Trong công tác văn thư, việc kiểm soát hồ sơ là hoạt động quan trọng để tổ chức, cơ quan nắm rõ các thông tin, dữ liệu lưu trữ của mình. Vậy định nghĩa chính xác về kiểm soát hồ sơ là gì? Quy trình kiểm soát hồ sơ chuẩn quy định ISO 9001 được diễn ra như thế nào? Hãy cùng với CoDX, tìm hiểu điều đó trong bài viết sau đây nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- 4 Bước quản lý hồ sơ công việc ĐÚNG NGUYÊN TẮC
1. Kiểm soát hồ sơ là gì?
Kiểm soát hồ sơ là hình thức cho phép tổ chức quản lý tự động kiểm tra, phát hiện lỗi trong quá trình sử dụng hồ sơ, tài liệu.
Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo thu thập dữ liệu được đồng nhất với giá trị thông tin được phê duyệt trước đó.
Giá trị hồ sơ được quy định ban đầu sẽ là cơ sở để các dữ liệu thay đổi, điều chỉnh không được vượt quá giới hạn cho phép. Trong trường hợp sử dụng xảy ra vấn đề, lỗi truy xuất sẽ xuất hiện nhằm thông báo thao tác thực hiện không nằm trong nội dung được duyệt.
2. Quy trình kiểm soát hồ sơ chuẩn ISO 9001
Quy trình kiểm soát hồ sơ thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001 bao gồm 6 bước sau:
- Bước 1: Tạo lập & thu thập hồ sơ
- Bước 2: Phân loại sắp xếp hồ sơ khoa học
- Bước 3: Xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ
- Bước 4: Thực hiện lưu trữ bảo quản
- Bước 5: Sử dụng hồ sơ
- Bước 6: Loại bỏ hồ sơ
>>> Xem ngay: Quy trình quản lý hồ sơ theo chuẩn ISO mới nhất
Bước 1: Quy trình tạo lập, thu thập để kiểm soát hồ sơ
Việc thực hiện thu thập hồ sơ được giao cho người đại diện của tổ chức đề cử. Nhằm tạo lập các hồ sơ quan trọng được yêu cầu, quy định phù hợp với hoạt động doanh nghiệp. Dựa trên quy mô, cơ cấu của tổ chức mà việc tạo lập vào thu tập có thể chia ra nhiều giai đoạn hoặc chia theo các quý.
Bước 2: Quy trình phân loại sắp xếp để kiểm soát hồ sơ khoa học
Khi việc thu thập được hoàn tất, các hồ sơ được sắp xếp theo quy trình và lưu trữ theo phân loại để tiện cho công tác theo dõi và tìm kiếm.
Cụ thể:
- Hồ sơ thu thập theo ngày, tuần: Được sắp xếp lưu trữ theo thời gian sớm nhất và đánh dấu nhận diện bằng cách dán nhãn hoặc tên gọi của hồ sơ.
- Hồ sơ thu thập theo tháng, quý: Được lưu trữ hồ sơ trên hệ thống, tự động kiểm tra, sắp xếp số lượng trước khi cho vào bìa hộp lưu trữ
- Hồ sơ thu thập theo năm: Được phân chia theo từng tháng, quý hoặc theo từng năm và trực tiếp lưu trữ trong bìa hộp hồ sơ.
>> Giải pháp
- Top 10 phần mềm văn thư lưu trữ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí trong lưu trữ điện tử
- Phần mềm hồ sơ công việc được dùng nhiều nhất 2023
Bước 3: Xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ
Trong quy trình kiểm soát hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ quy định giới hạn là một năm, phụ thuộc vào tính chất và nội dung của hồ sơ đó mà thời gian lưu trữ có thể thay đổi khác nhau. Trong thời gian lưu trữ hồ sơ đó, các tài liệu được đánh giá các loại, cụ thể:
- Đánh giá hồ sơ nội bộ
- Đánh giá hồ sơ được chứng nhận
- Tái đánh giá hồ sơ
- Các loại đánh giá hồ sơ khác
Bên cạnh đó, các yếu tố lưu trữ hồ sơ theo thời gian khác có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp như các vấn đề chính trị & pháp luật, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư,…
Bước 4: Thực hiện lưu trữ bảo quản
Công tác bảo quản quy trình kiểm soát tài liệu có thể dựa vào 2 cách bảo quản các loại hồ sơ văn bản giấy và bảo quản hồ sơ văn bản theo dạng dữ liệu số.
- Bảo quản hồ sơ, văn bản giấy
Các loại hồ sơ được lưu trữ trong các vật chứa đựng hồ sơ, bảo quản an toàn, nhằm có thể giữ được hồ sơ luôn trong trạng thái nguyên vẹn
Thuận tiện cho việc sử dụng hồ sơ cần được kiểm soát có hệ thống
Khi lưu trữ các dạng hồ sơ giấy, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng và chia các loại hồ sơ theo trình tự tránh trường hợp hồ sợ bị thất lạc
Đối với các hồ sơ có tính chất quan trọng, người quản lý nên bố trí không gian lưu trữ riêng và được bảo mật tuyệt đối.
- Bảo quản hồ sơ dạng dữ liệu số
Sử dụng các công cụ lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp có tính bảo mật cao và tự động phân loại hồ sơ
Đưa ra các quy định sử dụng và quyền truy cập cho người dùng có như cầu
Thực hiện thao tác lưu trữ dữ liệu theo các mục sẽ giúp việc tìm và truy xuất dễ dàng
Thực hiện số hóa và chuyển đổi tài liệu giấy sang dữ liệu số là công tác quan trọng các doanh nghiệp cần thực hiện để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, do vậy việc sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ là điều cần thiết.
Hiện trên thị trường có rất nhiều hệ thống quản lý khác nhau, trong đó LV-DX Document được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Với các tính năng quản lý – lưu trữ, theo dõi cập nhật giúp toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp được quản lý thống nhất có hệ thống.
HỆ THỐNG TÍNH NĂNG PHẦN MỀM LV-DX DOCUMENT LẠC VIỆT
Bạn đang mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm hồ sơ? Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát? LV-DX Document – phần mềm quản lý tài liệu số chuyên nghiệp do Lạc Việt phát triển – chính là lời giải cho bài toán lưu trữ, truy xuất và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp hiện đại.
- Kho lưu trữ tài liệu số tập trung: Xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu số khoa học, tập trung theo cấu trúc thư mục logic. Quản lý thống nhất mọi loại tài liệu từ hợp đồng, báo cáo đến tài liệu kỹ thuật – tất cả được truy cập dễ dàng từ mọi thiết bị.
- Lưu trữ đa dạng định dạng tài liệu: Hỗ trợ lưu trữ nhiều loại định dạng như: văn bản (Word, Excel, PDF), hình ảnh, video, âm thanh và tài liệu đặc thù theo từng nghiệp vụ chuyên môn.
- Lập chỉ mục và đánh dấu thông minh: Tài liệu được lập chỉ mục theo mô hình doanh nghiệp, hỗ trợ đánh dấu vị trí lưu trữ vật lý (nếu có), giúp kiểm soát cả tài liệu số và hồ sơ giấy trong cùng một hệ thống.
- Tìm kiếm – truy xuất tức thì: Tìm kiếm tài liệu theo từ khóa, loại tài liệu hoặc nội dung bên trong file với công nghệ OCR. Xem trước trực tuyến không cần tải về, rút ngắn thời gian xử lý và tăng hiệu quả công việc.
- Cộng tác tài liệu linh hoạt và an toàn: Chia sẻ nội bộ nhanh chóng qua email, mạng nội bộ; Chia sẻ nâng cao: kiểm soát thời gian truy cập, giới hạn tải/in/chia sẻ lại; Cho phép tương tác: nhận xét, cập nhật tài liệu theo phiên bản mới; Phân quyền chi tiết theo vai trò, phòng ban, đảm bảo an toàn dữ liệu
- Quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu: Tự động hóa luồng duyệt tài liệu; lưu trữ lịch sử phiên bản để dễ dàng khôi phục khi cần; theo dõi toàn bộ hành vi truy cập như: xem, tải, chia sẻ, bình luận…
- Tích hợp liên thông hệ thống: Dễ dàng kết nối với các phần mềm kế toán, nhân sự, điều hành,… Tài liệu được gọi từ hệ thống nghiệp vụ hoặc truy cập trực tiếp từ kho lưu trữ trung tâm, đảm bảo dữ liệu không bị phân mảnh và luôn sẵn sàng phục vụ công việc.
>>> Xem ngay cách xây dựng hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Bước 5: Sử dụng và kiểm soát hồ sơ
Để sử dụng quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu cần được sự ủy quyền của ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng, người quản lý,…trong trường hợp người sử dụng tài liệu hồ sơ, được phép như sau:
- Người sử dụng có thể trực tiếp tham khảo hồ sơ tại chỗ
- Ký mượn hồ sơ với người được ủy quyền khi có nhu cầu sử dụng thời gian dài
- Được quyền đề nghị cung cấp bản sao hồ sơ để tiện cho việc theo dõi
- Lưu chuyển hồ sơ khi được cho phép, có thể gặp gỡ xin chỉ thị của người ủy quyền
- Với các dạng hồ sơ khi sử dụng cần được sự cấp phép của ban lãnh đạo hoặc phòng ban ISO có thẩm quyền.
Bước 6: Loại bỏ hồ sơ theo thời hạn quy trình kiểm soát
Trong trường hợp quy trình kiểm soát lưu trữ hết hạn, doanh nghiệp được quyền chỉ thị các phòng ban phụ trách kiểm tra và tiến hành loại bỏ hồ sơ đó trong thời gian nhất định bằng hai hình thức sau:
- Đối với hồ sơ, tài liệu cơ bản: Được giao cho người đại diện của bộ phận đó tiến hành kiểm tra và loại bỏ theo quy định
- Đối với hồ sơ, tài liệu có tính chất quan trọng: Cần được sự chỉ thị của ban lãnh đạo để được làm phiếu yêu cầu quyền sử dụng hồ sơ. Sau khi phê duyệt, có thể thực hiện quyền kiểm tra và hủy bỏ hồ sơ đó. Cụ thể là hồ sơ nhân sự, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính,…
Về phương thức hủy bỏ hồ sơ như thế nào? Ta có thể loại bỏ hồ sơ, tài liệu đó bằng phương thức sử dụng máy cắt giấy vụn, xé nhỏ hoặc mang đi đốt,…Bên cạnh đó, doanh nghiệp được sử dụng một số cách hủy bỏ hồ sơ khác thuận tiện cho việc tiêu hủy tài liệu hết hạn.
>> Xem ngay:
- Quy trình chỉnh lý tài liệu đúng luật
- Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự chi tiết, cụ thể nhất
3.Tại sao quy trình kiểm soát cần tuân thủ ISO 9001?
Kiểm soát hồ sơ có ý nghĩa lớn với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Vì vậy, ứng dụng quy trình kiểm soát hồ sơ vào hoạt động tổ chức cần đảm bảo các mục đích khi tuân thủ ISO 9001. Cụ thể như sau:
- Truyền đạt thông tin hiệu quả
Thông qua các nền tảng, phương tiện nhằm truyền đạt thông tin nhanh chóng
Dựa trên hệ thống trao đổi, kỹ năng, văn hóa, bản chất quá trình đó.
- Đảm bảo bằng chứng phù hợp có logic
Luôn cung cấp bằng chứng chính xác, cụ thể để đạt kết quả như mong muốn
Bằng chứng phải có tính thiết thực, nhất quán với nhau nhằm cung cấp tài liệu được đánh giá hiệu quả
- Trao đổi, chia sẻ kiến thức
Nền tảng cơ bản cho nhân viên được nắm rõ mọi thông tin, hoạt động của tổ chức.
Cung cấp kiến thức, tài liệu, thông tin cải tiến doanh nghiệp về quy trình kiểm soát.
>>> Xem thêm: OCR là gì? 3 Ứng dụng NỔI BẬT hữu ích trong thực tế
Tóm lại quy trình kiểm soát hồ sơ theo quy định ISO 9001 là một trong số quy trình nhằm giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát hồ sơ, chứng minh tài liệu của mình theo đúng quy định và quản lý chúng dễ dàng hơn. Thông qua bài viết này, CoDX hy vọng đã mang lại cho doanh nghiệp thêm nhiều thông tin hữu ích.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
