Quản trị sự thay đổi với 4 Mô hình quản trị KINH ĐIỂN cho doanh nghiệp

Quản trị sự thay đổi là một trong những kỹ năng quản trị quan trọng của nhà lãnh đạo trong bối cảnh kinh tế hiện nay. Những biến động về khủng hoảng kinh tế từ 2022 đến nay chưa có dấu hiệu dừng lại, buộc doanh nghiệp phải luôn điều chỉnh kế hoạch phù hợp để đảm bảo hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu về quản lý sự thay đổi, mô hình quản trị sự thay đổi cùng quy trình quản trị sự thay đổi trong tổ chức qua bài viết dưới đây.

1. Quản trị sự thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi hay Change Management là quá trình điều hành, quản lý các thay đổi trong doanh nghiệp, tổ chức.

Việc quản lý sự thay đổi này cần được thực hiện nhằm đảm bảo công việc, kế hoạch của doanh nghiệp vẫn được vận hành hiệu quả khi xảy ra các thay đổi.

Quản trị sự thay đổi là công việc quan trọng trong doanh nghiệp

Quản trị những thay đổi còn đi cùng các nguyên tắc cốt lõi sau:

Định hướng mục tiêu rõ ràng: Định hướng cụ thể các mục tiêu, đặc biệt là mục tiêu trong quá trình thay đổi. Mục tiêu của doanh nghiệp cần thiết thực với thực tế bối cảnh thị trường hiện tại.
Tạo nền tảng vững chắc: Để sự thay đổi có tính hiệu quả, doanh nghiệp cần phát triển trên nền tảng vững chắc. Nền tảng này có thể là kiến thức, kỹ năng của lãnh đạo hay nguồn lực mạnh mẽ để đáp ứng những thay đổi.
Tăng cường sự tham gia của nhân sự: Thay đổi thành công đòi hỏi cần có sự tham gia của tất cả nhân sự. Quản lý cần đảm bảo việc thông tin đến nhân viên về những thay đổi. Đồng thời, hãy khuyến khích họ tham gia đóng góp ý kiến và làm việc hết mình để cùng doanh nghiệp thay đổi tích cực.

2. 4 Mô hình quản lý sự thay đổi trong tổ chức

Mô hình quản trị sự thay đổi là một trong những nội dung doanh nghiệp cần quan tâm để quản lý sự thay đổi hiệu quả.

4 Mô hình quản trị sự thay đổi cần quan tâm:

Mô hình Kurt Lewin

Mô hình ADKAR của Prosci

Mô hình Bridges Transition

Mô hình McKinsey 7S

2.1 Mô hình Kurt Lewin

Mô hình đầu tiên để quản trị sự thay đổi CoDX muốn đề cập là Kurt Lewin. Mô hình này được coi là mô hình đơn giản nhất để quản lý thay đổi trong doanh nghiệp. 3 giai đoạn chính của mô hình là:

Rã đông – Unfreeze: Giai đoạn này chính là bước chuẩn bị cho quá trình thay đổi. Doanh nghiệp cần “rã đông” các quy trình hay cơ cấu tổ chức cũ, không phù hợp. Để thực hiện tốt giai đoạn này, quản lý cần đánh giá kỹ lưỡng sự hiệu quả của các quy trình, mô hình vận hành hiện tại trong doanh nghiệp.
Thay đổi – Change: Ở giai đoạn thứ hai này, doanh nghiệp bắt đầu xây dựng các quy trình, mô hình và cơ cấu mới để thay thế cho những giá trị cũ được xác định trước đó. Với giai đoạn này, doanh nghiệp có kế hoạch chi tiết cùng việc thông báo thường xuyên đến nhân sự.
Đóng băng – Refreeze: Đây là giai đoạn cuối cùng, để doanh nghiệp đưa những yếu tố mới vào khuôn khổ, xác định lại trạng thái cân bằng. Lãnh đạo nên đánh giá lại tính hiệu quả của các mô hình, quy trình mới để xác định có nên tiếp tục hay điều chỉnh lại các nội dung ấy.

Mô hình quản lý sự thay đổi — 3 giai đoạn trong mô hình Kurt Lewin

2.2 Mô hình ADKAR của Prosci

Mô hình thứ hai là ADKAR của Prosci. Mô hình này dựa theo các yếu tố cần thiết để thích nghi với sự thay đổi trong doanh nghiệp:

A – Awareness: Nhận thức. Doanh nghiệp cần ý thức về các thay đổi cần hoặc nên xảy ra và những tác động của thay đổi đến hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý, lãnh đạo cần thông báo về những thay đổi ấy đến nhân viên dưới quyền.
D – Desire: Mong muốn. Doanh nghiệp cần chắc chắn về sự mong muốn của mỗi cá nhân trong quá trình tham gia vào sự thay đổi. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải cho họ thấy những lợi ích mà sự thay đổi này có thể đem đến cho họ.
K – Knowledge: Kiến thức. Tiếp theo, để quản trị sự thay đổi hiệu quả, quản lý và tất cả nhân sự cần có kiến thức chuyên môn nhất định. Đó có thể là kiến thức về quy trình, kỹ năng, hay cách sử dụng công nghệ,…
A – Ability: Khả năng. Quản lý sự thay đổi cũng cần đảm bảo khả năng để đáp ứng những thay đổi ấy. Khả năng ở đây không phải là kiến thức nêu trên mà là những tài nguyên, yếu tố hỗ trợ cần thiết.
R – Reinforcement: Củng cố. Doanh nghiệp cần củng cố và duy trì sự thay đổi trong nội bộ. hãy đảm bảo các nhân sự tiếp tục thực hiện những thay đổi hiệu quả.

2.3 Mô hình Bridges Transition

Để quản trị sự thay đổi trong tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình Bridges Transition. Mô hình gồm ba giai đoạn:

Kết thúc – Endings: Giai đoạn này chính là kết thúc những quá trình đã thực hiện trong quá khứ. Doanh nghiệp cần cho thấy những điều đã làm trong quá khứ không còn phù hợp với bối cảnh hiện tại và dự báo trong tương lai. Từ đó, nhân sự cần chấp nhận việc kết thúc quy trình hay cơ cấu cũ.
Vùng trung lập – Neutral Zone: Giai đoạn thứ hai này chính là những thay đổi và việc chấp nhận sự thay đổi. Nhân sự cần thích nghi với môi trường làm việc mới và những thay đổi trong quy trình làm việc.
Khởi đầu mới – New Beginnings: Giai đoạn thứ 3 trong mô hình thể hiện việc nhân viên đã thích nghi với những thay đổi nêu trên. Đây cũng chính là khởi đầu mới, bắt đầu cho việc quá trình thay đổi đi vào quỹ đạo đúng của quy trình vận hành của doanh nghiệp.

2.4 Mô hình McKinsey 7S

Mô hình quản trị sự thay đổi McKinsey 7S giúp doanh nghiệp đánh giá, tối ưu hóa các yếu tố để đạt được mục tiêu trong quá trình thay đổi. Mô hình này gồm 7 yếu tố cốt lõi, được chia làm hai nhóm.

Nhóm 1 là những yếu tố cứng, gồm 2 chữ S:

Strategy – Chiến lược: Là chiến lược của doanh nghiệp để đạt mục tiêu.
Structure – Cấu trúc: Cấu trúc doanh nghiệp với sự phân chia trách nhiệm, quyền lực và bao gồm các phòng ban, chức danh.

Nhóm 2 là những yếu tố mềm:

Systems – Hệ thống: Hệ thống ở đây là những quy trình và quy định của doanh nghiệp, bao gồm các quy trình làm việc, triển khai dự án, quản lý nhân sự,…
Skills – Kỹ năng: Kỹ năng của nhân viên để đáp ứng các thay đổi, bao gồm kỹ năng quản lý và kỹ năng chuyên môn,…
Staff – Nhân sự: Nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm cả các nhân sự hiện tại và chân dung những nhân viên trong tương lai doanh nghiệp muốn chiêu mộ.
Style – Phong cách: Phong cách ở đây là phong cách quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp, có thể là những cách thức quản lý, giải quyết vấn đề,…
Shared Values – Giá trị chung: Đây chính là những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm các mục tiêu hay nguyên tắc làm việc.

3. Quy trình quản trị sự thay đổi tối ưu nhất cho nhà quản lý

Quản lý sự thay đổi tối ưu cần đi theo một quy trình nhất định. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình 5 bước quản trị sự thay đổi của CoDX như sau:

3.1 Đảm bảo sự sẵn sàng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả nhân sự sẵn sàng cho những thay đổi trong doanh nghiệp. Đây chính là bước chuẩn bị về mặt tư tưởng, tinh thần cho nội bộ doanh nghiệp.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp nên nêu rõ quá trình thay đổi, những lợi ích của sự thay đổi này đến với nội bộ. Điều này sẽ giúp nhân viên ủng hộ các kế hoạch của công ty và cống hiến để đảm bảo sự thay đổi ấy diễn ra hiệu quả.

3.2 Xác định tầm nhìn và lập kế hoạch chiến lược

Thứ hai, để quản trị sự thay đổi trong tổ chức, quản lý cần xác định tầm nhìn và lập kế hoạch chiến lược. Tầm nhìn hay kế hoạch cần có mục tiêu cụ thể, các chỉ số để đo lường, nhân sự đảm nhiệm cũng như phạm vi thay đổi,…

Để thực hiện giai đoạn này hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết lập và quản trị mục tiêu theo các phần mềm OKR. Một trong những phần mềm doanh nghiệp có thể tham khảo là CoDX OKRs, với các tính năng nổi bật về thiết lập, phân rã mục tiêu, cùng khả năng báo cáo tự động trực quan quy trình thực hiện mục tiêu.

Phần mềm CoDX OKR giúp xác định và lập chiến lược cho các mục tiêu, loại bỏ sự phỏng đoán, quản lý yếu kém và các quy trình truyền thống chỉ tồn tại trên giấy bằng những thiết lập số đo lường cụ thể. Đo lường thành công bằng các kết quả then chốt và Kết nối thành tích cá nhân với thành công của tổ chức.

Tính năng nổi bật của CoDX OKR:

Thiết lập mục tiêu toàn diện theo nhiều mô hình: Xây dựng và quản lý cây mục tiêu theo sơ đồ tổ chức, mô hình BSC (balance score card) và 2 mô hình top-down & bottom-up
Phân rã mục tiêu chi tiết: Chia nhỏ mục tiêu và kết quả cần đạt đến từng bộ phận, cá nhân; Nhân viên linh hoạt trong việc tự xây dựng mục tiêu cá nhân, cho phép liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của nhóm, phòng ban, doanh nghiệp.
“Check-in” mục tiêu: cho phép thiết lập chu kỳ check-in và cảnh báo khi check-in trễ hạn, tự động cập nhật dữ liệu và xét duyệt kết quả check-in
Theo dõi tiến độ trực quan: Theo dõi dưới dạng Dashboard, đánh dấu tiến độ theo màu sắc, xem báo cáo đa dạng hình thức.
Quản lý hiệu suất liên tục (CFRs): Tích hợp hệ thống tuyên dương - ví thưởng để: trao đổi - ghi nhận - phản hồi

Xem chi tiết tính năng CoDX OKRs

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX OKR:

🔰 Tên phần mềm	CoDX OKR
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-muc-tieu-okrs/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Khuyến mãi	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

CoDX OKR hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

3.3 Triển khai thực hiện

Tiến hành triển khai thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất. Việc triển khai này cần được thực hiện đúng theo các nhân sự và thời gian đã đề ra trong kế hoạch.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện trao quyền cho nhân viên, để họ tự thực hiện công việc. Điều này giúp nhân sự chủ động hơn và cho họ cơ hội để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.

3.4 Quản lý rủi ro

Bước thứ 4, doanh nghiệp cần quản lý rủi ro. Các rủi ro có thể xảy ra, đặc biệt khi doanh nghiệp thực hiện những thay đổi trong quy trình làm việc, cơ cấu tổ chức,… Để ngăn chặn việc thay đổi không đi đến kết quả, doanh nghiệp nên có những kế hoạch nhất định nhằm quản lý và xử lý rủi ro.

3.5 Đo lường và đánh giá kết quả

Cuối cùng trong quy trình quản trị sự thay đổi là việc doanh nghiệp cần đo lường, đánh giá các kết quả cụ thể. Việc đánh giá này sẽ đảm bảo doanh nghiệp đang thay đổi đúng, hiệu quả và đề ra các điều chỉnh khác để hoàn thiện quá trình thay đổi hơn.

Trên đây là những thông tin bổ ích cho doanh nghiệp về quản trị sự thay đổi. CoDX hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã nắm được những mô hình quản trị sự thay đổi và cách quản trị sự thay đổi trong tổ chức hiệu quả nhất. Bên cạnh thông tin về quản lý sự thay đổi, doanh nghiệp có thể tìm đọc các bài viết khác của CoDX về vận hành tổ chức.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: