Trong bối cảnh ngành xây dựng, thi công ngày càng chịu áp lực về tiến độ, chi phí và chất lượng, việc quản lý hiệu quả từng giai đoạn công việc trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của một dự án. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn quản lý tiến độ bằng phương pháp thủ công hoặc dựa trên kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến tình trạng chậm trễ, phát sinh chi phí ngoài dự toán, khó khăn trong điều phối nhân sự.
Một trong những giải pháp đơn giản nhưng mang lại giá trị rõ rệt là sử dụng file tiến độ thi công bằng Excel. Công cụ này không chỉ dễ dàng tiếp cận, chi phí thấp mà còn giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống theo dõi tiến độ minh bạch trực quan dễ cập nhật.
Bài viết này CoDX sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về bảng tiến độ thi công bằng Excel hiểu rõ khái niệm, vai trò, lợi ích, cách lập file. Đồng thời, cung cấp gợi ý về những mẫu file phổ biến để doanh nghiệp có thể áp dụng trực tiếp vào thực tế.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
1. Khái niệm và vai trò của file tiến độ thi công bằng Excel
1.1. File tiến độ thi công bằng Excel là gì?
File tiến độ thi công bằng Excel là một bảng tính được thiết kế để lập kế hoạch, phân bổ công việc, theo dõi tiến độ và quản lý nguồn lực trong quá trình thi công dự án. Nói một cách đơn giản, đây là công cụ số hóa giúp doanh nghiệp thay thế những cuốn sổ tay hay bảng vẽ tiến độ treo tường, mang lại sự linh hoạt trong việc điều chỉnh, báo cáo.
Điểm mạnh của Excel là sự quen thuộc: hầu hết nhân sự trong doanh nghiệp, từ kỹ sư công trình đến cán bộ quản lý, đều đã từng sử dụng. Do đó, doanh nghiệp không phải mất chi phí lớn cho đào tạo hay đầu tư phần mềm chuyên dụng ngay từ đầu.
So với phương pháp quản lý thủ công (giấy tờ, sổ ghi chép), file Excel có ưu điểm ở khả năng tính toán tự động, dễ dàng lưu trữ, chia sẻ cập nhật dữ liệu. So với phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp (như MS Project hay Primavera), Excel có thể không mạnh bằng về tính năng, nhưng lại dễ tiếp cận, chi phí thấp phù hợp với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1.2. Vai trò của file tiến độ thi công bằng Excel trong quản lý dự án
Việc lập tiến độ thi công bằng Excel không chỉ giúp doanh nghiệp có một công cụ quản lý mà còn mang lại những giá trị thực tế sau:
- Minh bạch hóa tiến độ: Mỗi hạng mục công việc được liệt kê rõ ràng với thời gian bắt đầu, kết thúc, người phụ trách giúp lãnh đạo nhanh chóng nắm được tình trạng dự án mà không cần báo cáo dài dòng.
- Tránh chồng chéo, tối ưu nguồn lực: Khi tất cả công việc được trực quan hóa trên file Excel, doanh nghiệp dễ dàng nhận ra sự chồng chéo trong phân công hoặc thiếu hụt nhân sự, từ đó điều chỉnh kịp thời.
- Kiểm soát chi phí/vật tư: Một file tiến độ tốt có thể tích hợp các cột về chi phí, khối lượng vật tư, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ ngân sách. Theo nghiên cứu của
- Tạo cơ sở dữ liệu đánh giá hiệu quả: Sau mỗi dự án, file Excel trở thành nguồn dữ liệu quý giá để doanh nghiệp phân tích, rút kinh nghiệm, cải tiến cho các dự án tiếp theo.
Có thể thấy, với một công cụ đơn giản như Excel, doanh nghiệp đã có thể nâng cao đáng kể năng lực quản lý dự án, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển đổi từ quản lý thủ công sang quản lý hiện đại.
2. Download mẫu bảng tiến độ thi công file excel chuyên nghiệp [Miễn phí]
Để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai quản lý dự án một cách thực tiễn, việc tham khảo áp dụng ngay những mẫu file tiến độ thi công bằng Excel sẵn có là lựa chọn thông minh. Các mẫu này đã được thiết kế với cấu trúc chuẩn, dễ tùy biến giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo từ đầu đảm bảo tính hệ thống trong quản lý. Quan trọng hơn, chúng mang lại giá trị trực tiếp: từ minh bạch hóa công việc, rút ngắn thời gian báo cáo đến giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình điều hành.
Bên cạnh sử dụng bảng thì doanh nghiệp cũng nên kết hợp sử dụng các bảng theo dõi công trình khác để tăng hiệu quả quản lý như: Kiểm tra tiến độ vật tư, Kiểm soát tiến độ thi công hàng ngày, Báo giá thi công xây dựng,…
2.1. Mẫu file tiến độ xây dựng nhà phố, nhà dân dụng
Đây là mẫu thường được các nhà thầu, doanh nghiệp nhỏ hoặc chủ đầu tư cá nhân sử dụng. Cấu trúc của file bao gồm:
- Danh sách các hạng mục thi công cơ bản: móng, khung, mái, tường, hoàn thiện.
- Thời gian dự kiến, người phụ trách từng hạng mục.
- Biểu đồ Gantt trực quan để theo dõi tiến độ từng tuần.
Doanh nghiệp có thể dễ dàng ước lượng thời gian bàn giao nhà, đồng thời kiểm soát tốt các giai đoạn quan trọng. Với chủ đầu tư, việc theo dõi tiến độ rõ ràng giúp tăng tính minh bạch, sự tin tưởng đối với nhà thầu.
2.2 File tiến độ thi công dự án nội thất
Các dự án nội thất thường có thời gian ngắn hơn nhưng yêu cầu chi tiết và nhiều công đoạn nhỏ. Mẫu file này được thiết kế với:
- Danh sách công việc cụ thể: thiết kế, lựa chọn vật liệu, thi công trần – sàn – tường, lắp đặt đồ nội thất, nghiệm thu.
- Cột theo dõi tiến độ theo ngày, giúp kiểm soát sát sao lịch bàn giao.
- Bổ sung cột ngân sách cho từng hạng mục nhỏ để tránh vượt chi phí.
Giúp doanh nghiệp nội thất duy trì uy tín bằng việc bàn giao đúng hạn, đồng thời dễ dàng phối hợp giữa đội ngũ thiết kế thi công. Với khách hàng, họ có thể theo dõi tiến độ từng hạng mục, tạo sự an tâm hài lòng.
2.3 Bảng tiến độ thi công công trình
Đối với các công trình hạ tầng như đường xá, cầu cống, khu công nghiệp, tiến độ thường kéo dài, có nhiều hạng mục phức tạp. Mẫu file này thường bao gồm:
- Phân nhóm công việc theo giai đoạn: khảo sát, giải phóng mặt bằng, nền móng, kết cấu chính, hoàn thiện.
- Cột bổ sung cho khối lượng vật tư, chi phí dự toán và thực tế.
- Tích hợp báo cáo tiến độ tổng hợp (dashboard) phục vụ lãnh đạo.
Giúp ban quản lý dự án có cái nhìn toàn cảnh từ đó phân bổ nguồn lực tài chính hợp lý. Theo KPMG Global Construction Survey 2023, các dự án hạ tầng có sử dụng hệ thống theo dõi tiến độ chi tiết giảm trung bình 20% nguy cơ phát sinh chi phí vượt ngân sách (Nguồn: KPMG).
Những mẫu bảng tiến độ thi công trên không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót mà còn nâng cao năng lực quản trị nội bộ. Dù là dự án dân dụng, hạ tầng hay nội thất, việc có một bảng tiến độ Excel rõ ràng giúp toàn bộ đội ngũ phối hợp hiệu quả và lãnh đạo dễ dàng kiểm soát.
DOWNLOAD BẢNG TIẾN ĐỘ THI CÔNG FILE EXCEL CHUẨN NHẤT TẠI ĐÂY
>> Có thể bạn cần: Bảng giá 10 Phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp giá tốt nhất
3. Hướng dẫn lập tiến độ thi công bằng Excel chi tiết từng bước
Việc lập tiến độ thi công bằng Excel không chỉ đơn giản là điền các con số vào bảng tính. Đây là một quy trình quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ thời gian, chi phí, nhân sự và chất lượng công trình. Nếu được thiết lập đúng cách, bảng tiến độ Excel sẽ trở thành công cụ ra quyết định quan trọng cho ban lãnh đạo, là kim chỉ nam để đội ngũ thi công phối hợp hiệu quả.
Mỗi quy trình quản lý dự án, công trình thường không giống nhau do đó việc lập bảng tiến độ cũng sẽ có vài điểm khác biệt. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả chúng nên được thực hiện theo quy trình 6 bước dưới đây:
Việc lập tiến độ thi công bằng Excel không chỉ đơn giản là điền các con số vào bảng tính. Đây là một quy trình quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ thời gian, chi phí, nhân sự và chất lượng công trình. Nếu được thiết lập đúng cách, bảng tiến độ Excel sẽ trở thành công cụ ra quyết định quan trọng cho ban lãnh đạo, là kim chỉ nam để đội ngũ thi công phối hợp hiệu quả.
Bước 1. Xác định phạm vi, hạng mục công việc
Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần làm rõ phạm vi công việc của dự án: từ thiết kế, thi công phần móng, phần thô, hoàn thiện đến nghiệm thu. Mỗi hạng mục cần được chia nhỏ thành các công việc cụ thể, ví dụ:
- Thi công móng: đào đất, đổ bê tông lót, đặt cốt thép, đổ bê tông móng.
- Thi công phần thô: xây tường, lắp đặt hệ thống điện nước, làm mái.
- Hoàn thiện: sơn, lắp cửa, lát sàn, hoàn thiện nội thất.
Việc liệt kê chi tiết này giúp hạn chế bỏ sót, đồng thời là cơ sở để theo dõi tiến độ sau này.
Bước 2. Thiết lập bảng tiến độ
Sau khi có danh sách công việc, doanh nghiệp bắt đầu thiết lập bảng tiến độ thi công trên Excel. Một bảng tiến độ cơ bản thường bao gồm các cột:
- Tên công việc
- Ngày bắt đầu
- Ngày kết thúc
- Thời lượng dự kiến
- Người phụ trách
- Tình trạng (% hoàn thành)
Ví dụ, công việc “Đổ bê tông móng” có thể bắt đầu ngày 10/10, kết thúc ngày 15/10, phụ trách bởi đội xây dựng A.
Excel cho phép sử dụng Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) để làm nổi bật các công việc chậm tiến độ (hiển thị màu đỏ) hoặc công việc đã hoàn thành (hiển thị màu xanh). Điều này giúp lãnh đạo cùng nhân sự nhanh chóng nhìn ra vấn đề mà không cần đọc toàn bộ bảng.
Với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về file tiến độ thi công bằng Excel, bước này chính là nền tảng để biến Excel từ một bảng tính đơn thuần thành một công cụ quản lý trực quan hiệu quả.
Bước 3. Vẽ biểu đồ Gantt trong Excel
Biểu đồ Gantt là phương pháp trực quan hóa tiến độ phổ biến nhất trong quản lý dự án. Đây là một dạng biểu đồ thanh ngang, trong đó mỗi công việc được thể hiện bằng một thanh kéo dài từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc.
Trong Excel, doanh nghiệp có thể tạo biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng biểu đồ thanh (bar chart) kết hợp với dữ liệu ngày tháng. Khi nhìn vào biểu đồ này, lãnh đạo dễ dàng thấy được:
- Công việc nào đang diễn ra.
- Thứ tự thực hiện các hạng mục.
- Sự chồng chéo hoặc phụ thuộc giữa các công việc.
Bước 4. Theo dõi cập nhật dữ liệu thường xuyên
Một bảng tiến độ chỉ có giá trị nếu được cập nhật kịp thời. Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng về tần suất cập nhật (ví dụ: hàng ngày đối với công trường lớn, hoặc hàng tuần với dự án nhỏ).
Một số gợi ý thực tế:
- Cập nhật % hoàn thành của từng công việc.
- So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu để phát hiện chậm trễ.
- Tạo báo cáo tổng quan (dashboard) để ban lãnh đạo nắm tình hình ngay lập tức.
Ví dụ, nếu công việc “Lắp đặt hệ thống điện nước” dự kiến hoàn thành 50% trong tuần này nhưng thực tế mới đạt 20%, hệ thống sẽ cảnh báo để doanh nghiệp có giải pháp điều chỉnh ngay.
Như vậy, quy trình lập tiến độ thi công bằng Excel không chỉ là tạo ra một bảng tính mà còn là quá trình chuẩn hóa và nâng cao năng lực quản trị. Với sự đơn giản nhưng linh hoạt, Excel hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp ở giai đoạn đầu, đặc biệt là khi họ cần kiểm soát tiến độ mà chưa muốn đầu tư vào các phần mềm phức tạp.
>>> Giải pháp thay thế: Phần mềm quản lý tiến độ dự án chuyên nghiệp GIÁ TỐT nhất thị trường
4. Các phương pháp lập bảng tiến độ thi công hiệu quả khoa học
Với mong muốn hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc lập bảng tiến độ công việc bằng excel, CoDX sẽ giới thiệu đến bạn 4 phương pháp lập bảng tiến độ hữu dụng được các chuyên gia trong ngành khuyên dùng nhiều nhất. Căn cứ vào quy mô của dự án mà người quản lý có thể chọn cho mình phương pháp phù hợp để xây dựng được bảng thi công chuyên nghiệp và chính xác nhất.
4.1 Lập file tiến độ thi công dạng biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ ngang là loại dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Thông thường, các nhà quản lý thường sử dụng sơ đồ Gannt để liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án và tương ứng với thời gian thực hiện để tiện theo dõi tiến độ công việc.
Với cách bố trí thông tin đơn giản, rõ ràng, trực quan sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc được bình chọn là một công cụ hữu ích để lập kế hoạch dự án, lên thời gian biểu để thực hiện và quản lý dự án. Gantt Chart được cấu thành từ 2 trục riêng biệt:
- Trục tung: biểu thị số lượng công việc, nhiệm vụ.
- Trục hoành: Biểu thị thời gian thực thi dự án, gồm có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
4.2 Lập bảng tiến độ thi công với phương pháp đường dẫn Critical Path
Critical Path thường được gọi là phương pháp đường dẫn quan trọng, đây là một kỹ thuật được người quản lý áp dụng vào việc tạo bảng tiến độ thi công và ước tính tổng thời lượng của dự án.
Critical Path là phương phương pháp ước tính tổng thời gian hoàn thành dự án dựa trên các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Khi mà một nhiệm vụ chỉ được bắt đầu khi các nhiệm vụ có liên quan trước đó hoàn thành. Với phương pháp này, người quản lý có thể tính toán thời gian, nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, trách tình trạng trì hoãn công việc.
4.3 Lập tiến độ thi công với phương pháp đường cân bằng LOB
Đường cân bằng LOB là phương pháp dùng để kiểm tra quy trình, tiến độ dự án có tính lặp lại. Ví dụ như dự án xây dựng nhà cao tầng, chung cư vì thời gian triển khai công việc xây dựng ở mỗi tầng là như nhau.
Phương pháp này thể hiện được quá trình, trạng thái, bối cảnh, thời gian qua từng giai đoạn dự án. Khi sử dụng LOB, người quản lý có thể nhận được một số lợi ích như:
- So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch mục tiêu.
- Dự báo hiệu suất trong tương lai qua bảng tiến độ thi công.
- Kiểm tra những sai lệch so với kế hoạch đã đề ra.
- Quản lý tốt hơn các nhà thầu phụ và tài nguyên.
- Tài nguyên được tối ưu hóa cho một số lượng lớn các công việc lặp đi lặp lại.
>>> Hữu ích: Phần mềm lập tiến độ thi công chuyên nghiệp
4.4 Phương pháp lập tiến độ thi công ước lượng đánh giá PERT
PERT là sơ đồ hiển thị tất cả các nhiệm vụ đã được lên kế hoạch thời gian thực hiện trong dự án. Với sơ đồ PERT, người quản lý có thể phân tích thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, từ đó có thể ước tính tổng thời gian cho dự án. Ở phương pháp này, bạn sẽ tích hợp và đánh giá dự án dựa trên 3 mốc tiến độ để hoàn thành dự án:
- Thời gian ngắn nhất
- Thời gian có khả năng
- Thời gian dài nhất
5. Thực trạng nhiều quản lý gặp phải khi lập bảng tiến độ file excel
Không thể phủ nhận mức độ phổ biến và những hiệu quả mà Excel mang lại trong bảng tiến độ thi công. Tuy nhiên, sẽ rất khó khăn để những người quản lý theo dõi kịp thời và bao quát toàn độ tiến độ dự án, đặc biệt là nhân công làm việc tại công trường. Việc lập bảng tiến độ bằng Excel còn có một số hạn chế như:
- Template phức tạp, khó sử dụng.
- Bị động, không có tính cộng tác giữa các nhà quản lý, chủ thầu và nhà đầu tư.
- Excel không có tính năng tự động lưu trữ, do đó dữ liệu sẽ dễ bị mất nếu bạn quên lưu hoặc mất điện.
- Giao diện hạn chế, khó có thể xem chi tiết từng nội dung hay kết quả công việc.
Với những điểm bất tiện khi lập bảng tiến độ thi công bằng Excel thì phần mềm hỗ trợ là một giải pháp thay thế phù hợp cho các doanh nghiệp thi công dự án quy mô lớn và quản lý một lúc nhiều nhân lực. Việc áp dụng phần mềm báo cáo công việc hay quản lý công việc sẽ giúp bạn loại bỏ các tác vụ thủ công trong khâu điều hành và giảm rủi ro chậm tiến độ thi công đáng kể.
6. Giải pháp lập, theo dõi, đo lường tiến độ thi công tốt nhất
Việc lập bảng tiến độ thi công vô cùng cần thiết vì nó giúp người quản lý giám sát tiến độ công việc và phân bổ thời gian công việc sao cho hợp lý về mặt nhân sự, ngân sách,…Cùng CoDX điểm qua một số lợi ích từ việc lập tiến độ thi công:
- Quản lý tài nguyên hiệu quả: Không giống như những lĩnh vực khác, quản lý dự án xây dựng yêu cầu rất chặt chẽ về vấn đề tài nguyên và nguồn lực thi công. Việc người quản lý lên kế hoạch dự trù cụ thể và tiến hành theo đúng kế hoạch quyết định mức độ thành công của dự án. Một dự án được coi là thành công khi hoàn thành đúng tiến độ và bàn giao đúng chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu.
- Quản lý được ngân sách: Quản lý ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các dự án của bạn có thể thực thi theo kế hoạch hay không. Khi lập bảng, người quản lý có thể ước tính ngân sách chính xác, quản lý rủi ro dự án về thiếu hụt ngân sách.
- Đảm bảo chất lượng: Theo sát và kiểm tra từng khía cạnh cốt lõi trong quá trình thi công để duy trì và bảo đảm chất lượng sản phẩm bàn giao trong suốt vòng đời của dự án.
- Đảm bảo tiến độ: Một điều cực kỳ quan trọng trong thi công công trình đó đảm bảo tiến độ bàn giao dự án. Bảng tiến độ thi công sẽ trả lời cho bạn biết dự án có đang chậm tiến độ hay không? Để đảm bảo được điều này, quản lý cần yêu cầu kỹ sự thường xuyên cập nhật báo cáo thường xuyên. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu báo cáo công việc tuần Excel hoặc phần mềm hỗ trợ để theo dõi chi tiết dự án.
Sau khi xem xét và đánh giá những thực trạng và rủi ro người quản lý gặp phải khi phải lập bảng tiến độ thi công bằng Excel, CoDX đã cho ra mắt phần mềm CoDX Task. Phần mềm giao việc và quản lý tiến độ CoDX Task sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình công việc xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp: Phân chia công việc, theo dõi tiến độ dự án, nhắc nhở công việc, đánh giá báo cáo đơn giản gấp 10 lần quy trình truyền thống.
Vinh hạnh được đồng hành cùng +100 doanh nghiệp gia tăng năng suất làm việc, CoDX tự tin là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn quản lý dự án hiệu quả, chuyên nghiệp nhất. Một số tính năng của phần mềm mà chúng tôi tâm đắc giới thiệu đến bạn:
- Lập bảng tiến độ, theo dõi tình trạng và tiến độ công việc qua những giao diện khác nhau: Kanban, Schedule, Calendar, Tree, List, List-Details,…
- Giao việc cho 1 hoặc nhiều bộ phận, cá nhân cụ thể.
- Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng công việc hoặc dự án.
- Quản lý đa nền tảng khác nhau từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng.
- Xem báo cáo ở nhiều giao diện khác nhau như Dashboard, report, list,…
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Trên đây là tất cả những chia sẻ của CoDX về cách xây dựng bảng tiến độ thi công cũng như làm rõ được những lợi ích mà việc lập bảng mang lại. Hi vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp có thể mang lại giá trị hữu ích cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc để lên kế hoạch và quản trị công việc của mình thì hãy liên hệ ngay với CoDX.
|
![[Đầy đủ] Mẫu báo cáo kết quả công việc (tuần, tháng, năm) kèm mail report](https://businesswiki.codx.vn/wp-content/uploads/2024/06/mau-bao-cao-ket-qua-cong-viec-640x400.png)
