Nhiệm vụ của nhân viên truyền thông nội bộ & kỹ năng cần có để thành công

Vị trí nhân viên truyền thông nội bộ đang trở thành một trong những công việc quan trọng tại các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay. Nhiệm vụ của họ là truyền tải những chỉ đạo, chính sách thông tin từ ban lãnh đạo đến cấp nhân viên, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc tích cực và nội bộ gắn kết. Vì vậy, vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

1. Vai trò của chuyên viên truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, vai trò của truyền thông nội bộ đã trở thành một phần quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.

1.1 Nhân viên truyền thông nội bộ là gì?

Nhân viên truyền thông nội bộ là người chịu trách nhiệm cung cấp các thông tin bên trong tổ chức như: tuyển dụng, thay đổi quy chế, chính sách, tài trợ, đóng góp từ thiện và nhiều thông tin khác. Hiệu quả công việc truyền thông nội bộ được đo lường dựa trên số lượng thành viên trong tổ chức tiếp nhận thông tin và mức độ hài lòng của họ, cùng với các chỉ số phản ánh sự tích cực trong nội bộ.

1.2 Vai trò của nhân viên truyền thông trong doanh nghiệp

Chuyên viên truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin từ ban lãnh đạo đến các cấp nhân viên, đảm bảo tất cả mọi người trong nội bộ nắm được các thông tin quan trọng về chính sách, quy định, tình hình kinh doanh, sự kiện và các hoạt động của doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc năng động, gắn kết. 

Ngoài ra, vai trò của nhân viên truyền thông nội bộ còn giúp tăng cường sự hiểu biết và tương tác giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ tổ chức.

2. Mô tả công việc của truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Khái niệm ở trên đã phản ánh phần nào nội dung công việc của truyền thông nội bộ. Tuy nhiên để chi tiết hơn về các đầu mục công việc của vị trí này Công ty Chuyển đổi số CoDX sẽ liệt kê một cách chi tiết để bạn dễ hình dung hơn.

Dưới đây là mô tả công việc truyền thông nội bộ một cách chi tiết về các công việc và nhiệm vụ của một chuyên viên truyền thông nội bộ:

• Lên kế hoạch các sự kiện nội bộ trong năm và dự toán ngân sách cho hoạt động truyền thông nội bộ như: hội thảo, cuộc thi, buổi tiệc, họp mặt,….
• Lên ý tưởng cho các chương trình nhằm gắn kết nhân viên, xây dựng tinh thần doanh nghiệp theo đúng giá trị cốt lõi và định hướng văn hóa doanh nghiệp.
• Trực tiếp triển khai, điều phối, kết nối các bộ phận cùng thực hiện các chương trình, sự kiện nội bộ được sự phê duyệt từ Ban Lãnh đạo
• Chịu trách nhiệm cập nhật thông tin, viết bài, biên tập nội dung trên các kênh truyền thông nội bộ như website nội bộ, mạng truyền thông nội bộ, các tài khoản mạng xã hội, email,… nâng cao kiến thức về nhận diện, phát triển thương hiệu cho nhân viên công ty.
• Xây dựng các ấn phẩm truyền thông nội bộ từ ý tưởng, nội dung, biên tập, thiết kế cho đến phát hành.
• Quản lý, tổ chức giám sát các hoạt động đối nội đối ngoại nhằm phát triển, quảng bá thương hiệu, môi trường văn hoá của công ty.
• Phối hợp với các bộ phận khác để gia tăng hiệu quả truyền thông, giữa các bộ phận, chẳng hạn như phối hợp với phòng nhân sự để đăng tin tuyển dụng nội bộ và phát triển thương hiệu tuyển dụng từ chính nội bộ doanh nghiệp.
• Thực hiện các công việc khác được chỉ đạo bởi trưởng bộ phận.

3. Các kỹ năng cần có để trở thành nhân viên truyền thông nội bộ

Để hoàn thành nhiệm vụ của truyền thông nội bộ xuất sắc, không chỉ đòi hỏi kỹ năng kinh nghiệm chuyên môn trong công việc, mà còn cần có những tố chất phù hợp.

3.1 Tố chất cần có của một chuyên viên truyền thông nội bộ 

Một nhân viên truyền thông cần có những tố chất sau:

• Hoạt bát, nhanh nhẹn là người luôn tràn đầy năng lượng và có kỹ năng giao tiếp tốt. 
• Nhân viên truyền thông nội bộ cần có khả năng lắng nghe và có kỹ năng truyền tải thông điệp tốt. 
• Tố chất nhạy bén và trung thực giúp người làm truyền thông nội bộ có thể phát hiện giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng chính xác. 
• Khả năng tư duy linh hoạt sáng tạo là một yếu tố quan trọng, giúp đưa ra các ý tưởng mới để cải tiến để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ.
• Có tinh thần trách nhiệm cao, chịu trách nhiệm với những thông điệp và sản phẩm truyền thông được phát hành.
• Có khả năng xử lý tình huống nhanh chóng, hiệu quả khi có sự cố xảy ra.
• Có tính cẩn trọng, chính xác trong việc xử lý thông tin và truyền tải thông điệp. 

3.2 Các kỹ năng cần có của chuyên viên truyền thông nội bộ 

Một nhân viên truyền thông cần phải có nhiều kỹ năng khác nhau để hoàn thành công việc của mình. Trong đó gồm:

• Kỹ năng viết và biên tập nội dung: cần có khả năng viết, biên tập các nội dung truyền thông chất lượng cao, như bài viết, tin tức, quảng cáo, trang web, email, các tài liệu khác….
• Kỹ năng sáng tạo đổi mới: cần có khả năng đưa ra các ý tưởng sáng tạo và đổi mới trong việc phát triển các chiến lược truyền thông để thu hút sự chú ý của khách hàng.
• Kỹ năng quản lý dự án: cần có khả năng quản lý, điều phối các dự án truyền thông bằng cách thiết lập mục tiêu, kế hoạch đảm bảo tiến độ dự án được hoàn thành đúng thời gian.
• Kỹ năng tương tác: cần có khả năng tương tác để xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác và cộng đồng.
• Kỹ năng phân tích, đánh giá: Nhân viên truyền thông nội bộ cần có khả năng phân tích và đánh giá các kết quả chiến dịch đã thực hiện có các kế hoạch hoặc chiến lược cải thiện các chiến lược trong tương lai.
• Kỹ năng quản lý mối quan hệ công chúng: cần có khả năng quản lý các mối quan hệ công chúng của công ty, bao gồm các cuộc họp phỏng vấn, họp với báo chí và các đối tác khác.
• Kỹ năng thuyết trình, dẫn chương trình (MC), giao tiếp và đàm phán hiệu quả, cũng như khả năng làm việc nhóm để đạt được kết quả tốt nhất
• Kỹ năng văn phòng cũng là một yêu cầu cần thiết, bao gồm việc tạo slide, sử dụng thành thạo các ứng dụng soạn thảo văn bản.

4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ

Để đánh giá hiệu quả công việc của chuyên viên truyền thông nội bộ, mỗi tổ chức sẽ thiết lập bảng KPI khác nhau tùy thuộc vào loại hình, quy mô và cách thức vận hành. 

Tuy nhiên, có những điểm chung dễ thấy nhất để đánh giá hiệu quả công việc cho vị trí này, bao gồm số lượng sự kiện nội bộ tổ chức trong tháng/quý/năm, số lượng ấn phẩm truyền thông nội bộ (bài viết, tạp chí, video, radio…), tỷ lệ tiếp cận của nhân viên trong công ty với các tin tức nội bộ, chỉ số hài lòng của nhân viên, hệ số tích cực của nhân viên (việc sẵn sàng tiếp nhận thông tin, tin tưởng và thời gian gắn bó cùng doanh nghiệp), mức độ phát triển văn hóa doanh nghiệp và tỷ lệ nhân viên sẵn sàng giới thiệu bạn bè/người thân làm việc tại doanh nghiệp.

5. Bí quyết trả lời các câu hỏi phỏng vấn truyền thông nội bộ ghi điểm với nhà tuyển dụng

Để trả lời các câu hỏi phỏng vấn truyền thông nội bộ ghi điểm với nhà tuyển dụng ứng viên cần nắm vững các kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực này, đồng thời chuẩn bị tâm lý và tư duy tổng quát để đưa ra những câu trả lời chính xác, thuyết phục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

5.1 Tại sao bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi?

Khi nhà tuyển dụng hỏi về lý do bạn muốn làm việc tại công ty, điều quan trọng là phải trả lời một cách sáng suốt và thuyết phục. Để làm điều này, bạn cần tìm hiểu kỹ về công ty, bao gồm lịch sử, sản phẩm dịch vụ, khách hàng mục tiêu, văn hóa làm việc, sứ mệnh, mô tả công việc truyền thông nội bộ công ty đó và những thông tin quan trọng khác. Điều này giúp bạn tìm ra những điểm chung phù hợp với doanh nghiệp, bạn có thể chia sẻ hai hoặc ba lý do thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn phù hợp với vị trí nhân viên truyền thông nội bộ và sẵn sàng đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm: các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

5.2 Đâu là sự khác biệt giữa truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ?

Bạn có thể trả lời câu hỏi về sự khác biệt giữa truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ bằng cách đề cập đến mục tiêu, đối tượng truyền thông khác nhau.

Truyền thông bên ngoài nhắm đến khách hàng tiềm năng và mục tiêu của nó là xây dựng thương hiệu đáng tin thu hút khách hàng. Truyền thông nội bộ, tuy nằm trong cùng lĩnh vực với truyền thông bên ngoài nhưng đối tượng nhận thông điệp là các nhân viên trong công ty. Mục tiêu của truyền thông nội bộ là truyền tải thông tin của doanh nghiệp tạo sự gắn kết giữa các nhân viên.

Nếu bạn muốn cụ thể hơn, bạn có thể đề cập đến các chiến lược, phương tiện truyền thông, cách tiếp cận khác nhau để đạt được mục tiêu trong hai loại truyền thông này. Tuy nhiên, câu trả lời nên thể hiện một cách rõ ràng dễ hiểu, điều này sẽ giúp bạn ghi điểm và trở thành ứng viên sáng giá cho vị trí nhân viên truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.

5.3 Là một nhân viên truyền thông nội bộ, thì bạn giải quyết những chiến dịch hoạt động truyền thông không tốt như thế nào?

Nếu một chiến dịch truyền thông nội bộ của bạn gặp vấn đề, bạn sẽ làm gì để xử lý tình huống đó? Đây là một câu hỏi phỏng vấn mà nhân viên truyền thông nội bộ thường gặp, mục đích của câu hỏi này là để nhà tuyển dụng đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của bạn về truyền thông.

Trong câu trả lời của mình, bạn có thể bắt đầu bằng việc xác định nguyên nhân và đánh giá tầm quan trọng của vấn đề đó. Sau đó, hãy chia sẻ cách mà bạn sẽ tiếp cận để giải quyết vấn đề đó, sử dụng kinh nghiệm của bản thân kết hợp với các phương pháp phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ của truyền thông nội bộ.

5.4 Cách để bạn tạo ra một thông điệp truyền thông nội bộ?

Để trả lời câu hỏi này, bạn có thể đưa ra một số bước quan trọng để tạo ra thông điệp truyền thông nội bộ độc đáo và hiệu quả.

Đầu tiên, bạn cần phân tích đối tượng mục tiêu của thông điệp và hiểu rõ nhu cầu, sở thích của họ. Bạn cần nghiên cứu về công chúng, tìm hiểu những thông tin cơ bản về họ, từ đó xác định được những gì họ mong muốn.

Tiếp theo, bạn cần đưa ra ý tưởng và sáng tạo nội dung thông điệp. Bạn có thể tham khảo các chiến lược truyền thông đã được thực hiện trước đây hoặc các ý tưởng mới mẻ để tạo ra một thông điệp sáng tạo, độc đáo.

Sau đó, bạn cần xác định phương tiện truyền thông nào là phù hợp để đưa thông điệp đến đúng mục tiêu mà bạn hướng tới. Bạn có thể lựa chọn các phương tiện như báo chí, truyền hình, mạng xã hội, email marketing, quảng cáo trực tuyến,… tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu.

Cuối cùng là đánh giá kết quả của thông điệp đã được đưa ra. Bạn cần quan sát và đo lường hiệu quả của thông điệp đó, từ đó rút ra kinh nghiệm và cải tiến cho các chiến lược truyền thông sau này.

Nếu bạn đã thực hiện các chiến dịch truyền thông trước đây, hãy chia sẻ chi tiết về các bước trên để giải thích cách bạn áp dụng chúng vào thực tế và tạo ra các thông điệp truyền thông hiệu quả.

5.5 Các kế hoạch, ý tưởng và công việc của truyền thông nội bộ để nâng cao danh tiếng thương hiệu

Khi phỏng vấn vị trí nhân viên truyền thông nội bộ, những câu hỏi chuyên môn liên quan đến kế hoạch nâng cao danh tiếng cho thương hiệu sẽ được nhà tuyển dụng ưu ái đưa vào. Bởi vì, công việc của truyền thông nội bộ là thiết lập, duy trì mối quan hệ với giới truyền thông để cải thiện, nâng cao danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp. Để thực hiện công việc này, nhân viên truyền thông cần phối hợp với nhiều bộ phận khác để phát triển hình ảnh thương hiệu qua các chiến dịch PR, mạng xã hội và các hoạt động quảng bá sản phẩm. 

Ví dụ, với một công ty chuyên về thiết kế thời trang dành cho tuổi teen, mạng xã hội là kênh truyền thông hiệu quả nhất và đây là kênh mà nhân viên truyền thông chú trọng khi xây dựng các chiến lược PR. Các hoạt động PR cho sản phẩm bao gồm chạy quảng cáo facebook, sáng tạo các visual content, mời các KOL để review, quảng bá cho sản phẩm và nhiều hoạt động khác nữa.

Với những thông tin chúng tôi hy vọng bạn có thêm thông tin và sẵn sàn cho vị trí nhân viên truyền thông nội bộ. Chúc bạn thành công!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn