Văn phòng không giấy – Xu hướng vận hành doanh nghiệp số thông minh

Trước làn sóng chuyển đổi số, văn phòng không giấy là mô hình văn phòng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Với những tính năng nổi trội hỗ trợ hoạt động  vận hành của tổ chức cũng như giúp gia tăng năng suất của nhân sự, văn phòng không giấy tờ là xu hướng vận hành doanh nghiệp số thông minh. 

1. Thế nào là văn phòng không giấy?

Văn phòng không giấy là dạng văn phòng hoạt động dựa trên nền tảng quản lý tài liệu điện tử, tích hợp công nghệ lưu trữ điện toán đám mây. Đây là dạng văn phòng thay thế văn phòng truyền thống, giảm thiểu sử dụng các tài liệu giấy.

Đây là giải pháp văn phòng hiện đại, tối ưu quy trình quản lý dữ liệu, hỗ trợ đáng kể cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.

2. Ứng dụng văn phòng không giấy mang lại lợi ích gì?

2.1 Dữ liệu được quản lý thống nhất trên 1 hệ thống

Văn phòng hiện đại này giải quyết bài toán về không gian lưu trữ cho doanh nghiệp. Các hoạt động kinh doanh, vận hành doanh nghiệp hàng ngày bắt buộc sinh ra nhiều tài liệu cần được bảo quản, lưu trữ. Doanh nghiệp càng lớn, càng hoạt động lâu năm, dữ liệu cần quản lý càng nhiều.

Văn phòng không giấy giải quyết vấn đề thiếu không gian lưu trữ vật lý, giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu tập trung, khoa học. 

Hơn nữa, áp dụng văn phòng thông minh không giấy tờ doanh nghiệp thực hiện quản lý tài liệu đồng nhất trên một hệ thống dữ liệu dùng chung cho toàn tổ chức, từ đó hạn chế được tình trạng phân tán dữ liệu, data silo.

Các hoạt động tìm kiếm, khai thác, truy xuất tài liệu được tối ưu, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên thực hiện.

2.2 Hoạt động vận hành nhanh chóng mọi lúc

Nếu như mô hình văn phòng truyền thống luôn yêu cầu nhân sự phải có mặt tại văn phòng mới có thể thực hiện công việc, thì văn phòng không giấy không cần đến điều này. Doanh nghiệp có thể vận hành ngay cả nhân viên không cần đến công ty.

Dữ liệu, quy trình doanh nghiệp được số hóa hoàn toàn và liên thông trên một nền tảng duy nhất, giúp cho nhân viên dễ dàng thực hiện công việc. 

Các hoạt động chia sẻ tài liệu, công văn, trình ký, trao đổi thông tin,.. có thể vận hành ở bất cứ đâu và khi nào. Điều này cũng tối ưu thời gian làm việc của tổ chức, cách thức giao tiếp nhanh chóng, không chờ đợi, tắc nghẽn khi một cá nhân hay bộ phận không đến văn phòng. 

2.3 Dễ dàng giao việc, quản lý và theo dõi

Văn phòng không giấy áp dụng nền tảng văn phòng số hiện đại, tất cả các thông tin, dữ liệu, quy trình được số hóa trên một nền tảng. Quy trình xử lý công việc của tổ chức cũng được tối ưu, thông qua đó quản lý có thể dễ dàng giao việc, quản lý và theo dõi.

Ứng dụng dụng quản lý công việc là một trong những công cụ nổi trội trong mô hình văn phòng này.

Với ứng dụng này, doanh nghiệp có thể giao việc ngay trên hệ thống, phân bổ công việc đến phòng ban, bộ phận hoặc cá nhân cụ thể. Bên cạnh đó, việc theo dõi, quản lý, xem báo cáo, thống kê trực quan. 

2.4 Tương tác phản hồi mọi lúc, đa nền tảng

Môi trường văn phòng không giấy tờ còn cung cấp nền tảng để người dùng trao đổi, phản hồi công việc nhanh chóng với bất kỳ thiết bị điện tử nào. Các ứng dụng tích hợp trong văn phòng số hoạt động đa nền tảng bao gồm thiết bị di động, website,… nhờ đó mà người dùng có thể tương tác mọi lúc, mọi nơi.

Văn phòng không giấy ngoài các công cụ quản lý tài liệu, công việc,… còn xây dựng hệ thống mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp.

Không gian mạng xã hội trong doanh nghiệp giúp người dùng tương tác, trao đổi, chia sẻ những giá trị trong công việc, tạo nên văn hóa gắn kết, thấm nhuần các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp định hướng.

3. Triển khai xây dựng văn phòng không giấy hiệu quả

Bước 1: Chuyển giao từ tài liệu giấy sang hệ thống lưu trữ trực tuyến

Như tên gọi văn phòng không giấy, bước đầu tiên để triển khai mô hình văn phòng này doanh nghiệp cần thực hiện chuyển giao tài liệu giấy sang hệ thống trực tuyến. Có nhiều phương pháp khác nhau để doanh nghiệp số hóa dữ liệu, sử dụng các công cụ chuyên biệt hoặc thuê đơn vị dịch vụ để thực hiện công việc này.

Số hóa các dữ liệu các được thực hiện đồng bộ cho tất cả các loại tài liệu bao gồm tài liệu kinh doanh, tài liệu nội bộ, hình ảnh, âm thanh,…. Sắp xếp và lưu trữ tài liệu khoa học để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất.

Bước 2: Tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp

Mọi quy trình vận hành trong doanh nghiệp từ kinh doanh, hành chính, nhân sự cho đến kế toán… cần được thiết lập và chuẩn hóa. Loại bỏ các thao tác thủ công, kết hợp với các ứng dụng công nghệ để tối ưu quy trình, liên kết thực hiện thao tác liên phòng ban, bộ phận, tiết kiệm thời gian, chi phí.

Bước 3: Lựa chọn giải pháp văn phòng không giấy phù hợp

Đây là mô hình văn phòng tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ cho công việc, từ đó giúp nâng cao chất lượng công việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp văn phòng không giấy tích hợp toàn diện các công cụ và liên thông duy nhất trên một hệ thống.

Các công cụ cơ bản là phần mềm quản lý công việc văn phòng, quản lý tài liệu, quản lý task, phần mềm trình ký điện tử, quản lý quy trình động, không gian tương tác số,…

Bước 4: Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

Bước cuối cùng để triển khai văn phòng không giấy hiệu quả đó là xây dựng đội ngũ nhân viên thích ứng, làm chủ được các công cụ số. Doanh nghiệp thực hiện các khóa đào tạo cho nhân viên, cung cấp các tài liệu hướng dẫn để mọi nhân sự trong tổ chức đều có thể sử dụng, làm việc một cách hiệu quả.

4. CoDX e-Office – Xu hướng văn phòng không giấy tờ vận hành thông minh

CoDX e-Office là giải pháp văn phòng không giấy tờ với nền tảng các công cụ đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp. Đây là giải pháp văn phòng số vận hành với hình thức cho thuê, hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi số với chi phí tiết kiệm nhất.

Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Sử dụng văn phòng không giấy doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm các chi phí văn phòng phẩm mà còn tối ưu được thời gian tạo, gửi, xử lý văn bản. Bên cạnh đó, áp dụng giải pháp văn phòng thông minh không giấy tờ, các hoạt động vận hành đều có thể thực hiện ở bất cứ đâu. Qua đó, doanh nghiệp cải thiện hiệu suất công việc, tạo môi trường làm việc hiện đại cho nhân viên, nhanh chóng thích ứng với xu hướng chuyển đổi số.