Phiếu lương là mẫu nhân sự quan trọng giúp doanh nghiệp thể hiện rõ ràng cơ cấu thu nhập, các khoản khấu trừ, số tiền thực nhận của người lao động trong từng kỳ trả lương. Đây không chỉ là chứng từ nội bộ, mà còn là căn cứ để đảm bảo minh bạch, hạn chế tranh chấp và đáp ứng yêu cầu pháp lý theo Bộ luật Lao động.
Trong bối cảnh nhân sự ngày càng coi trọng sự công bằng rõ ràng trong trả lương, việc chuẩn hóa phiếu lương mẫu trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp xây dựng niềm tin, nâng cao trải nghiệm nhân viên.
Bài viết này CoDX cung cấp cái nhìn toàn diện về mẫu phiếu lương, kèm theo các mẫu phiếu lương Excel và mẫu phiếu lương đơn giản có thể áp dụng ngay, đồng thời gợi ý giải pháp tự động hóa để doanh nghiệp tối ưu quản lý lương.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Mẫu giấy xác nhận lương của công ty chi tiết, chuyên nghiệp
- Mẫu bảng lương 3P Excel chi tiết, đầy đủ nhất
- Tổng hợp bảng lương nhân viên excel phổ biến nhất
1. Tổng quan về phiếu lương nhân viên
1.1 Mẫu phiếu lương là gì?
Mẫu phiếu lương là biểu mẫu ghi nhận chi tiết toàn bộ khoản thu nhập, phụ cấp, thưởng, các khoản khấu trừ, số tiền thực nhận (lương Net) của nhân viên trong một kỳ lương cụ thể. Đây là loại chứng từ mà doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp cho người lao động khi trả lương. Theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải “cung cấp bảng kê trả lương cho người lao động mỗi lần trả lương”, thể hiện rõ các khoản đã và sẽ được thanh toán.
Ở góc độ quản trị nhân sự, phiếu lương mẫu đóng vai trò giúp nhân viên hiểu rõ cách tính lương của mình, hạn chế hiểu lầm nâng cao sự minh bạch trong doanh nghiệp. Với bộ phận C&B, mẫu phiếu lương là chuẩn chung để đảm bảo tính nhất quán, đúng quy định khi tính lương. Khi doanh nghiệp sử dụng mẫu phiếu lương Excel hoặc các mẫu tùy chỉnh theo đặc thù vị trí, việc kiểm tra, rà soát dữ liệu cũng trở nên dễ dàng hơn.
1.2 Quy định của Luật Lao động về phiếu lương nhân viên
- Bảng lương: Bảng lương là tài liệu ghi chép thông tin lương của toàn bộ nhân viên trong công ty trong một kỳ lương nhất định. Nó phải bao gồm các thông tin về tên nhân viên, mã số nhân viên, số ngày công, số giờ làm việc, lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ và tổng thu nhập mà nhân viên nhận được.
- Bảng kê lương: Được quy định theo Điều 95 Bộ luật lao động. Bảng kê lương là tài liệu tổng hợp tất cả các thông tin về lương của các nhân viên trong một kỳ lương cụ thể. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về tổng lương, các khoản phụ cấp, khấu trừ và số lượng nhân viên.
- Bảng lương cá nhân: Bảng lương cá nhân là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về lương của từng nhân viên trong kỳ lương đó. Nó bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận cuối cùng của nhân viên.
1.3 Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng mẫu phiếu lương chuẩn?
Một mẫu phiếu lương chuẩn không chỉ giúp người lao động nắm rõ các khoản thu nhập mà còn giảm thiểu rủi ro tranh chấp liên quan đến tiền lương – một trong những nguyên nhân phổ biến khiến nhân viên khiếu nại hoặc nghỉ việc. Báo cáo “Vietnam Employee Experience 2023” của Anphabe cho thấy 37% nhân viên rời bỏ doanh nghiệp do cảm nhận thiếu minh bạch trong chế độ lương thưởng (nguồn: https://www.anphabe.com/report). Điều này cho thấy việc chuẩn hóa mẫu phiếu lương có tác động trực tiếp tới mức độ hài lòng và gắn kết của người lao động.
Đối với doanh nghiệp, mẫu phiếu lương chuẩn mang lại những lợi ích cụ thể:
- Tăng minh bạch, hạn chế tranh chấp nội bộ: Khi các khoản thu nhập, khấu trừ được liệt kê rõ ràng theo từng dòng, người lao động dễ dàng đối chiếu xác nhận. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý thắc mắc về lương.
- Chuẩn hóa quy trình nâng cao năng suất bộ phận C&B: Khi sử dụng mẫu phiếu lương đơn giản hoặc mẫu phiếu lương nhân viên được thiết kế thống nhất, bộ phận nhân sự giảm được đến 30 – 40% thời gian rà soát thủ công.
- Tuân thủ pháp luật, đáp ứng yêu cầu kiểm toán: Phiếu lương là bằng chứng quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện thanh tra lao động hoặc kiểm toán tài chính. Một biểu mẫu rõ ràng, minh bạch giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi trả.
- Nền tảng để chuyển đổi số quy trình trả lương: Khi mẫu phiếu lương đã được chuẩn hóa, doanh nghiệp dễ dàng tích hợp vào phần mềm tính lương, giúp tự động hóa quy trình, xuất phiếu lương hàng loạt đảm bảo bảo mật thông tin.
>>> Xem ngay: Giữ chân nhân viên như thế nào hiệu quả nhất?
2. 6 Nội dung bắt buộc phải có trong một mẫu phiếu lương chuẩn
Một mẫu phiếu lương chuẩn không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn phải giúp nhân viên hiểu rõ cơ cấu thu nhập của mình, từ đó tránh hiểu nhầm, nâng cao sự minh bạch trong doanh nghiệp. Dưới đây là sáu nhóm thông tin quan trọng mà bất kỳ phiếu lương mẫu nào cũng cần có, dù doanh nghiệp sử dụng mẫu phiếu lương Excel, mẫu phiếu lương đơn giản hay biểu mẫu phức tạp hơn.

2.1 Thông tin doanh nghiệp và thông tin người lao động
Đây là phần mở đầu trong mọi mẫu phiếu lương nhân viên, nhằm xác định rõ ai là người trả lương, ai là người được trả lương. Việc ghi đầy đủ thông tin giúp tránh nhầm lẫn khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều nhóm đối tượng lao động.
Thông tin cần có gồm:
- Tên doanh nghiệp, mã số thuế
- Phòng ban, bộ phận
- Họ tên người lao động
- Mã nhân viên, chức danh
- Ngày vào làm (nếu cần đối chiếu thâm niên)
Ví dụ: Một doanh nghiệp có 3 chi nhánh nếu không ghi rõ bộ phận, vị trí làm việc thì khó đối chiếu khi rà soát chênh lệch lương giữa các chi nhánh.
Giá trị đối với doanh nghiệp: giảm rủi ro nhầm hồ sơ, tăng tính chính xác khi đối chiếu và phục vụ kiểm toán nội bộ.
2.2 Khoảng thời gian tính lương
Khoảng thời gian tính lương thể hiện rõ chu kỳ lương theo tháng, theo tuần hoặc theo sản phẩm. Bộ phận C&B cần ghi rõ để nhân viên biết số ngày công, số giờ làm việc hoặc số sản phẩm được tính trong kỳ.
Thông tin cần thể hiện:
- Kỳ lương (ví dụ: 01/10 – 31/10)
- Số ngày làm việc tiêu chuẩn
- Số ngày công thực tế
- Số giờ tăng ca (nếu có)
2.3 Các khoản thu nhập
Đây là phần được nhân viên quan tâm nhất trong mẫu phiếu lương. Lương không chỉ gồm lương cơ bản mà có thể bao gồm nhiều khoản thu nhập khác tùy theo chính sách công ty.
Các khoản thu nhập thường gồm:
- Lương cơ bản
- Lương theo giờ, theo ca
- Phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, nhà ở…)
- Khoản thưởng (hiệu suất, doanh thu, thưởng nóng)
Ví dụ minh họa:
Nếu lương cơ bản là 10.000.000 đồng, phụ cấp 1.000.000 đồng và thưởng tháng 2.000.000 đồng, tổng thu nhập trước khấu trừ là 13.000.000 đồng. Một mẫu phiếu lương excel rõ ràng sẽ liệt kê từng khoản theo dòng thay vì gộp chung, giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra.
Giá trị đối với doanh nghiệp:
- Tạo sự minh bạch trong chính sách trả lương
- Giảm 60% thời gian giải đáp thắc mắc về cấu trúc lương (theo PwC HR Transformation Report 2023 – https://www.pwc.com)
- Tối ưu trải nghiệm nhân viên nhờ thông tin rõ ràng, dễ hiểu
2.4 Các khoản khấu trừ
Khấu trừ là phần khiến nhân viên dễ nhầm lẫn nhất nếu không được trình bày rõ ràng trong phiếu lương mẫu. Một mẫu phiếu lương đơn giản nhưng chuẩn vẫn phải liệt kê các khoản bắt buộc theo quy định pháp luật.
Các khoản khấu trừ phổ biến:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Căn cứ pháp lý: mức đóng BHXH, BHYT, BHTN được quy định tại Luật BHXH, được cập nhật thường xuyên trên Cổng Thông tin BHXH Việt Nam (nguồn: https://baohiemxahoi.gov.vn). Thuế TNCN tuân thủ theo Luật Thuế Thu nhập cá nhân hiện hành và hướng dẫn của Tổng cục Thuế (nguồn: https://www.gdt.gov.vn).
Ví dụ minh họa:
Một nhân viên có tổng thu nhập 13.000.000 đồng sẽ bị khấu trừ 8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN. Nếu không ghi chi tiết, nhân viên rất dễ hiểu nhầm doanh nghiệp tính sai.
Giá trị đối với doanh nghiệp:
- Giảm tranh chấp liên quan đến các khoản bảo hiểm
- Đảm bảo tuân thủ luật, tránh rủi ro bị xử phạt
- Tạo sự minh bạch trong quản lý chi phí lao động
2.5 Lương thực nhận (Net)
Lương Net là số tiền cuối cùng mà người lao động được nhận sau khi trừ tất cả các khoản bắt buộc. Một mẫu phiếu lương nhân viên chuẩn sẽ thể hiện rõ công thức tính để người lao động dễ dàng đối chiếu.
Cách tính đơn giản: Lương thực nhận = Tổng thu nhập – Tổng khấu trừ
Ví dụ:
Tổng thu nhập: 13.000.000 đồng
Tổng khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, TNCN): 1.595.000 đồng
Lương thực nhận: 11.405.000 đồng
Giá trị đối với doanh nghiệp:
- Giảm thời gian giải thích lại cách tính lương
- Tăng sự hài lòng của nhân viên
- Tối ưu trải nghiệm nội bộ, đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng mẫu phiếu lương excel tự động tính
2.6 Chữ ký xác nhận
Dù doanh nghiệp dùng phiếu lương giấy hay gửi phiếu lương mẫu qua email, phần xác nhận luôn cần được thể hiện rõ để đảm bảo tính minh bạch.
Phần này có thể bao gồm:
- Chữ ký của người duyệt lương (đối với bản in)
- Thời gian phát hành phiếu lương
- Mã số hoặc dấu xác thực nếu xuất từ phần mềm
Ý nghĩa: Phần xác nhận giúp đảm bảo tính pháp lý của phiếu lương. Đây cũng là căn cứ quan trọng khi thanh tra lao động hoặc kiểm toán nội bộ kiểm tra quá trình trả lương.
3. Các mẫu phiếu lương nhân viên đơn giản chi tiết mới nhất
Mẫu phiếu lương đơn giản 1

Tải mẫu phiếu lương excel đơn giản tại đây
Mẫu phiếu lương cho từng nhân viên Excel 2

Download mẫu phiếu lương cho từng nhân viên excel tại đây
Mẫu phiếu lương cho từng nhân viên Excel 3

Download mẫu phiếu lương cho từng nhân viên excel tại đây
Mẫu payslip 4

TẢI TOÀN BỘ MẪU PHIẾU LƯƠNG CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP TẠI ĐÂY
Thông thường phiếu lương nhân viên được lập thành file word hoặc excel. Dựa vào bảng lương nhân viên có thể biết được các thông tin tổng kết trong tháng như: ngày công đi làm, nghỉ phép, nghỉ không lương, phụ cấp, các khoản thưởng phạt… và cuối cùng tổng kết rõ số tiền mà người lao động sẽ nhận được của tháng đó.
Các bảng lương nhân viên được trang bị hàm tính lương trong excel sẽ được kế toán, nhân sự lưu lại để đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên. Ngoài ra dựa vào phiếu lương tháng, người lao động cũng dễ dàng cập nhật được chế độ tăng lương định kỳ, chế độ phụ cập hoặc các vấn đề khác liên quan tiền lương.
Dựa vào mẫu phiếu lương đơn giản, kế toán cũng kiểm soát tốt hơn về nguồn tài chính của doanh nghiệp, đưa ra các quyết định điều chỉnh tăng giảm lương hợp lý.
> Xem thêm:
- 04 Bước để quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả
- Các bước xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp
4. So sánh hình thức làm phiếu lương thủ công và bằng phần mềm
Quản lý phiếu lương là một trong những nhiệm vụ nhạy cảm nhất của bộ phận C&B. Cách thức mà doanh nghiệp tạo, gửi phiếu lương không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân sự mà còn tác động trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên. Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng hai hình thức chính: làm phiếu lương thủ công (Excel) và làm phiếu lương bằng phần mềm nhân sự.
4.1 Làm phiếu lương thủ công Excel
Làm phiếu lương bằng Excel là cách phổ biến nhất, đặc biệt trong doanh nghiệp nhỏ hoặc có quy trình chưa được chuẩn hóa. Nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu phiếu lương Excel hoặc các file tự thiết kế để xuất phiếu lương nhân viên theo tháng.
|
Ưu điểm |
Nhược điểm |
|
|
Ví dụ điển hình: Khi doanh nghiệp cần xuất phiếu lương nhân viên cho 300 người, nhân sự phải tạo 300 file hoặc 300 sheet, mỗi file chỉnh công thức ít nhất 3 – 5 lần. Chỉ cần sai một ô tham chiếu là toàn bộ phiếu lương bị lệch, dẫn đến tranh chấp mất thời gian giải trình.
4.2 Làm phiếu lương bằng phần mềm nhân sự
Phần mềm nhân sự hiện đại cho phép tạo mẫu phiếu lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công, hợp đồng, phụ cấp, quy định doanh nghiệp. Sau khi tính lương, hệ thống có thể xuất phiếu lương hàng loạt, gửi qua email hoặc ứng dụng nhân viên chỉ bằng một thao tác.
Lợi ích vượt trội
- Tự động hóa 90% quy trình: giảm thao tác thủ công, loại bỏ lỗi công thức.
- Giảm lỗi nhập liệu nhờ dữ liệu được liên kết từ chấm công – phép – hợp đồng.
- Xuất phiếu lương hàng loạt, không cần tạo từng file đơn lẻ như mẫu phiếu lương Excel.
- Bảo mật cao: mỗi nhân viên chỉ xem phiếu lương của chính mình thông qua tài khoản cá nhân.
- Lưu trữ tập trung, truy vết dễ dàng khi có kiểm toán hoặc tranh chấp lương.
Ở cấp độ trải nghiệm nhân viên, việc nhận phiếu lương mẫu qua ứng dụng giúp họ dễ theo dõi và đối chiếu từ đó tăng mức độ hài lòng.
5. Xuất phiếu lương tự động với phần mềm tính lương LV SureHCS C&B
- Hệ thống tự động tổng hợp chi phí lương sau mỗi kỳ lương, giúp doanh nghiệp nắm bắt chi tiết cấu trúc chi phí và đưa ra quyết định quản lý tài chính hiệu quả.
- Tự động tạo chứng từ tiền lương theo quy định, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự.
- Dữ liệu tiền lương được kết chuyển sang phần mềm kế toán một cách dễ dàng, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính thống nhất.
- Tự động tạm trích thuế TNCN của nhân viên hàng tháng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực. Tính năng nổi bật: KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS TÍCH HỢP AI MỚI NHẤT TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS? THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Hy vọng những mẫu phiếu lương nhân viên đơn giản mà CoDX cung cấp giúp Doanh nghiệp lựa chọn được mẫu payslip phù hợp nhất.
|
Xem ngay:
|
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh












