Bí quyết quản lý công việc hiệu quả đảm bảo tiến độ và năng suất

Quản lý công việc hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu các nhà quản trị trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Chính vì vậy, đây cũng là một tiêu chí để doanh nghiệp đánh giá năng suất làm việc của nhân viên. Vậy làm thế nào để tối ưu hóa quản lý công việc. Tìm hiểu bí quyết quản lý công việc hiệu quả, đúng tiến độ qua bài viết dưới đây của CoDX nhé.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Tại sao cần có cách quản lý công việc hiệu quả – khoa học?

1.1 Tối ưu hoạt động vận hành, gia tăng hiệu suất

Nhân viên làm việc hiệu quả chính là nền móng cho các hoạt động vận hành của doanh nghiệp diễn ra trơn tru. 

Một đội ngũ làm việc chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất vượt trội. Thắt chặt các quy trình vận hành, giúp gia tăng hiệu suất công việc, gắn kết mọi hoạt động với mục tiêu chung.

Quản lý công việc hiệu quả sẽ đảm bảo được tiến độ công việc và độ chính xác hơn, cụ thể:

• Giúp cho doanh nghiệp/cá nhân dễ dàng đạt được chỉ tiêu đề ra một cách nhanh chóng và chính xác. Giảm khả năng trì hoãn công việc.
• Giảm thiểu tối đa tình trạng bị dồn việc gây căng thẳng, lo lắng, đối mặc với một khối lượng lớn công việc trong cùng khoảng thời gian.
• Khi quản lý công việc hiệu quả sẽ giám sát được tiến độ công việc tiên lục. Dễ dàng cải thiện, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc lên cao hơn.
• Người quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ của từng phòng ban, nhân viên.
• Giúp các nhân viên phối hợp với nhau thống nhất, đúng trình tự, không bị nhầm lẫn, chồng chéo công việc giữa các bộ phận, phòng ban.

1.2 Tối ưu chi phí

Bằng cách tối ưu quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất lao động, giảm thiểu lãng phí nguồn lực, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí sản xuất và vận hành. 

Ngoài ra, khi quy trình làm việc được tổ chức một cách khoa học, mọi công đoạn được thực hiện thông suốt, sẽ giúp hạn chế việc lãng phí thời gian. 

Quản lý công việc hiệu quả giúp xác định chính xác nguồn lực cần thiết cho mỗi dự án, tránh việc đầu tư quá mức hoặc thiếu hụt nguồn lực, từ đó tối ưu hóa chi phí nguồn lực. 

2. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

2.1 Năng lực nhân sự

Năng lực của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định kết quả công việc. Năng lực ở đây không chỉ bao gồm kiến thức chuyên môn và kỹ năng làm việc, mà còn bao gồm kỹ năng giải quyết vấn đề, quản lý, sắp xếp công việc, kỹ năng làm việc nhóm… 

Những nhân viên có năng lực cao thường có khả năng hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Chính vì vậy để nâng cao hiệu quả công việc, bạn cần phải thường xuyên trau dồi năng lực chuyên môn, bồi đắp kỹ năng cần thiết.

2.2 Động lực làm việc

Động lực là một yếu tố tác động mạnh mẽ đến đến hiệu quả công việc của nhân viên. Khi động lực đủ lớn nhân viên sẽ làm việc hiệu suất để đạt được mục tiêu họ mong muốn. 

Động lực không chỉ thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc được giao mà còn giúp họ phát triển năng lực cá nhân. Nếu một nhân viên không có động lực làm việc thì rất khó để họ có năng suất công việc tốt nhất.

2.3 Môi trường

Môi trường làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng làm việc của nhân viên. Một môi trường lành mạnh, tích cực giúp cho sức khỏe tinh thần của nhân viên được đảm bảo, thoải mái trong việc giao tiếp, sáng tạo, từ đó có những kết quả làm việc tốt nhất. 

Ngược lại, nhân viên làm việc trong môi trường toxic, ngột ngạt, thường xuyên xảy ra mâu thuẫn sẽ khiến năng suất bị giảm sút.

2.4 Cách quản lý

Theo báo cáo của Navigos, có hơn 35% nhân viên quyết định nghỉ việc do cách quản lý của doanh nghiệp. 

Điều này cho thấy, việc quản lý nhân viên không hợp lý, áp đặt sẽ không mang lại hiệu quả trong công việc. Quản lý nhân viên cần dựa trên sự tôn trọng, khích lệ, linh hoạt để nhân viên phát triển năng lực bản thân. 

3. Bí quyết quản lý công việc hiệu quả đảm bảo tiến độ và năng suất

3.1 Mẹo quản lý công việc hàng ngày hiệu quả

Để quản lý công việc hiệu quả, nhân viên cần nhận thức đúng bản chất, mức độ ưu tiên của từng công việc. 

Khi lập kế hoạch công việc cho ngày mới, tuần mới bạn hãy tạo một checklist theo thứ tự ưu tiên của công việc. Điều này giúp bạn biết được nên bắt đầu công việc từ đâu, hạn chế tình trạng sót việc, quên việc. 

Ngoài ra, để theo dõi được tình trạng công việc bạn cũng có thể áp dụng các mẫu quản lý sẵn có để theo dõi hiệu suất của chính mình, qua đó có thể nhận ra những hạn chế trong công việc mà có những điều chỉnh phù hợp.

3.2 Sắp xếp công việc khoa học

Sắp xếp công việc một cách khoa học không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn mà còn giảm stress. 

Để sắp xếp công việc hiệu quả bạn có thể phân chia công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và xác định thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ.

3.3 Áp dụng phần mềm quản lý

Để tối ưu công tác quản lý công việc, hiện này có nhiều ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp, nhân viên theo dõi tiến độ, đánh giá nhiệm vụ. 

Phần mềm quản lý công việc CoDX Task sẽ giúp bạn đơn giản hóa quá trình quản lý công việc. Thông qua các tính năng lập kế hoạch, thêm checklist, theo dõi tiến độ, báo cáo,thống kê,… sẽ giúp bạn giảm thiểu các thao tác quản lý thủ công, gia tăng quản lý công việc hiệu quả trong công việc hàng ngày.

3.4 Trau dồi các kỹ năng quản lý công việc

Việc trau dồi kỹ năng quản lý công việc hiệu quả như kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, giải quyết vấn đề hay quản lý thời gian là vô cùng quan trọng. Những kỹ năng này sẽ là công cụ đắc lực cho bạn trong quá trình làm việc. 

Bên cạnh đó, rèn luyện những kỹ năng đánh giá mức độ ưu tiên của công việc, khả năng xoay chuyển linh hoạt kế hoạch dựa vào tình hình thực tế, làm việc đa nhiệm cũng là những kỹ năng quan trọng trong bối cảnh hiện nay.

3.5 Áp dụng phương pháp quản lý công việc

Để có thể quản lý công việc hiệu quả, bạn nên áp dụng nhiều phương pháp một cách linh hoạt, không quá cứng nhắc theo một nguyên tắc nào. 

Các phương pháp có thể hiệu quả trong công việc mà bạn có thể áp dụng như:

• Agile: Phương pháp quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào việc phân chia công việc thành các chu kỳ ngắn gọn.
• Pomodoro: Phương pháp chia công việc thành các khoảng thời gian ngắn (thường là 25 phút) và nghỉ ngơi sau mỗi chu kỳ làm việc để tăng cường sự tập trung và hiệu suất.
• Multitask: Thực hiện nhiều công việc cùng một lúc, tuy nhiên cần lưu ý để không làm mất tập trung và chất lượng công việc.
• Nguyên tắc 80/20 Pareto: Tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất mà mang lại 80% kết quả, giúp tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc.
• 5W1H2C5M:  Phương pháp 5W (What, Why, Where, Who), 1H (How), 2C (Control, Check), 5M (man, money, material, machine và method) giúp phân tích và lập kế hoạch công việc một cách toàn diện.

4. Xây dựng quy trình quản lý công việc tối ưu cho đội nhóm

Bước 1: Xác định mục tiêu công việc

Trước khi bắt tày vào bất cứ một công việc nào, bạn cần phải xác mục đích của công việc chính và trình tự ưu tiên của các công việc đó.

Điều này sẽ giúp tránh được các nhầm lẫn trong quá trình xử lý, đồng thời tạo hiệu quả hoàn thành công việc cao hơn. Để có một thời gian biểu cho công việc bạn cần phải:

Bước 2: Liệt kê danh sách các đầu mục công việc cần thực hiện

Phân nhóm và sắp xếp thành các thứ tự ưu tiên và phân chia thời gian thực hiện các công việc hiệu quả.

• Liên tục kiểm tra tiến độ xem có hoàn thành đúng kế hoạch đã đề ra không?
• Đánh giá liên tục và điều chỉnh phù hợp.
• Đặt mục tiêu kim chỉ nam cho quản lý công việc
• Việt đặt mục tiêu sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và động lực để quản lý công việc hiệu quả hơn. Đồng thời giúp bạn hăng say với công việc hơn.

Ngoài ra, khi đặt mục tiêu, người nhân viên sẽ có thước đo tổng thể về công việc cần thực hiện, sắp xếp được việc nào cần hoàn thành trước, việc nào cần thực hiện sau, từ đó tạo sự nhịp nhàng cho quá trình làm việc.

Bước 3: Sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Trước đây, việc quản lý công việc vô cùng khó khăn với nhiều giấy tờ, hồ sơ gây phiền hà, phức tạp. Ngày nay, công nghệ phát triển, các ứng dụng quản lý công việc mang đến nhiều lợi ích là giải quyết được các bài toán khó về quản lý quy trình vận hành trong doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

CoDX là một giải pháp quản lý công việc thông minh, hữu ích cho mọi đối tượng doanh nghiệp.

Bước 4: Đánh giá kết quả sau khi hoàn thành công việc

Đánh giá kết quả là quá trình thu thập và phân tích dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện công việc. Thông thường việc này sẽ được thực hiện theo tuần, theo tháng, quý.

Qua đánh giá, giúp nhà quản lý hoặc nhân viên xem xét được mình đã làm đúng, đủ công việc đề ra hay chưa. Từ đó đưa ra biện pháp khắc phục cải thiện công việc tốt hơn.

Quản lý công việc hiệu quả sẽ đảm bảo các công việc đảm bảo đúng tiến độ và gia tăng hiệu suất. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần có phương pháp hợp lý kết hợp với công vụ quản lý công việc phù hợp. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã có những thông tin hữu ích để tối ưu các hoạt động vận hành, gia tăng lợi nhuận và tiết kiệm được chi phí. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh