Mẫu sơ đồ quy trình quản lý nhân sự chuẩn [Diễn giải chi tiết]

Nhân sự là một trong những yếu tố chủ chốt quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Nếu biết khai thác, quản lý nhân sự đúng cách, doanh nghiệp sẽ đạt được những mục tiêu mong muốn. Vì vậy, cần có một hệ thống, sơ đồ quy trình quản lý nhân sự bài bản, chuẩn hóa. 

Bài viết này, CoDX sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin chi tiết về sơ đồ quy trình quản lý nhân viên đạt chuẩn ISO.

1. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự gồm những giai đoạn nào?

Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự được chia làm 4 giai đoạn cụ thể sau đây:

Giai đoạn 1: Tuyển dụng

Tuyển dụng là bước tiên quyết trong quá trình quản lý nhân sự, tùy vào quy mô doanh nghiệp, cách thức hoạt động mà sẽ có quy trình tuyển dụng khác nhau. Vì vậy, ở bước tuyển dụng sẽ không có một khuôn mẫu cụ thể. 

Tuyển dụng nhân sự là công tác tìm kiếm, thu hút ứng viên phù hợp với các tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Sau quá trình phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ cân nhắc việc lựa chọn ứng viên. Để đảm bảo chất lượng cho quá trình tuyển dụng, tìm được nhân viên đáp ứng tiêu chí công việc, phòng nhân sự cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng cụ thể. Kế hoạch tuyển dụng sẽ bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng bao gồm quyền và nghĩa vụ của nhân viên.

Giai đoạn 2: Đào tạo và sử dụng nhân sự

Sau khi tuyển dụng thành công, giai đoạn tiếp theo trong sơ đồ quy trình quản lý nhân sự  là đào tạo, phân bổ công việc. Giai đoạn này cần được thực hiện để đảm bảo nhân sự nhanh chóng hòa nhập và tạo giá trị cho doanh nghiệp.

Đào tạo để sử dụng nhân sự là giai đoạn diễn ra dài nhất trong sơ đồ quản lý nhân sự. Nhân sự được thực hiện công việc xen lẫn đào tạo thông qua nhiều phương thức khác nhau tại doanh nghiệp. Nhân viên cũng được đánh giá, kiểm tra năng suất công việc theo chu kỳ nhất định, để có định hướng phát triển phù hợp cho cả tổ chức lẫn cá nhân nhân viên.

Giai đoạn 3: Giữ chân nhân viên

Có nhiều yếu tố tác động đến quyết định gắn bó của nhân viên đối với tổ chức, có thể kể đến như chính sách lương thưởng, phúc lợi, tính chất công việc,… Doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố về chính sách lương thưởng, phúc lợi cơ bản để giữ chân nhân sự.

Hiện nay, trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh, có nhiều cơ hội hấp dẫn các nhân sự dù đang làm việc tại một doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài chính sách lương, thưởng doanh nghiệp cần chú ý đến các khía cạnh khác của nhân viên như: trao quyền cho nhân viên; công nhận và khen thưởng; thăng tiến; Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên; Áp dụng quản lý linh hoạt.

Giai đoạn 4: Đào thải nhân sự

Giai đoạn cuối cùng trong sơ đồ quy trình quản lý nhân sự là đào thải nhân sự. Đây là quá trình chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên. Để thực hiện đào thải một nhân sự, phòng nhân sự cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Xác định lý do đào thải nhân sự: Bắt đầu bằng việc xác định rõ lý do tại sao nhân viên cần được đào thải, có thể là do hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu, vi phạm quy tắc công ty, hoặc thay đổi trong nhu cầu công việc.
• Thực hiện quy trình đào thải: Tổ chức tuân thủ quy trình đào thải được quy định trong pháp luật và chính sách công ty, bao gồm thông báo cho nhân viên, thực hiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động và bảo vệ quyền lợi của nhân viên.
• Hỗ trợ nhân viên: Công ty cung cấp hỗ trợ cho nhân viên bị ảnh hưởng, bao gồm tư vấn về việc làm mới, thông tin về quyền lợi và trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng, đảm bảo quá trình đào thải diễn ra tôn trọng giữa hai bên.
• Lưu trữ và xử lý tài liệu: Tổ chức duyệt và lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến quá trình đào thải, bao gồm các biên bản hợp đồng chấm dứt và các biên bản ghi chép về quá trình đào thải.

2. Mẫu sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn [Diễn giải chi tiết]

2.1 Mẫu sơ đồ quy trình quản lý nhân sự chi tiết

2.2 Ý nghĩa các biểu tượng hình ảnh trên sơ đồ

Trong sơ đồ quy trình quản lý nhân sự, mỗi biểu tượng sẽ được gán một ý nghĩa nhất định. Có hàng chục ký hiệu thể hiện cho nội dung của một quy trình, tuy nhiên với tính chất của quy trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm đến các ký hiệu phổ biến sau đây.

2.3 Diễn giải chi tiết sơ đồ

1. Yêu cầu bổ sung nhân sự

   Đây là bước đầu tiên trong quy trình, với đầu vào là yêu cầu tuyển nhân sự từ các phòng ban. Bộ phận nhân sự sẽ tiếp nhận thông tin và bắt đầu quy trình.

2. Tuyển dụng người mới

   Bước tiếp theo, phòng nhân sự sẽ cân nhắc có tuyển nhân sự mới từ bên ngoài hay không. Nếu có sẽ chuyển sang bước c, nếu không sẽ chuyển sang bước d.

3. Phân tích đặc thù vị trí tuyển dụng

   Bộ phận nhân sự tiến hành công việc lên mô tả công việc bằng cách phân tích yêu cầu, vị trí tuyển dụng, chi tiêu và các chính sách, phúc lợi.

4. Thuyên chuyển nhân viên nội bộ

   Để có thêm nguồn nhân sự ngoài hình thức tuyển mới doanh nghiệp có thể thuyên chuyển nhân sự nội bộ. 

5. Ở bước này, phòng nhân sự cũng tiến hành quy trình tuyển dụng nhân sự mới. đăng tin tuyển dụng, phỏng phấn, lựa chọn nhân sự. Hoặc lựa chọn thuê nhân sự tạm thời.
6. Hướng dẫn nhân sự mới

   Đây là giai đoạn đào tạo và hội nhập cho nhân viên mới. Doanh nghiệp xây dựng kế hoạch công việc, thiết lập chỉ tiêu đánh giá cho nhân sự mới.

7. Tiến hành đào tạo

   Doanh nghiệp cân nhắc có thực hiện đào tạo cho nhân viên hay không. Nếu có, thiết lập kế hoạch đào tạo, xác nhận nhóm nhân sự tham gia và thực hiện triển khai. Sau khi đào tạo tiến hành đánh giá kết quả, giám sát hiệu suất làm việc thực tế. 

   Trong trường hợp nhân sự không cần đào tạo (đã có sẵn kinh nghiệm làm việc), doanh nghiệp sẽ cho nhân viên mới thực hiện công việc và giám sát hiệu quả thực tế.

8. Đánh giá chất lượng

   Thông qua các đánh giá hiệu suất thực tế, doanh nghiệp đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên mới. Nếu có (đạt kết quả tốt) sẽ thực hiện đánh giá khả năng duy trì và nâng cao hiệu suất làm việc. Thiết lập chiến lược khen thưởng nhằm khích lệ nhân viên. Sau đó thiết lập các chỉ tiêu và đánh giá hiệu suất mới và thực hiện quay lại các bước của quy trình ở bước f.

   Nếu kết quả công việc không tốt, doanh nghiệp cân nhắc thực hiện lại ở bước g đào tạo.

3. Lưu đồ quy trình quản lý nhân sự đóng vai trò gì?

Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, quản lý và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến nhân sự. 

• Sơ đồ cung cấp hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu về các các bước quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thăng tiến, cho đến quy trình nghỉ việc. 
• Bằng cách minh họa các bước trong quy trình, sơ đồ giúp doanh nghiệp loại bỏ những bước không cần thiết hoặc lãng phí thời gian, từ đó tinh gọn quy trình và cải thiện hiệu quả làm việc.
• Sơ đồ quy trình giúp đơn giản hóa việc đào tạo nhân viên mới, đảm bảo nhân sự nhìn nhận, đánh giá chính xác về các công việc, nhiệm vụ được giao.
• Quy trình giúp thiết lập tiêu chuẩn cho các hoạt động nhân sự trong tổ chức. Giúp mọi quyết định và hành động đều dựa trên những nguyên tắc nhất quán và công bằng.
• Lưu đồ quy trình tạo điều kiện cho việc giao tiếp và hợp tác giữa các phòng ban hiệu quả hơn.
• Quy trình quản lý nhân sự cung cấp một nền tảng vững chắc để đánh giá hiệu suất, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, phản ánh đúng thực tiễn và đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ mà còn là tài liệu chiến lược giúp tổ chức minh bạch các hoạt động quản lý nhân sự. Qua việc áp dụng và cải tiến sơ đồ quy trình nhân sự, doanh nghiệp thu hút và giữ chân được nhân tài, phát huy tối đa khả năng của nhân sự, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh