Văn bản công văn thường được dùng trong cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay, chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về loại văn bản này cũng như cách soạn thảo sao cho đúng. Ngoài ra, qua bài viết, CoDX cũng sẽ chia sẻ tới các bạn một số mẫu công văn chuẩn được sử dụng phổ biến.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Trước khi tìm hiểu về cách soạn thảo bất kỳ một văn bản nào, chúng ta đều cần nắm được những thông tin tổng quan nhất về văn bản đó. Văn bản công văn cũng vậy. Hãy cùng CoDX điểm qua khái niệm, vai trò cũng như các loại công văn được sử dụng hiện nay ngay dưới đây.
Cùng chủ đề:
- Mẫu văn bản thông báo chuẩn nghị định 30 [Tải mới 2023]
- Mẫu văn bản kế hoạch cập nhật mới nhất 2023 theo quy định
- Văn bản hành chính cá biệt là gì? Xem mẫu liên quan
1. Công văn là gì?
Công văn là một loại văn bản dùng để giao tiếp, trao đổi, hướng dẫn công việc giữa cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cấp trên và cấp dưới. Công văn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế, văn hóa, pháp luật, chính trị… Là văn bản hành chính đã được quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Công văn được sử dụng phổ biến trong nhiều đơn vị, tổ chức
Công văn đó đóng vai trò làm phương tiện trao đổi thông tin chính thức giữa cấp trên, cấp dưới và công dân. Đồng thời, công văn còn được dùng để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nằm trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó. Ngoài ra, các tổ chức xã hội hay doanh nghiệp nhiều khi cũng phải soạn thảo và sử dụng văn bản công văn để thông tin, giao dịch, thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Việc soạn thảo, ban hành, sử dụng hay lưu trữ công văn cần tuân thủ các quy định tại Thông tư, Nghị định bên dưới đây:
- Nghị định 30/2020 của Chính phủ về các hoạt động liên quan đến công tác văn thư. Được ban hành ngày 05-03-2020.
- Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 về tiêu chuẩn bộ mã ký tự tiếng Việt 16-Bit
2. Mẫu văn bản công văn theo nghị định 30 của Chính phủ
Có các loại công văn được sử dụng phổ biến hiện nay như:
- Công văn hướng dẫn
- Công văn chỉ đạo
- Công văn đôn đốc, nhắc nhỏ
- Công văn đề nghị, yêu cầu
- Công văn phúc đáp
- Công văn xin ý kiến
- Công văn giải thích
2.1 Mẫu văn bản công văn đề nghị
Đây là loại văn bản công văn của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi tới cấp trên, hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp với mục đích đề nghị, yêu cầu cung cấp thông tin hay giải quyết công việc có liên quan.
|
TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN ĐƠN VỊ/PHÒNG BAN Số: ……/CV – …… (V.v: Đề nghị …………) |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …………, ngày …… tháng …… năm …… |
CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ
(Về việc: ……………………………….)
Kính gửi (1): ……………………………………………………………
– Căn cứ Quyết định/Công văn/Hợp đồng số ………/……… ngày…tháng…năm… của (2) ………………………
– Căn cứ (3)………………………………………
Để…(4)………………………….…………………………………………………… …………………………………………………………………………………………
Nay, (5)……………………………làm Công văn này kính đề nghị (6):
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
Rất mong nhận được sự xem xét, quan tâm và giải quyết đề nghị trên của ……………………
Xin trân trọng cảm ơn!
|
Nơi nhận: – Như trên; – Lưu: VT; …. |
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ/PHÒNG BAN (Người đại diện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
Ghi chú:
(1) Cơ quan cấp trên hoặc lãnh đạo doanh nghiệp.
(2) Tên cơ quan cấp trên hoặc lãnh đạo doanh nghiệp.
(3) Nêu các căn cứ để thực hiện văn bản công văn đề nghị này.
(4) Nêu lý do soạn thảo công văn đề nghị này.
(5) Tên đơn vị, phòng ban đề nghị.
(6) Nêu rõ ràng các đề nghị theo từng trường hợp.
Công văn đề nghị số 7009/BCĐTKTHHP1992 Về đề nghị báo cáo nhanh tình hình triển khai tổng kết thi hành hiến pháp
2.2 Công văn hướng dẫn
Loại công văn này có nội dung hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó còn chưa rõ ràng. Hoặc hướng dẫn về một nội dung nào đó chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản nội bộ.
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN(1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC(2) Số: …/…(3)…-…(4)… V/v ………(6).……. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …(5)…, ngày … tháng … năm … |
Kính gửi:
– …………………………..;
– …………………………..;
…………… …… ……… ……… …….(7)…… ……… …………… …… ……..
………… ………… ……… ……… ………… … ……… ………… ……… ……
……… …………… ……… ………… …………… ……… ……… …… ………..
……… ……… ……… ………… ……… ………… ……… ………………/.
|
Nơi nhận: – Như Điều…. ; – …………..; – Lưu: VT, …(8)…(9)… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
_____________________________________________________________________________
……… ……… ………… ………… ……..(10)………… ……… ………… ……
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản công văn.
(3) Chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản công văn.
(5) Địa danh.
(6) Trích yếu nội dung công văn.
(7) Nội dung công văn.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người soạn thảo công văn và số lượng bản phát hành (nếu cần).
(10) Địa chỉ; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax cơ quan, tổ chức ban hành công văn (nếu cần).
Công văn 13762/CTHN-HKDCN Hà Nội 2023 quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2022
2.3 Công văn chỉ đạo
Loại công văn này do cấp trên ban hành xuống cho cơ quan, bộ phận cấp dưới nhằm thông tin về các công việc cần triển khai, thực hiện.
Công văn 2116/BYT-DP về chỉ đạo tăng cường công tác phòng, chống dịch COVID-19
2.4 Công văn đôn đốc, nhắc nhở
Đây là loại công văn do cấp trên ban hành xuống nhằm để nhắc nhở hay chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động, công việc đã được giao trước đó.
|
TÊN DOANH NGHIỆP/ĐƠN VỊ ————— Số: ………./CV-…. V/v: ………………………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……., ngày …. tháng …….. năm ……. |
Kính gửi:…………………………………………
Kể từ thời điểm ban hành quy chế/ chủ trương/ chính sách hoặc từ thời điểm ban hành các văn bản pháp luật đến nay, nhận thấy:
– Các vấn đề, công việc đã được thực hiện, những ưu điểm và thuận lợi, cũng như các khuyết điểm và những tồn tại cần điều chỉnh, khắc phục hoặc cần triển khai nhanh chóng, đạt hiệu quả tốt hơn;
– Đề xuất một vài phương hướng, giải pháp giải quyết các tồn đọng còn lại và yêu cầu cụ thể cần thực hiện trong phương án, giải pháp mới đề ra (nếu có);
– Hướng dẫn những điểm lưu ý, khuyến khích để thực hiện tốt công việc và nhiệm vụ được giao phó;
– Nêu rõ thời hạn để thực hiện phương án, giải pháp.
Yêu cầu các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, các cơ sở,… thực hiện đúng, đủ, chính xác các phương hướng, giải pháp đã đề ra. Trong trường hợp có những bất lợi, khó khăn hoặc vướng mắc khi thực hiện, gửi công văn/báo cáo chi tiết để các cơ quan, chủ thể có thẩm quyền cùng nghiên cứu và đưa ra các phương án giải quyết cụ thể.
Trân trọng./.
|
Nơi nhận: – Như trên ..……..; – …………………….; – Lưu: VT, ..…….. |
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (Ký, đóng dấu) |
Công văn số 7417/VPCP-KSTT của Văn phòng Chính phủ: V/v đôn đốc thực hiện nhiệm vụ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao
2.5 Công văn phúc đáp
Đây là loại văn bản trả lời công văn về những vấn đề thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình do cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu.
|
CÔNG TY………. PHÒNG…………. —————– Số:…../CV-…….. V/v phúc đáp……………… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————————————– …….., ngày…. tháng….. năm…….. |
Kính gửi: Công ty ………
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty/Cơ quan/chúng tôi/… đã nhận được Văn bản……………. (văn bản mà bạn dùng công văn này để trả lời) yêu cầu chúng tôi trả lời/đưa ra lý do/… .
Do vậy, tôi làm Công văn……… để phúc đáp lại …………….. của Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà…
Về yêu cầu……………….. của Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà…, (chúng) tôi trả lời như sau:………….
Về yêu cầu……………….. của Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà…, (chúng) tôi trả lời như sau:………….
…
(Chúng) tôi trả lời để Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà……….. được biết.
(Chúng) tôi xin cam đoan những thông tin mà (chúng) tôi đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật khách quan. Nếu sai, (chúng) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Trân trọng cảm ơn./.
|
Nơi nhận: – Ban Giám đốc/…; – Lưu VT (……). |
TRƯỞNG PHÒNG……. (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) |
Công văn phúc đáp Báo cáo số 229/BC-UBND ngày 03/10/2022 của UBND huyện Lộc Ninh
2.6 Công văn xin ý kiến
Đây là loại công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên nhằm để yêu cầu hướng dẫn hoặc xin ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.
Công văn xin ý kiến số 1815/SKHĐT-VP về xin ý kiến góp ý Dự thảo Quyết định của UBND tỉnh Đăk Lăk
2.7 Công văn giải thích, giải trình
Công văn này được dùng để cụ thể hóa nội dung của các loại văn bản khác về một công việc cá nhân, tổ chức chưa hiểu chưa rõ.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(Về việc:..…………………………….)
Kính gửi: …………………[Tên cơ quan tiếp nhận đơn giải trình]……..
– Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………….
– Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………
– Số điện thoại: …………………………………. Số Fax: ……………………..
– Mã số thuế: …………………………………………………………………….
– Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà………………….. Chức vụ: ……………………….
– Ngành nghề kinh doanh: ………………………………………………………
Nội dung giải trình: [Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu của cơ quan nhà nước; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để chứng minh cho yêu cầu giải trình.]
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung giải trình của Công ty chúng tôi về sự việc ……………………………… Chúng tôi cam đoan toàn bộ nội dung trình bày là đúng sự thật và sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu có điều gì trình bày gian dối.
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
– Như trên; GIÁM ĐỐC
– Lưu: VT; … (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công văn giải trình 54/2020/CV-TD về hồ sơ công bố trang thiết bị y tế của Công ty TNHH Sản xuất thương mại dịch vụ Trường Dương
2.8 Mẫu Công văn thông báo
|
CÔNG TY … |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————- |
|
Số: …/CV-… V/v thông báo |
…………., ngày … tháng … năm … |
Kính gửi: Công ty…………….
(Địa chỉ:………………………………………….)
Căn cứ quy định tại điểm…. Khoản…. Điều…… Hợp đồng/… số……… giữa Quý công ty/…. Và (công ty) tôi, hai bên có thỏa thuận về việc…………… Theo đó, trong trường hợp…….. công ty tôi có quyền/nghĩa vụ thông báo…………. tới Quý công ty để……………
Do vậy, (công ty) tôi làm đơn này để thông báo cho Quý công ty biết sự việc……….. Cụ thể như sau:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
(Phần này, bạn trình bày những thông tin, sự việc mà bạn muốn thông báo tới chủ thể nhận công văn)
(Công ty) tôi cam đoan những thông tin mà (công ty) tôi đã thông báo trên đây là hoàn toàn đúng sự thật. Nếu sai (công ty) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Trân trọng cảm ơn./.
|
Nơi nhận: – Như trên; – Lưu: VT; |
Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên) |
Công văn thông báo số 570/SGTVT-VTPT&NL thay đổi số điện thoại đường dây nóng của Sở Giao thông vận tải tỉnh Hà Giang
TẢI TẤT CẢ MẪU CÔNG VĂN TẠI ĐÂY
3. Cách soạn thảo văn bản công văn chuẩn luật định
Công văn cũng là mẫu văn bản hành chính nên cách soạn thảo cũng khá tượng tự. Tham khảo những thông tin dưới đây để có thể soạn thảo được một công văn chuẩn.
3.1 Tiêu chuẩn soạn thảo công văn
Quy định chung về soạn thảo văn bản công văn như sau:
- Bắt buộc phải dùng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Trình bày trên khổ giấy A4, theo chiều dài của giấy. Có thể trình bày theo chiều rộng của giấy nếu văn bản có các bảng, biểu, nhưng không được làm thành phụ lục riêng.
- Đánh số trang văn bản công văn bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 1, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng và đặt canh giữa.
- Nghị định 30/2020 yêu cầu phải ghi rõ tên cơ quan chủ quản (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành công văn.
Quy định soạn thảo văn bản công văn được đề cập trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Khi soạn thảo văn bản công văn cần tuân thủ các tiêu chuẩn của Nghị định 30/2020 của Chính phủ được quy định như sau:
- Ở mục Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng và in đậm. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Ở mục tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản công văn và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp đều trình bày in hoa, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng. Tuy nhiên, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cần được in đậm còn tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp thì không. Ngoài ra, ngay dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn còn cần có thêm một dòng kẻ.
- Số, ký hiệu của văn bản sẽ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 và kiểu chữ đứng.
- Địa danh và thời gian ban hành công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14 và kiểu chữ nghiêng.
- Tên văn bản “CÔNG VĂN” in hoa, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm. Về trích yếu nội dung, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ và kiểu chữ tương tự như tên văn bản.
- Về nội dung văn bản, cần trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14 và kiểu chữ đứng.
- Phần chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền, quyền hạn của người ký và chức vụ của người ký sẽ trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14 và kiểu chữ đứng, đậm. Riêng họ tên của người ký công văn thì sử dụng loại chữ in thường.
- Nơi nhận sẽ trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 và kiểu chữ nghiêng, đậm.
- Ở mục phụ lục văn bản, từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục sử dụng loại chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Còn tiêu đề của phụ lục sẽ dùng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14 và kiểu chữ đứng, đậm.
- Dấu chỉ mức độ khẩn dùng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14 và kiểu chữ đứng, đậm.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản công văn và số lượng bản phát hành sử dụng loại chữ in thường, cỡ chữ 11 và kiểu chữ đứng.
- Địa chỉ; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax của cơ quan, tổ chức ban hành công văn in thường, cỡ chữ 11 – 12 và kiểu chữ đứng.
- Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành in hoa, cỡ chữ 13 – 14 và kiểu chữ đứng, đậm.
3.2 Hình thức trình bày
Điều 8 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định về thể thức văn bản như sau:
“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.”
Thể thức của văn bản công văn sẽ bao gồm các thành phần chính sau đây:
- (1) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn.
- (3) Số, ký hiệu của công văn.
- (4) Địa danh và thời gian ban hành công văn.
- (5) Tên loại và trích yếu nội dung công văn.
- (6) Nội dung văn bản.
- (7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành công văn.
- (8) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành công văn.
- (9) Nơi nhận.
Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản công văn còn có thể bổ sung thêm một số thành phần khác như:
- (10) Phụ lục.
- (11) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn và các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành công văn.
- (12) Ký hiệu người soạn thảo công văn và số lượng bản công văn phát hành.
- (13) Địa chỉ; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax của cơ quan, tổ chức ban hành công văn
3.3 Một số lưu ý quan trọng
Khi soạn thảo văn bản công văn, người soạn thảo cần lưu ý:
- Câu chữ ngắn gọn, súc tích, tập trung bám sát vào vấn đề chính.
- Văn phong phù hợp, nghiêm túc, lịch sự và có tính thuyết phục cao.
- Chứa một chủ đề duy nhất và rõ ràng.
- Tuân thủ theo đúng thể thức văn bản công văn được pháp luật quy định.
TẢI TẤT CẢ MẪU VĂN BẢN CÔNG VĂN TẠI ĐÂY
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Với những mẫu văn bản công văn phía trên, CoDX hy vọng bạn đã soạn thảo được một văn bản chuẩn nhất. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi bài viết trên trang tin của CoDX. Xem thêm nhiều tin tức hữu ích khác tại chuyên mục tài liệu công văn.
>>> Có thể xem thêm:
- Phần mềm quản lý văn bản và điều hành hiệu quả cho doanh nghiệp
- Quy trình quản lý văn bản điện tử CHUẨN cho doanh nghiệp
