Chuyển đổi số là một hành trình cần sự tập trung và chiến lược, nguồn lực, thời gian của doanh nghiệp. Để hành trình này đi đúng hướng, đạt hiệu quả doanh nghiệp cần có các bước chuyển đổi số phù hợp. Bài viết này, chuyển đổi số CoDX sẽ cung cấp lộ trình các giai đoạn chuyển đổi số chi tiết cho doanh nghiệp.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu
- 3 Trụ cột chuyển đổi số Quốc gia
- Đề án chuyển đổi số 06 trong chương trình chuyển đổi số Quốc gia
1. Các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp
Chuyển đổi số là một quá trình toàn diện, bao gồm sự biến đổi không chỉ của cá nhân mà còn của tổ chức, cả về cách thức sống, cách làm việc và phương thức sản xuất.
Quá trình chuyển đổi này được chia thành 3 giai đoạn chuyển đổi số quan trọng:
- Giai đoạn chuyển đổi số 1: Số hóa thông tin (Digitization)
- Giai đoạn chuyển đổi số 2: Số hóa quy trình (Digitalization)
- Giai đoạn chuyển đổi số 3: Chuyển đổi toàn diện (Digital Transformation)
1.1. Giai đoạn chuyển đổi số 1: Số hóa thông tin (Digitization)
Số hóa thông tin (Digitization) là sự biến đổi dữ liệu từ vật lý sang kỹ thuật số, đang thúc đẩy sự thay đổi trong cách chúng ta quản lý dữ liệu. Ở mức độ cơ bản của doanh nghiệp, số hóa thông tin đơn giản là việc biến đổi tài liệu giấy và thông tin thành dạng điện tử, như các tệp Excel hay PDF, và lưu trữ chúng trên hệ thống máy tính của công ty.
+ Qua các bước chuyển đổi số đầu tiên này, dữ liệu tại doanh nghiệp trở nên có tổ chức và dễ dàng truy cập hơn bao giờ hết, đồng thời loại bỏ nguy cơ mất mát tài liệu vật lý.
+ Số hóa thông tin là một bước quan trọng trong 3 giai đoạn chuyển đổi số, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi lượng dữ liệu vẫn còn ở mức không quá lớn. Nó là nền tảng cho sự tiến xa hơn cho các giai đoạn chuyển đổi số tiếp theo làm việc.
+ Với mục tiêu hoàn thành giai đoạn số hóa đầu tiên, doanh nghiệp cần tập trung vào việc số hóa thông tin. Điều quan trọng là phải chuẩn bị tốt các nguồn lực và nền tảng cho các giai đoạn tiếp theo của quá trình số hóa. Các chuyên gia tư vấn thường khuyên rằng doanh nghiệp nên xác định rõ lộ trình và thực hiện nó một cách có kế hoạch từng bước.
+ Trong các giai đoạn chuyển đổi số, có một số điểm cần chú ý đặc biệt:
- Xác định rõ các loại thông tin và dữ liệu quan trọng cần được chuyển đổi từ hình thức vật lý sang dạng số hóa.
- Lựa chọn công cụ và phương pháp phù hợp để thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu, bao gồm quét ảnh, sử dụng OCR (Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học) và thậm chí nhập liệu thủ công nếu cần.
- Thực hiện xử lý dữ liệu để cải thiện độ chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn. Sau đó, lưu trữ dữ liệu số hóa một cách có tổ chức và an toàn.
1.2. Giai đoạn chuyển đổi số 2: Số hóa quy trình (Digitalization)
Số hoá quy trình là một bước đột phá mang tính cách mạng, mục tiêu là biến đổi và tối ưu hóa các hoạt động doanh nghiệp thông qua việc áp dụng công nghệ chuyển đổi số. Sự chuyển đổi này không chỉ giúp giảm chi phí hoạt động mà còn tăng cường hiệu quả kinh doanh.
- Trong các giai đoạn chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu điện tử để thực hiện phân tích sâu hơn và tìm kiếm các cơ hội cải tiến quy trình hoặc thay đổi chúng.
- Doanh nghiệp cũng có cơ hội sử dụng nhiều công nghệ khác để nâng cao hoạt động kinh doanh và quản lý. Ví dụ, việc tải tài liệu sau khi số hóa lên các nền tảng trực tuyến phổ biến như Google Drive hoặc Microsoft 365. Điều này giúp dễ dàng chia sẻ thông tin và tạo sự hiệu quả trong việc truy xuất dữ liệu, thay vì phải tiến hành tìm kiếm thủ công trong các kho lưu trữ riêng lẻ.
- Các giai đoạn của chuyển đổi số quy trình vẫn đang phát triển và chưa thể hiện rõ bức tranh tổng thể về sự số hóa và chuyển đổi số. Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó thường chỉ tập trung vào mảng cụ thể và chưa thể khai thác hết tiềm năng. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét các giải pháp tư vấn về sự số hóa tổng thể để đảm bảo rằng có thể tận dụng tối đa giá trị kinh doanh.
Các công việc quan trọng trong giai đoạn số hóa quy trình bao gồm:
- Đánh giá quy trình hiện tại để xác định các bước có thể tự động hóa hoặc tối ưu hóa thông qua công nghệ.
- Lựa chọn phần mềm và công cụ phù hợp để tự động hóa các bước trong quy trình, bao gồm hệ thống quản lý quy trình (BPM), hệ thống quản lý tài liệu (DMS) và các ứng dụng doanh nghiệp.
- Triển khai phần mềm chuyển đổi số với công cụ đã chọn, sau đó cấu hình chúng để phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể.
- Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công cụ mới và làm việc với các quy trình tự động hóa. Đồng thời tích hợp các hệ thống khác nhau để dữ liệu và thông tin có thể trôi chảy một cách mượt mà.
1.3. Giai đoạn chuyển đổi số 3: Chuyển đổi toàn diện (Digital Transformation)
Chuyển đổi số Digital Transformation là sự thay đổi mang tính căn bản về công nghệ và tâm lý. Nó tạo ra sự đột phá, thay đổi toàn bộ cách hoạt động của doanh nghiệp và cả xã hội. Chuyển đổi số không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà đồng thời còn đến đối tác và khách hàng.
- Để thực hiện cuộc biến đổi đầy tiềm năng này, các giai đoạn chuyển đổi số đã ảnh hưởng toàn diện đến các khía cạnh kinh doanh, công nghệ và con người. Một chiến lược chuyển đổi số thành công sẽ bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
- Công nghệ được xem như một công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ việc thực hiện chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, nó cũng gắn liền với văn hóa tổ chức của công ty, hướng tới việc tạo ra một tổ chức đồng thuận và hiểu rõ về cuộc chuyển đổi số.
- Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn nền tảng chuyển đổi số về công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động, từ Big Data, IoT, AI đến ERP và Oracle. Quan trọng nhất, các giai đoạn của chuyển đổi số đòi hỏi một kế hoạch dài hạn. Nó không chỉ là việc triển khai công nghệ mà còn là sự kết hợp chặt chẽ giữa công nghệ và mục tiêu kinh doanh.
- Một lộ trình thành công đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo, sự tham gia liên tục của các phòng ban và đơn vị trong chuỗi giá trị và sự cung cấp các nguồn lực chuyên môn cho việc chuyển đổi số.
2. 3 Bước chuyển đổi số theo lộ trình chung của Chính phủ
Theo cẩm nang Chuyển đổi số của Bộ thông tin và Truyền thông, các tổ chức thực hiện chuyển đổi số có thể tham khảo lộ trình các bước chuyển đổi số chung như sau:
- Bước 1: Cần có nhận thức đúng và tư duy đúng về chuyển đổi số. Tại các tổ chức, doanh nghiệp cấp lãnh đạo cần có nhận thức đúng, tạo điều kiện tiên quyết. Giữ vai trò truyền nhận thức, cảm hứng, khát vọng và quyết tâm đổi mới đến nhân viên.
- Bước 2: Xây dựng chiến lược và kế hoạch chuyển đổi số phù hợp. Bằng cách xác định trạng thái hiện tại để đặt ra mục tiêu hành động. Bao gồm xác định mô hình hoạt động, kinh doanh môi trường số, các kế hoạch chi tiết,…
- Bước 3: Xác định công nghệ, nền tảng phù hợp, hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi số. Tận dụng công nghệ để xây dựng năng lực số, bao gồm các hoạt động đào tạo năng lực số, xây dựng hành vi số, văn hóa số trong môi trường hoạt động của tổ chức.
3. Các bước chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp 2024
7 Bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp:
- Bước 1: Xác định ý nghĩa và mục đích của chuyển đổi số
- Bước 2: Phân tích hiện trạng doanh nghiệp
- Bước 3: Xác định trụ cột chuyển đổi số
- Bước 4: Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch chi tiết
- Bước 5: Xây dựng nền tảng công nghệ
- Bước 6: Đào tạo đội ngũ nhân lực
- Bước 7: Thực hiện số hóa và chuyển đổi số
Bước 1: Xác định ý nghĩa và mục đích của chuyển đổi số
Chuyển đổi số không đơn giản chỉ là việc áp dụng các công nghệ mà còn là một quá trình nhận thức đúng về ý nghĩa, mục đích của chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần nắm được bức tranh tổng thể và xác định vì sao cần chuyển đổi số.
Có thể sử dụng các câu hỏi sau để xác định mục đích chuyển đổi số của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có cần đáp ứng các nhu cầu cao hơn của khách hàng không? Cần cải thiện năng suất công việc không? Doanh nghiệp có đang bị tụt hậu so với thị trường và đối thủ không?
- Nên làm gì và bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số? Doanh nghiệp nên tập trung vào con người hay công nghệ khi chuyển đổi số?
- Làm thế nào để chuyển đổi số thành công? Lãnh đạo cần nâng cao kỹ năng gì để dẫn dắt doanh nghiệp chuyển đổi số?
Khi trả lời được các câu hỏi trên, doanh nghiệp sẽ xác định được ý nghĩa, mục đích của việc chuyển đổi số. Cần lưu ý rằng, các mục tiêu của chuyển đổi số cần phù hợp với nguồn lực thực tế, tính khả thi.
Bước 2: Phân tích hiện trạng doanh nghiệp
Một trong các bước chuyển đổi số để đảm bảo tính khả thi cho doanh nghiệp đó là phân tích hiện trạng. Ở bước này, doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng nhiều yếu tố, bao gồm:
Tác động và xu hướng bên ngoài: Cần liệt kê các yếu tố tác động đến doanh nghiệp và xu hướng của thị trường. Các yếu tố này có thể liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, khó khăn khi phát triển sản phẩm mới, mức độ ảnh hưởng của sản phẩm, sức cạnh tranh,…
Yếu tố công nghệ: Xác định các công cụ, công nghệ hiện có tại doanh nghiệp. Đánh giá hiệu quả của các công cụ này đối với hoạt động kinh doanh. Từ đó, đưa ra những quyết định có cần loại bỏ, thay thế quy trình công việc nào? Đội ngũ nhân lực nào sẽ chịu trách nhiệm nghiên cứu, phân tích và phát triển công nghệ số trong doanh nghiệp?
Mô hình kinh doanh hiện tại: Dựa vào tình hình kinh doanh hiện tại, doanh nghiệp thực hiện đánh giá mô hình kinh doanh. Phân tích mô hình kinh doanh sẽ chỉ ra mối liên hệ giữa các quy trình, công nghệ, tổ chức, con người, nguồn lực,… và có vai trò như thế nào trong sự phát triển của doanh nghiệp.
Phân tích con người và tiềm năng: Doanh nghiệp cần hiểu rõ các khía cạnh liên quan đến nhân sự trong tổ chức bao gồm năng lực, động lực, phân tích hệ thống khen thưởng. Từ đó điều chỉnh, xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo các hành vi cốt lõi, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Bước 3: Xác định trụ cột chuyển đổi số
Xác định trụ cột chuyển đổi số của doanh nghiệp. Có 6 trụ cột chuyển đổi số chính trong doanh nghiệp bao gồm:
- Lãnh đạo và quản trị thay đổi
- Hệ thống hạ tầng thông tin
- Hoạt động vận hành
- Gia tăng trải nghiệm khách hàng
- Gia tăng trải nghiệm nhân viên
- Văn hóa doanh nghiệp số
Dựa vào những đánh giá về thực trạng doanh nghiệp mà xác định những trụ cột có vai trò quan trọng. Từ đó, xây dựng các chiến lược, kế hoạch các bước chuyển đổi số phù hợp.
Bước 4: Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch chi tiết
Doanh nghiệp xây dựng tầm nhìn rõ ràng với các định hướng chiến lược, hệ thống mục tiêu kinh doanh. Đặt mục tiêu chuyển đổi số gắn liền với mục tiêu kinh doanh, tạo liên kết số vững chắc, tạo lợi thế kinh doanh.
Việc thiết lập các chiến lược chuyển đổi số trong tổ chức cần được trả lời các câu hỏi sau:
- Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp đang hướng đến tương lai nào?
- Vai trò của doanh nghiệp với bối cảnh tương lai đó như thế nào?
- Làm thế nào để xây dựng chiến lược phát triển phù hợp trong thời điểm hiện tại và tương lai?
Để chiến lược chuyển đổi số hiệu quả yêu cầu một kế hoạch thực hiện cụ thể:
- Doanh nghiệp cần xác định các sáng kiến số phù hợp với thực trạng hiện có cũng như tập trung vào mục tiêu cụ thể.
- Thiết lập danh sách ưu tiên cho các hạng mục, dựa trên tầm quan trọng, lợi ích, chi phí của sáng kiến đó.
- Tạo ra các tiêu chí để đo lường, theo dõi tiến độ, đồng thời thiết lập kế hoạch dự án chi tiết cho từng sáng kiến.
- Đánh giá và truyền đạt hiệu quả của hành trình Chuyển đổi số để tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ.
Bước 5: Xây dựng nền tảng công nghệ
Trong quá trình chuyển đổi số, sự thiếu linh hoạt trong nền tảng công nghệ đã gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp. Do đó, ở giai đoạn xây dựng nền tảng công nghệ, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng, lựa chọn công nghệ phù hợp.
Nền tảng công nghệ được chia thành hai nhóm chính:
- Nền tảng làm việc nội bộ: Tập trung vào việc tối ưu hóa quản lý tài liệu, tăng cường năng suất, giảm chi phí vận hành.
- Nền tảng làm việc với đối tác: Tập trung vào việc thu thập thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả hơn. Phục vụ nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Bước 6: Đào tạo đội ngũ nhân lực
Trong quá trình chuyển đổi số, nhân lực đóng vai trò quan trọng. Doanh nghiệp có thể cân nhắc hai phương án sau:
- Đào tạo nhóm nhân sự nội bộ: Thực hiện các chương trình đào tạo ứng dụng công nghệ số trong công việc. Đào tạo nhân sự với tư duy cởi mở, sẵn sàng thay đổi, tiếp thu cái mới.
- Tuyển dụng người phù hợp: Tuyển dụng những người có chuyên môn về nghiên cứu, tìm hiểu và ứng dụng công nghệ. Nhóm nhân sự mới sẽ mang lại cơ hội cho doanh nghiệp đạt được đột phá và thành công trong chuyển đổi số.
Bước 7: Thực hiện số hóa và chuyển đổi số
Thực hiện số hóa và chuyển đổi số là quy trình cuối cùng trong các bước chuyển đổi số. Ở bước này doanh nghiệp thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch. Lưu ý cần ghi lại các số liệu, thông tin, vấn đề phát sinh,… để có dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá.
Số hóa thông tin
Thực hiện số hóa thông tin chính là quá trình chuyển đổi các dữ liệu, thông tin dạng vật lý sang dữ liệu điện tử. Giai đoạn số hóa thông tin bao gồm các công việc sau:
- Thu thập số lượng, loại tài liệu cần số hóa
- Phân loại tài liệu và lựa chọn công nghệ, nền tảng phù hợp để số hóa
- Tiến hành số hóa dữ liệu bằng các công cụ thích hợp
- Kiểm tra kết quả sau khi số hóa
Số hóa quy trình
Số hóa quy trình chính là công việc đưa các quy trình truyền thống lên các hệ thống công nghệ, nhằm tối ưu thời gian, công sức, chi phí trong doanh nghiệp. Số hóa quy trình có thể được triển khai thông qua hai khía cạnh chính đó là số hóa quy trình nội bộ và số hóa quy trình làm việc với khách hàng.
Chuyển đổi số toàn diện
Từ các bước chuyển đổi trên, doanh nghiệp tiến hành từng bước, chia nhỏ hạng mục và tiến tới chuyển đổi số toàn diện. Một chiến lược chuyển đổi số thành công cần gắn liền với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Chuyển đổi số cần diễn ra toàn diện trên mọi khía cạnh của doanh nghiệp từ công tác vận hành, quản trị tài chính, quản trị nhân sự, sản xuất, khách hàng,… và cần sự nỗ lực, quyết tâm của toàn thể nhân sự, lãnh đạo trong doanh nghiệp.
4. Lạc Việt đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số
Lạc Việt là đơn vị cung cấp nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện, liên thông trên mọi nghiệp vụ. Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, Lạc Việt sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số.
Lạc Việt là nền tảng chuyển đổi số liên thông mọi nghiệp vụ trong doanh nghiệp, giúp rút ngắn lộ trình chuyển đổi số bằng hình thức “cho thuê tất cả”, từ thiết bị hạn tầng, phần mềm quản trị, vận hành…
Vì sao nên chuyển đổi số cùng Lạc Việt?
- Lạc Việt đi từ giải pháp lớn triển khai gần 30 năm cho 5000 DN được đóng gói xuống thành giảp pháp tinh gọn.
- Không chỉ phần mềm, Lạc Việt cho thuê cả phần cứng - dịch vụ CNTT - dịch vụ tư vấn thuế - kế toán - tính lương.
- Miễn phí hệ thống mạng xã hội nội bộ và mọi phần mềm đều chạy được trên thiết bị di động khi thuê.
- Khi thuê hệ thống phần mềm quản trị sẽ không bị tính phí số lượng nhân viên quản lý với mọi quy mô.
Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Website: https://lacviet.vn
- Email: [email protected]
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
Chuyển đổi số là hành trình thay đổi hình thức vận hành truyền thống sang cơ chế thông minh, kết hợp công nghệ số. Quá trình này không thể diễn ra nhanh chóng mà cần thực hiện tuần tự theo quy trình cụ thể. Hy vọng với các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp 2024 mà CoDX cung cấp có thể giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu trong quá trình chuyển đổi số.
