Mô hình 5W2H: Lợi ích, ví dụ áp dụng trong sản xuất, kế hoạch công việc

Áp dụng mô hình 5W2H là kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả được nhiều nhà lãnh đạo áp dụng. Bằng cách trả lời 7 câu hỏi liên quan, chúng ta có thể xác định được rõ ràng các khía cạnh khác nhau của một vấn đề hoặc nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được.

Vậy cụ thể 5W2H là gì? Nguồn gốc hình thành từ đâu? Lợi ích và các ví dụ ứng dụng cụ thể trong quản trị. Cùng Chuyển đổi số CoDX theo dõi chi tiết trong bài viết này.

Cùng chủ đề:

• Ví dụ lập kế hoạch 5W1H2C5M
• Cách lập kế hoạch tuần hiệu quả cho nhân viên
• 5 Mẫu kế hoạch cá nhân cho nhân viên chuyên nghiệp

1. Mô hình 5W2H là gì?

Mô hình 5W2H là một công cụ quản lý giúp phân tích và giải quyết vấn đề thông qua trả lời 7 câu hỏi quan trọng bao gồm 5 yếu tố bắt đầu bằng chữ “W”; 2 yếu tố bắt đầu bằng chữ “H”. 

Cụ thể,

• What (Cái gì?): Câu hỏi “What” giúp xác định vấn đề, mục tiêu, hoặc đối tượng cần phân tích. Đây là bước đầu tiên quan trọng để hiểu rõ bản chất của vấn đề. Ví dụ: Vấn đề chính mà khách hàng đang gặp phải với sản phẩm của chúng ta là gì?
• Why (Tại sao?): Nhằm tìm hiểu nguyên nhân gây ra vấn đề giúp đưa ra các giải pháp phù hợp và tránh được các vấn đề tương tự trong tương lai. Ví dụ: Tại sao doanh số bán hàng của chúng ta giảm trong quý vừa qua?
• Where (Ở đâu?): Xác định bối cảnh vấn đề xảy ra. Ví dụ: Tỷ lệ trả lại sản phẩm cao nhất đến từ đâu?
• When (Khi nào?): Xác định thời gian xảy ra vấn đề để lên kế hoạch thực hiện các hành động cần thiết. Ví dụ: Khi nào các khiếu nại của khách hàng bắt đầu tăng?
• Who (Ai?):  Xác định những người liên quan đến vấn đề hoặc chịu trách nhiệm giải quyết. Bao gồm cả người bị ảnh hưởng và người sẽ thực hiện giải pháp. Ví dụ: Ai chịu trách nhiệm giám sát quy trình kiểm soát chất lượng?
• How (Như thế nào?): Tập trung vào phương pháp, quy trình để giải quyết vấn đề. Ví dụ: Chúng ta có thể cải thiện sản phẩm như thế nào để đáp ứng nhu cầu của khách hàng?
• How much (Bao nhiêu?): Xác định chi phí; nguồn lực cần thiết để giải quyết vấn đề. Ví dụ: Chi phí thực hiện hệ thống mới là bao nhiêu?

2. Nguồn gốc hình thành

Mô hình 5W2H có nguồn gốc từ các phương pháp quản lý chất lượng như Total Quality Management (TQM), Six Sigma, việc đặt ra các câu hỏi có cấu trúc được coi là cần thiết để cải tiến quy trình và giải quyết vấn đề trong quá trình sản xuất.

Trong những năm 1960 và 1970, các công ty Nhật Bản như Toyota đã sử dụng các nguyên tắc 5W2H để phát triển Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS). Trong hệ thống này, việc đặt câu hỏi “5 Whys” (5 lý do tại sao) là một phần quan trọng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Ban đầu, mô hình 5W2H được áp dụng chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất, quản lý chất lượng. Sau đó, dần lan rộng ra các lĩnh vực khác như kinh doanh, tiếp thị, quản lý dự án, quy trình lập kế hoạch trong tổ chức và thậm chí cả trong giáo dục, đời sống hàng ngày.

3. Lợi ích khi áp dụng mô hình 5W2H trong quản lý công việc

Mô hình 5W2H mang lại nhiều lợi ích trong quản lý sản xuất, công việc:

• Tạo sự rõ ràng chi tiết
• Giúp quản lý hiệu quả
• Ra quyết định đúng đắn hơn
• Hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi tiến độ

3.1 Tạo sự rõ ràng chi tiết

• Việc trả lời các câu hỏi 5W2H giúp xác định một cách rõ ràng vấn đề giải quyết hoặc mục tiêu cần đạt được. Tránh sự nhầm lẫn và đảm bảo tất cả mọi người liên quan đều hiểu rõ ràng về mục tiêu chung.
• Phân tích chi tiết các khía cạnh liên quan từ nguyên nhân gốc rễ, địa điểm xảy ra, thời gian cụ thể, các bên liên quan và phương pháp giải quyết tạo ra một bức tranh toàn diện.

3.2 Giúp quản lý hiệu quả

• Xác định rõ nguồn lực cần thiết (How much) cũng như cách sử dụng hiệu quả giúp đảm bảo các nguồn lực được phân bổ đúng cách không lãng phí.
• Bằng cách xác định “Who” sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, mô hình 5W2H giúp phân công rõ ràng, hợp lý tránh sự chồng chéo, đảm bảo mỗi người đều biết trách nhiệm của mình.
• Xác định thời gian (When); phương pháp (How) giúp theo dõi tiến độ để có thể dễ dàng đánh giá và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

3.3 Ra quyết định đúng đắn hơn

• Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác giúp các nhà quản lý có đủ dữ liệu để ra quyết định đúng đắn, giảm thiểu rủi ro do thiếu thông tin hoặc thông tin sai lệch.
• Việc phân tích các khía cạnh khác nhau của vấn đề giúp so sánh các phương án với nhau, từ đó chọn được phương án tốt nhất.
• Việc xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như “Why” và “How much” giúp dự báo kết quả hoặc tác động của các quyết định. Điều này giúp các nhà lãnh đạo chuẩn bị trước các kế hoạch quản trị rủi ro.

3.4 Hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi tiến độ

• Mô hình 5W2H giúp lập kế hoạch một cách khả thi bằng cách xác định cụ thể các yếu tố liên quan như mục tiêu, thời gian, nguồn lực, phương pháp thực hiện. 
• Xác định rõ ràng “When” và “How” giúp theo dõi tiến độ công việc một cách chính xác. Các nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá hiệu suất công việc, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Đảm bảo tính nhất quán trong việc thực hiện  quy trình công việc.

4. Ví dụ về 5W2H trong sản xuất, kế hoạch công việc

3 Ví dụ cụ thể giúp hình dung cách ứng dụng mô hình 5W2H:

• 5W2H trong quản lý chất lượng sản xuất
• Ví dụ về 5W2H trong công việc
• Ứng dụng 5W2H trong lập kế hoạch

4.1 5W2H trong quản lý chất lượng sản xuất

• What (Cái gì?): Các tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được là gì. Ví dụ: “What are the quality standards for our products?” (Các tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm của chúng ta là gì?)
• Why (Tại sao?): Hiểu tầm quan trọng của việc duy trì chất lượng. Ví dụ: “Why is quality control essential?” (Tại sao kiểm soát chất lượng là cần thiết?)
• Where (Ở đâu?): Xác định nơi cần thực hiện kiểm soát chất lượng. Ví dụ: “Where should quality checks be conducted?” (Kiểm tra chất lượng nên được thực hiện ở đâu?)
• When (Khi nào?): Lên kế hoạch thời gian kiểm tra chất lượng. Ví dụ: “When should we perform quality inspections?” (Khi nào chúng ta nên thực hiện kiểm tra chất lượng?)
• Who (Ai?): Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm về kiểm soát chất lượng. Ví dụ: “Who is in charge of quality assurance?” (Ai chịu trách nhiệm về đảm bảo chất lượng?)
• How (Như thế nào?): Xác định quy trình kiểm tra và đảm bảo chất lượng. Ví dụ: “How will we ensure our products meet quality standards?” (Chúng ta sẽ đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng như thế nào?)
• How much (Bao nhiêu?): Dự toán chi phí liên quan đến kiểm soát chất lượng. Ví dụ: “How much will quality control processes cost?” (Chi phí cho các quy trình kiểm soát chất lượng là bao nhiêu?)

4.2 Ví dụ về 5W2H trong công việc

• What (Cái gì?): Xác định các nhiệm vụ công việc . Ví dụ: “What are my main tasks for today?” (Những nhiệm vụ chính hôm nay là gì?)
• Why (Tại sao?): Hiểu lý do của từng task công việc. Ví dụ: “Why is this task important?” (Tại sao nhiệm vụ này quan trọng?)
• Where (Ở đâu?): Nơi các nhiệm vụ cần được thực hiện. Ví dụ: “Where should I complete this task?” (Tôi nên hoàn thành nhiệm vụ này ở đâu?)
• When (Khi nào?): Lên kế hoạch thời gian cho công việc. Ví dụ: “When should I start and finish this task?” (Khi nào tôi nên bắt đầu và hoàn thành?)
• Who (Ai?): Xác định những người có liên quan đến công việc này. Ví dụ: “Who can help me with this task?” (Ai có thể hỗ trợ tôi?)
• How (Như thế nào?): Cách thức hoàn thành công việc này như thế nào? Ví dụ: “How should I approach this task?” (Tôi nên tiếp cận công việc này như thế nào?)
• How much (Bao nhiêu?): Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết. Ví dụ: “How much time do I need to complete this task?” (Tôi cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này?)

4.3 Ứng dụng 5W2H trong lập kế hoạch

• What (Cái gì?): Xác định mục tiêu chính của dự án. Ví dụ: “What is the objective of this project?” (Mục tiêu của dự án này là gì?)
• Why (Tại sao?): Tại sao dự án cần được thực hiện? Ví dụ: “Why do we need to launch this project?” (Tại sao chúng ta cần triển khai dự án này?)
• Where (Ở đâu?): Xác định địa điểm hoặc khu vực mà dự án sẽ diễn ra. Ví dụ: “Where will the project be implemented?” (Dự án sẽ được triển khai ở đâu?)
• When (Khi nào?): Lập thời gian cụ thể cho dự án. Ví dụ: “When will the project start and end?” (Dự án sẽ bắt đầu,  kết thúc khi nào?)
• Who (Ai?): Xác định các bên liên quan và phân công nhiệm vụ. Ví dụ: “Who will be responsible for each task?” (Ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ?)
• How (Như thế nào?): Phương pháp, quy trình thực hiện dự án như thế nào? Ví dụ: “How will we execute the project plan?” (Chúng ta sẽ thực hiện kế hoạch dự án như thế nào?)
• How much (Bao nhiêu?): Dự toán chi phí, nguồn lực cần thiết. Ví dụ: “How much budget is required for the project?” (Ngân sách cần thiết cho dự án là bao nhiêu?)

Công cụ hỗ trợ quản lý công việc/dự án:

• 10 App nhắc nhở lịch làm việc được ưa chuộng nhất
• 10 Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại
• 7 Ứng dụng sắp xếp công việc hiệu quả đảm bảo tiến độ dự án
• 10 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí

5. Quản trị công việc hiệu quả với CoDX Task

CoDX Task là một trong những công cụ quản lý công việc, lên kế hoạch dự án hiệu quả cho doanh nghiệp và các đội nhóm. Phần mềm làm báo cáo chuyên nghiệp có đầy đủ tính năng về báo cáo task, lập kế hoạch công việc, cảnh báo deadline thông minh, thống kê tiến độ, báo cáo hiệu hiệu suất trực quan.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Hy vọng những thông tin liên quan về mô hình 5W2H trong bài giúp bạn hiểu rõ hơn mô hình này để áp dụng hiệu quả trong quản trị công việc đội nhóm.