiện số hóa hồ sơ

Không khó hiểu khi thực hiện số hóa hồ sơ hiện đang là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay khi mang lại vô vàn lợi ích vượt trội. Cụ thể như sau:

2.1 Tiết kiệm chi phí lưu trữ

Lợi ích đầu tiên doanh nghiệp có thể nhận được từ số hóa hồ sơ là gì? Đó chính là tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ. Vì đối với quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên truyền thống, tổ chức cần đầu tư vào giấy, mực in cũng như chi phí bảo quản và vận hành.

Bên cạnh đó, việc thực hiện số hóa tài liệu còn giúp bạn tối ưu về doanh thu và mở rộng không gian cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác.

Lợi ích khi thực hiện số hóa hồ sơ — Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ

2.2 Hướng đến tự động hóa quy trình doanh nghiệp

Khi thực hiện số hóa, quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu hoặc công tác tìm kiếm sẽ được hướng từ thủ công sang tự động, điều này giúp hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình quản lý. Việc thực hiện số hóa hồ sơ đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng quản lý và tìm kiếm hồ sơ của toàn tổ chức. Thông qua hình thức này, các bộ phận phòng ban có thể tùy chỉnh dữ liệu tìm kiếm, tạo bộ lọc liên kết với các tài liệu có mối quan hệ mật thiết với nhau.

2.3 Quản lý và sử dụng dễ dàng

Đa phần, những hồ sơ dưới dạng điện tử thường được lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu nền tảng đám mây. Nhờ vậy, các tài liệu sẽ được đảm bảo tính an toàn với bất kỳ thiết bị máy tính hoặc hệ thống doanh nghiệp sử dụng. Đặc biệt, nhờ vào tính linh hoạt của nền tảng mà doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, sử dụng hồ sơ online bất cứ khi nào.

3. Quy trình số hóa hồ sơ cho doanh nghiệp tiêu chuẩn

Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và nhu cầu của từng doanh nghiệp sẽ có quy trình số hóa hồ sơ khác nhau.

Tuy nhiên, nhìn chung các bước để thực hiện chuyển đổi số hồ sẽ gồm có các bước cơ bản sau đây:

Quy trình số hóa hồ sơ

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thực hiện quy trình số hóa
Bước 2: Tiến hành Scan/Quét để số hóa hồ sơ
Bước 3: Nhập dữ liệu để bắt đầu quy trình số hóa
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu
Bước 5: Hoàn thiện cơ sở hệ thống dữ liệu hồ sơ sau khi số hóa

>>> Xem chi tiết tại bài viết: Số hóa tài liệu, hồ sơ, văn bản cho doanh nghiệp

4. Tham khảo một số dịch vụ thực hiện số hóa

Có thể nói, công tác số hóa hồ sơ của doanh nghiệp là một hoạt động mang tính dài hạn và khó có thể hoàn thành trong một lần duy nhất. Do đó, để thực hiện quy trình số hóa hồ sơ một cách thuận lợi hơn thì doanh nghiệp nên tham khảo một số dịch vụ thực hiện số hóa sau:

Dịch vụ Scan tài liệu: Scan hồ sơ giấy truyền thống thành các định dạng số như PDF, PNG, JPEG, TIFF,…
Dịch vụ Nhập liệu: Nhập các thông tin từ các loại hồ sơ vật lý thành dữ liệu điện tử.
Dịch vụ Phân loại chỉnh lý: Dịch vụ cơ bản và cần thiết trong quá trình số hóa hồ sơ là gì? Câu trả lời chính là phân loại chỉnh lý, dịch vụ giúp doanh nghiệp xây dựng, sắp xếp hệ thống hồ sơ nội bộ theo tiêu chuẩn nhất định.
Phần mềm lưu trữ tài liệu: Cho phép doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, khai thác các hồ sơ thông qua hệ thống lưu trữ điện tử, tương tự như văn phòng số di động.
Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính: là các dịch vụ lưu trữ đám mây, doanh nghiệp có thể mua không gian để lưu trữ dữ liệu sau số hóa.

Số hóa thông tin là bước đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Với hơn 30 năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống phần mềm số hóa, Lạc Việt đã triển khai thành công phần mềm LV-DX Document cho phép quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý tài liệu, văn bản, hồ sơ trên 1 nền tảng duy nhất. Bộ quản lý quy trình động cho phép xây dựng TUỲ BIẾN & KHÔNG GIỚI HẠN các quy trình trong quản lý lưu trữ theo từng tổ chức, từng trung tâm.

HỆ THỐNG TÍNH NĂNG PHẦN MỀM LV-DX DOCUMENT LẠC VIỆT

Bạn đang mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm hồ sơ? Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát? LV-DX Document – phần mềm quản lý tài liệu số chuyên nghiệp do Lạc Việt phát triển – chính là lời giải cho bài toán lưu trữ, truy xuất và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp hiện đại.

Kho lưu trữ tài liệu số tập trung: Xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu số khoa học, tập trung theo cấu trúc thư mục logic. Quản lý thống nhất mọi loại tài liệu từ hợp đồng, báo cáo đến tài liệu kỹ thuật – tất cả được truy cập dễ dàng từ mọi thiết bị.

Lưu trữ đa dạng định dạng tài liệu: Hỗ trợ lưu trữ nhiều loại định dạng như: văn bản (Word, Excel, PDF), hình ảnh, video, âm thanh và tài liệu đặc thù theo từng nghiệp vụ chuyên môn.

Lập chỉ mục và đánh dấu thông minh: Tài liệu được lập chỉ mục theo mô hình doanh nghiệp, hỗ trợ đánh dấu vị trí lưu trữ vật lý (nếu có), giúp kiểm soát cả tài liệu số và hồ sơ giấy trong cùng một hệ thống.

Tìm kiếm – truy xuất tức thì: Tìm kiếm tài liệu theo từ khóa, loại tài liệu hoặc nội dung bên trong file với công nghệ OCR. Xem trước trực tuyến không cần tải về, rút ngắn thời gian xử lý và tăng hiệu quả công việc.

Cộng tác tài liệu linh hoạt và an toàn: Chia sẻ nội bộ nhanh chóng qua email, mạng nội bộ; Chia sẻ nâng cao: kiểm soát thời gian truy cập, giới hạn tải/in/chia sẻ lại; Cho phép tương tác: nhận xét, cập nhật tài liệu theo phiên bản mới; Phân quyền chi tiết theo vai trò, phòng ban, đảm bảo an toàn dữ liệu

Quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu: Tự động hóa luồng duyệt tài liệu; lưu trữ lịch sử phiên bản để dễ dàng khôi phục khi cần; theo dõi toàn bộ hành vi truy cập như: xem, tải, chia sẻ, bình luận…

Tích hợp liên thông hệ thống: Dễ dàng kết nối với các phần mềm kế toán, nhân sự, điều hành,… Tài liệu được gọi từ hệ thống nghiệp vụ hoặc truy cập trực tiếp từ kho lưu trữ trung tâm, đảm bảo dữ liệu không bị phân mảnh và luôn sẵn sàng phục vụ công việc.

XEM FULL TÍNH NĂNG PHẦN MỀM LV-DX DOCUMENT MIỄN PHÍ

Mong rằng qua bài viết trên bạn đã hiểu rõ khái niệm số hóa hồ sơ là gì. Và với những hướng dẫn số hóa hồ sơ CoDX cung cấp, doanh nghiệp có thể nắm bắt cơ hội và đón đầu xu hướng để phát triển trong tương lai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: