Phương pháp Agile là gì? 12 Nguyên tắc làm việc quan trọng trong dự án

Quản lý dự án luôn là một trong những chủ đề thú vị nhất đối với các nhà quản lý. Theo xu hướng thị trường hiện nay, phương pháp agile đang dần thay thế và vượt trội hơn so với mô hình truyền thống khác. Trong bài viết này, hãy cùng @Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu các phương pháp làm việc agile để quản lý công việc hiệu quả hơn.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• Ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án
• Mô hình thác nước (waterfall)
• Tìm hiểu Milestone là gì

1. Phương pháp agile là gì?

Phương pháp Agile (Agile Software Development) là cách thức phát triển phần mềm linh hoạt, được áp dụng trong quá trình phát triển phần mềm, với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay người dùng trong thời gian sớm nhất.

Trên thực tế, phương pháp làm việc agile này được xây dựng trên các nguyên tắc vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental). Đó là một phương pháp quản lý dự án bằng cách chia chúng thành các giai đoạn. 

2. Tuyên ngôn của phương pháp agile

Sau đây là nội dung 4 tuyên ngôn của phương pháp làm việc agile (Manifesto):

• Tương tác và cá nhân hơn các quy trình và công cụ: Trọng tâm sẽ là con người và tập trung vào việc xây dựng sự tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm. Các thành viên có năng lực hỗ trợ lẫn nhau trong công việc sẽ mang lại thành công cho dự án.
• Sản phẩm hoàn chỉnh tốt hơn tài liệu hoàn chỉnh: Tập trung thời gian của bạn vào việc sản xuất phần mềm hoàn chỉnh đáp ứng chính xác yêu cầu của khách hàng.
• Tạo điều kiện hợp tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng: Hiểu khách hàng muốn gì để tùy chỉnh sản phẩm thay vì chỉ dựa vào các điều khoản hợp đồng.
• Đáp ứng và thay đổi tốt hơn là bám sát vào một kế hoạch: Agile khuyến khích sự thích nghi và thay đổi. Đây có thể là sự thay đổi về công nghệ, con người hoặc thời hạn…

3. Nguyên tắc agile bao gồm những đặc trưng nào?

Phương pháp triển khai nguyên tắc agile gồm có 7 đặc trưng cơ bản cần nắm rõ như sau:

• Tính lặp (Iterative)

Dự án sẽ được thực hiện theo các giai đoạn lặp lại (lặp lại hoặc chạy nước rút), thường là trong thời gian ngắn (1-4 tuần). 

Trong mỗi phần, nhóm phát triển thực hiện tất cả các công việc cần thiết như lập kế hoạch dự án, phân tích nhu cầu của khách hàng, thiết kế, triển khai, thử nghiệm, để sản xuất các phần nhỏ của sản phẩm.

• Tính tăng trưởng và tiến hóa (Incremental and Evolutionary)

Khi kết thúc quá trình phân khúc, nhóm tạo ra các phần nhỏ của sản phẩm cuối cùng thường hoàn chỉnh, đang hoạt động, được thử nghiệm đầy đủ và có thể áp dụng. 

Những phần này sẽ nối tiếp nhau theo thời gian. Các tệp thực thi này được tích lũy tuần tự, phát triển cho đến khi đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng.

• Tính thích nghi (Adaptive)

Do thời gian phân đoạn ngắn và kế hoạch được điều chỉnh liên tục nên những thay đổi trong quá trình phát triển (thay đổi yêu cầu, thay đổi công nghệ, thay đổi phương hướng, mục tiêu,…) đều có thể được điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.

• Nhóm tự tổ chức và đa chức năng

Các cấu trúc nhóm này phân phối công việc của riêng họ mà không dựa vào các mô tả cứng nhắc về chức danh công việc hoặc thiết lập hệ thống phân cấp rõ ràng trong tổ chức. 

Các nhóm tự tổ chức có đủ kỹ năng để đưa ra quyết định, tự quản lý và phân phối công việc để đạt hiệu quả tối đa.

• Quản lý tiến trình thực nghiệm (Empirical Process Control)

Các nhóm có trong phương pháp Agile thường đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế hơn là tính toán lý thuyết hoặc các giả định được thiết lập trước. 

Agile rút ngắn vòng đời phản hồi để tạo điều kiện thích ứng và tăng tính linh hoạt để kiểm soát tiến độ và tăng năng suất.

• Giao tiếp trực diện (Face-to-face communication)

Mô hình Agile không chống lại tài liệu, nhưng coi trọng giao tiếp trực tiếp hơn là thủ tục giấy tờ. Các phương pháp linh hoạt khuyến khích giao tiếp trực tiếp giữa các nhóm phát triển để hiểu rõ hơn những gì khách hàng thực sự muốn. 

Trong giao tiếp nội bộ nhóm, Agile khuyến khích giao tiếp trực tiếp và thỏa thuận về thiết kế hệ thống và cùng triển khai các chức năng cần thiết.

• Phát triển dựa trên giá trị (Value-based development)

Một trong những nền tảng của nguyên tắc Agile là “một sản phẩm hoạt động tốt là thước đo của sự tiến bộ”. 

Các nhóm Agile thường làm việc trực tiếp với khách hàng để hiểu yêu cầu nào được ưu tiên cao hơn nhằm mang lại nhiều giá trị hơn cho dự án càng nhanh càng tốt.

4. Phương pháp agile đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Dưới đây là một số ưu điểm của phương pháp làm việc Agile:

• Thực hiện các thay đổi dễ dàng: Bởi vì các dự án được chia thành các phần nhỏ, độc lập và khép kín. Do đó, thật dễ dàng để thực hiện các thay đổi ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án.
• Không cần biết mọi thứ ngay từ đầu: Tốt cho các dự án không có mục tiêu rõ ràng, bởi vì nó không cần phải được thực hiện trong giai đoạn đầu.
• Bàn giao sản phẩm hoàn thiện nhanh hơn: Việc chia nhỏ dự án cho phép các nhóm kiểm tra các thành phần nhanh hơn, đồng thời xác định và khắc phục sự cố, dẫn đến việc bàn giao sản phẩm thành công và nhất quán hơn.
• Tập trung vào phản hồi của khách hàng và người dùng: Cả khách hàng và người dùng cuối đều có thể cung cấp ý tưởng và phản hồi của họ về dự án. Do đó, nó có ảnh hưởng mạnh mẽ và tích cực đến sản phẩm cuối cùng.
• Cải tiến liên tục: Nó khuyến khích các thành viên trong nhóm và khách hàng đưa ra phản hồi của riêng họ. Các giai đoạn khác nhau của sản phẩm cuối cùng sau đó có thể được kiểm tra và cải tiến nhiều lần nếu cần.

>>> So sánh sự khác biệt giữa Agile và Waterfall

5. Hạn chế của nguyên tắc Agile doanh nghiệp cần lưu ý?

Quản lý dự án theo nguyên tắc Agile mang lại cho bạn nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít hạn chế. 

Ngoài những ưu điểm, mô hình Agile này cũng có những nhược điểm sau:

• Khó khăn trong việc lập kế hoạch cho dự án: Khó xác định rõ ràng khi nào sản phẩm cuối cùng sẽ được bàn giao vì dự án được chia thành nhiều phần khác nhau, mỗi phần có thời gian giao hàng riêng.
• Yêu cầu hướng dẫn và đào tạo chi tiết: Vì các phương pháp Agile khá phức tạp nên bạn cần được đào tạo và hướng dẫn chi tiết để hiểu rõ về phương pháp.
• Không có nhiều tài liệu: Agile thay đổi nhiều đến mức tài liệu tương ứng thường rất ít. Tuy tài liệu không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng vẫn rất cần thiết.
• Hợp tác là rất quan trọng để dự án thành công: Nó đòi hỏi thời gian và công việc tích cực của các bên liên quan trong suốt quá trình thực hiện dự án.
• Chi phí cao: Chi phí triển khai các phương pháp này thường cao hơn các phương pháp phát triển khác.

6. 12 Nguyên tắc quan trọng trong phương pháp Agile

Ngoài ra, phương pháp làm việc Agile còn chỉ điểm 12 nguyên tắc đằng sau Tuyên ngôn Agile để giúp các nhà phát triển có được lời khuyên và áp dụng các phương pháp nhanh vào thực tế bao gồm:

• Ưu tiên hàng đầu là làm hài lòng khách hàng thông qua việc cung cấp phần mềm có giá trị sớm và liên tục.

• Chào mừng các yêu cầu thay đổi, thậm chí muộn trong quá trình phát triển. Các quy trình linh hoạt tận dụng lợi thế cạnh tranh của khách hàng đang thay đổi.

• Cung cấp phần mềm hoạt động tốt cho khách hàng một cách thường xuyên, bất cứ nơi nào từ vài tuần đến vài tháng, ưu tiên khung thời gian ngắn hơn.

• Các doanh nhân và nhà phát triển phải làm việc cùng nhau hàng ngày trong suốt thời gian của dự án.

• Xây dựng các dự án xung quanh các cá nhân có động lực. Cung cấp cho họ môi trường và sự hỗ trợ họ cần và tin tưởng họ sẽ hoàn thành công việc.

• Cách hiệu quả nhất để truyền đạt thông tin từ trong nhóm phát triển đến nhóm phát triển là thông qua các cuộc trò chuyện trực tiếp.

• Phần mềm hoạt động tốt là thước đo chính để đo lường tiến độ.

• Các quy trình linh hoạt thúc đẩy phát triển bền vững. Nhà tài trợ, nhà phát triển và người dùng có thể duy trì nhịp độ liên tục mà không bị hạn chế.

• Tiếp tục tập trung vào kỹ thuật tốt và thiết kế linh hoạt.

•  Tính đơn giản – nghệ thuật tối đa hóa công việc còn dang dở là nền tảng.

•  Kiến trúc tốt nhất, yêu cầu tốt nhất và thiết kế tốt nhất sẽ do các nhóm tự tổ chức thực hiện.

•  Các nhóm phát triển không ngừng suy nghĩ về cách trở nên hiệu quả hơn, đồng thời họ điều chỉnh và thay đổi hành vi của mình cho phù hợp.

7. Phương pháp làm việc Agile nào được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay?

Các mô hình Agile được nhiều chuyên gia dựa vào để tạo ra những cách thức phụ của riêng họ. Trong phần này, hãy cùng CoDX xem 6 phương pháp Agile được sử dụng phổ biến nhất bao gồm:

7.1. Kanban

Kanban là một công cụ thực thi đơn giản mô tả trực quan tiến độ công việc trong một dự án quản lý và cho phép các nhóm xem tiến độ dự án và các nhiệm vụ trong tương lai sẽ được hoàn thành. 

Các dự án được quản lý theo phương pháp Kanban chủ yếu được quản lý thông qua Kanban, phân chia các nhiệm vụ thành ba cột: Việc cần làm, Việc đang làm và Hoàn thành. Đây là phương pháp được ứng dụng nhiều trong các phần mềm quản lý dự án online, quản trị công việc hiện nay bởi tính khoa học đảm bảo hiệu quả tiến độ.

7.2. Scrum

Cũng giống như Kanban, mô hình Scrum xây dựng bảng Scrum của riêng nó (tương tự như Kanban) và nhóm các nhiệm vụ thành các cột theo tiến độ. 

Sự khác biệt giữa Kanban và Scrum là Scrum tập trung vào việc chia nhỏ các dự án thành các lần chạy nước rút, tiếp đến sẽ lập kế hoạch cũng như quản lý từng lần chạy nước rút một.

7.3. Extreme Programming (XP)

Đây là một phương pháp agile đã được thiết lập cho các dự án phát triển phần mềm linh hoạt. Cách tiếp cận linh hoạt này tập trung vào việc tăng cường mối quan hệ con người, chìa khóa thành công trong phát triển phần mềm. 

Ngoài ra, XP cũng tập trung vào việc thúc đẩy tinh thần đồng đội, quan tâm đến việc học hỏi từ các nhà phát triển và thúc đẩy môi trường làm việc tốt.

7.4. Feature-driven development (FDD)

FDD là một khuôn khổ linh hoạt khác để tổ chức phát triển phần mềm. Nó thường liên quan đến việc tạo một mô hình phần mềm hai tuần một lần, đồng thời cũng yêu cầu phát triển và thiết kế cho chức năng của mô hình. 

Về cơ bản, đây là một quy trình phát triển phần mềm lặp đi lặp lại và phát triển với mục đích chính là cung cấp phần mềm hoạt động ổn định và đúng thời hạn.

FDD chia các dự án thành năm hoạt động cơ bản:

• Xây dựng mô hình toàn diện cho doanh nghiệp
• Liệt kê các tính năng có trong phần mềm
• Lập kế hoạch theo chức năng
• Phần mềm thiết kế theo chức năng
• Xây dựng cấu trúc một phần dựa trên các chức năng được liệt kê

7.5. Dynamic Software Development Method (DSDM)

Tập trung vào toàn bộ quy trình quản trị dự án, mục đích chính là đảm bảo nền tảng của quản lý dự án. Cách tiếp cận này cung cấp một lộ trình hoàn chỉnh để cung cấp sản phẩm cho khách hàng đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. 

Giống như Scrum, XP và FDD, DSDM sử dụng chạy nước rút. Phương pháp agile này dựa trên tám nguyên tắc cơ bản:

• Tập trung vào nhu cầu kinh doanh
• Cung cấp sản phẩm đúng hạn
• Sự hợp tác
• Không bao giờ mất chất lượng
• Xây dựng một sản phẩm đi lên từ bước đầu
• Phát triển lặp đi lặp lại
• Truyền thông liên tục và rõ ràng
• Điều khiển và có sự kiểm soát

7.6. Crystal

Phương pháp Crystal nhằm đưa ra một quy trình phát triển phần mềm tối ưu, vì vậy yếu tố con người là trung tâm của phương pháp. 

Ngoài ra, nó hướng đến nhiều yếu tố khác như: tương tác, cộng đồng, kỹ năng, tài năng, giao tiếp để tăng tính tương tác giữa các cá nhân tham gia thực hiện dự án.

8. Tại sao doanh nghiệp nên chuyển đổi sang mô hình Agile?

Doanh nghiệp (DN) nên chuyển đổi sang phương pháp làm việc Agile vì những lý do sau:

• Linh hoạt hơn: Nếu bạn hiểu triết lý Agile thì chắc chắn sẽ giúp bạn linh hoạt hơn trước mọi thay đổi. Từ triết lý Agile, doanh nghiệp có thể học được nhiều điều về tính linh hoạt, như Lean Startup, Scrum, Kanban,… Do đó, mọi phương pháp trong Agile đều giúp doanh nghiệp chấp nhận thay đổi một cách nhẹ nhàng tích cực, và linh hoạt hơn.
• Sáng tạo hơn: Với bản chất linh hoạt, Agile luôn thúc giục các cá nhân và nhóm làm việc chủ động hơn để họ có thể sáng tạo hơn và không ngại vượt ra khỏi “vòng tròn an toàn” của mình.
• Năng suất cao hơn: Khi tìm hiểu về Agile, bạn sẽ tiếp xúc với những cách suy nghĩ rất mới, chẳng hạn như vòng lặp, lập kế hoạch ngắn hạn, phối hợp nhóm Scrum, giải quyết vấn đề để giảm rủi ro, tiết kiệm tài nguyên, giảm khối lượng công việc và tăng hiệu quả.
• Agile đã gây bão trên toàn thế giới: Agile hiện nay rất phát triển và phổ biến trên thế giới, và Agile đã giúp hàng triệu công ty đạt được sự linh hoạt. Chẳng hạn như Facebook, Microsoft, Apple, Amazon, v.v. Vậy thì Việt Nam chúng ta chắc chắn cần chuyển sang Agile nhanh hơn và sớm hơn.

9. Áp dụng phương pháp làm việc Agile vào dự án của doanh nghiệp như thế nào?

Để làm cho các nhóm làm việc linh hoạt hơn, hiệu quả hơn và nâng cao khả năng đáp ứng các mục tiêu của khách hàng, các phương pháp triển khai agile được áp dụng trong mô hình quản lý dự án theo các cách sau:

9.1. Quy trình hoàn chỉnh của Agile

Sản phẩm sẽ có nhiều giai đoạn phát triển để người dùng có thể dễ dàng tương tác với nó. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được phản hồi để cải thiện sản phẩm và khắc phục các sự cố phát sinh. 

Ngoài ra, nhóm dự án của bạn có thể chuyển sang một quy trình phát triển khác cho sản phẩm của bạn, ngay cả khi các vấn đề trong quy trình hiện tại vẫn đang được giải quyết.

9.2. Dự án phù hợp với Agile

Nguyên tắc Agile phù hợp với các dự án có độ phức tạp và không chắc chắn nhất định. Agile hiện nay đang góp phần thay đổi rất nhiều trong cách thức làm việc, quản lý, sản xuất ở bất kỳ ngành nghề, doanh nghiệp nào và giúp đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp với mô hình Agile.

Để áp dụng thành công mô hình này, doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng một số điều kiện tiên quyết trong tổ chức của mình:

• Các thành viên phải phối hợp và giao tiếp hiệu quả mọi lúc.
• Các thành viên cần tự chủ để nhóm có thể hoạt động trơn tru ngay cả khi không có chỉ thị từ cấp trên.
• Mô đun hóa các hoạt động thông qua các nhóm liên chức năng.

>> Liên quan:

• Bảng tiến độ thi công Excel: Tải MIỄN PHÍ, Hướng dẫn lập file chi tiết
• Phương pháp PERT trong quản lý công việc dự án

9.3. Thách thức khi áp dụng mô hình Agile

Trên thực tế, một số công ty đã áp dụng phương pháp làm việc Agile từ 5-7 năm nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu. Bởi vì:

• Các nhóm dự án này chỉ áp dụng Agile, để họ không phải làm việc theo các hệ thống quy trình phức tạp và cũng có thể tránh được một số lượng lớn tài liệu. 
• Ngoài ra, vì nguyên tắc Agile quá chú trọng vào yếu tố con người nên rất khó thay đổi văn hóa và hành vi của từng thành viên.

Để giải quyết vấn đề này, việc thuê một huấn luyện viên giỏi nhanh nhẹn là vô cùng cần thiết. 

• Chỉ những người có tư duy đúng đắn, kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về Agile và kỹ năng huấn luyện mới có thể giúp doanh nghiệp hoặc nhóm dự án tiếp cận các phương pháp này một cách nhanh chóng. 
• Quá trình đào tạo sẽ kéo dài từ 3 tháng đến 1 năm, hoặc lâu hơn nếu có nhu cầu.

>>> Phần mềm hữu ích: Phần mềm lập tiến độ thi công hiệu quả năm 2023 kèm bảng giá chi tiết

10. Phần mềm nào quản lý công việc theo nguyên tắc Agile cho DN?

Phần mềm quản lý công việc CoDX – Task áp dụng một phần phương pháp triển khai agile vào phần mềm giúp mô hình quản lý công việc trở nên chuyên nghiệp. Điều này giúp bạn nâng cao khả năng bao quát công việc và phát huy tinh thần đồng đội. 

Nếu sử dụng CoDX – Task, bạn sẽ dễ dàng giảm thiểu các hoạt động lãng phí tài nguyên, tự động hóa quy trình làm việc và tập trung vào công việc mang lại giá trị thực cho doanh nghiệp của bạn.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc CoDX – Task để quản lý doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Hình thức quản lý công việc trực tuyến giúp người quản trị dễ dàng quản lý công việc trong suốt quá trình thực hiện dự án.
• Cấu trúc được xây dựng theo mô hình Kanban, Scrum… giúp nhà quản lý dễ dàng phân công công việc, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
• Nhận xét, nhắc nhở tiến độ công việc của nhân viên trực tiếp trên phiếu công việc mà không cần gặp mặt trực tiếp.

>>> Giải pháp liên quan: 10 Phần mềm quản lý dự án xây dựng công trình CHẤT LƯỢNG

Thông qua bài viết, CoDX hy vọng những thông tin được cung cấp vụ thể ở trên có thể giúp bạn đọc hiểu cụ thể, rõ ràng hơn về các phương pháp agile, kỹ thuật scrum, kaban… nhằm giúp doanh nghiệp triển khai hợp lý để quản trị công việc hiệu quả và ngày một phát triển.

>>> Xem để biết: Quản lý dự án trên một trang giấy