OCR là gì? 6 Ứng dụng NỔI BẬT hữu ích trong đời sống

Gần đây, các công ty phát triển phần mềm lớn liên tục quảng bá và tích hợp thêm công nghệ OCR vào các ứng dụng để thu hút thêm lượng khách hàng. Vậy công nghệ OCR là gì, nó mang lại lợi ích như thế nào mà lại được các công ty phần mềm đầu tư phát triển đến vậy. Hãy tìm hiểu cùng CoDX qua bài viết dưới đây nhé.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Công nghệ OCR là gì?

OCR ( Optical Characster Recogniton) – nhận dạng ký tựu quang học, là công nghệ có khả năng quét và nhận dạng ký tự để chuyển đổi hình ảnh thành văn bản một cách nhanh chóng và chính xác. Đây là ứng dụng scan kỹ thuật số chuyên nhận dạng các ký tự, chữ viết tay hoặc ngay cả chữ đánh máy. OCR được dùng như một công cụ trung gian để truyền tải và nhập dự liệu dưới nhiều dạng tài liệu khác nhau như: hóa đơn, hộ chiếu, danh thiếp, tài liệu,…

Hiện nay, ORC rất phổ biến và được sử dụng rất nhiều trong các lĩnh vực khác nhau. Có 4 loại ORC cơ bản đó là OCR cơ bản, OCR mở rộng, OCR nhận dạng thông minh, ORC ký hiệu quang học:

• OCR cơ bản: Hoạt động bằng cách học và lưu trữ nhiều khuôn chữ, phông chữ ở nhiều ngôn ngữ khác nhau. Khi hệ thống bắt đầu quét hình ảnh thì thuật toán sẽ xác định và sắp xếp sao cho các mẫu chữ trùng khớp với đoạn văn bản đã được quét dựa theo kho lưu trữ đã được học.

• OCR mở rộng: Sở hữu thêm nhiều tính năng cải tiến, còn có tên gọi khác là ICR, cho phép nhận dạng nội dung có chữ viết tay và các loại font chữ phức tạp ở chất lượng hình ảnh thấp

• OCR nhận dạng thông minh: Hoạt động tương tự như ICR nhưng với phiên bản nâng cấp hơn, hệ thống sẽ xử lý toàn bộ hình ảnh của từ thay vì chuyển đổi hình ảnh thành ký tự.

• ORC ký hiệu quang học: Ngoài văn bản chính, ORC còn có thể xác định được các biến thể khác như logo, các hình mờ, chữ ký, con dấu và các biểu tượng khác trong tài liệu.

2. Ứng dụng của công nghệ OCR là gì?

Với những tính năng nổi bật của mình, hiện nay OCR được phát triển và ứng dụng vào nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Tìm hiểu xem những ứng dụng của OCR là gì nhé!

Sau đây là 6 ứng dụng phổ biến và hữu ích nhất của công nghệ OCR:

• Sử dụng trong phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
• Các công nghệ cho người khiếm thị
• Ứng dụng xử lý hóa đơn, chứng từ trong doanh nghiệp
• Sắp xếp tài liệu trong các công ty luật và tòa án
• Nhận dạng cá nhân
• Bảo tồn các văn bản có giá trị

2.1 Sử dụng trong phần mềm quản lý tài liệu

Phần mềm quản lý tài liệu là giải pháp lưu trữ giúp Doanh nghiệp có thể kiểm soát nguồn dữ liệu khủng một cách dễ dàng. Hỗ trợ các tác vụ lưu trữ, theo dõi và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phân tầng để tạo ra một hệ sinh thái riêng biệt để Doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình quản lý dữ liệu, nâng cao năng suất trong công việc.

Việc tích hợp công nghệ OCR vào phần mềm quản lý tài liệu giúp cho quá trình nhập liệu trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều. Từ đây, bạn có thể nhập tài liệu bằng file hình ảnh để chuyển đổi sang văn bản dạng text mà không cần phải mất thời gian nhập thủ công như trước. 

Ngoài ra nó còn hỗ trợ bạn tăng tốc thời gian tìm kiếm tài liệu, sẽ thật khó khăn nếu phải tìm 1 file chứng từ giữa hàng triệu các file văn bản khác phải không? Giờ đây, công nghệ OCR sẽ xử lý thông tin được nhập để tìm kiếm, không chỉ đọc được hết tất cả các tên file mà còn nhận dạng được cả nội dung trong file và cho ra kết quả chính xác trong thời gian ngắn. 

Tóm lại, OCR cho phép bạn tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn nhờ khả năng nhận dạng và đọc văn bản.

2.2 Các công nghệ cho người khiếm thị

Hãy nghĩ, nếu bạn là một người khiếm thị thì sẽ thật khó để biết được nội dung của những bảng banner, poster,… vì trước đây, các công cụ hỗ trợ người khiếm thị chỉ có thể đọc được văn bản ở dạng text. Nhưng hiện tại, nhờ tích hợp công nghệ OCR, các công nghệ cho người khiếm thị đã có thể chuyển đổi các hình ảnh thành văn bản dạng text và đọc bằng công nghệ giọng nói.

Điều này giúp người khiếm thị được tiếp cận thông tin dễ dàng hơn, thay vì phải phụ thuộc vào người khác để đọc và trình bày nội dung cho mình. Đôi khi, có những thông tin rất khó để diễn đạt chính xác nên có thể gây lệch lạc suy nghĩ, thì bây giờ người khiếm thị đã có thể tự do tiếp nhận và độc lập trong suy nghĩ. Gia tăng cơ hội tiếp nhận dữ liệu và mở ra cho họ những cơ hội hòa nhập với cộng đồng.

>>> Nguồn tham khảo thông tin: https://www.afb.org/node/16207/optical-character-recognition-systems

2.3 Ứng dụng xử lý hóa đơn, chứng từ trong doanh nghiệp

Đối với các tác vụ văn phòng, OCR lại được thường xuyên sử dụng để xử lý các hóa đơn, chứng từ trong công việc vì mang lại độ chính xác cao.

OCR hỗ trợ trong sao kê bằng cách hệ thống đọc được toàn bộ thông tin trong dữ liệu và nhận diện các trường thông tin quan trọng chính xác, hỗ trợ dưới dạng nhiều font chữ và chữ viết tay, logo, con dấu, chữ ký,… nhanh chóng. Sau đó, hệ thống sẽ chuyển các thông tin sang dạng text có thể chỉnh sửa được, giúp bạn lọc và lưu trữ dữ liệu một cách thần tốc. Đặc biệt, OCR ngày càng được cải tiến để mang đến độ chính xác tuyệt vời, giảm thiểu các sai sót trong dữ liệu.

Tất cả các hóa đơn, chứng từ đều được OCR đọc và chuyển đổi thành văn bản để tiết kiệm thời gian nhập thủ công, tăng tốc quy trình xử lý các hóa đơn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho Doanh nghiệp. Việc tích hợp OCR sẽ là giải pháp tối ưu để giảm tải khối lượng các công việc nhập liệu, hỗ trợ nhân viên tập trung vào những đầu việc quan trọng hơn. 

2.4 Sắp xếp tài liệu trong các công ty luật và tòa án

Thông thường, sau mỗi vụ án thì tại các công ty luật hay tpafn án đều có rất nhiều hồ sơ pháp lý, những tài liệu có liên quan phức tạp và rất khó tổng hợp hay lưu trữ. Để đảm bảo không có tình trạng thất lạc hồ sơ, tài liệu thì người luật sư phải bỏ khá nhiều thời gian và công sức để sắp xếp và tìm kiếm.

Nhưng, khi sử dụng ứng dụng OCR, các luật sư có thể số hóa tất cả tài liệu một cách nhanh chóng và tiền lợi nhất. Phần mềm cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu theo ngày, tháng, năm thụ án hoặc theo từ khóa vô cùng nhanh chóng chỉ trong vài giây. Chính nhờ vào công nghệ OCR mà tài liệu tại các công ty luật và tòa án được sắp xếp, lưu trữ khoa học và tiện lợi hơn trước rất nhiều. 

2.5 Nhận dạng cá nhân

Đối với những hành động cần xác minh danh tính như: mở tài khoản ngân hàng, mở thẻ thành viên,…thì bắt buộc người thực hiện phải cung cấp thông tin chính xác cho các đối tác. Việc tiến hành kê khai thật sự mất khá nhiều thời gian và rất thường xuyên xuất hiện sai sót trong quá trình viết tay.

Nhờ vào vào các phần mềm OCR, các giấy tờ chứng minh nhân thân như căn cước công dân, hộ chiếu, bằng lái xe,…đều được nhận diện nhanh chóng tại các địa điểm công cộng như văn phòng công chứng, sân bay,…Từ đó, các quy trình nhập liệu được giảm thiểu đối đa những sai sót. Đặc biệt, khi những thông tin được nhận dạng, trích xuất bằng thông qua công nghệ OCR giúp nhiều cơ quan, tổ chức có thẩm quyền có thể dễ dàng truy xuất thong tin cá nhân của công dân bất kỳ lúc nào.

2.6 Bảo tồn các văn bản có giá trị

Hiện nay, việc bảo tồn các bản thảo, các loại hồi ký hay tài liệu có giá trị lịch sử lâu đời là một thách thức vô cùng lớn. Bởi vì, quá trình cất giữ và bảo quản những loại tài liệu này vô cùng phức tạp, chúng dễ bị hư hại và mối mọt theo thời gian. Còn nếu dùng hình thức nhập liệu thủ công với số lượng lớn các văn bản thì cũng không hề đơn giản.

Công nghệ OCR ra đời đã giúp ích rất nhiều cho các tổ chức, bảo tàng có thể giải quyết được những vấn đề trên một cách nhanh chóng. Khi ứng dụng công nghệ vào quá trình lưu trữ thì hầu hết tất cả tài liệu hay văn bản, thử tịch có giá trị lịch sử cao đều được chuyển đổi từ giấy sang hình thức file mềm. Nhờ đó mà quá trình bảo tồn các văn bản có giá trị lịch sử trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

3. Cách thức hoạt động của OCR

Bên cạnh các thông tin OCR là gì thì cách thức hoạt động của chúng cũng là một điều đáng quan tâm.

Mặc dù mang lại rất nhiều lợi ích và được sử dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực khác nhau như: kế toán, y tế, tài chính, hành chính văn phòng,… nhưng cách thức hoạt động của OCR lại khá đơn giản. Hệ thống sẽ nhận dạng hình ảnh để quét tài liệu và phân tích hình ảnh của các ký tự nhờ kho lưu trữ khổng lồ, sau đó chuyển đổi thành dạng văn bản có thể đọc được bằng máy tính. 

Phần mềm hoặc công nghệ OCR có cách thức hành động như sau: Thu nhận hình ảnh > Tiền xử lý > Nhân dạng văn bản > Hậu xử lý

• Thu nhận hình ảnh

Máy quét đọc tài liệu và thực hiện chuyển đổi thành dữ liệu nhị phân. Khi này phần mềm OCR phân tích hình ảnh từ máy quét và phân loại vùng sáng làm nền, cùng tối làm văn bản.

• Tiền xử lý

Làm sạch hình ảnh và loại bỏ các lỗi, chuẩn bị cho bước đọc tài liệu.

• Nhận dạng văn bản

Phần mềm OCR sử dụng 2 thuật toán chính để nhận dạng văn bản, đó là so khớp mẫu và trích xuất đặc điểm.

• Hậu xử lý

Sau quá trình phân tích, phần mềm sẽ chuyển đổi văn ban đã được trích xuất thành cái tệp file mềm trên máy tính. Hiện nay, một số hệ thống OCR đã được trang bị khả năng tạo tệp PDF cho tài liệu bao gồm cả phiên bản trước và sau khi quét.

Ví dụ: Bạn nhận được một bộ tài liệu giấy và muốn lưu trữ nó lên máy tính, thay vì bạn phải đánh máy toàn bộ tài liệu trên thì công nghệ OCR sẽ giúp bạn xử lý nhanh hơn. Bằng cách chụp hình những mặt giấy mà bạn muốn lưu trữ, hệ thống sẽ nhận dạng và sao chép lại tất cả các đoạn văn bản có trên giấy lên máy tính một cách nhanh chóng nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn

Đây là những thông tin về công nghệ OCR là gì và những lợi ích đã được ứng dụng vào thực tế mà nó mang lại. Góp phần hỗ trợ con người trong nhiều lĩnh vực khác nhau, để tạo ra giá trị cho cộng đồng ngày một phát triển. Hy vọng bài viết này sẽ cho bạn thêm nhiều kiến thức hữu ích về thời đại số ngày nay.