Mã QR là một cách tiện lợi để người dùng dễ dàng chia sẻ hoặc truy cập tài liệu, văn bản dễ dàng và nhanh chóng nhất. Không cần sử dụng giấy tờ rườm rà, nhiều quy trình và tốn nhân sự mà bạn vẫn có thể chia sẻ rộng rãi tài liệu của mình. Xem ngay cách tạo mã QR cho tài liệu đơn giản, mà ai cũng có thể thực hiện được cùng CoDX nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Mã QR cho tài liệu là gì?
QR Code (Quick Response Code) hay còn gọi là mã vạch ma trận, chúng bao gồm những ô vuông lớn bên trong có nhiều ô vuông sắp xếp liên tiếp thành các ký tự lạ như ma trận. Nói một cách dễ hiểu, mã QR là một dạng mã hóa 1 chuỗi ký tự nào đó. Ngày nay, chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp hình ảnh của QR Code trên các nhãn mác sản phẩm tại các siêu thị, cửa hàng.
Hiện nay, mã QR được ứng dụng vào rất nhiều ngành hàng và dịch vụ như:
- Đính kèm mã QR lên sản phẩm, hàng hóa để dễ dàng kiểm tra thông tin, nguồn gốc, xuất xứ,…
- Chia sẻ văn bản nhanh.
- Tạo mã QR cho mạng Wifi để người khác sử dụng mà không cần nhập mật khẩu.
- Lưu trữ URL: Dùng điện thoại quét QR Code để lấy URL và tự chuyển tiếp đến trình duyệt.
- Sử dụng trong truyền thông, quảng cáo hoặc các chiến dịch marketing: QR Code đang dần thay thế các quảng cáo dưới hình thức in ấn và phát tờ rơi.
Bên cạnh đó, việc tạo mã QR Code cho tài liệu cũng mang lại rất nhiều lợi ích bất ngờ như:
- Cho phép chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.
- Có thể chia phép nhiều dữ liệu cùng 1 thời điểm.
- Mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp, tốt hơn cho khách hàng khi chuyển tiếp các tài liệu kinh doanh, hợp đồng, thông tin sản phẩm.
- Có thể thống kê bao nhiêu người đã quét mã QR, thông tin đã tiếp cận bao nhiêu người.
- Thông tin, tài liệu chia sẻ được an toàn và bảo mật tuyệt đối.
>>> Liên quan: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong doanh nghiệp hiệu quả
2. Cách tạo mã QR cho tài liệu đơn giản với 3 bước
Cách tạo mã QR cho tài liệu sẽ bao gồm 3 bước cơ bản đó là: Lựa chọn ứng dụng tạo mã QR, Thêm nội dung tài liệu cần tạo mã QR và Tải xuống mã QR. Hiện nay, các bước quy trình của các website đều được đơn giản hóa để người dùng dễ thao tác hơn.
Bước 1: Lựa chọn ứng dụng tạo mã QR
Hiện nay, có rất nhiều trình duyệt, ứng dụng tạo mã QR cho tài liệu cho bạn lựa chọn. Sau đấy là 10 trang web cho phép bạn tạo mã QR tốt và nhanh chóng nhất. Đặc biệt, chúng còn cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn và khả năng tương thích cao với hầu hết các ứng dụng đọc mã QR trên thiết bị di động.
Danh sách 10 ứng dụng tạo mã QR tài liệu tốt nhất 2023:
- me-qr.com
- myqrcode.com
- Kaywa
- Visual Head
- QR Stuff
- Google App Engine
- QRCode Monkey
- Free QR Code Generator by Shopify
- GOQR.me
- The-qrcode-generator.com
Bước 2: Thêm nội dung tài liệu cần tạo mã QR
Bạn có thể chọn 1 trong các ứng dụng bên trên và thực hiện theo chỉ dẫn để tạo mã QR. Trong đó, me-qr.com và myqrcode.com là 2 ứng dụng phổ biến và được nhiều người dùng ưa chuộng nhờ vào giao diện dễ sử dụng và thao tác đơn giản.
Bước tiếp theo của cách tạo mã QR cho tài liệu đó là điều chỉnh nội dung thông tin hiển thị. Hầu hết các ứng dụng đều cho phép người dùng tùy chọn nội dung hiển thị khi quét mã QR như: Liên kết đến website, mạng xã hội, thông tin sự kiện, tài liệu, Feedback của khách hàng,…
Bước 3: Tải xuống mã QR
Sau khi thêm nội dung tài liệu cần tạo thì tiếp the bạn cần chọn loại mã QR để tải xuống, có 2 lựa chọn là: QR động (Dynamic) và QR tĩnh (Static).
Mã QR tĩnh cho tài liệu
Mã QR tĩnh cho phép người dùng lưu trữ trực tiếp thông tin qua các văn bản, đường dẫn đến các liên kết. Những thông tin được tải dưới dạng tĩnh không thể thay đổi hay chỉnh sửa được. Do đó, QR tĩnh nên áp dụng cho những thông tin cố định, không thay đổi như ngày tháng năm sinh, ngày thành lập công ty,…
Mã QR động cho tài liệu
Khác với mã tĩnh, QR động cho phép người dùng có thể chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu mới. QR Code động được tạo ra và áp dụng một lần, bạn có thể thay đổi thông tin mà không cần thay đổi mã QR trước đó.
Nhìn chung, các doanh nghiệp nên chọn mã QR động sẽ tốt hơn so với QR tĩnh vì có thể dễ dàng cập nhập các thông tin về sản phẩm, giá cả hay thành phần,…Tuy nhiên, đối với một số thông tin có tính chất không thay đổi thì bạn có thể sử dụng QR tĩnh vì chúng không yêu cầu bất kỳ công nghệ cao và thường được cấp miễn phí.
3. Cách tạo mã QR cho tài liệu bằng me-qr.com
Me-qr là một ứng dụng tạo mã QR cho tài liệu miễn phí, được nhiều người dùng yêu thích hiện nay. Cách tạo mã QR cho tài liệu bằng phần mềm me-qr bao gồm 3 bước đơn giản sau:
- Bước 1: Chọn loại QR
- Bước 2: Tạo mã QR
- Bước 3: Tùy chỉnh và tải xuống mã QR
Bước 1: Chọn loại QR
- Truy cập vào Website: https://me-qr.com/vi để tiến hành tạo mã QR cho tài liệu.
- Chọn loại mã QR mà bạn cần chia sẻ. Ứng dụng này có rất nhiều dạng, chức năng để bạn thoải mái tạo mã QR như: Liên kết/URL, Wifi, PDF, Văn bản,…
Bước 2: Tạo mã QR
- Sau khi chọn dạng mã QR cần tạo bạn cần nhập nội dung mà muốn hiển thị thông qua mã QR.
Ví dụ: CoDX sẽ tạo 1 lệnh để tạo mã QR cho tài liệu PDF. Chọn PDF > nhập thông tin > nhấn chọn Tùy chỉnh và tải xuống.
Bước 3: Tùy chỉnh và tải xuống
Tiếp tục cách tạo mã QR cho tài liệu bằng cách điều chỉnh mã QR của bạn. Bạn có thể tùy chọn khung, hình dạng ô bên trong khung, màu sắc hoặc logo bên trong mã QR.
Sau khi điều chỉnh và hài lòng với mã QR vừa tạo > chọn định dạng cần tải về, SVF hoặc PNG > nhấn Tải xuống mã QR
XEM VIDEO HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TẠI ĐÂY
4. Cách tạo mã QR cho tài liệu với My QR Code
Cũng như Me-qr, Myqrcode cũng là một ứng dụng tạo mã QR hoàn toàn miễn phí và còn cho người dùng nhiều sự lựa chọn với nhiều loại QR. Cách tạo mã QR cho tài liệu với phần mềm Myqrcode sẽ gồm 3 bước sau đây:
- Bước 1: Chọn loại mã QR
- Bước 2: Nhập thông tin
- Bước 3: Tùy chỉnh thiết kế và Tải xuống mã QR
Bước 1: Chọn loại mã QR
- Truy cập vào website tại địa chỉ sau: https://myqrcode.com/ > chọn Create QR code
- Trang tiếp theo sẽ hiển thị 1 loạt danh sách các loại QR code, bạn hãy chọn 1 loại phù hợp với mục đích sử dụng của mình. Giả sử ở đây, chúng ta chọn tạo mã QR cho tài liệu PDF.
Bước 2: Nhập thông tin
Nhập các thông tin cần hiển thị khi quét QR code > nhấn Next để đi đến phần tùy chỉnh thiết kế.
- Name your QR code: Tên của mã QR code
- PDF File: Tải lên File tài liệu PDFmà bạn muốn mã QR dẫn đến.
Bước 3: Tùy chỉnh thiết kế
Chọn kiểu mã QR trong mục Design > nhấn Finish là xong.
- QR Code frame (Frame color, frame text, background color, text color): Chọn kiểu dáng, màu sắc của khung, màu nền và màu chữ.
- QR code pattern: Chọn hoa văn cho mẫu QR
- Add logo: Chọn nếu bạn muốn đặt logo vào giữa mã QR
- Corner style: Chỉnh màu, kiểu dáng cho viền của mã QR
Bước 4: Tải xuống mã QR
Sau khi hoàn tất, bạn nhấn Download để tải mẫu, bạn có thể chọn tải dưới định dạng SVG, PNG hoặc JPG.
5. Hướng dẫn tạo mã QR cho tài liệu với QR-Tiger
Để tìm hiểu cách tạo mã QR cho tài liệu Word, PDF online thông qua phần mềm QR-Tiger, mời bạn thực hiện theo 3 bước sau đây:
Bước 1: Chọn loại mã QR
- Truy cập QR-Tiger > Chọn Tập tin > Nhấn ô Cập nhật dữ liệu để tại file tài liệu cần tạo mã QR.
- Bạn cũng có thể chọn danh mục URL nếu tệp từ của bạn nằm trong Google Drive hoặc bất kỳ thứ gì tương tự, chỉ cần sao chép và dán liên kết vào phần URL rồi tạo mã QR của bạn và làm theo các bước tương tự.
Hiện nay, phần mềm có hỗ trở chuyển đổi đa dạng tập tin: PDF, hình ảnh, âm thanh, video, MP3, GIF,…
Bước 2: Tạo và tùy chỉnh mã QR
Sau khi đã tải tài liệu lên thành công thì bạn có thể tiến hành điều chỉnh các chi tiết cho mã QR của mình. Bạn có thể tùy chỉnh các đặc điểm sau sao cho phù hợp đặc điểm thương hiệu của mình:
- Họa tiết
- Mắt
- Logo
- Màu sắc
- Khung
- Mẫu
Bước 3: Kiểm tra và tải xuống
Để đảm bảo khả năng quét của mã QR, bạn cần thực hiện quét thử để kiểm tra bất kỳ lỗi quét nào trước khi bạn tiếp tục tải chúng xuống.
Để có trải nghiệm kiểm tra tốt hơn, bạn có thể sử dụng các thiết bị khác nhau với các hệ điều hành khác nhau để đảm bảo không có bất kì sự chậm trễ hoặc lỗi nào khi quét.
Chọn dạng mẫu PNG hoặc SVG > Nhấn Tải xuống là đã hoàn thành.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Trên đây là những cách tạo mã QR cho tài liệu đơn giản, chi tiết nhất mà bạn có thể dễ dàng thực hiện trên điện thoại hoặc máy tính. QR code sẽ giúp việc chia sẻ thông tin trở nên nhanh chóng và an toàn, bảo mật hơn rất nhiều. Mong rằng qua bài viết của CoDX có thể giúp ứng dụng công nghệ số vào cách quản lý tài liệu của mình.
>>> Hữu ích:
- Nền tảng giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp an toàn chuyên nghiệp
- Số hóa tài liệu là gì? Giải pháp và chi phí thực hiện
- Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp
Bài viết liên quan: