Get thing done là gì? Lợi ích và các bước thực hiện hiệu quả

Get thing done là một phương pháp quản lý, sắp xếp công việc hiệu quả. Phương pháp này mang đến sự tối ưu trong việc đánh giá mức độ công việc, hệ thống công việc một cách khoa học. Vậy get thing done là gì, lợi ích và các bước thực hiện như thế nào? Theo dõi bài viết sau cùng CoDX để có thêm thông tin hữu ích. 

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Get thing done là gì?

Get Thing Done (GTD) là một phương pháp quản lý hiệu suất công việc bằng cách kiểm soát khối khối lượng công việc, giúp giảm sự căng thẳng, gia tăng sự tập trung. Phương pháp này được tạo ra bởi David Allen và được ra công bố bởi cuốn sách cùng tên năm 2001.

Get Thing Done được thiết lập trên giả định: Càng có nhiều thông tin xảy ra thì càng khó quyết định nên tập trung vào đâu. Do vậy, bạn thường dành nhiều thời gian để suy nghĩ về nhiệm vụ hơn là thực hiện chúng. Bên cạnh đó, thông tin chồng chất, không được sắp xếp rõ ràng sẽ khiến tinh thần căng thẳng, thiếu tỉnh táo.

Phương pháp GTD có thể là “chìa khóa” giúp bạn giải quyết các công việc nếu:

• Bạn đang xử lý nhiều dự án cùng lúc và cảm thấy quá tải trong công việc bởi các ưu tiên cạnh tranh nhau.
• Bạn cần sự trợ giúp để thực hiện danh sách công việc của mình một cách hiệu quả.
• Bạn ưa thích các phương pháp tiếp cận có cấu trúc và hệ thống để quản lý công việc.

2. Lợi ích khi áp dụng Get Thing Done

2.1. Tăng cường năng suất cá nhân

Get thing done giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, từ đó nâng cao năng suất công việc. Bằng cách quản lý công việc trên một hệ thống duy nhất, giúp người dùng dễ dàng đánh giá nhiệm vụ, ưu tiên những gì cần làm trước. Việc này giúp tránh tình trạng lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết, tập trung vào công việc quan trọng, gia tăng hiệu suất cá nhân.

Khi công việc được sắp xếp tối ưu, dễ nắm bắt thì một phần không gian não bộ được giải phóng, tạo điều kiện cho sự sáng tạo, làm việc hiệu suất. Một bảng kế hoạch có hệ thống sẽ giúp công việc được thực hiện tuần tự, không chồng chéo, tiết kiệm thời gian.

2.2. Giảm stress trong công việc

Quá nhiều công việc được thực hiện cùng lúc khiến não bộ bị quá tải và bạn phải luôn làm việc trong tình trạng căng thẳng. Phương pháp “Hoàn thành mọi thứ” GTD sẽ giúp bạn sắp xếp các thông tin, lựa chọn nhiệm vụ quan trọng một cách hiệu quả, từ đó giảm tình trạng “overload”. 

Công việc thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian sẽ giúp tinh thần cảm thấy thoải mái. Phương pháp này cũng giúp tạo động lực làm việc cho bạn, hạn chế tình trạng mất phương hướng khi xử lý công việc. 

2.3. Cải thiện khả năng tập trung 

GTD không chỉ giúp bạn quản lý công việc mà còn cải thiện khả năng tập trung. Bằng cách xác định rõ ràng các bước cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Bạn có thể tập trung toàn bộ năng lượng vào từng bước một mà không bị phân tâm. Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc, giảm thiểu sự trì hoãn. 

Ngoài ra, GTD còn giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ vào các danh mục như công việc hàng ngày, dự án dài hạn, và các ý tưởng tương lai​.

3. 5 Bước cơ bản của Get Things Done

Phương pháp Get Thing Done của David Allen bao gồm 5 bước cơ bản giúp tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả.

Dưới đây là mô tả chi tiết về từng bước của Get Things Done:

• Bước 1. Capture – Lưu lại
• Bước 2. Clarify – Làm rõ
• Bước 3. Organize – Tổ chức
• Bước 4. Reflect – Đánh giá
• Bước 5. Engage – Thực hiện

Bước 1. Capture – Lưu lại

Bước đầu tiên trong GTD là “Capture”, tức là lưu lại tất cả các nhiệm vụ, ý tưởng, thông tin quan trọng vào một file lưu trữ riêng. Bước này sẽ giúp giải phóng đầu óc của bạn khỏi việc ghi nhớ những điều nhỏ nhặt. Bạn có thể sử dụng sổ tay, ứng dụng quản lý công việc, hoặc bất kỳ công cụ nào thuận tiện để lưu lại mọi thứ cần phải làm​.

Bước 2. Clarify – Làm rõ

Sau khi đã ghi nhận tất cả các thông tin, bước tiếp theo là “Clarify” – làm rõ từng mục một. Bao gồm việc xác định xem mỗi mục là gì và cần hành động gì để hoàn thành nó. Bạn cần phân loại các mục này thành những việc có thể hành động ngay, những việc cần lên kế hoạch, hoặc những thông tin không cần thiết và có thể loại bỏ. Mục tiêu của bước này là biến mọi thứ trong danh sách thành các nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng.

Với những việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, bạn cần thực hiện ngay. Những nhiệm vụ cần nhiều thời gian hơn thì phải sắp xếp, phân loại theo nhóm công việc phù hợp.

Những công việc không cần thiết có thể ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc loại khỏi danh sách, dành thời gian cho các công việc quan trọng.

Bước 3. Organize – Tổ chức

Bước thứ ba là “Organize” – sắp xếp các nhiệm vụ vào các danh mục phù hợp. Các nhiệm vụ cần được tổ chức vào các danh sách như việc cần làm ngay, dự án dài hạn, hoặc các mục tham khảo. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý công việc của mình. Một hệ thống tổ chức tốt sẽ giúp bạn nhìn thấy rõ ràng toàn bộ khối lượng công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.

Một số gợi ý nhãn tổ chức công việc bạn có thể tham khảo như nhiệm vụ một lần, dự án, nhiệm vụ ưu tiên, nhiệm vụ có thời hạn, nhiệm vụ chờ ủy quyền,…

Bước 4. Reflect – Đánh giá

Bước thứ tư là “Reflect” – thường xuyên đánh giá lại danh sách công việc và kế hoạch của bạn. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thứ đều đúng tiến độ và bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Bạn nên dành thời gian hàng tuần để kiểm tra lại các danh sách và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Đánh giá nhiệm vụ thường xuyên giúp bạn có những thay đổi phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo sự linh hoạt khi thực hiện nhiệm vụ.

Bước 5. Engage – Thực hiện

Bước cuối cùng là “Engage” – thực hiện các nhiệm vụ. Sau khi đã sắp xếp và ưu tiên các công việc, bạn cần bắt tay vào làm. Hãy chọn những nhiệm vụ phù hợp với tình huống hiện tại, xác định quỹ thời gian và mức độ ưu tiên để tiến hành. Việc thực hiện có kỷ luật và theo kế hoạch đã được định sẵn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng hạn.

Phương pháp GTD không chỉ là một công cụ quản lý công việc, mà còn là một giải pháp giúp bạn quản lý chất lượng cuộc sống, đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

4. Công cụ giúp ứng dụng tốt Get Thing Done

CoDX Task là một ứng dụng quản lý công việc thông minh, hỗ trợ áp dụng phương pháp Get thing done (GTD) hiệu quả nhờ các tính năng:

• Lập kế hoạch thông minh: CoDX Task giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và quản lý danh sách nhiệm vụ, lịch hẹn, thiết lập mục tiêu dài hạn thông qua giao diện trực quan.
• Nhắc nhở công việc: Ứng dụng cung cấp các thông báo nhắc nhở qua ứng dụng hoặc email.
• Xem báo cáo, thống kê kết quả công việc trực quan: CoDX Task cung cấp báo cáo và biểu đồ chi tiết về hiệu suất công việc, giúp bạn đánh giá và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Giao việc, ủy quyền cho người khác: Bạn có thể giao việc và chỉ định nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo mọi người đều nắm rõ trách nhiệm của mình.
• Đánh giá mức độ ưu tiên của công việc: CoDX Task cho phép sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và quản lý thời gian hiệu quả.

Hiểu và biết cách áp dụng phương pháp get thing done trong quản lý công việc sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc đáng kể. Hy vọng với những thông tin về GTD mà CoDX chia sẻ sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình làm việc.