6 Bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên x2 hiệu suất làm việc

Trong công việc không phải nhiệm vụ nào cũng có tầm quan trọng như nhau, sẽ có những công việc cần ưu tiên giải quyết trước để đảm bảo tiến độ. Chính vì vậy bạn cần có phương pháp sắp xếp công việc hợp lý, có kế hoạch rõ ràng, điều này góp phần gia tăng hiệu suất làm việc. Bài viết này, Chuyển đổi số CoDX sẽ chia sẻ đến bạn 6 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên khoa học và hiệu quả nhất, cùng theo dõi nhé.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. 6 Bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả nhất

Có nhiều cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, tuy nhiên những gợi ý mà CoDX chia sẻ dưới đây là cách thức đơn giản, dễ sử dụng và mang lại hiệu quả nhất.

• Bước 1: Xác định mục tiêu
• Bước 2: Lên danh sách công việc để đạt từng mục tiêu
• Bước 3: Xác định công việc quan trọng, khẩn cấp
• Bước 4: Lên quy chuẩn thời gian cho từng task công việc
• Bước 5: Áp dụng các phương pháp khoa học để lên checklist theo thứ tự ưu tiên
• Bước 6: Thực hiện và đánh giá

Bước 1: Xác định mục tiêu

Bạn cần biết chính xác mình mong muốn điều gì sau khi hoàn thành công việc, từ đó định hình được mục tiêu theo đuổi. Có thể có nhiều mục tiêu khác nhau trong công việc, nên chia theo từng khoảng thời gian khác nhau để sắp xếp công việc hợp lý.

Việc xác định từng mục tiêu của công việc sẽ giúp bạn hình thành tư duy nhìn nhận tổng quan vấn đề, từ đó dễ dàng đánh giá mức độ cấp bách của công việc.

Bước 2: Lên danh sách công việc để đạt từng mục tiêu

Sau khi đã xác định được từng mục tiêu cụ thể, bạn cần tiến hành lên danh sách các công việc tương ứng để đạt mục tiêu đó. 

Ở bước này, bạn cần liệt kê tất cả các công việc cần làm từ việc nhỏ nhất đến lớn nhất để hoàn thiện được mục tiêu tổng. Danh sách công việc càng chi tiết và cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng xác định công việc quan trọng, khẩn cấp ở bước tiếp theo.

Bước 3: Xác định công việc quan trọng, khẩn cấp

Để xác định được công việc nào quan trọng và cần giải quyết trước bạn cần biết được kết quả cuối cùng của công việc sẽ mang lại là gì. Từ đó đánh giá được tầm quan trọng của nó và quyết định có nên “gắn cờ” ưu tiên hay không. 

Dưới đây là 3 cách xác định mức độ ưu tiên của công việc:

• Dựa trên tầm quan trọng của công việc: Xem xét mức động quan trọng của từng hạng mục nhiệm vụ với mục tiêu chung từ đó sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên.
• Dựa trên thời gian: Xem xét deadline hoặc thời điểm quan trọng của mỗi công việc.
• Dựa trên khả năng hoàn thành: Xem xét thời gian, khả năng bạn cần bỏ ra để hoàn thành công việc.

Trong trường hợp các công việc có tầm quan trọng như nhau, bạn phải xét đến khoảng thời để thực hiện công việc.

Bước 4: Lên quy chuẩn thời gian cho từng task công việc

Lên quy chuẩn thời gian cho từng công việc sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành nhiệm vụ, tránh được tình trạng “dở dang” ở tất cả nhiệm vụ. Những công việc cần sự chỉn chu và chính xác cao thì nên dành nhiều thời gian hơn. 

Lưu ý cân đối, phân bổ thời gian hợp lý tránh tình trạng quá tải công việc khi đến hạn deadline. Nếu công việc cần sự hỗ trợ từ nhiều nhân sự khác, việc phân công cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo thời gian của từng cá nhân.

Bước 5: Áp dụng các phương pháp khoa học để lên checklist theo thứ tự ưu tiên

Cần có một phương pháp khoa học tạo checklist công việc theo thứ tự ưu tiên trực quan và rõ ràng. Điều này giúp người trực tiếp thực hiện công việc và những bộ phận liên quan dễ dàng định hình được công việc khi tiếp nhận.

Có nhiều cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên có thể kể đến như phương pháp Master list, ivy lee, get thing done… Tùy theo mục đích, cũng như sở thích cá nhân người lên kế hoạch để có thể lên checklist công việc phù hợp.

Ứng dụng phần mềm tạo checklist để lên công việc nhanh chóng

Bước 6: Thực hiện và đánh giá 

Thực hiện công việc theo kế hoạch lập ra và thường xuyên đánh giá kết quả làm việc là cách hiệu quả để tối ưu thứ tự ưu tiên của công việc. 

Trong quá trình thực hiện, sẽ phát sinh những vấn đề không mong muốn, bạn có thể cân nhắc, xử lý và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên để đảm bảo vẫn đạt được đúng mục tiêu đã đề ra ban đầu.

Có thể bạn cần để quản lý tốt hơn: Kỹ năng giao việc và giám sát công việc Chi tiết giao việc trên zalo Tải miễn phí bảng phân chia công việc nhóm Nhân viện bị Overload công việc

2. Việc gì cần tránh khi sắp xếp mức độ ưu tiên công việc

• Chỉ quan tâm đến 1 khía cạnh của công việc: Khi sắp xếp mức độ ưu tiên nhiệm vụ, bạn cần xem xét tất cả các yếu tố như tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, khả năng thực hiện và kể cả rủi ro có thể xảy ra.
• Nhìn nhận vấn đề chủ quan: Nên tham khảo thêm ý kiến của đồng nghiệp, nhân viên hay quản lý cấp cao hơn để đưa ra đánh giá khách quan nhất.
• Cứng nhắc khi sắp xếp mức độ ưu tiên công việc: Tầm quan trọng của mỗi công việc có thể thay đổi theo từng thời điểm, do đó hãy linh hoạt sắp xếp thứ tự công việc để đảm bảo rằng công việc chủ chốt luôn được thực hiện đầu tiên.
• Chỉ quan tâm đến yếu tố thời gian: Nhiều nhà quản lý vẫn thường căn cứ vào thời hạn hoàn thành để đưa ra thứ tự ưu tiên. Tuy nhiên, có nhiều công việc quan trọng hơn nhưng không cần hoàn thành gấp.
• Không cân nhắc khả năng cá nhân: Tuy mức độ ưu tiên công việc quan trọng, nhưng cần được xem xét dựa trên khả năng hoàn thành của nhân sự.

3. Các phương pháp để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc

5 Phương pháp hiệu quả để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên:

1. Phương pháp Master list
2. Phương pháp ivy lee
3. Phương pháp get thing done
4. Ma trận Eisenhower
5. Phương pháp ABCDE

3.1 Phương pháp Master list

Master list là phương pháp hỗ trợ cách sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên dựa trên những nhiệm vụ, mục tiêu lớn. Dễ hiểu hơn, khi áp dụng phương pháp này bạn phải lập một danh sách các công việc cần phải làm, sau đó chia nhỏ các công việc từ những gạch đầu dòng của danh sách đó. 

Chia công việc theo mục tiêu hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày để đánh giá mức độ ưu tiên. Mục đích chính của Master list là để tránh sa đà vào những công việc nhỏ nhặt, không quan trọng và ít ảnh hưởng đến mục tiêu tổng.

3.2 Phương pháp Ivy Lee

Nguyên lý của phương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên Ivy Lee là tập trung thực hiện những công việc quan trọng đầu tiên. Trong một ngày làm việc, bạn không thể nào hoàn thành hết tất cả công việc với nhiều mức độ quan trọng và không quan trọng khác nhau. Vì vậy, hãy tập trung thời gian cho những công việc cấp bách trước. 

Bạn có thể thực hiện việc sắp công việc theo thứ tự ưu tiên bằng cách viết ra việc quan trọng nhất cần xử lý cho ngày mai và sắp xếp các công việc đó theo thứ tự cấp bách nhất. Và khi bắt tay vào thực hiện công việc, bạn chỉ cần tập trung vào những công việc đã liệt kê từ trước. Với phương pháp Ivy Lee này bạn áp dụng lần lượt cho đến khi hoàn thành tất cả các công việc.

3.3 Phương pháp Get Thing Done

Get Thing Done là cách quản lý, sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc chi tiết, cụ thể để theo dõi theo trình tự thời gian và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. 

Mục đích chính của Get Thing Done là giúp mọi công việc không bị bỏ sót, đảm bảo các nhiệm vụ được đánh giá đúng mức độ ưu tiên và những hoạt động phục vụ công việc đều được hoạch định rõ ràng. Điều này góp phần làm giảm bớt căng thẳng, tránh sự quá tải công việc do phân bố không đều thời gian. 

Cụ thể, Get Thing Done thực hiện dựa trên các nguyên tắc sau:

• Bạn không cần phải tính toán những công việc trong đầu và lúc nào cũng tập trung suy nghĩ cách sắp xếp công việc.
• Hãy đưa ra những kế hoạch, chủ động tạo checklist công việc ra ứng dụng một cách khoa học và hiệu quả.
• Cuối cùng, tập trung hoàn thành các công việc theo thứ tự ưu tiên đã được sắp xếp.

3.4 Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower hay còn được gọi là ma trận khẩn cấp, đây là một công cụ giúp đưa ra quyết định, phân biệt công việc: quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp, không khẩn cấp. 

Với giải pháp này, bạn có thể áp dụng để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên cần thực hiện, ủy quyền hoặc loại bỏ.

Ma trận Eisenhower chia công việc thành bốn phần chính:

• Quan trọng và Khẩn cấp (Important and Urgent): Cần ưu tiên và hoàn thành ngay lập tức.
• Quan trọng nhưng Không khẩn cấp (Important but Not Urgent): Nên được lập kế hoạch và quản lý thời gian để tránh trở thành công việc khẩn cấp sau này.
• Không quan trọng nhưng Khẩn cấp (Not Important but Urgent): Có thể được giao cho người khác hoặc được xử lý một cách nhanh chóng để giảm áp lực.
• Không quan trọng và Không khẩn cấp (Not Important and Not Urgent): Có thể được hoãn lại hoặc thậm chí loại bỏ khỏi danh sách công việc.

3.5 Phương pháp ABCDE

Đây là cách sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên, phân loại mức độ theo cách gán vào chữ cái A, B, C, D, E. Nhiệm vụ của bạn là thực hiện giải quyết công việc từ A đến E, cụ thể như sau:

• Nhóm A (Phải làm): Các công việc quan trọng và có hậu quả nghiêm trọng nếu không thực hiện. Đây là ưu tiên số một, cần được hoàn thành ngay.
• Nhóm B (Nên làm): Các công việc có giá trị nhưng không gây hậu quả nghiêm trọng nếu không thực hiện ngay. Tuy nhiên, chúng nên được ưu tiên sau khi hoàn thành công việc nhóm A.
• Nhóm C (Làm thì tốt): Các hoạt động không tạo ra hậu quả đáng kể đối với hiệu quả công việc. Cần kiểm soát và đảm bảo rằng chúng không chiếm quá nhiều thời gian.
• Nhóm D (Ủy quyền): Công việc có thể được ủy quyền cho người khác thực hiện. Lợi ích của cách phân loại này là giải phóng thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
• Nhóm E (Loại bỏ): Công việc không mang lại giá trị hoặc có giá trị rất thấp. Cần xem xét loại bỏ những  để tập trung vào những hoạt động quan trọng hơn.

4. Sử dụng CoDX Task để sắp xếp công việc cho đội nhóm của bạn

Để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hợp lý ngoài áp dụng quy trình 6 bước và các phương pháp kể trên, doanh nghiệp có thể sử dụng app quản lý công việc để việc phân bổ, lên kế hoạch công việc dễ dàng hơn. 

CoDX Task là một trong những ứng dụng làm việc nhóm giúp lên kế hoạch, quản lý, sắp xếp công việc thông minh, nhanh chóng và hiệu quả hiện nay. Với nhiều tính năng ưu việt, doanh nghiệp có thể áp dụng để xây dựng hệ thống quản lý công việc một cách tối ưu.

• Sắp xếp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn nhờ số liệu chính xác.
• Tổ chức sắp xếp task công việc theo thẻ Kaban hoặc theo kế hoạch.
• Tính năng gắn cờ ưu tiên cho phép người dùng đánh giá các mức độ cần thực hiện nhiệm vụ trong dự án.
• Tạo checklist công việc cần làm hàng ngày dễ dàng, nhanh chóng, trực quan với đầy đủ các thông tin cần thiết.
• Cập nhật liên tục tiến độ thực hiện, theo dõi công việc hoàn thành + giờ thực hiện theo danh sách todolist của đội nhóm.

Khi biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn sẽ tập trung hoàn toàn công sức để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất mà không bị sao nhãng. Điều này cũng tránh được tình trạng quá tải công việc khi cận deadline hay bỏ sót công việc quan trọng. Hy vọng những thông tin mà CoDX mang lại trong bài viết này sẽ giúp bạn có thêm những giải pháp hiệu quả để hoàn thành công việc.