Chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến, được nhiều doanh nghiệp sử dụng ở hầu hết các giao dịch điện tử. Vậy bạn đã biết cách ký hợp đồng bằng chữ ký số chưa? Trong bài viết hôm nay, CoDX sẽ hướng dẫn bạn ký hợp đồng bằng chữ ký số một cách chi tiết. Cùng tham khảo nhé!
Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện
1. Hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số Token
Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, đồng thời trong nội dung của hợp đồng có thỏa thuận sử dụng chữ ký số thì các bên bắt buộc phải thực hiện việc ký số để hợp đồng có hiệu lực và đảm bảo tính pháp lý. Dưới đây là các bước chi tiết để hướng dẫn các bạn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số:
Bước 1: Cài đặt thiết bị Token vào máy
Bạn tiến hành cài đặt phần mềm Token của nhà cung cấp USB Token mà bạn đăng ký và tiếp tục cắm thiết bị Token vào vị trí cắm USB trên vào laptop hoặc PC để bắt đầu chạy chương trình cài đặt phần mềm.
Chữ ký số Token (hay còn được gọi là USB Token) là một thiết bị chứa các ký tự dưới dạng thông điệp dữ liệu được mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, tổ chức hoặc một cá nhân. Thiết bị này sẽ được cung cấp khi bạn đăng ký sử dụng chữ ký số từ 1 đơn vị chứng thực do nhà nước cấp phép.
Bước 2: Đổi mật khẩu trong lần đầu sử dụng Token
Thực hiện việc đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị nếu đây là lần đầu bạn sử dụng Token. Người dùng thực hiện việc thay đổi mật khẩu này theo điều hướng của hệ thống. Mật khẩu phải có độ dài ít nhất 8 ký tự và bao gồm các thành phần số, chữ hoa, chữ thường và ký tự đặc biệt.
Sau khi đổi mật khẩu, bạn cần phải ghi nhớ mật khẩu mới đề sử dụng cho các lần ký số kế tiếp. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi mật khẩu định kỳ để tăng tính bảo mật.
Đổi mật khẩu trong lần đầu sử dụng Token
Bước 3: Ký hợp đồng bằng chữ ký số đã được mã hóa trong phần mềm
Thực hiện việc ký hợp đồng với các loại chữ ký số đã được mã hóa trong phần mềm bằng cách thực hiện lần lượt các thao tác sau:
Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF => Chọn “Protect” với chức năng Sign&Certify => Chọn tiếp “Place Signature …” để tiến hành ký vào văn bản hợp đồng => Sau đó chọn vị trí để chữ ký số hiển thị trên văn bản
Chọn “Protect” với chức năng Sign&Certify
Màn hình sẽ xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn “Sign”. Đồng thời, hãy lưu ý đến các mục Sign as là chọn chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng) và Reason là chọn lý do ký văn bản
Màn hình sẽ xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn “Sign”
=> Nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số sau đó chọn “Save”.
Nhập tên file sau đó chọn “Save”
Trên màn hình sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu nhập mã pin để truy xuất đến USB Token, hãy thực hiện việc nhập mật khẩu và nhấn “Đăng nhập”. Nếu mã pin được nhập chính xác, phần mềm sẽ tiến hành ký số vào hợp đồng, sau đó thông tin của doanh nghiệp sẽ xuất hiện ngay tại nơi bạn đã chọn ký là hoàn tất quá trình ký số.
Nhập mã pin để truy xuất đến USB Token
Sau khi hoàn tất các bước hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số ở trên, bạn có thể xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào hợp đồng bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái. Hoặc bạn cũng có thể click chuột trực tiếp vào chữ ký để kiểm tra xem chữ ký số đó đã được xác thực hay chưa.
Click chuột trực tiếp vào chữ ký để kiểm tra chữ ký số
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký cho riêng mình. Thực hiện thiết kế mẫu chữ ký tại: Appearance Type >> Chọn “Create New Style” >> Sử dụng các lựa chọn có sẵn trên hệ thống để tiến hành tự tạo mẫu chữ ký theo mong muốn.
Những lưu ý khi làm theo các bước hướng dẫn ký hợp đồng bằng chữ ký số:
Việc ký số hợp đồng mang lại nhiều lợi ích cho người dùng và cách ký hợp đồng bằng chữ ký số cũng khá đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, khi thực hiện bạn cũng cần ghi nhớ những vấn đề sau đây để đảm bảo việc ký số thuận lợi:
Lựa chọn đúng USB mà bạn cần ký bởi có nhiều doanh nghiệp thường sử dụng nhiều USB, hoặc có thể có USB cũ bị để lẫn vào USB mới.
Luôn ghi nhớ mật khẩu USB Token vì nếu bạn nhập sai mật khẩu nhiều lần có thể sẽ bị khóa USB token và gây gián đoạn công việc.
Trong quá trình ký số, bạn có thể sẽ gặp phải những tình huống gây trở ngại. Lúc này, hãy liên hệ ngay với kỹ thuật viên của bên cung cấp chữ ký số Token để được trợ giúp. Do đó, bạn nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín và có hỗ trợ 24/7 để được giúp đỡ kịp thời.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng ký số qua các thiết bị như USB token, … chưa xây dựng được một quy trình ký văn bản điện tử rõ ràng liên thông qua các phòng ban dẫn đến các hoạt động dễ bị trì hoãn do sự không thống nhất giữa các phòng ban.
Và để hạn chế sai sót trong quá trình kiểm tra hợp đồng hoặc thực hiện không đúng theo trình tự ký, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng hệ thống quy trình động để thiết lập quy trình ký theo tuần tự. Giải pháp này sẽ giúp thiết lập quy trình ký duyệt với phân quyền chặt chẽ cho tất cả các phòng ban, theo dõi tiến độ trong quy trình ký, tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu quy trình ký nhanh chóng, không còn chờ đợi “sếp” đến trực tiếp công ty.
Hiện nay trên thị trường có nhiều bên cung cấp giải pháp, một trong số đó có thể kể đến như phần mềm LV-DX Dynamic Workflow từ Lạc Việt. Hệ thống này đã tích hợp thêm công nghệ chatbot AI giúp nhân viên, lãnh đạo tra soát số liệu chính xác và nhanh chóng trước khi thực hiện ký duyệt hợp đồng, tài liệu.
CLICK ĐỂ XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG
2. Cần chuẩn bị gì để ký số hợp đồng?
Để ký hợp đồng bằng chữ ký số, doanh nghiệp/ đơn vị/ tổ chức / cá nhân cần chuẩn bị:
Chữ ký số (Token) còn trong thời gian có hiệu lực và được mua từ các đơn vị đã được cấp phép.
Máy tính đã cài đặt sẵn phần mềm chuyên dụng để đọc thông tin trên token.
Phần mềm ký số cho hợp đồng điện tử được mua từ các nhà cung cấp phần mềm.
Sau khi đảm bảo đầy đủ tất cả các yếu tố được nêu trên, doanh nghiệp đã có thể thực hiện cách ký hợp đồng bằng chữ ký số. Đặc trưng của USB Token đó là có tính riêng biệt, vì vậy mỗi doanh nghiệp, đơn vị hay cá nhân khi đăng ký mua chữ ký số đều sẽ được cung cấp một USB Token chứa mã khóa riêng biệt duy nhất.
Các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng chữ ký số để ký kết các hợp đồng điện tử. Đây là phương pháp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và tính pháp lý cực kỳ cao. Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng ký kết trên giấy như thông thường. Các văn bản điện tử nếu không ký chữ ký số thì sẽ không có giá trị pháp lý.
Những điều cần chuẩn bị để ký số hợp đồng
3. Ký hợp đồng bằng chữ ký số nhanh chóng với CoDX Esign
Mạng xã hội nội bộ
Hồ sơ nhân viên
Cấu hình sơ đồ tổ chức
Phần mềm ký số CoDX Esign giúp quá trình ký số của bạn diễn ra nhanh chóng, an toàn và bảo mật cao. Với trình ký số CoDX, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tới 70% chi phí và thời gian so với trình ký truyền thống. Bên cạnh đó, CoDX Esign còn hợp tác với các đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín nên văn bản ký hoàn toàn đảm bảo được tính pháp lý. Không chỉ vậy, CoDX sẽ tạo ra phân hệ ký và quy trình ký số tự động trên đa nền tảng. Nhờ vậy, cho dù bạn đang ở bất cứ đâu, chỉ cần có các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop, máy tính để bàn,… đã được kết nối Internet là có thể thực hiện ký số một cách dễ dàng và nhanh chóng.
PHẦN MỀM KÝ DUYỆT TRỰC TUYẾN MỌI VĂN BẢN, TÀI LIỆU CODX ESIGN
Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Dịch vụ trình ký CoDX eSign có các tính năng nổi bật được người dùng đánh giá cao, bao gồm:
Phê duyệt online trên mọi tài liệu: Doanh nghiệp chỉ cần chọn một thao tác để ký kết cho mọi loại hợp đồng, văn bản và tài liệu.
Ký duyệt điện tử mọi lúc, mọi nơi: Phần mềm cho phép bạn duyệt - ký trên mọi thiết bị điện tử mà vẫn đảm bảo độ chính xác và thời gian hoàn thành nhanh chóng.
Đảm bảo an toàn – Bảo mật dữ liệu: Với sự có mặt của công nghệ lưu trữ Cloud (nền tảng điện toán đám mây) giúp lưu trữ các tập tin dung lượng lớn với độ bảo mật cao.
Ký duyệt được nhiều văn bản, tài liệu cùng một lúc: Phần mềm cho phép nhiều văn bản được ký số đồng thời trong một khoảng thời gian.
Quản lý văn bản ký số tập trung:CoDX eSign lưu trữ tài liệu khoa học, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từng nhóm phân loại bao gồm: Tài liệu đến; Tài liệu đã gửi; Văn bản nháp; Tài liệu đã xóa.
Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:
180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
Hy vọng với những hướng dẫn cụ thể trên, bạn sẽ thực hiện được cách ký hợp đồng bằng chữ ký số một cách thuận lợi. Đồng thời, Công ty chuyển đổi số CoDX cũng mong rằng có thể giúp bạn lựa chọn được một đơn vị cung cấp trình ký số uy tín để đi cùng doanh nghiệp của bạn trên hành trình tới thành công. Xem thêm nhiều kiến thức quản trị doanh nghiệp khác tại CoDX.
Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."
