Phần mềm quản lý tòa nhà là một trong những giải pháp công nghệ giúp người dùng theo dõi và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong tòa nhà, khu chung cư. Ứng dụng này hiện nay đang là điều mà các đơn vị quản lý tòa nhà nào cũng cần dùng đến. Vậy phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư nào được sử dụng nhiều nhất trong thời đại số? Hãy cùng tìm CoDX tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức bản tin doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- 5 Giải pháp văn phòng điện tử TỐT NHẤT
- 10 Phần mềm quản lý đặt phòng họp
1. Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng là gì?
Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng là phần mềm được xây dựng và đóng gói dành riêng cho loại hình bất động sản văn phòng.
Tất cả các quy trình, quy định, hệ thống, biểu mẫu… đều được chuyển đổi số trên cùng một hệ thống để phục vụ công tác quản lý vận hành.
Giải pháp công nghệ này nhằm hỗ trợ đáp ứng nhanh chóng nhiều dịch vụ cho khách hàng và chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý, vận hành tòa nhà văn phòng thông minh.
Xem ngay các bài viết liên quan:
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà?
Các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng vì nó đảm nhiệm được các nhiệm vụ sau:
- Phần mềm giúp ban quản lý lưu trữ toàn bộ dữ liệu của tòa nhà trên một hệ thống.
- Cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.
- Giảm thiểu rủi ro và tai nạn thông qua giám sát thường xuyên.
- Ban quản lý có thể truy cập dữ liệu của tòa nhà bất cứ lúc nào để phát hiện và xử lý các sự cố kịp thời, giảm thất thoát ngân sách.
- Giảm chi phí thuê người quản lý.
- Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, ứng dụng công nghệ hiện đại, tính bảo mật cao.
Hiện nay, nhiều tòa nhà đang được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu văn phòng của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp có quá nhiều văn phòng thì chủ doanh nghiệp phải đảm bảo thật tốt việc quản lý.
Ngoài việc thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước, thang máy…, chủ doanh nghiệp còn phải giám sát việc thanh toán hóa đơn điện, nước, vệ sinh để đảm bảo tòa nhà được vận hành một cách tốt nhất. Các hoạt động này tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức nên sự hỗ trợ của phần mềm quản lý hoạt động bất động sản hiện nay đang là giải pháp tối ưu nhất.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, ngày càng có nhiều phần mềm quản lý tòa nhà ra đời giúp chủ đầu tư quản lý và vận hành tòa nhà hiệu quả hơn. Ngoài ra, các phần mềm này cũng có sẵn trên nền tảng điện thoại di động và máy tính bảng nên đây là cách mà các chủ đầu tư nên lựa chọn để quản lý tòa nhà văn phòng.
3. Lợi ích của phần mềm quản lý tòa nhà
So với cách làm của phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng, thì việc truyền tải thông tin theo phương thức truyền thống còn hạn chế như: Mất nhiều thời gian làm các thủ tục hành chính, checklist thủ công, áp lực khi số lượng sổ sách, báo cáo lớn.
Sử dụng Phần mềm quản lý văn phòng, tòa nhà không chỉ giúp hiện đại hóa quy trình quản lý mà còn mang lại những lợi ích rõ rệt về lâu dài. Các ưu điểm của phần mềm có thể kể đến như:
3.1. Thông tin được cập nhật nhanh chóng
Phần mềm có nền tảng App cho phép người dùng cập nhật, tiếp nhận thông tin và thực hiện các tương tác nhanh chóng trên thiết bị di động mọi lúc, mọi nơi.
Sử dụng phần mềm này, khách hàng có thể nhận thông báo tình trạng vận hành tòa nhà, tương tác nhanh với ban quản lý để phản ánh chất lượng dịch vụ một cách dễ dàng, thuận tiện nhất.
3.2. Số hóa tài liệu
Phần mềm quản lý tòa nhà sẽ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ dữ liệu liên quan đến quản lý vận hành tòa nhà.
Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng, nhanh chóng theo dõi và quản lý doanh thu, chi phí, hợp đồng, hồ sơ khách hàng, quản lý minh bạch dòng tiền và báo cáo thống kê mà không gặp rắc rối, tốn thời gian như phương pháp thủ công trước đây.
3.3. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng hoạt động như một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các cấp lãnh đạo quản lý hiệu quả công việc của nhân sự một cách chuyên nghiệp tại mọi thời điểm và vị trí địa lý.
Ngoài ra, các thông tin liên quan đến quản lý vận hành đều được số hóa một cách có hệ thống giúp quản lý hiệu quả các tòa nhà với nhiều quy mô khác nhau. Ban quản lý sẽ giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
3.4. Bắt kịp xu hướng công nghệ
Trong thời đại công nghệ 4.0, với xu hướng phát triển cao ốc văn phòng như hiện nay, việc các chủ đầu tư là đơn vị quản lý vận hành tòa nhà ứng dụng công nghệ vào quản lý vận hành là vô cùng cần thiết.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp cho việc quản lý, vận hành tòa nhà văn phòng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, giám sát trực quan và nếu cần thiết sẽ điều phối kịp thời hoạt động của ban quản lý, an toàn, vệ sinh, nhà thầu… nhằm tối ưu hóa hiệu quả, hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.
4. Top 5+ phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng tốt nhất hiện nay
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm chuyên dụng, phù hợp để quản lý nhiều loại mô hình tòa nhà, văn phòng khác nhau. Dưới đây là top 6 phần mềm quản lý văn phòng mà các chủ doanh nghiệp có thể tham khảo:
4.1. Phần mềm CoDX
CoDX là phần mềm quản lý tòa nhà miễn phí với đầy đủ các chức năng hỗ trợ giúp cho việc quản lý vận hành tòa nhà ổn định và hiệu quả hơn. Đặc biệt, phần mềm còn có thể liên kết với các thiết bị khác, rất thuận tiện cho việc quản lý tổng thể tòa nhà.
CoDX là một trong những phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng số 1 Việt Nam được hàng triệu khách hàng tin dùng và mối quan tâm hàng đầu cho các doanh nghiệp.
Một số tính năng nổi bật của ứng dụng CoDX:
- Quản lý chi tiết văn phòng, căn hộ, dân số, số lượng xe trong tòa nhà… giúp ban quản lý tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí nhân công.
- Hỗ trợ ban quản lý lắng nghe ý kiến, phản hồi của nhân viên hoặc cư dân và xử lý các vấn đề một cách nhanh nhất.
- Thông báo nhanh qua tin nhắn văn bản, ứng dụng hoặc email.
- Cư dân, nhân viên có thể đăng ký sử dụng các tiện ích, dịch vụ bên ngoài của tòa nhà và thanh toán hóa đơn trực tiếp trên ứng dụng.
- Quản lý vệ sinh và xử lý các yêu cầu của cư dân, nhân viên trong tòa nhà dễ dàng hơn.
- Quản lý danh sách cho thuê, điều khoản thuê và lịch trình thanh toán.
- Giúp mọi người cập nhật thông báo từ ban quản lý nhanh hơn và dễ dàng hơn qua điện thoại, đồng thời tiết kiệm thời gian khi sử dụng thanh toán qua ứng dụng điện tử.
- Tự động lưu trữ lịch sử thanh toán để cư dân hoặc nhân viên có thể theo dõi và kiểm tra trên ứng dụng.
4.2. Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng Building Care
Phần mềm Building Care được phát triển nhằm giúp ban quản lý quản lý, vận hành tòa nhà ổn định, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.
Ngoài ra, ban quản lý có thể sử dụng phần mềm trên nhiều nền tảng để giám sát tòa nhà. Đây được coi là giải pháp tiết giảm chi phí vận hành tòa nhà mà bạn nên cân nhắc lựa chọn cho khu chung cư, văn phòng của mình.
Một số tính năng nổi bật của Building Care:
- Gửi thông báo và nhận phản hồi từ mọi người thông qua ứng dụng di động.
- Ứng dụng này cho phép thanh toán nhanh chóng và thông báo hóa đơn cho cư dân.
- Quản lý toàn bộ thông tin căn hộ, dân cư, số lượng phương tiện… giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực trong việc quản lý, vận hành tòa nhà.
- Cho phép cư dân xem thông tin căn hộ, nhận thông báo, tin tức,… từ ban quản lý
- Gửi ý kiến đóng góp hoặc phản hồi cho ban quản lý dễ dàng
- Dễ dàng thanh toán các hóa đơn nhanh chóng.
4.3. Faceworks
Faceworks Building Management System là giải pháp giúp bạn quản lý thông tin khách hàng, bảo trì bảo dưỡng thiết bị tòa nhà, quản lý hợp đồng,…
Một số ưu điểm của phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng Faceworks cụ thể như sau:
- Phần mềm có thể lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên cùng một hệ thống, giúp cấp quản lý và nhân viên dễ dàng chia sẻ tài liệu, phối hợp làm việc với nhau.
- Nhờ tính năng lưu trữ toàn bộ hệ thống dữ liệu trên cùng một hệ thống, phần mềm giúp hạn chế sai sót trong quản lý vận hành tòa nhà.
4.4. Phần mềm NOZZA
Phần mềm quản lý tòa nhà NOZZA là ứng dụng trực tuyến phù hợp với nhiều hình thức quản lý khác nhau như chung cư, văn phòng. NOZZA có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Ngoài ra, ứng dụng còn cung cấp đầy đủ các báo cáo và biểu đồ, cho phép bạn dễ dàng theo dõi hoạt động của tòa nhà.
NOZZA có một số tính năng nổi bật như:
- Quản lý hợp đồng cho thuê, điều khoản hợp đồng và hóa đơn đến hạn.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của tòa nhà.
- Quản lý chương trình bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị.
- Quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hỗ trợ ban lãnh đạo phân tích báo cáo tài chính.
4.5. Phần mềm Landber Building
Landber Building là một trong những phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng phổ biến hiện nay. Phần mềm giúp ban quản lý tòa nhà quản lý vận hành tốt hơn, tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực.
Phần mềm Landber Building mang lại những lợi ích sau:
- Quản lý toàn bộ thông tin tòa nhà bao gồm thông tin cư dân hoặc nhân viên, thông tin căn hộ, văn phòng…
- Đăng ký các tiện ích hoặc dịch vụ bên ngoài và thanh toán hóa đơn của bạn thông qua ứng dụng.
- Tạo và gửi thông báo điện tử đến từng cư dân, nhân viên toàn nhà.
- Cư dân có thể đóng góp ý kiến cho ban quản lý về các vấn đề như chất lượng dịch vụ, môi trường sống… và chờ ban quản lý giải quyết.
4.6. Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng BEE HOME
BEE HOME là phần mềm giúp quản lý các hoạt động của tòa nhà từ bộ phận kỹ thuật, kế toán đến bộ phận lễ tân tư vấn… Việc quản lý thông tin toàn diện như vậy sẽ giúp các cấp lãnh đạo nắm rõ được hiện trạng của tòa nhà, để không ngừng nâng cao và bảo vệ quyền lợi cũng như sự an toàn của cư dân.
Ưu điểm của phần mềm BEE Home:
- Quản lý tổng quan tòa nhà, bao gồm thông tin cư dân, thông tin căn hộ, tình trạng cho thuê,…
- Hỗ trợ quản lý các dịch vụ tòa nhà như điện, nước, gas,…
- Giúp mọi người thanh toán nhanh hơn và tiết kiệm thời gian hơn với các phương thức thanh toán trực tuyến.
- Quản lý công nợ chi tiết từng dịch vụ và thông báo cước.
- Cư dân có thể theo dõi, kiểm tra hóa đơn hay lịch sử thanh toán hàng tháng được lưu trữ trên phần mềm.
- Quản lý hợp đồng thuê, thời hạn thuê, giá thuê,…
Bài viết trên là những thông tin mà CoDX mong muốn giới thiệu đến bạn đọc phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng miễn phí tốt nhất được sử dụng phổ biến trong thời buổi 4.0 hiện nay. Nếu bạn đang tìm hiểu để lựa chọn phần mềm, ứng dụng phù hợp nhất hoặc còn thắc mắc bất kỳ thông tin gì về phần mềm, hãy liên hệ ngay với CoDX để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất qua số hotline 0968 61 23 50.
