Văn bản hành chính cá biệt là gì? Đặc điểm mẫu văn bản cá biệt

Trong kinh doanh, chắc chắn sẽ phải có lúc cần sử dụng đến văn bản hành chính cá biệt, nhất là trường hợp ra những quyết định bổ nhiệm vị trí mới. Cùng CoDX tìm hiểu thông tin về đặc điểm của loại văn bản này trong bài viết dưới đây!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

Mẫu thông báo theo nghị định 30 – Tham khảo mẫu chuẩn

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Quy trình quản lý văn bản đến chuẩn hiệu quả

1. Hiểu văn bản hành chính cá biệt là gì?

Văn bản hành chính cá biệt là văn bản thể hiện nội dung về các quyết định quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền.

Cơ sở hình thành của các văn bản này là quan điểm, quy định chung cũng như các quyết định quy phạm từ cơ quan cấp trên nhằm định hướng nội dung cho cơ quan thực hiện.

Mục đích chính của văn bản cá biệt:

Xử lý các công việc cụ thể, trình bày nội dung rõ ràng.
Thể hiện quyết định quản lý của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền dựa trên quy định chung.
Áp dụng quyết định quy phạm từ cơ quan cấp trên hoặc tự ban hành để giải quyết các vấn đề cụ thể.

Văn bản hành chính cá biệt gồm 2 loại:

Các quyết định mang tính cá biệt, cùng với các chỉ thị có nội dung đặc thù.
Các nghị quyết cá biệt như quyết định về bổ nhiệm chức danh, miễn nhiệm chức danh; quyết định tăng lương; quyết định khen thưởng; quyết định kỷ luật đối với các cán bộ, công chức, viên chức vi phạm; chỉ thị liên quan đến việc thúc đẩy cuộc thi đua; các tài liệu về việc vinh danh những người làm tốt và những hành động tích cực trong tổ chức, cơ quan hoặc cộng đồng dân cư.

Các tài liệu cá biệt thường thấy bao gồm quyết định về tăng lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức; chỉ thị về cuộc thi đua và tôn vinh người làm tốt, công việc xuất sắc trong cơ quan hoặc cộng đồng.

2. Mẫu văn bản hành chính cá biệt thường gặp

Hướng dẫn về cách trình bày văn bản hành chính cá biệt được thực hiện theo những quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về việc quản lý công tác văn thư, được chính phủ ban hành và có hiệu lực áp dụng từ ngày 05/03/2020.

Hiện tại, hướng dẫn này đang được áp dụng và chưa có tài liệu thay thế.

Dưới đây là một mẫu văn bản cá biệt có thể tham khảo và ứng dụng:

mẫu văn bản cá biệt

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tải về văn bản quyết định bổ nhiệm theo mẫu dưới đây:

văn bản quyết định bổ nhiệm

Dưới đây là phần ghi chú các ký hiệu trong mẫu văn bản cá biệt đã được soạn thảo phía trên.

Ghi tên cơ quan trực tiếp
Ghi tên nơi ban hành quyết định
Viết tắt của đơn vị nhà nước ra quyết định
Địa điểm
Nội dung tóm tắt của quyết định
Thẩm quyền ban hành quyết định nằm dưới sự điều hành của cá nhân đứng đầu thực thể, hoặc nếu thẩm quyền thuộc về một tập thể lãnh đạo hoặc tổ chức, thì ghi rõ tên tập thể hoặc tổ chức đó
Cơ sở để ban hành quyết định
Nội dung chi tiết của quyết định
Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (khi cần)
Chữ ký của người soạn thảo và số lượng bản phát hành (khi cần)

3. Đặc điểm của văn bản cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt vốn là một loại văn bản đặc biệt khi mang tính cưỡng chế của pháp luật. Dưới đây là nội dung cụ thể của một văn bản cá biệt cũng như những nét đặc trưng của nó.

3.1 Văn bản hành chính cá biệt bao gồm mấy phần?

Mở đầu văn bản hành chính cá biệt sẽ có 3 phần chính:

Phần mở đầu

Phần đầu trang quyết định bao gồm Quốc hiệu và tiêu ngữ, chiếm 2/3 trang giấy lệch về phía góc phải. Tên cơ quan cũng như số quyết định được đặt ở góc trái trang giấy ngang với quốc hiệu và tiêu ngữ, chiếm 1/3 trang. Đều sử dụng chữ in đậm viết hoa cho cả 2 ô.
Tên của quyết định.
Phần căn cứ:

Phần căn cứ pháp lý: Dựa trên cơ sở pháp lý liên quan đến thẩm quyền ban hành văn bản và cơ sở pháp lý liên quan đến nội dung của văn bản.

Căn cứ thực tiễn (tình hình thực tế).

Đặc điểm của văn bản cá biệt — Sơ đồ trình bày văn bản hành chính cá biệt

Nội dung chính

Phần nội dung chính của văn bản thường sẽ bao gồm 3 điều cơ bản và những nội dung kèm theo như sau:

Điều 1: Tóm tắt nội dung chính của quyết định
Điều 2: Hệ quả pháp lý phát sinh do có quyết định mới
Điều 3: Thời hiệu và phạm vi áp dụng của quyết định
Quy định về việc xử lý văn bản bị bãi bỏ trong trường hợp nội dung không thống nhất hoặc mâu thuẫn với nhau
Những thực thể được áp dụng và thực thi quyết định này.

Phần quyết định

Phần kết sẽ bao gồm 2 phần là nơi nhận (ghi bên phía trái cuối cùng của văn bản) và chữ ký cũng như danh tính của người ra quyết định cá biệt (nằm phía dưới bên phải văn bản)

3.2 Điểm đặc biệt của văn bản cá biệt

Điểm đặc biệt của văn bản hành chính cá biệt có thể được liệt kê theo 7 ý như sau:

Văn bản cá biệt thuộc là văn bản áp dụng pháp luật, do cơ quan có thẩm quyền ban hành, bảo đảm thực thi bằng cách cưỡng chế của nhà nước.
Văn bản này thiết lập quy tắc xử sự riêng, đối với cá nhân, tổ chức khác nhau trong từng trường hợp cụ thể.
Văn bản này mang tính hợp pháp và phù hợp với thực tế, dựa trên quy phạm pháp luật cụ thể. Không có sự tương thích sẽ dẫn đến đình chỉ hoặc hủy bỏ; không phù hợp với thực tế sẽ ảnh hưởng đến thi hành hoặc hiệu quả thi hành.
Thể hiện qua các hình thức pháp lý như chỉ thị cá biệt…
Là một yếu tố quan trọng trong sự kiện pháp lý phức tạp, thiếu nó sẽ khiến nhiều quy phạm pháp luật cụ thể không thể thực thi.
Có tính đơn phương và bắt buộc thi hành ngay, đây là đặc điểm quan trọng của quyết định hành chính cá biệt.

4. So sánh văn bản cá biệt với các loại văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính cá biệt khác gì so với các văn bản thông thường? Cùng CoDX phân tích chi tiết trong phần sau đây.

4.1 Điểm giống của văn bản cá biệt với văn bản thông thường

Văn bản hành chính cá biệt vẫn có những điều tương tự như các văn bản hành chính thông thường khác

Cả 2 loại văn bản này là đều sử dụng ngôn ngữ viết nhằm thể hiện đầy đủ, súc tích các ý chí của các tổ chức ban hành liên quan đến các vấn đề phát sinh trong quản lý nhà nước. Điều này giúp cho người thực thi hiểu rõ, thực hiện đúng, đồng thời tạo thuận lợi cho việc truyền tải, lưu trữ, và sử dụng thông tin để hỗ trợ quản lý nhà nước một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Thứ 2 là đều được phát hành bởi các tổ chức có thẩm quyền.
Thứ 3 là đều có nội dung biểu thị ý chí của tổ chức ban hành, nhằm đạt được mục tiêu trong quản lý.
Thứ 4 là đều phải tuân theo hình thức quy định bởi luật pháp.
Thứ 5 là đều tuân thủ các thủ tục theo quy định của luật pháp.
Cuối cùng là đều được Nhà nước đảm bảo việc thực thi.

4.2 Điểm khác giữa văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Bên cạnh đó, giữa 2 loại văn bản này vẫn có những khác biệt nhất định.

Văn bản	Hành chính thông thường	Quy phạm pháp luật	Hành chính cá biệt
Thẩm quyền	Tương tự với văn bản cá biệt, quy trình thủ tục ban hành văn bản hành chính thông thường cũng không được chỉ định trong một tài liệu pháp luật độc lập, mà thường được quy định trong nhiều tài liệu khác nhau. Thủ tục ban hành thường đơn giản hơn so với 2 loại khác.	Được đề ra một cách chi tiết, nghiêm ngặt.	Không được đặt ra trong một tài liệu pháp luật độc lập, mà thường được chỉ định trong nhiều tài liệu khác nhau. Quy trình thủ tục ban hành tối giản hơn nhiều so với quy trình ban hành văn bản có quy phạm pháp luật.
Trình tự thủ tục ban hành	Không được chỉ định trong một văn bản pháp luật độc lập mà thường được quy định trong nhiều tài liệu khác nhau. Quy trình đơn giản nhất.	Rõ ràng, chặt chẽ. Quy trình kéo dài nhất.	Không được chỉ định trong một tài liệu pháp luật riêng mà thường được quy định trong nhiều tài liệu khác nhau. Quy trình ban hành đơn giản chỉ sau văn bản hành chính thông thường.
Nội dung	Bao gồm các nguyên tắc pháp lý tổng quát hoặc các mệnh lệnh cụ thể nhằm hỗ trợ tổ chức thực thi các tài liệu có hiệu lực pháp luật và các văn bản thực hiện luật pháp.	Chứa các hướng dẫn về quy tắc ứng xử chung, đưa ra các hành vi mẫu để thể hiện hành vi đúng đắn.	Các chỉ thị cụ thể, dựa trên nền tảng của các quy định pháp luật để thực hiện xử lý các tình huống phát sinh công việc.
Đối tượng	Người thực thi luôn được cụ thể, xác định (đi kèm với các biểu hiện nhận dạng nếu là cá nhân, tên, địa chỉ nếu là tổ chức).	Áp dụng cho nhiều thực thể hoặc một nhóm thực thể cụ thể Thường được sử dụng nhiều lần Thường có hiệu lực kéo dài theo thời gian Ảnh hưởng đến phạm vi lớn	Áp dụng cho một vài thực thể cụ thể Thực hiện một lần duy nhất Có hiệu lực trong khoảng thời gian ngắn Ảnh hưởng tới phạm vi hạn chế

Trên đây là khái niệm cũng như đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt. Với những thông tin, mẫu văn bản cá biệt CoDX đem lại, bạn có thể dễ dàng tải về và áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi CoDX để nhận thêm nhiều mẫu văn bản đang hiện hành nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Chủ đề liên quan: