Tình trạng nhân viên lãng phí thời gian làm giảm hiệu suất công việc là vấn đề nhà quản lý nào cũng sẽ gặp phải. Vậy đâu là nguyên nhân gây lãng phí thời gian điển hình nhất? Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này và tìm ra được giải pháp hiệu quả để nhân viên quản lý tốt thời gian làm việc.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả kèm phương pháp
- 5 Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả
- Phương pháp quả cà chua giúp quản lý thời gian hiệu quả
1. Lãng phí thời gian được biểu hiện như thế nào?
Lãng phí thời gian trong công việc có thể được biểu hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm:
- Họp hành không hiệu quả: Tham gia các cuộc họp không có mục đích rõ ràng, kéo dài mà không đạt được kết quả cụ thể. Điều này không chỉ lãng phí thời gian của cá nhân mà còn ảnh hưởng đến cả nhóm làm việc.
- Kiểm tra email quá thường xuyên: Dành quá nhiều thời gian kiểm tra và phản hồi email thay vì tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Việc này có thể gây ra sự gián đoạn liên tục trong quá trình làm việc làm giảm hiệu suất công việc.
- Mất tập trung: Dễ bị phân tâm bởi những yếu tố xung quanh như đồng nghiệp, điện thoại, hoặc mạng xã hội. Sự mất tập trung này làm gián đoạn công việc, kéo dài thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
- Làm việc đa nhiệm không hiệu quả: Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc nhưng không hoàn thành được công việc nào một cách hiệu quả. Việc này có thể dẫn đến sai sót và giảm chất lượng công việc.
- Thực hiện công việc lặp đi lặp lại: Dành quá nhiều thời gian cho những công việc lặp đi lặp lại mà không tìm cách tự động hóa hoặc cải tiến quy trình, dẫn đến việc lãng phí thời gian, nguồn lực.
- Thiếu kỹ năng quản lý thời gian: Không biết cách sắp xếp thời gian một cách hợp lý, dẫn đến việc làm việc không hiệu quả gây lãng phí thời gian.
2. 5 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian nhân viên thường gặp
5 Nguyên nhân điển hình thường gặp gây lãng phí thời gian:
2.1 Làm việc không có kế hoạch
Làm việc không có kế hoạch hoặc mục tiêu không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của đội nhóm doanh nghiệp.
Một trường hợp điển hình nhất có thể kể đến là khi giao task hoặc plan xuống, nhân viên không phân rã ra các kế hoạch ngày, tuần mà chỉ ước lượng để lên đầu việc cho mỗi ngày. Điều này gây ra việc mất kiểm soát về khối lượng làm việc không phân bổ hợp lý. Dẫn đến trễ task, giảm hiệu suất công việc rõ rệt.
2.2 Multitasking không hợp lý
Multitasking hay khả năng làm việc đa nhiệm là một phương pháp giúp nhân viên gia tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, nếu không áp dụng đúng sẽ là nguyên nhân gây lãng phí thời gian.
Khoa học đã chứng minh, bộ não chúng ta sẽ không làm tốt nhiều việc cùng trong một khoảng thời gian nếu không có phương pháp hợp lý.
Một số ví dụ làm việc đa nhiệm gây lãng phí thời gian như:
- Làm 2 task công việc quan trọng cùng một lúc
- Vừa tham gia họp team vừa làm task công việc cá nhân
- Vừa viết bài, vừa lướt mạng xã hội
Vậy, multitasking như thế nào hiệu quả?
- Làm những công việc không trọng
- Lên danh sách và sắp xếp công việc theo sự ưu tiên
- Làm các công việc có chung tính chất tương tự
- Cần có sự tập trung cao độ
2.3 Thói quen sử dụng mạng xã hội, điện thoại gây xao nhãng
Đây là một thói quen cực kỳ xấu trong công việc gây xao nhãng dẫn đến lãng phí thời gian mà nhiều nhân viên dễ sa vào nhất.
Các nền tảng mạng xã hội có chứa một lượng thông tin khổng lồ với những tin tức cập nhật mới nhất, điều này tạo ra sức hấp dẫn vô cùng lớn cho người dùng.
Do vậy, nên khuyến khích nhân viên chỉ sử dụng mạng xã hội trong những giờ giải lao và quy định thời hạn dùng.
Để quản lý được điều này, quản lý nên tạo ra các quy định mang tính kỷ luật trong việc để xây dựng văn hóa làm việc chung cho đội nhóm, phòng ban.
2.4 Giao lưu với đồng nghiệp quá nhiều
Việc giao lưu trao đổi giữa các nhân viên với nhau sẽ giúp gia tăng sự gắn kết cho đội nhóm, tuy nhiên nói chuyện quá nhiều, buôn chuyện ngoài lề sẽ gây lãng phí thời gian, giảm hiệu suất công việc rõ rệt.
Nếu phát hiện đội nhóm gặp phải tình trạng này hãy quán triệt, nhắc nhở ngay để chỉnh đốn; bạn cũng có thể đưa ra các quy định trong giờ làm việc, tạo ra các hình phạt kỷ luật để làm gương cho các nhân viên khác.
2.5 Phân công giao việc cho nhân viên chưa hợp lý
Giao việc cho nhân viên không đúng với năng lực, trình độ sẽ gây ra việc nhân viên làm việc không hiệu quả, hoàn thành công việc lâu hơn dự kiến và kết quả công việc không đạt yêu cầu.
Mặc khác, Giao việc thông quan nhắn tin, giao miệng, … cả nhân viên và quản lý sẽ không thể nắm chi tiết được hết tất cả các công việc. Điều này dễ dẫn đến tình trạng miss task, công việc trì trệ gây giảm hiệu suất đáng kể
3. Hậu quả của việc lãng phí thời gian
Sử dụng thời gian không hợp lý hoặc không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ dẫn đến những hậu quả xấu trong công việc và cuộc sống:
- Giảm hiệu suất công việc: Khi lãng phí thời gian, bạn sẽ không thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đúng hạn. Dễ dẫn đến công việc bị dồn đọng, chất lượng giảm sút, không đạt được kết quả như mong đợi. Bạn có thể phải làm việc gấp gáp, dẫn đến chất lượng công việc không đạt yêu cầu hoặc sai sót nhiều làm giảm chất lượng, hiệu suất công việc.
- Gia tăng áp lực căng thẳng: Việc trì hoãn, quản lý thời gian không tốt có thể dẫn đến áp lực khi bạn phải hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn. Gây ra căng thẳng, mệt mỏi, ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần cũng như thể chất. Có thể dẫn đến các vấn đề về sức khỏe như mất ngủ, đau đầu, và các vấn đề về tâm lý khác làm giảm chất lượng cuộc sống.
- Lãng phí thời gian có thể dẫn đến bỏ lỡ nhiều cơ hội quan trọng trong công việc, từ cơ hội thăng tiến đến cơ hội học tập, phát triển bản thân. Những cơ hội này thường không quay lại lần thứ hai, gây ra sự tiếc nuối hối hận.
- Mất cân bằng cuộc sống: Lãng phí thời gian trong công việc có thể ảnh hưởng đến thời gian dành cho gia đình, bạn bè và các hoạt động cá nhân, làm mất cân bằng cuộc sống. Điều này có thể dẫn đến mối quan hệ gia đình, bạn bè bị rạn nứt, không có thời gian chăm sóc bản thân.
- Tổn thất tài chính: Đối với các doanh nghiệp, việc nhân viên lãng phí thời gian có thể dẫn đến tổn thất tài chính do giảm năng suất, hiệu quả công việc. Những dự án bị trì hoãn hoặc không đạt kết quả mong đợi có thể làm mất đi các cơ hội kinh doanh.
4. Phương pháp giúp nhân viên tránh lãng phí thời gian tăng hiệu quả công việc
Để nhân viên làm việc có hiệu quả, tăng được hiệu suất, quản lý có thể tham khảo các phương pháp bên dưới đây.
4.1 Sử dụng todolist hàng ngày
Hướng dẫn nhân viên lên todolist công việc đầu mỗi ngày và gửi lại báo cáo kết quả vào cuối ngày làm việc. Sử dụng phương pháp này sẽ giúp nhân viên cố gắng tập trung tối đa để hoàn thành công việc trong một ngày.
Bạn có thể xây dựng mẫu todolist bằng excel cho nhân viên thực hiện báo cáo mỗi ngày hoặc tạo todolist báo cáo trực tiếp trên nhóm chat nhóm hoặc có thể tham khảo sử dụng mẫu todolist từ CoDX để áp dụng cho đội nhóm.
4.2 Ứng dụng sắp xếp sự ưu tiên trong công việc
Một phương pháp hiệu quả khác được sử dụng nhiều chính là sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên để hoàn thành. Cách này cũng những giúp quản lý tốt thời gian mà còn giúp mục tiêu của đội nhóm đi đúng tiến độ, đạt được tính hiệu quả cao nhất.
Một phương pháp điển hình có thể kể đến là ma trận Eisenhower với 4 ô phân cấp mức độ công việc:
- Cấp độ 1: Việc quan trọng cần xử lý ngay
- Cấp độ 2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Cấp độ 3: Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể ủy quyền
- Cấp độ 4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp cần loại bỏ
4.3 Giải pháp quản lý thời gian hiệu quả với CoDX Task
CoDX Task là một trong những app quản lý thời gian sử dụng điện thoại hiệu quả cho đội nhóm, doanh nghiệp. Với các tính năng tối ưu thời gian như tạo todolist công việc theo ngày, ghi chú checklist theo dõi công việc; theo dõi tiến độ chi tiết; khả năng giao việc nhanh chóng cho nhân viên.
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Với 5 nguyên nhân gây lãng phí thời gian được nhắc đến trong bài, hy vọng bạn có thể xác định được nguyên nhân và đưa ra các phương pháp hiệu quả cho đội nhóm của mình. Liên hệ ngay CoDX để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc CoDX Task với ưu đãi khởi tạo trải nghiệm hoàn toàn miễn phí.
