Cách thiết kế, lập, xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn cho mọi ngành nghề

Xây dựng bảng mô tả công việc là công việc quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự mới của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải quản lý nhân sự trong công ty nào cũng biết cách làm bảng mô tả công việc. Do đó, hãy cùng CoDX tìm hiểu về quy trình lập bảng mô tả công việc chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây. 

1. Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc hay Job Description (JD) là văn bản mô tả chi tiết các công việc, nhiệm vụ cần làm của vị trí tuyển dụng. 

Bên cạnh đó, văn bản này còn có các nội dung như yêu cầu nhân sự, điều kiện làm việc,… Với các tính chất và nội dung ấy, JD thường được dùng trong quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân sự mới. 

2. Cách thiết kế, xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết

Cách lập bảng mô tả công việc chi tiết gồm 5 bước khác nhau, cụ thể: 

• Bước 1: Thu nhập thông tin về vị trí công việc 
• Bước 2: Xác định bối cảnh làm việc 
• Bước 3: Xác định nội dung công việc
• Bước 4: Thiết lập các yêu cầu đối với vị trí công việc 
• Bước 5: Quyền lợi, quyền hạn đối với vị trí công việc 

Bước 1: Thu thập thông tin về vị trí công việc 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định thông tin cần thiết trong bản mô ta công việc. Bước này giúp người thiết kế bảng mô tả công việc nắm được đầy đủ, rõ ràng nội dung phải trình bày và  không bỏ sót thông tin. 

Các thông tin cần thu thập trong mô tả vị trí công việc mà doanh nghiệp có thể tham khảo là:

• Nhiệm vụ của vị trí công việc cần làm, xét trong bối cảnh thị trường và thực tế tại doanh nghiệp là gì?
• Tiêu chí đánh giá cho nhân sự làm ở vị trí này? 
• Quyền lợi mà ứng viên có thể nhận được tại doanh nghiệp là gì, đã hấp dẫn hơn so với thị trường việc làm chưa? 

Bước 2: Xác định bối cảnh làm việc

Tiếp theo, để xây dựng bảng mô tả công việc, nhân sự quản lý cần xác định bối cảnh làm việc của vị trí tuyển dụng. Cụ thể các yếu tố để thiết lập bối cảnh có thể là: 

• Quan hệ giám sát: Trong doanh nghiệp, ai sẽ là người quản lý, giám sát trực tiếp vị trí này?
• Quan hệ báo cáo: Ai là người tiếp nhận các báo cáo của nhân sự về công việc? 
• Quan hệ với đồng nghiệp: Vị trí này thuộc phòng ban nào, làm việc cùng cấp với các cấp nào trong công ty? 
• Điều kiện làm việc trong doanh nghiệp: Các yếu tố như văn phòng, môi trường làm việc, thời gian làm trong tuần, địa điểm hay trụ sở chính của công ty,…

Bước 3: Xác định nội dung công việc 

Bước thứ 3 trong cách làm bảng mô tả công việc là xác định các nội dung cần có của công việc. Công ty có thể thể hiện các nội dung ấy qua 3 cấp độ khác nhau, từ khái quát đến chi tiết, cụ thể như:

• Cấp 1 – Nội dung khái quát: Các thông tin giới thiệu chung về nhiệm vụ, chức năng của vị trí tuyển dụng
• Cấp 2 – Cụ thể: Các nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể mà ứng viên cần làm khi trở thành nhân sự chính thức
• Cấp 3 – Chi tiết: Từng công đoạn chi tiết các việc cần triển khai khi làm việc trong các dự án của công ty 

Bước 4: Thiết lập các yêu cầu đối với vị trí công việc

Ở bước này, người lập bảng mô tả công việc cần tiếp tục thiết lập các yêu cầu đối với vị trí công việc. Yêu cầu này giúp doanh nghiệp hình dung ra chân dung ứng viên mong muốn cho công việc. Đồng thời, đây cũng chính là các tiêu chí để đánh giá, chọn lọc ứng viên trong quá trình tuyển dụng. 

Các yêu cầu nhân sự có thể ghi khi xây dựng bảng mô tả công việc: 

• Kiến thức: Trình độ học vấn ở bậc Đại học hay Cao đẳng, có kiến thức chuyên môn về công việc,…
• Kỹ năng: Các kỹ năng mềm hoặc kỹ năng căn bản như Tin học, Ngoại ngữ phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. 
• Năng lực: Năng lực về thể chất, trí lực,… ứng với các công việc khác nhau.
• Yêu cầu khác: Những yêu cầu chi tiết dành riêng cho công việc đang tuyển dụng như khả năng sáng tạo. sẵn sàng làm việc cuối tuần khi đang chạy dự án,… 

Bước 5: Quyền hạn, quyền lợi đối với công việc

Cuối cùng, khi thiết kế bảng mô tả công việc, công ty cần thống nhất các quyền lợi, quyền hạn của nhân sự khi đảm nhiệm công việc. Các quyền hạn và quyền lợi phải có đầy đủ theo các khoản trong Bộ luật lao động. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thêm các quyền lợi khác như thưởng, thai sản, thêm ngày nghỉ phép hưởng nguyên lương trong năm,… để tăng thêm sức hấp dẫn cho vị trí tuyển dụng. 

3. Tips xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn ứng viên nhất

Cách làm bảng mô tả công việc hấp dẫn ứng viên cần lưu ý nhiều nội dung. Dưới đây CoDX đã tổng hợp một số lưu ý cho doanh nghiệp, để xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn, thu hút nhiều nhân lực phù hợp, đáp ứng yêu cầu. 

• Tạo một hình dung về vị trí tuyển dụng rõ ràng: Trước khi thực hiện viết bản JD về công việc cần tuyển, nhân sự phụ trách nên có cái nhìn hình dung cụ thể về các ứng viên tiềm năng. Các câu hỏi có thể giúp hình dung dễ dàng hơn là họ có trình độ chuyên môn như thế nào, có tinh thần làm việc ra sao,… Từ những hình ảnh ấy, công việc tuyển dụng chắc chắn sẽ rõ ràng đơn giản  hơn ở các quy trình tiếp theo. 
• Không nên miêu tả quá chính xác: Hãy đặt ra các yêu cầu và nhiệm vụ công việc ở mức tương đối, thay vì các từ ngữ miêu tả chính xác tuyệt đối. Việc tuyệt đối hóa khi miêu tả công việc tuyển dụng dễ khiến công ty bỏ lỡ những ứng viên có thể đáp ứng tốt công việc. 
• Trình bày rõ ràng với các checklist: Checklist sẽ giúp bản mô tả công việc của doanh nghiệp trông rõ ràng, rành mạch hơn. Điều này khiến ứng viên dễ dàng nắm được các thông tin chi tiết trong bảng mô tả tuyển dụng. Từ đó, khả năng ứng tuyển, hấp dẫn ứng viên sẽ cao hơn. Một số nội dung trong checklist có thể sử dụng như thông tin về vị trí, thông tin công ty tuyển dụng, công việc chi tiết, yêu cầu ứng viên, quyền lợi, địa điểm làm việc, cách thức ứng tuyển. 
• Sử dụng mẫu mô tả công việc cho từng ngành nghề: Xây dựng bảng mô tả công việc có thể thao những mẫu có sẵn cho từng ngành nghề. Việc sử dụng mẫu sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian trong quy trình lập bảng mô tả công việc. Đồng thời, doanh nghiệp có thể nắm được các nội dung cần có trong bản mô tả ứng với từng ngành nghề. 
• Tận dụng các từ khóa cho các công cụ tìm kiếm: Khi tối ưu được các từ khóa trong việc thiết kế bảng mô tả công việc, bản tin tuyển dụng có thể xuất hiện đến nhiều ứng viên tiềm năng. Từ khóa của tin tuyển dụng nên là một từ có liên quan đến các công việc đang tuyển và mang tính khái quát. 

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về việc xây dựng bảng mô tả công việc cho các doanh nghiệp. CoDX hy vọng bài viết này sẽ là nền tảng cho công ty thiết kế bảng mô tả công việc chuẩn, phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

>>> Tin liên quan: Tải ngay 10 mẫu mô tả công việc chuẩn, chi tiết nhất