Thực hiện số hóa dữ liệu nói chung hay số hóa tài liệu, văn bản nói riêng là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà các doanh nghiệp cần thực hiện nếu muốn chuyển đổi số toàn diện. Trong bài viết này, CoDX sẽ thông tin đến bạn các thuật ngữ khái niệm liên quan và cách thực hiện số hóa cho doanh nghiệp hiện nay.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Bài cùng chủ đề:
- Số hóa là gì – Phân biệt với chuyển đổi số
- Chỉnh lý tài liệu là gì – Những quy định cần lưu ý khi thực hiện
- Quy trình kiểm soát hồ sơ tiêu chuẩn theo quy đinh ISO 9001
1. Khái niệm về số hóa tài liệu, dữ liệu là gì?
1.1 Số hóa tài liệu văn bản là gì?
Số hóa tài liệu, văn bản, hồ sơ là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu như giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ công việc, hồ sơ nhân viên, tài liệu kinh doanh, khách hàng, … của doanh nghiệp sang các định dạng data kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận biết.
Một ví dụ điển hình cho việc số hóa văn bản có thể kể đến như sự xuất hiện của sách điện tử – Ebook, là ứng dụng giúp hiểu rõ nhất về số hóa tài liệu. Thay vì xuất bản các loại sách, thông tin trên giấy thì những thông tin này sẽ được xuất bản thành các file văn bản lưu trên các nền tảng internet.
1.2 Số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là hoạt động chuyển đổi các dạng dữ liệu như tài liệu, hình ảnh, âm thanh, … từ dạng vật lý sang dạng dữ liệu số được lưu trữ trên các hệ thống Server, các dữ liệu này được đọc qua các thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, …
Thực hiện chuyển đổi số dữ liệu không chỉ là một xu hướng mà còn là bước chuyển trong công tác quản trị doanh nghiệp từ các hình thức giấy tờ, tài liệu thủ công sang dữ liệu điện tử.
Công cuộc chuyển đổi số và số hóa dữ liệu đã được ứng dụng trong đa dạng các ngành nghề, lĩnh vực hiện nay. Một số ứng dụng tiêu biểu có thể tham khảo như:
- Các loại phần mềm: Chuyển đổi số giúp các phần mềm được tạo ra ngày một nhiều hơn. Mục đích tạo ra các tiện ích để đơn giản hóa quy trình sử dụng dữ liệu số. Một minh chứng dễ thấy nhất là phần mềm CoDX được giới thiệu ở phần trên.
- Ngành nhiếp ảnh: Khi chưa có cuộc cách mạng công nghệ số, ảnh được chụp bằng phim và rửa thủ công. Tuy nhiên, ngày nay khi máy ảnh kỹ thuật số ra đời, ảnh được lưu trữ điện tử đa dạng trên các nền tảng. Người dùng có thể dễ dàng xem, lưu trữ và chia sẻ.
2. Số hóa tài liệu, văn bản mang lại lợi ích như thế nào?
Việc thực hiện số hóa dữ liệu – tài liệu đem lại rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp, góp phần tạo ra nền tảng văn phòng trực tuyến chuyên nghiệp, hoạt động hiệu quả nhất.
Cụ thể:
2.1 Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý
Giảm tới 96% việc thất thoát tài liệu hay bị mất thông tin như khi quản lý, lưu trữ tài liệu bằng giấy.
Kích thước, dung lượng không gian lưu trữ tài liệu được giảm vượt trội. Việc thực hiện số hóa văn bản không chỉ đơn giản là giảm thiểu “đáng kể” không gian mà là đem lại kết quả vượt bật, tối ưu không gian vật lý của doanh nghiệp. Với một ổ cứng máy tính hay một nền tảng đám mây có thể lưu trữ dữ liệu tương đương với vài kho chứa tài liệu.
Điều này không những tiết kiệm được chi phí mua kho mà còn lưu trữ thông tin vĩnh viễn không thể mất, lạc.
Giải pháp hiệu quả cho trường hợp này đó là phần mềm quản lý, lưu trữ tài liệu trực tuyến như LV SureDMS. Tích hợp phần mềm vào quy trình làm việc cho phép doanh nghiệp giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý cho những hồ sơ không quan trọng, giảm bớt chi phí in ấn, bảo quản và không cần mở rộng không gian lưu trữ, tủ/kệ hồ sơ.
HỆ THỐNG TÍNH NĂNG PHẦN MỀM SUREDMS LẠC VIỆT
2.2 Tăng cường sự an toàn bảo mật cho tài liệu
Tài liệu hoạt động kinh doanh sẽ được lưu trữ an toàn, sẽ không còn tình trạng cháy, hỏng, nhàu nát, phai màu như tài liệu giấy. Ngoài ra, các tài liệu số cũng giảm được khả năng bị mất, thất lạc, mối mọt, nước, hỏa hoạn, ….
Bảo mật thông tin tốt hơn so với lưu trữ truyền thống: Tăng cường khả năng bảo mật tốt với các công nghệ bảo mật nhiều lớp cho dữ liệu của doanh nghiệp.
Khả năng bảo mật cao do quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu tập trung trên hệ thống máy chủ, nên đồng bộ và bảo mật. Việc tiếp cận thông tin tài liệu của người dùng cũng trở nên thuận tiện, dễ dàng mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên các thiết bị điện thoại di động.
2.3 Khả năng tìm kiếm nhanh chóng giúp tăng hiệu quả công việc
Việc tìm kiếm, lưu trữ, chia sẻ và quản lý, phân quyền tài tài liệu vừa dễ dàng vừa thuận tiện
Tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng: Với tài liệu số được lưu trữ trên các phần mềm quản lý tài liệu, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm file tài liệu hoặc từ bất kỳ đoạn văn bản nào cũng sẽ giúp tìm kiếm nhanh chóng tài liệu cần. Có thể nói, đây là tính năng được rất nhiều doanh nghiệp đánh giá cao khi thực hiện chuyển đổi số hóa tài liệu.
Thông tin được chia sẻ trong nội bộ nhanh chóng nhất: Chỉ với một vài cái click chuột, file tài liệu sẽ được chuyển đến cho người cần mà không phải tốn thời gian di chuyển.
Hiệu suất công việc được nâng cao, gia tăng năng suất: Đích đến cuối cùng của những ưu điểm vượt trội trên chính là tạo ra hiệu suất công việc tốt nhất. Quá trình vận hành các hoạt động được tối ưu giúp đạt được nhiều hiệu quả kinh doanh.
3. Cách thực hiện số hóa tài liệu, dữ liệu văn bản trong doanh nghiệp
3.1 Tự thực hiện số hóa dữ liệu doanh nghiệp
Một số thông tin cần biết khi doanh nghiệp tự thực hiện số hóa dữ liệu:
- Các công cụ cần thiết để số hóa: máy quét, máy scan chuyên dụng có khả năng quét 2 mặt, nhận dạng OCR.
- Các phần mềm quét tài liệu: Camscanner, Fast Scanner, Photoscan của Google photos, dụng dụng ghi chú trên Iphone, ….Với các dạng tài liệu đơn giản, có thể sử dụng ứng dụng quét trên các thiết bị di động, ipad, … Sau đó lưu trữ hoặc chia sẻ.
- Cần nhân sự có kiến thức chuyên môn về kỹ thuật số hóa, lưu trữ dữ liệu
- Các phần mềm lưu trữ dữ liệu, tài liệu: Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, công văn, kế toán, …
Tự thực hiện số hóa tài liệu, văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng chi phí đáng kể so với việc thuê dịch vụ số hóa; có thể tự kiểm soát được tiến độ số hóa; bảo mật được các tài liệu quan trọng.
Tuy nhiên, một số điểm hạn chế cần lưu ý như: Chi phí đầu tư ban đầu cao do phải mua máy móc, thiết bị phục vụ việc chuyển đổi; Dễ mất mát dữ liệu trong quá trình chuyển đổi nếu nhân viên không có kinh nghiệm, và không có quy trình bài bản.
3.2 Thuê đơn vị dịch vụ số hóa tài liệu, dữ liệu
Hiện có rất nhiều dịch vụ thực hiện số hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm hiểu và cân nhắc lựa chọn đơn vị thực hiện uy tín chuyên nghiệp nhất. CoDX khuyến khích quý doanh nghiệp nên thực hiện cách này bởi đây là giải pháp giúp tài liệu được số hóa chuyên nghiệp nhất, không những tiết kiệm tối đa thời gian mà còn đảm bảo được tính bảo mật cho tài liệu lưu trữ.
Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu được các doanh nghiệp lớn áp dụng. Bởi tính quy mô và phức tạp của tài liệu, dữ liệu. Một số ưu và nhược điểm có thể kể đến như:
Một số ưu điểm có thể kể đến như tiết kiệm thời gian và chi phí ban đầu; Tính chuyên nghiệp, hạn chế nguy cơ thất thoát dữ liệu sau số hóa.
Một số hạn chế khi thuê dịch vụ: vấn đề rủi ro về tính bảo mật do bên ngoài thực hiện số hóa
4. Quy trình số hóa văn bản tài liệu CHUẨN cho doanh nghiệp
Quy trình số hóa dữ liệu, tài liệu – văn bản bao gồm 5 bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu để thực hiện quy trình số hóa
- Bước 2: Thực hiện việc Scan/Quét để số hóa dữ liệu
- Bước 3: Tiến hành nhập dữ liệu để số hóa tài liệu
- Bước 4: Thực hiện kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu
- Bước 5: Hoàn thiện cơ sở hệ hống dữ liệu sau số hóa
Xem chi tiết tại bài viết: “5 Bước triển khai quy trình số hóa tài liệu văn bản chuyên nghiệp”
5. Giải pháp lưu trữ sau số hóa dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp
CoDX luôn tự hào là một đơn vị mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp lưu trữ tài liệu sau số hóa với phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính, hãy để CoDX đồng hành cùng doanh nghiệp trong tương lai, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT
CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Thực hiện số hóa tài liệu, số hóa dữ liêu, văn bản là công việc không thể thiếu trong quy trình chuyển đổi số Doanh nghiệp. Để số hóa thành công, tối ưu chi phí và nhanh chóng nhất đòi hỏi Doanh nghiệp cần trang bị thật kỹ kiến thức liên quan. Do đó, CoDX đã cập nhật đầy đủ và chi tiết những thông tin về số hóa văn bản tài liệu lưu trữ trong bài viết này. Hy vọng những thông tin này thật sự hữu ích để doanh nghiệp thực hiện số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tối ưu nhất.
|
KIẾN THỨC LIÊN QUAN:
|
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
