Orientation Training là gì? Cách triển khai quy trình đào tạo chi tiết

Orientation training là một loại hình đào tạo nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công việc và tổ chức. Vậy cụ thể orientation training là gì và cách triển khai như thế nào? Hãy cùng CoDX tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Orientation Training là gì?

Orientation training hay đào tạo định hướng là việc cung cấp cho nhân viên mới kiến thức và hướng dẫn cần thiết để họ có thể hòa nhập với môi trường làm việc mới. Orientation Training thường được tổ chức khi nhân viên mới bắt đầu công việc hoặc chuyển sang một vị trí mới trong doanh nghiệp.

Mục tiêu của Orientation Training là giúp nhân viên mới hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp, quy trình làm việc, chính sách cùng quy định của doanh nghiệp. Đồng thời giúp họ làm quen với đồng nghiệp và cấp trên của mình. Bên cạnh đó, quy trình orientation training còn cung cấp thông tin về các nguồn lực hay dịch vụ hỗ trợ sẵn có trong doanh nghiệp.

2. Các hình thức Orientation Training phổ biến hiện nay

Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức Orientation Training. Để xác định hình thức đào tạo định hướng phù hợp với tổ chức, cần dựa vào tình hình thực tế, cơ sở dữ liệu, vật chất, tài nguyên hiện có.

Dưới đây là một số hình thức Orientation Training doanh nghiệp có thể tham khảo:

Đào tạo trực tuyến theo kết quả phân tích nhu cầu đào tạo của nhân viên mới, giúp họ nắm bắt thông tin về quy trình an toàn, kỹ năng phần mềm, kỹ năng kỹ thuật khác.
Họp 1:1 để trao đổi về công việc và nhận phản hồi xây dựng.
Orientation Training từ người hướng dẫn (nhân viên hiện tại của tổ chức). Nhân viên mới có thể liên hệ với người hướng dẫn để đặt câu hỏi cũng như nhận phản hồi.
Đào tạo theo hình thức thực hành giúp nhân viên mới biết cách sử dụng các thiết bị.
Đào tạo theo nhóm trực tiếp về kỹ năng mềm như dịch vụ khách hàng, xây dựng đội ngũ, quản lý khách hàng,…
Cung cấp các khóa học chính thức về kinh doanh và các chủ đề khác từ nhà cung cấp bên ngoài công ty.

3. Cách triển khai quy trình orientation training hiệu quả

Sau khi tìm hiểu Orientation Training là gì thì triển khai như thế nào cho hiệu quả là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm. Tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, quy trình triển khai orientation training có thể khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tham khảo cách triển khai sau đây :

Trước khi Orientation Training

Trong quá trình Orientation Training

Sau khi Orientation Training

3.1 Trước khi Orientation Training

Để Orientation Training diễn ra thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu, tài nguyên cần thiết trước khi bắt đầu. Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Xác định mục tiêu: Xác định những gì nhân viên mới cần biết cũng như nắm vững sau quy trình đào tạo nhân viên mới.
Chuẩn bị tài liệu và tài nguyên cần thiết: Xây dựng, thu thập các tài liệu đào tạo liên quan đến vị trí của nhân viên mới, bao gồm tài liệu hướng dẫn, tài liệu tham khảo, slide, video, bài giảng,…
Lên kế hoạch đào tạo nhân viên mới: Xác định thời gian, địa điểm, phương pháp triển khai orientation training, đồng thời chuẩn bị các nguồn lực và sắp xếp lịch trình phù hợp.
Liên hệ với nhân viên mới: Xác định chắc chắn rằng nhân viên mới sẽ đến nhận việc đúng theo lịch trình.

3.2 Trong quá trình Orientation Training

Sau khi đã sẵn sàng mọi nguồn lực và nhân viên mới đã đến nhận việc theo lịch trình, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau trong quá trình Orientation Training.

Bước 1: Giới thiệu về công ty và văn hóa tổ chức

Việc giới thiệu về công ty cùng văn hóa tổ chức sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ về tổ chức mà họ sẽ làm việc để sẵn sàng thích ứng với môi trường làm việc. Vậy nội dung cần giới thiệu trong quá trình Orientation Training là gì? Cụ thể bao gồm:

Lịch sử hình thành, phát triển, thành tựu đạt được cùng các dấu mốc quan trọng, mục tiêu và tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp.
Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp cũng như văn hóa làm việc của tổ chức.
Cấu trúc tổ chức và các phòng ban chính, chức năng, trách nhiệm của mỗi phòng ban cũng như mối quan hệ trong quá trình làm việc giữa các phòng ban.
Các nhà lãnh đạo cùng với nhân viên chủ chốt trong công ty.
Văn hóa làm việc và mối quan hệ hoạt động trong cộng đồng của công ty.

Bước 2: Cung cấp những thông tin nhân viên nên biết về quyền lợi

Nhân viên mới cần hiểu rõ về các quyền lợi mà họ được hưởng tại công ty. Do đó, nội dung cần cung cấp bao gồm:

Các chế độ phúc lợi: Các loại bảo hiểm như y tế, tai nạn lao động, thất nghiệp. Bên cạnh đó chính là chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản,…
Lương thưởng: Cách tính lương, thời gian nhận lương, trợ cấp, thưởng,…
Chính sách cùng quy định công ty: Quy định sử dụng thiết bị công ty, quy tắc an toàn lao động, quy định về bảo mật thông tin và quyền riêng tư,…
Cơ hội được đào tạo, phát triển: Chương trình đào tạo nội bộ, khóa học ngoại ngữ, chương trình mentoring,…

Bước 3: Giới thiệu về phòng ban mà nhân viên sẽ làm việc

Việc giới thiệu về phòng ban sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ về cấu trúc tổ chức, phòng ban mà họ sẽ làm việc. Cụ thể, nội dung cần giới thiệu bao gồm:

Chức năng cùng với nhiệm vụ của phòng ban nhân viên mới sẽ làm việc.
Mối liên hệ trong công việc của phòng ban đó với các phòng ban khác trong công ty.
Cấu trúc tổ chức bên trong phòng ban, bao gồm các vị trí quan trọng, lãnh đạo cùng các vai trò chính trong phòng ban.
Thông tin về cách thức làm việc và luồng công việc của phòng ban.
Các thành viên trong phòng ban cũng như vai trò của từng người.

Bước 4: Cung cấp cho nhân viên mới dữ liệu làm việc liên quan

Những việc cần làm để kết thúc Orientation Training là gì? Đó là cung cấp và hướng dẫn cho nhân viên mới cách sử dụng các dữ liệu, tài nguyên liên quan. Cụ thể, nội dung cần cung cấp bao gồm:

Cung cấp Email công ty và hướng dẫn cách sử dụng cho nhân sự mới.
ID nhân viên cùng thông tin đăng nhập vào các hệ thống tài nguyên, quản lý nội bộ của doanh nghiệp.
Thông tin liên quan đến việc chấm công, chẳng hạn như lấy dấu vân tay, cách chấm công,…
Cung cấp số điện thoại và danh sách số điện thoại quan trọng trong tổ chức cho nhân viên.

3.3 Sau khi Orientation Training

Sau khi kết thúc quá trình Orientation Training, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Đánh giá sự hiệu quả: Đánh giá sự hài lòng của nhân viên mới về quá trình Orientation Training thông qua việc thu thập phản hồi. Từ đó, xem xét các biện pháp cải tiến cần thiết để nâng cao hiệu quả của quá trình đào tạo.
Theo dõi, hỗ trợ: Theo dõi và hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình thích ứng với công việc mới. Cung cấp phản hồi kịp thời để giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Tích hợp vào công việc thực tế: Đảm bảo rằng nhân viên mới được tham gia vào công việc thực tế cũng như có cơ hội thực hành những kỹ năng cùng kiến thức mà họ học được trong quá trình Orientation Training.

4. Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện Orientation Training?

Lý do doanh nghiệp cần thực hiện Orientation training là gì? Đó là bởi Orientation Training mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả nhân viên mới và tổ chức. Cụ thể như sau:

Giúp nhân viên mới nắm bắt văn hóa, quy trình làm việc,… của tổ chức: Orientation Training giúp nhân viên mới hiểu rõ về tổ chức, bao gồm văn hóa, quy trình làm việc, chính sách, quy định,… Nhân viên mới sẽ nhanh chóng thích ứng với môi trường mới để làm việc hiệu quả.
Thu hút, giữ chân nhân viên tài năng: Một chương trình Orientation Training hiệu quả sẽ tạo ấn tượng tốt đối với nhân viên mới, giúp họ cảm thấy được chào đón và quan tâm. Doanh nghiệp từ đó sẽ thu hút được ứng viên giỏi cũng như giữ chân nhân viên lâu hơn trong tổ chức.
Nâng cao sự gắn kết của nhân viên mới: Đào tạo định hướng giúp nhân viên mới nhanh chóng được kết nối với tổ chức và đồng nghiệp.
Góp phần vào sự tăng trưởng doanh thu: Nhân viên mới được đào tạo thông qua Orientation Training có khả năng làm việc hiệu quả, đạt hiệu suất cao sớm hơn. Điều này giúp thúc đẩy tăng trưởng doanh thu của tổ chức.
Tiết kiệm thời gian, nguồn lực: Orientation training hỗ trợ nhân viên nắm bắt thông tin, kỹ năng cần thiết nhanh chóng tránh lãng phí thời gian và tài nguyên trong quá trình đào tạo sau này.
Giảm tỷ lệ nghỉ việc: Một chương trình Orientation Training hiệu quả sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy hài lòng với công việc và tổ chức. Từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới, giúp duy trì sự ổn định, giảm chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo.

định hướng đào tạo — Orientation Training mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên mới và tổ chức

5. Phân biệt Orientation Training và Onboarding

Orientation Training và Onboarding là hai khái niệm khác nhau, nhưng thường bị nhầm lẫn là một. Do đó, ngoài việc hiểu Orientation Training là gì các nhà quản trị nhân sự cần phân biệt được Orientation Training với Onboarding. Cụ thể như sau:

Tiêu chí	Orientation Training	Onboarding
Ý nghĩa	Là buổi giới thiệu cho nhân viên mới về doanh nghiệp.	Quá trình đón chào nhân sự mới vào công ty.
Mục đích	Giảm bớt sự ngượng ngùng trong ngày đầu tiên đi làm của nhân viên, giúp họ có cái nhìn tổng quan hơn về công ty.	Giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với văn hóa tổ chức, đồng thời nắm bắt nhanh nhịp điệu của công việc mới.
Thời gian	Thường diễn ra trong thời gian ngắn từ 1 – 2 buổi.	Thường diễn ra trong khoảng thời gian dài từ 3 – 6 tháng.
Nội dung	Giới thiệu về lịch sử hình thành phát triển, chi tiết ngành nghề kinh doanh, sản phẩm, giới thiệu các phòng ban, văn hóa con người,…	Mẫu quy trình Onboarding bao gồm nhiều hoạt động đào tạo khác nhau như tìm hiểu văn hóa tổ chức, tầm nhìn và định hướng của lãnh đạo, động lực nhóm,…
Hình thức tổ chức	Buổi họp trực tiếp tại văn phòng công ty, sách/tài liệu hướng dẫn, các video quay sẵn hay các buổi họp trực tuyến,…	Có thể được tổ chức theo nhiều hình thức linh hoạt, bao gồm cả trực tiếp và trực tuyến

Hy vọng với những chia sẻ của CoDX, các nhà quản trị đã hiểu rõ hơn về Orientation training là gì cùng cách triển khai quy trình này một cách hiệu quả. Từ đó, xây dựng được quy trình đào tạo hiệu quả và tích cực hơn đối cho doanh nghiệp cũng như nhân viên mới.

Bài viết liên quan: