Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc hiệu quả đúng quy định, quy tắc

Bắt nguồn từ Nhật Bản, việc thực hiện 5S tại nơi làm việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Bởi lợi ích bất ngờ mà phương pháp này mang đến trong việc quản lý tại môi trường làm việc. Vậy quy tắc 5S tại nơi làm việc là gì? Đâu là cách thực hiện 5S hiệu quả đúng quy định, quy tắc? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.

1. Quy tắc 5S là gì?

Quy tắc 5S là một phương pháp quản lý và tổ chức không gian làm việc nhằm tăng năng suất và hiệu quả công việc. Quy trình này có nguồn gốc từ Nhật Bản, là chương trình tiêu biểu của triết lý Kaizen. Hiện nay 5S được các doanh nghiệp áp dụng trong nhiều lĩnh vực vì lợi ích tích cực từ phương pháp này.

Nội dung của 5 chữ S trong quy tắc 5S tại nơi làm việc cụ thể như sau:

• Seiri – Sàng lọc: Tổ chức và loại bỏ những vật dụng không quan trọng, chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết để làm việc.
• Seiton – Sắp xếp: Xác định vị trí cụ thể cho các vật dụng cần thiết và đảm bảo chúng được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
• Seiso – Sạch sẽ: Dọn dẹp và làm sạch nơi làm việc để duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và an toàn.
• Seiketsu – Săn sóc: Thiết lập quy trình và quy chuẩn cho việc duy trì thực hiện 5S tại nơi làm việc, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện một cách thống nhất.
• Sitsuke – Sẵn sàng: Xây dựng thói quen và tinh thần tuân thủ 5S trong suốt quá trình làm việc, duy trì và cải thiện liên tục.

Các doanh nghiệp khi thực hiện 5S đều nhắm đến mục tiêu cụ thể bao gồm:

• Tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng, có tổ chức và an toàn.
• Giúp tăng năng suất, giảm lãng phí và nâng cao chất lượng công việc.
• Xây dựng hình ảnh tốt cũng như tăng tính chuyên nghiệp cho công ty.

2. Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc chuyên nghiệp 

Thực hiện 5S tại nơi làm việc là một phương pháp quản lý và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Những hiệu quả tích cực mà phương pháp này mang lại chính là lý do các doanh nghiệp thực hiện quy tắc 5s tại nơi làm việc. 

Dưới đây là cách triển khai 5S chuyên nghiệp được sử dụng các phương pháp cụ thể như sau:

• Phương pháp Seri – Sàng Lọc

• Phương pháp Seiton – Sắp xếp

• Phương pháp Seiso – Sạch sẽ

• Phương pháp Seiketsu – Săn sóc

• Phương pháp Sitsuke – Sẵn sàng

2.1 Phương pháp Seiri – Sàng lọc

Sàng lọc là bước đầu tiên trong quy định 5S tại nơi làm việc. Mỗi phương pháp trong quy trình 5S đều có một tiêu chuẩn cụ thể. Đối với phương pháp Seri – Sàng lọc, mục tiêu là loại bỏ những đồ vật không sử dụng hoặc hỏng hóc khỏi không gian làm việc. Tập trung vào việc giữ lại những đồ vật quan trọng và cần thiết.

Lợi ích khi áp dụng phương pháp Seri – Sàng lọc 

• Gia tăng diện tích không gian làm việc: Bàn làm việc sẽ trở nên rộng rãi hơn. Điều này giúp cho nhân viên có nơi làm việc thoải mái, giảm căng thẳng và tăng năng suất làm việc.

• Giảm chi phí: Loại bỏ các đồ dùng không cần thiết giúp giảm chi phí văn phòng và sửa chữa, bảo trì. Ngoài ra, chi phí mua sắm và lưu trữ cũng được tiết kiệm.

• Tăng hiệu quả làm việc: Khi không gian làm việc được sắp xếp gọn gàng và chỉ giữ lại những đồ vật cần thiết, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng chúng. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian.

2.2 Phương pháp Seiton – Sắp xếp

Phương pháp Seiton trong cách thực hiện 5S tại nơi làm việc là sắp xếp các đồ vật còn lại một cách gọn gàng và có tổ chức. Đặt chúng vào vị trí thuận tiện, để tìm kiếm và nhìn thấy một cách nhanh chóng. Sử dụng nhãn và đánh dấu để dễ dàng nhận biết.

Lợi ích nhận được khi thực hiện phương pháp Seiton – Sắp xếp:

• Tránh tình trạng thất lạc đồ dùng: Khi sắp xếp đồ dùng một cách ngăn nắp, có khoa học giúp nhân viên dễ dàng nhìn thấy và nhanh chóng tìm được. 
• Tiết kiệm thời gian: Biết chính xác vị trí của vật dụng làm việc sẽ giúp bạn lấy đúng và nhanh khi cần dùng, không phải mất công cũng như thời gian để đi tìm.
• Tạo môi trường và không gian làm việc chuyên nghiệp: Khi đồ dùng được sắp xếp đúng cách, không gian làm việc sẽ trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Từ đó ạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và tăng năng suất.

2.3 Phương pháp Seiso – Sạch sẽ

Đây là phương pháp quan trọng để giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ trong quá trình thực hiện 5S tại nơi làm việc. Seiso (Sạch sẽ) tập trung vào các công việc như lau chùi, quét dọn các đồ dùng và không gian làm việc. 

Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, công ty nên phân chia trách nhiệm cho từng nhân viên vệ sinh khu vực của mình. Bên cạnh đó, cần lập các tiêu chuẩn cho từng vật dụng, thiết bị để đảm bảo chúng luôn được vệ sinh đúng cách và đúng thời điểm.

Khi triển khai phương pháp Seiso, doanh nghiệp sẽ mang lại lợi ích bất ngờ như sau:

• Tăng chất lượng sản phẩm: Sản phẩm được sản xuất trong môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn sẽ có chất lượng tốt hơn.
• Giảm chi phí: Một môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn sẽ giảm thiểu chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị.
• Tạo môi trường làm việc hiệu quả: Khi không gian làm việc sạch sẽ, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn từ đó năng suất làm việc cũng được cải thiện.

2.4 Phương pháp Seiketsu – Săn sóc

Phương pháp Seiketsu – Săn sóc là quy định quan trọng không kém khi thực hiện 5S tại nơi làm việc. Bằng cách tạo ra các tiêu chuẩn và kế hoạch rõ ràng, Seiketsu giúp đảm bảo quá trình thực hiện 3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) được duy trì hiệu quả. Để thực phương pháp này hiệu quả,  doanh nghiệp nên triển khai thói quen sử dụng checklist hàng ngày cho đội ngũ nhân sự.

Lợi ích mà phương pháp Seiketsu mang lại bao gồm:

• Tiêu chuẩn hóa được 3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ): Seiketsu giúp thiết lập tiêu chuẩn chung cho các hoạt động ở S1, S2, S3. Điều này giúp đảm bảo sự nhất quán và đồng đều trong quy trình thực hiện 5S tại nơi làm việc.
• Tạo nên hướng dẫn chi tiết để đến được S5: Phương pháp Seiketsu hình thành hướng dẫn cụ thể để tiến đến S5. Nhân viên sẽ biết được những gì cần làm và cách thực hiện để đạt được mục tiêu cuối cùng.

2.5 Phương pháp Sitsuke – Sẵn sàng

Trong quy định 5s tại nơi làm việc, phương pháp Sitsuke – Sẵn sàng là tập trung vào việc đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn. Mục đích để tạo ra những nguyên tắc làm việc và thói quen tốt. Các bước cần thực hiện khi áp dụng phương pháp Sitsuke bao gồm: Lên kế hoạch, chuẩn bị tài liệu cho việc đào tạo, thực hiện đào tạo và tiến hành đánh giá hiệu quả.

Thực hiện phương pháp Sitsuke mang lại lợi ích cho doanh nghiệp như sau:

• Hình thành thói quen tự giác, kỷ luật: Đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn giúp hình thành thói quen tự giác trong công việc. Nhân viên sẽ nắm vững các nguyên tắc làm việc và biết cách áp dụng chúng hiệu quả. 
• Tinh thần trách nhiệm được nâng cao: Việc đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn là một cách để nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên đối với công việc. Họ sẽ hiểu rõ vai trò của mình trong việc duy trì môi trường làm việc tích cực, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc và tiêu chuẩn đã được đào tạo trước đó.

3. Áp dụng các biện pháp Kaizen 5S vào nơi làm việc

Việc áp dụng các biện pháp Kaizen 5S trong văn phòng cũng được các công ty có môi trường làm việc tốt nhất hiện nay quan tâm bên cạnh hoạt động thực hiện 5S tại nơi làm việc. 

Các biện pháp kaizen 5s được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Triển khai Kaizen 5S phổ biến với các biện pháp nổi bật sau đây:

• Loại bỏ – Eliminate

• Kết hợp – Combine

• Tái sắp xếp – Re-arrange

• Đơn giản hóa – Simplify

3.1 Loại bỏ – Eliminate

Phương pháp loại bỏ (Eliminate) nhằm tối giản hóa không gian làm việc bằng cách loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc ít sử dụng. Điều này giúp giảm cảnh lộn xộn trong không gian văn phòng và tạo điều kiện cho nhân viên làm việc một cách hiệu quả.

3.2 Kết hợp – Combine

Biện pháp này nhằm tối ưu hóa công việc bằng cách kết hợp những việc riêng lẻ thành một công việc duy nhất. Với phương pháp kết hợp (Combine) ta có thể giảm thiểu thời gian di chuyển, tăng tính tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm với nhau.

3.3 Tái sắp xếp – Re-arrange

Việc tái sắp xếp là một giải pháp quan trọng trong việc cải thiện nơi làm việc. Bằng cách thay đổi thứ tự và vị trí làm việc ban đầu, công việc có thể được thực hiện một cách hiệu quả hơn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển và làm việc, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.

3.4 Đơn giản hóa – Simplify

Simplify được xem là một biện pháp quan trọng trong quá trình áp dụng Kaizen 5S. Bằng cách tối giản hóa quy trình và các quy định, ta có thể tạo ra môi trường làm việc thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Quá trình thực hiện công việc cũng trở nên đơn giản hơn thông qua tối ưu hóa quy trình và sử dụng công cụ phù hợp.

4. Thực hiện 5S tại nơi làm việc mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Thực hiện 5S tại nơi làm việc mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Thực hiện 5S tại nơi làm việc mang lại lợi ích như thế nào mà được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng đến vậy? Những lợi ích vượt trội mà quy tắc 5s mang lại phải kể đến bao gồm:

• Giúp tăng hiệu quả sản xuất: Khi không gian làm việc được sắp xếp ngăn nắp, các vật dụng được đặt đúng nơi quy định, quy trình làm việc được chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí, từ hiệu quả sản xuất sẽ được tăng lên.
• Giảm chi phí: Việc áp dụng quy định 5S tại nơi làm việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí vì không cần phải mua thêm vật dụng không cần thiết, giảm thiểu thời gian tìm kiếm đồ dùng, giảm thiểu chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị.
• Tăng tính cạnh tranh: Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình 5S, môi trường làm việc sẽ trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng, tạo được ấn tượng tốt. Từ đó tăng khả năng thu hút và giữ chân các khách hàng, đối tác tiềm năng.
• Tăng năng suất lao động: Khi môi trường ngăn nắp, quy trình làm việc được chuẩn hóa, nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn, năng suất lao động sẽ được cải thiện nhanh chóng.
• Tăng sự nhất quán và chất lượng công việc: Chuẩn hóa quy trình làm việc giúp các sai sót được giảm thiểu ở mức thấp nhất, từ đó chất lượng và sự nhất quán của công việc được nâng cao.
• Giảm nguy cơ tai nạn lao động: Khi không gian làm việc được sắp xếp gọn gàng sẽ giúp làm giảm nguy cơ xảy ra các tai nạn lao động đáng tiếc.

5. Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào để thành công?

Hầu hết mọi doanh nghiệp đều mong muốn mình không trở thành môi trường làm việc toxic, chính vì vậy, triển khai thực hiện 5S tại nơi làm việc là một trong những yếu tố không thể bỏ qua. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng nhằm giúp việc thực hiện 5S đạt hiệu quả cao:

• Công ty hiểu rõ chính sách và tầm quan trọng của 5S: Điều này là cơ sở để xây dựng nền tảng cho việc thực hiện 5S. Doanh nghiệp cần thấy được giá trị lớn mà 5S mang đến và thực hiện dựa trên sự phù hợp với văn hóa, các quy định chính sách của công ty.
• Hợp tác và hỗ trợ giữa từng cá nhân và phòng ban: 5S chỉ có thể thành công khi mọi người trong công ty đồng lòng và chung tay thực hiện nó. Do đó, doanh nghiệp nên tập trung vào tinh thần đồng đội và sự hỗ trợ giữa các thành viên.Cung cấp chi phí và thời gian: Để triển khai 5S thành công, công ty cần cung cấp đủ nguồn lực, bao gồm cả tài chính và thời gian. Điều này sẽ giúp nhân viên có khả năng thực hiện các hoạt động cải tiến một cách hiệu quả.
• Xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và áp dụng phương pháp thích hợp là yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện 5S. Điều này sẽ giúp tạo ra một kế hoạch triển khai hiệu quả cho tổ chức.
• Duy trì và phát triển nền văn hóa 5S: quy tắc 5S tại nơi làm việc không chỉ là một dự án ngắn hạn, mà nó cần được duy trì và thực hiện liên tục trong tổ chức. Xây dựng một văn hóa cải tiến liên tục, tạo sự nhất quán và kiên nhẫn trong việc thực hiện 5S là điều rất cần thiết.

Việc thực hiện 5S tại nơi làm việc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và an toàn mà còn tăng cường hiệu quả và năng suất công việc. Hy vọng những thông tin trong bài viết trên của CoDX sẽ đem đến nguồn tham khảo giá trị về quản trị doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh