Văn bản hành chính là mẫu văn bản thường xuyên gặp trong cuộc sống thường ngày. Có thể là các công văn, đơn từ hay thậm chí là một tờ giấy mời, giấy phép,… Mặc dù loại văn bản rất quen thuộc, nhưng không phải ai cũng biết và có đầy đủ thông tin cần thiết về loại văn bản này. Do đó, hãy cùng CoDX tìm hiểu về loại văn bản này và những biểu mẫu văn bản hành chính phổ biến nhất hiện nay ngay dưới đây!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Văn bản hành chính là gì?
Những thông tin liên quan về văn bản hành chính được quy định cụ thể tại nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Trong đó bao gồm đầy đủ cách soạn thảo, cách ký ban hành, cách quản lý, sử dụng và lưu trữ.
Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích như sau: “Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức”.
Hay nói cách khác, mẫu văn bản hành chính là loại văn bản thường được dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước, dùng để công bố, thông báo một chủ trương, quyết định của cơ quan này đến cơ quan khác. Đây là công cụ để các cơ quan nhà nước trao đổi thông tin với nhau, hoặc là trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước với chính công dân của mình. Mặc khác, văn bản này còn có thể dùng để bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân, tập thể tới các cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu họ giải quyết.
Đây là loại văn bản mang tính quy phạm nhà nước, có tính áp dụng pháp luật và là phương tiện không thể thiếu trong các hoạt động tác nghiệp của các cơ quan nhà nước. Nó có tác dụng cụ thể hóa thông tin, là bằng chứng cho việc thông tin đó đã được công bố và cần được thực thi. Loại văn bản này thường có tính pháp lý thấp hơn văn bản quy phạm pháp luật.
Cũng theo Nghị định số 30/2020/nđ-cp về công tác văn thư trình bày, các loại văn bản hành chính có những đặc điểm sau:
- Là loại văn bản chiếm phần lớn trong tổng số các loại văn bản do cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội ban hành.
- Chủ thể ban hành là các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, có thẩm quyền quản lý nhà nước.
- Nội dung của văn bản có thể theo chiều dọc (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên) hoặc theo chiều ngang (trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp).
- Ngôn ngữ của loại văn bản này phải mang tính khách quan, cụ thể, rõ ràng; Các thuật ngữ phải được tiêu chuẩn hóa; Cách diễn đạt phải logic, thể hiện được quan hệ giữa nơi gửi văn bản và nơi nhận văn bản.
Chức năng của các loại văn bản hành chính: Mỗi văn bản khác nhau sẽ có một chức năng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung chúng đều dùng để cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, trao đổi và truyền đạt thông tin giữa các cấp cơ quan nhà nước với nhau.
2. 7 Mẫu văn bản hành chính trong doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các loại văn bản hành chính gồm: “Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công”.
| 🔰 Mẫu 1 |
Mẫu văn bản hành chính thông báo
|
| 🔰 Mẫu 2 |
Mẫu văn bản hành chính kế hoạch
|
| 🔰 Mẫu 3 |
Mẫu văn bản hành chính công văn
|
| 🔰 Mẫu 4 |
Mẫu văn bản hành chính cá biệt
|
| 🔰 Mẫu 5 |
Mẫu văn bản hành chính thông thường
|
| 🔰 Mẫu 6 |
Mẫu văn bản Nghị quyết
|
| 🔰 Mẫu 7 |
Mẫu văn bản hành chính quyết định
|
2.1 Mẫu văn bản hành chính thông báo
Văn bản thông báo là một dạng mẫu văn bản hành chính dùng để thông báo một vấn đề, sự việc đến các đối tượng có liên quan nhằm thông báo thông tin, quy định, …
Một số mẫu thông báo phổ biến như thông báo nghỉ lễ, nghỉ tết, thông báo lịch học, thông báo lịch cúp điện của thành phố, thông báo sự kiện công ty, …
Ví dụ: Mẫu văn bản hành chính thông báo 1135/TB-BTP về hoán đổi ngày nghỉ, ngày đi làm bù dịp lễ Giỗ Tổ Hùng Vương, Ngày Chiến thắng 30/4 và Quốc tế lao động 01/5
CoDX đã có một bài viết chí tiết về các quy định cũng như tổng hợp các mẫu thông báo phổ biến. Bạn có thể xem chi tiết tại bài viết “Mẫu văn bản thông báo của công ty và cách soạn thảo CHUẨN NHẤT“
2.2 Mẫu văn bản hành chính kế hoạch
Văn bản kế hoạch thường được sử dụng nhiều trong các cơ quan hành chính sự nghiệp với một quy chuẩn soạn thảo theo quy định. Loại văn bản hành chính này có mục đích trình bày kế hoạch của cấp dưới cho cấp trên hoặc của một bộ phận trình lên chính phủ về các kế hoạch điều chỉnh trong tương lại.
Ví dụ: Văn bản hành chính kế hoạch 243/KH-UBND về kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Đắk Lắk 2023
Một số loại văn bản kế hoạch thường thấy như: kế hoạch đi công tác, kế hoạch công việc tháng, quý năm, …
>>> Xem chi tiết tại bài viết: Mẫu văn bản kế hoạch soạn thảo như thế nào? [TẢI DÙNG NGAY]
2.3 Mẫu văn bản hành chính công văn
Văn bản công văn là loại văn bản hành chính dùng để thông báo một quy định, điều luật từ các cơ quan nhà nước đến các cấp chính quyền địa phương hoặc đến các tổ chức, doanh nghiệp. Thường, dạng văn bản này sẽ do bộ phận chuyên môn liên quan soạn thảo và gửi đến các cấp, ban, ngành cần thực thi.
Một số loại công văn có thể kể đến như: Công văn đề nghị, quyết định, giải thích, đôn đốc, văn bản trả lời công văn, …
Ví dụ: Mẫu văn bản hành chính công văn 1623/TTg-KTN của Thủ tướng Chính phủ
Các yếu tố nội dung cần có:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
5 Địa danh.
6 Trích yếu nội dung công văn.
7 Nội dung công văn.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
>>> Xem ngay tại bài viết: Công văn là gì? Mẫu văn bản công văn theo Nghị định 30
2.4 Mẫu văn bản hành chính cá biệt
Văn bản cá biệt là loại văn bản mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, chỉ được áp dụng 1 lần đối với cá nhân, tổ chức cụ thể, có hiệu lực thời gian ngắn, tác động phạm vi hẹp. Thường có tính đơn phương và bắt buộc thi hành ngay, được đảm bảo thi hành bằng biện pháp cưỡng chế, có chế tài xử lý cho những trường hợp không tuân theo.
Ví dụ: Quyết định số 110/QĐ-STP ngày 31/3/2023 của Giám đốc Sở Tư pháp về ban hành Quy chế cung cấp thông tin cho công dân của Sở Tư pháp tỉnh Tuyên Quang.
2.5 Mẫu văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng thông tin như một dạng thông báo, trao đổi, không mang tính áp dụng pháp luật cao. Có thể dùng để tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, giải quyết các vụ việc cụ thể nhưng sẽ không áp dụng để giải quyết các công việc phát sinh.
2.6 Mẫu văn bản hành chính nghị quyết
|
NGHỊ QUYẾT ……………5…………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ ……………………………………………………………………………………………………; Căn cứ ……………………………………………………………………………………………………; ……………………………………………………………………………………………………………….
QUYẾT NGHỊ:
………………………………………………..6…………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………../.
|
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung nghị quyết.
6 Nội dung nghị quyết.
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Ví dụ Nghị quyết số: 89/2023/QH15 về Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2024, điều chỉnh Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2023
2.7 Mẫu văn bản hành chính quyết định
|
QUYẾT ĐỊNH Về việc………. 5………………. THẨM QUYỀN BAN HÀNH6
Căn cứ ……………………………………………….7 …………………………………………………; Căn cứ …………………………………………………………………………………………………..; Theo đề nghị của ………………………………………………………………………………………
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.……………………………………………… 8 ………………………………………………….. Điều ………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………../.
|
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định.
8 Nội dung quyết định.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Ví dụ: Mẫu văn bản hành chính Quyết định số 09/2023/QĐ-TTg về trình tự, thủ tục, thẩm quyền, cấp và quản lý thẻ đi lại doanh nhân APEC
TẢI MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ĐÂY
3. Cách soạn thảo văn bản hành chính tại Điều 8, 9 Nghị định 30/2023
Văn bản hành chính là văn bản của cơ quan nhà nước, do đó đòi hỏi phải đáp ứng được những quy định nghiêm ngặt về cả hình thức lẫn nội dung. Thể thức trình bày văn bản, kỹ thuật trình bày được quy định tại Điều 8 và Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Quy định văn bản hành chính sẽ gồm các thành phần chính sau đây:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 12-13. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13-14. Phía dưới tiêu ngữ có đường kẻ ngang, nét liền và độ dài đường kẻ bằng với độ dài của dòng chữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Trình bày bằng chữ in hoa, đứng đậm cỡ chữ 12-13. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng từ 1/3 – 1/2 độ dài của dòng chữ.
- Số, ký hiệu của văn bản: Chữ “Số” sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau đó là dấu (:). Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), có dấu (-) giữa các nhóm chữ viết tắt, khôngkhôn sử dụng dấu cách.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Cỡ chữ 13, chữ in thường, kiểu chữ nghiêng.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản: Sử dụng cỡ chữ 13
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Viết tắt “TM.” vào trước chữ ký nếu ký thay mặt tập thể; viết tắt chữ “Q.” vào trước nếu được giao quyền cấp trưởng; viết tắt “KT.” vào trước nếu ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức; viết tắt “TL.” nếu là ký thừa lệnh; viết “TUQ.” nếu là ký thừa ủy quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký. Dấu giáp lai phải bao trùm một phần các tờ giấy, mỗi dấu giáp lai đóng tối đa 05 tờ văn bản.
- Nơi nhận.
- Ngoài ra còn có phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Căn lề trên từ 2 – 2,5 cm; Lề dưới từ 2 – 2,5 cm; Lề trái từ 3 – 3,5 cm; Lề phải từ 1,5 – 2 cm.
Tin cần đọc:
- Quy trình quản lý văn bản điện tử chuẩn Nghị định 30/2020 của Chính phủ
- Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu giúp chuyển đổi số nhanh chóng
Khi soạn thảo các loại văn bản hành chính, bạn cần lưu ý một vài điểm sau đây:
- Về căn cứ pháp lý: Căn cứ ban hành phải được trình bày bằng chữ in thường, kiểu nghiêng, cỡ từ 13-14, viết hoa chữ Điều. Sau mỗi căn cứ phải có dấu (;) sau đó xuống dòng, dòng cuối kết thúc bằng dấu (.)
- Về các trường hợp phải viết hoa: Bên cạnh việc phải viết hoa đầu câu, các loại văn bản hành chính còn yêu cầu viết hoa ở những trường hợp đặc biệt như Nhân dân, Nhà nước.
- Về đánh số trang: Số trang được đánh ở lề trên chính giữa, đánh bằng chữ số Ả rập, cỡ 13-14.
4. Một số câu hỏi thường gặp
- Câu 1: Cách viết hoa khi viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể như thế nào?
Trả lời: Chỉ viết hoa chữ cái đầu của từ phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Không viết hoa từ khoản, điểm. Ví dụ: điểm a khoản 4 Điều 33 Mục 2 Chương 3 Bộ luật dân sự.
- Câu 2: Thu hồi văn bản hành chính như thế nào?
Trả lời: Văn bản hành chính đã ban hành không được thu hồi. Nếu có sai sót sẽ được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc có một văn bản khác để đính chính.
- Câu 3: Tên văn bản hành chính được viết tắt thế nào?
Trả lời: Thông thường, chữ viết tắt tên các loại văn bản hành chính là chữ cái đầu của loại văn bản đó. Ví dụ: công văn – CV, nghị định – NĐ, thông báo – TB,… Có tổng cộng 27 loại văn bản hành chính, các chữ viết tắt của chúng được quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Trên đây là toàn bộ các thông tin liên quan đến văn bản hành chính mà doanh nghiệp cần biết. Hy vọng thông tin từ trang tin CoDX hữu ích cho doanh nghiệp. Xem thêm các kiến thức liên quan tại chuyên mục “tài liệu công văn“.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
>>> Giải pháp quản lý với Phần mềm quản lý văn bản tối ưu cho doanh nghiệp
