Việc ra mắt ứng dụng, phần mềm làm việc nhóm giao việc hiệu quả là giải pháp giúp doanh nghiệp giải bài toán phân bổ, đảm bảo tiến độ dự án, thiết lập mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban. Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay những phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí, hiệu quả và được sử dụng nhiều nhất trên thị trường ngay dưới bài viết này nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. 7 Phần mềm làm việc nhóm quản lý công việc miễn phí dùng thử
Xem nhanh 7 Phần mềm làm việc nhóm, quản lý giao việc miễn phí:
- Phần mềm làm việc nhóm CoDX Task Miễn phí dùng thử
- Phần mềm làm việc nhóm miễn phí Trello
- Phần mềm quản lý công việc nhóm MISA AMIS – Miễn phí dùng thử 15 ngày
- Phần mềm giao việc nhóm hiệu quả với Asana
- Phần mềm làm việc nhóm, giao việc MYXTEAM
- Phần mềm giao việc online cho đội nhóm Wrike
- Phần mềm làm việc nhóm và ứng dụng giao việc Faceworks
1.1 Phần mềm làm việc nhóm CoDX Task miễn phí dùng thử
Phần mềm quản lý công việc nhóm CoDX Task là một phân hệ nhỏ thuộc phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp CoDX. Với ứng dụng làm việc nhóm và quản lý CoDX – Task, doanh nghiệp có thể luôn chủ động trong việc lên kế hoạch, giao nhận việc, phân công và sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên, lập báo cáo, thống kê công việc,… theo nguyên tắc làm việc nhóm vì tất cả những tính năng này đã được tích hợp sẵn trên hệ thống của CoDX – Task.
Thông tin phần mềm
| 🔰 Tên phần mềm | CoDX Task |
| 🔰 Website | https://www.codx.vn/quan-ly-cong-viec/ |
| 🔰 Bảng giá | Từ 499.000 VND/tháng |
| 🔰 Miễn phí dùng thử | 30 ngày dùng thử miễn phí |
| 🔰 Liên hệ | 0968 612 350 |
| 🔰 Miễn phí | Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức |
GIÁ PHẦN MỀM CODX TASK: Từ 499.000 VND/Tháng cho hệ thống nhóm từ 10 user.
Cả cấp quản lý cũng như cấp nhân viên đều có thể tham gia trực tiếp vào quá trình lên kế hoạch hay phân công hay giao việc công việc để cùng đi đến một kết quả chung là hoàn thành các công việc được giao theo đúng như thời hạn và đạt hiệu suất công việc tốt.
Các ưu điểm của phần mềm làm việc nhóm CoDX – Task:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng với bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào.
- Hỗ trợ cả tiếng Việt lẫn ngoại ngữ, dùng được cho cả doanh nghiệp trong và ngoài nước.
- Bên cạnh việc quản lý công việc, CoDX – Task thuộc phần mềm CoDX còn có nhiều phân hệ khác dành cho quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện.
- Có thể được tuỳ chỉnh dựa theo yêu cầu, theo quy mô của các bên doanh nghiệp.
- Có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau và trên nhiều hệ điều hành khác nhau.
- Cho phép giao việc và báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
1.2 Phần mềm làm việc nhóm miễn phí Trello
Trello là một phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí giúp làm việc từ xa cực kỳ hiệu quả, dễ sử dụng giúp người dùng tổ chức giao việc và quản lý công việc trực tuyến của họ một cách tối ưu.
Nhiều người dùng sau khi sử dụng đánh giá Trello quản lý công việc đội, nhóm tốt, mọi người đều dễ dàng theo dõi các đầu việc được giao cũng như deadline cho từng công việc. Chỉ khi thật sự cần sử dụng những tính năng cao cấp hơn của Trello bạn mới phải bỏ ra chi phí để nâng cấp.
- GIÁ PHẦN MỀM: MIỄN PHÍ
Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm giao việc Trello này
- Tạo bảng Kanban để sắp xếp các nhiệm vụ và danh sách việc cần làm của bạn.
- Giao diện ứng dụng làm việc nhóm này khá thân thiện với người dùng, được sắp xếp một cách khoa học, dễ theo dõi.
- Có thể sử dụng đồng bộ được trên nhiều thiết bị khác nhau.
- Tự động hoá các quy trình phân công giao việc, giúp tiết kiệm thời gian cho người sử dụng.
- Phiên bản miễn phí được tích hợp nhiều tính năng hữu ích, dễ sử dụng.
- Đính kèm tệp từ Google Drive và Dropbox.
- Hoạt động ngoại tuyến và các bảng sẽ tự động đồng bộ hóa khi được kết nối với mạng.
- Thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ và đặt lời nhắc.
- Nhận xét, đóng góp ý kiến cho các hạng mục công việc.
Các nhược điểm của Trello
- Chưa có tính năng nhắn tin trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm với nhau.
- Chưa có khả năng phân quyền đối với các thành viên.
- Chưa có khả năng tạo báo cáo công việc cũng như thống kê hiệu suất làm việc.
1.3 Phần mềm quản lý công việc nhóm MISA AMIS – Miễn phí dùng thử 15 ngày
Đây là phần mềm làm việc nhóm được Công ty Cổ phần Misa phát hành, có thế mạnh về kế toán và quản trị doanh nghiệp tổng thể, có tên gọi chính thức là AMIS Công Việc. Ứng dụng làm việc nhóm này có giao diện dễ sử dụng và thao tác, và được hỗ trợ tiếng Việt hoàn toàn nên vô cùng thân thiện với người dùng ở Việt Nam.
GIÁ PHẦN MỀM:
🟢 Starter: 5.100.000 VND/năm
🟢 Standard: 12.960.000 VND/năm
🟢 Professional: 25.200.000 VND/năm
Các ưu điểm của ứng dụng làm việc nhóm AMIS
- Ứng dụng có đủ các tính năng cơ bản khi giao việc (tạo việc, phân công, giám sát và theo dõi, ghi chú, đánh giá,…).
- Có khả năng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và có thể gợi ý danh sách công việc cần làm.
- Có thể được thiết kế tuỳ thuộc vào từng ngành nghề, lĩnh vực khác nhau.
- Phần mềm có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau (mobile, PC, laptop, tablet) và các hệ điều hành khác nhau (iOS, Android, browser).
Các nhược điểm của AMIS Công Việc
- Mới được ra mắt thị trường trong khoảng thời gian gần đây nên AMIS Công Việc cần thêm thời gian để cải tiến và hoàn thiện các tính năng.
- Chưa hỗ trợ các ngôn ngữ khác.
1.4 Phần mềm giao việc nhóm hiệu quả với Asana miễn phí
Asana là phần mềm làm việc nhóm tích hợp các công cụ làm việc nhóm trong lĩnh vực quản lý quy trình công việc và cũng quản lý các nhiệm vụ một cách dễ dàng.
Phần mềm quản lý công việc miễn phí này hỗ trợ người dùng sắp xếp, thực thi dự án hiệu quả và chủ động. Sử dụng app quản lý công việc nhóm này, người dùng có thể nắm bắt và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, đơn giản nhưng đạt hiệu suất cao.
GIÁ PHẦN MỀM:
🟢Basic: Free
🟢Premium: US$10.99/monthly
🟢Business: US$24.99/monthly
Một số chức năng đặc biệt của phần mềm này:
- Dễ dàng tạo nhiệm vụ cho chính mình hoặc giao nhiệm vụ cho nhóm.
- Tham gia các cuộc trò chuyện và xem các dự án từ cùng một nhóm.
- Xem tiến độ của các dự án mà bạn quan tâm trong một giao diện có thể tùy chỉnh.
- Biết ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào.
- Mỗi đội thêm hơn 15 thành viên và mời vô số khách.
- Tích hợp với Google Drive để dễ dàng chọn và đính kèm tệp.
1.5 Phần mềm làm việc nhóm, giao việc MYXTEAM miễn phí
MYXTEAM là phần mềm làm việc nhóm, quản lý dự án mang lại hiệu quả lại có thể sử dụng được trên nhiều nền tảng, tối ưu hoá trên nhiều hệ điều hành. Với MYXTEAM, người dùng có thể truy cập vào ở bất kì đâu và có thể dễ dàng theo dõi công việc online.
GIÁ PHẦN MỀM:
🟢 Cá nhân: Free vĩnh viễn
🟢 VIP1: 750.000 VND/Tháng
🟢 VIP2: 1.500.000 VND/Tháng
🟢 VIP3: 3.500.000 VND/Tháng
Các ưu điểm của ứng dụng làm việc nhóm MYXTEAM
- Các thành viên trong nhóm dễ dàng nhận được phân công công việc một cách rõ ràng.
- Với mỗi công việc được giao, người dùng có thể trao đổi trực tiếp ngay tại đó và nhiều người có thể cùng theo dõi được.
- Hỗ trợ lập báo cáo, cho ra các kết quả, tiến độ công việc đang thực thi cũng như tiến trình của các dự án.
- Được tối ưu hoá cho người sử dụng Việt.
Các nhược điểm của MYXTEAM
- Khối lượng công việc quá lớn sẽ gây ra các hạn chế cho giao diện To-do list.
- Các báo cáo được MYXTEAM xuất bản chưa mang đến cho người xem cái nhìn chuyên sâu hơn mà chỉ là những thông số cơ bản.
1.6 Phần mềm giao việc online cho đội nhóm Wrike
Wrike là phần mềm giao việc nhóm online hiệu quả phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Phần mềm có các tính năng cơ bản như tạo công việc, giao việc, phân công công việc… cho phép lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
Wrike được đánh giá là một trong những giải pháp quản quản lý phân việc Online hiệu quả cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Bản miễn phí bị giới hạn các chức năng vì vậy phần mềm Wrike không đáp ứng các nhu cầu quản lý chuyên sâu. Để mở khóa chức năng nâng cao như tạo, sửa, tùy chỉnh workflow,… bạn cần dùng bản business trả phí.
GIÁ PHẦN MỀM:
- Team: 2-25 users for $9.80 user/ month
- Business: 5-200 users for $24.80 user/ month
- Enterprise: 5 to unlimited users – Dành cho team, doanh nghiệp lớn
- Pinnacle: 5 to unlimited users – Dành cho team, doanh nghiệp có nhu cầu phức tạp
1.7 Phần mềm làm việc nhóm và ứng dụng giao việc Faceworks
Phần mềm quản lý công việc Faceworks hoạt động trên nền tảng website, và có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của người dùng. Vì được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây nên Faceworks đảm bảo các thao tác được thực hiện nhanh chóng với độ bảo mật cao và có thể được sử dụng cả khi không có kết nối Internet.
GIÁ PHẦN MỀM:
- < 30 user: 2.000.000 VND/Tháng
- < 60 user: 4.000.000 VND/Tháng
- < 100 user: 5.000.000 VND/Tháng
- < 300 user: 8.000.000 VND/Tháng
- >= 300 user: 10.000.000 VND/Tháng
Các ưu điểm của Faceworks
- Hoạt động trên nền tảng website, có thể truy cập vào bằng nhiều thiết bị.
- Có khả năng quản lý đa lĩnh vực, ngành nghề.
- Tính bảo mật cao, được đảm bảo.
- Tổ chức quản lý, giao việc và báo cáo công việc rõ ràng, đơn giản.
Các nhược điểm của phần mềm giao việc Faceworks
- Phần mềm chỉ đủ đáp ứng nhu cầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Phần chưa được tối ưu hoá hoàn toàn, kể cả với người sử dụng tại Việt Nam.
2. 6 App ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả được ưa chuộng
Xem nhanh 6 App ứng dụng làm việc nhóm giúp quản lý giao việc hiệu quả:
2.1 App quản lý công việc nhóm Evernote
Evernote là phần mềm quản lý giao việc dành cho cá nhân miễn phí. Với nhiều tính năng hỗ trợ người dùng như ghi chú và quản lý danh sách công việc; chia sẻ quyền với các thành viên khác; cho phép chỉnh sửa, tải file, hình ảnh; Lưu trữ tập trung tài liệu trên hệ thống;…
Mặc dù có nhiều ưu điểm nổi trội hỗ trợ công tác quản lý công việc, Evernote cũng còn một số hạn chế khi bạn sử dụng lần đầu. Giao diện phần mềm còn khá phức tạp, dung lượng dành cho phiên bản miễn phí giới hạn là 60MB mỗi tháng vì vậy bạn cần nâng cấp lên bản trả phí để có trải nghiệm tốt hơn.
2.2 App ứng dụng làm việc nhóm Teamwork
Teamwork là phần mềm làm việc nhóm hỗ trợ người dùng quản lý làm việc nhóm, quản lý dự án hiệu quả được nhiều tổ chức, cá nhân tin dùng hiện nay.
Với giao diện người dùng đơn giản, mạnh mẽ và khả năng truyền tải thông tin nhanh chóng, ứng dụng làm việc nhóm này sẽ là sự lựa chọn tốt nhất của bạn để quản lý các nhiệm vụ và dự án phức tạp.
- GIÁ PHẦN MỀM:
🟢Deliver: 10$/người dùng/tháng.
🟢 Grow: 18$/người dùng/tháng.
Một số tính năng đặc biệt của phần mềm này:
- Có giao diện thiết kế và bố cục trực quan, dễ sử dụng.
- Nhanh chóng theo dõi các hoạt động được thực hiện gần đây.
- Dễ dàng truy cập vào tất cả các mặt hàng.
- Các thành viên trong nhóm luôn cập nhật những tin tức mới nhất.
- Tự động tính toán mức độ hoàn thành cho danh sách nhiệm vụ được giao.
- Nhanh chóng phân công nhiệm vụ và sự kiện cho người dùng.
- Phân công nhiệm vụ và quản lý hiệu quả các đầu việc từ danh sách nhiệm vụ.
2.3 Ứng dụng làm việc nhóm Microsoft To-Do
Microsoft To Do là phần mềm làm việc nhóm giúp lập kế hoạch và quản lý công việc tốt hơn. Với phần mềm giao việc này, người dùng có thể yên tâm tiến độ công việc luôn được đảm bảo và bắt kịp hiệu quả khi công việc thay đổi.
- GIÁ PHẦN MỀM:
🟢 Microsoft 365 Family: 1.999.000 VND/năm
🟢 Microsoft 365 Personal: 1.499.000 VND/năm
🟢 Office Home & Student 2021: 2.999.000 VND/năm
Một số chức năng nổi bật của ứng dụng làm việc nhóm này
- Lập kế hoạch, giao việc và nhắc nhở bạn mỗi ngày.
- Làm việc và đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị.
- Chỉnh sửa danh sách theo ý thích của bạn.
- Chế độ tối giúp bảo vệ đôi mắt của bạn.
- Hoạt động với nhiều ứng dụng khác nhau.
2.4 App quản lý công việc nhóm Base Wework
Base Wework là giải pháp quản lý công việc nhóm khá được ưa chuộng hiện nay. Đây là nền tảng đã có từ lâu đời giúp các doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong kỷ nguyên 4.0.
GIÁ PHẦN MỀM:
🟢 Starter: 1.000.000 VND/Tháng
🟢 Growth: 2.000.000 VND/Tháng
🟢 Business: 2.000.000 VND/ Tháng
🟢 Enterprise: Liên hệ
Một số lợi ích nổi bật khi sử dụng Base Wework có thể kể đến như:
- Khả năng cộng tác dễ dàng trong đội nhóm với các tính năng quản lý công việc được tích hợp trong một phần mềm duy nhất.
- Các giao diện quản lý đa dạng như Kanban, chart, todolist, … đáp ứng cho từng nhu cầu khác nhau.
- Quản lý tiến độ, theo dõi công việc trực quan mọi lúc mọi nên trên mọi nền tảng desktop, mobile
- Các tính năng nổi bật như: Lập kế hoạch thông minh, báo cáo tự động, cộng tác toàn diện, và khả năng tùy chỉnh linh hoạt
2.5 Ứng dụng làm việc nhóm Any.do
Phần mềm giao việc quản lý nhóm online Any.do là ứng dụng giao việc, phân công công việc thông minh, hoạt động được trên các thiết bị điện tử thông minh. Phần mềm được ưa chuộng bởi giao diện quản lý đơn giản, dễ sử dụng. Đánh dấu các công việc đã hoàn thành, xóa bỏ nhiệm vụ. Giao diện drag&drop cho phép người dùng sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên.
Any.do có một số tính năng chưa được hoàn thiện như không hỗ trợ gắn nhãn công việc theo tình trạng hay khởi tạo subtask. Phần mềm chưa tối ưu trong phần báo cáo chi tiết để người dùng đánh giá kết quả công việc.
2.6 App quản lý công việc nhóm Google Tasks miễn phí
Google Task là một trong những công cụ quản lý giao việc nổi bật của Google được đánh giá cao. Phần mềm giao việc cho nhân viên này cho phép tích hợp và đồng bộ hóa với các công cụ khác của google như Gmail, lịch… hỗ trợ nhắc việc, phân công công việc, đánh dấu hiển thị nhiệm vụ hoàn thành.
Google Task còn một số hạn chế như không có khả năng thiết lập công việc có tính lặp lại; không có tính năng đánh giá mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.
3. Lựa chọn phần mềm làm việc nhóm miễn phí, có phí dựa trên tiêu chí nào?
Với vai trò là một người lãnh đạo công ty, doanh nghiệp hay tập đoàn, các bạn cần là một phần mềm quản lý công việc nhóm đơn giản nhưng có thể mang lại độ hiệu quả cao với những chức năng hữu ích có thể áp dụng được trong quản lý công việc hằng ngày.
Một vài tiêu chí lựa chọn phần mềm làm việc nhóm sau đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về các phần mềm cũng như có thể đưa ra được sự lựa chọn hợp lý nhất cho doanh nghiệp của mình.
- Chọn phần mềm làm việc nhóm có đầy đủ tính năng
- Lựa chọn đơn vị cung cấp có kinh nghiệm cung cấp phần mềm lâu năm
- Chi phí triển khai phần mềm làm việc nhóm
- Các dịch vụ hỗ trợ khách hàng
3.1 Chọn phần mềm làm việc nhóm có đầy đủ tính năng
Tính năng là một trong những lý do quan trọng giúp người quản lý có thể cân nhắc sử dụng phần mềm vì chúng chính là điểm tạo ra sự khác biệt giữa các phần mềm công việc nhóm với nhau. Tất nhiên, để sở hữu những tính năng tốt nhất, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định và giá cả sẽ tuỳ thuộc vào từng thương hiệu cũng như khả năng của phần mềm.
Nhà lãnh đạo cũng cần phải xem xét lại tổ chức của mình cần những tính năng hỗ trợ như thế nào trước khi đưa ra lựa chọn một phần mềm. Ngoài những tính năng cơ bản cần có của bất kì công cụ quản lý công việc nào (giao việc, theo dõi tiến độ, lập báo cáo công việc, app quản lý công việc trên điện thoại, …) thì mỗi doanh nghiệp cụ thể sẽ cần những tính năng chuyên biệt để hỗ trợ tốt nhất cho tập thể của mình.
Để lựa chọn phần mềm giao việc online phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các tính năng có đảm bảo phục vụ cho đặc thù công việc hay không. Các tính năng cần có của một phần mềm nhiệm vụ bao gồm:
- Khả năng thiết lập kế hoạch công việc thông minh, dựa trên mục tiêu chung của tổ chức.
- Cho phép người dùng phân công, giao việc theo từng cấp độ, chức vụ, phòng ban,…
- Ngoài ra, phần mềm giao việc cần có hệ thống cảnh báo khi giao việc, tới hạn công việc,…
- Hỗ trợ các tính năng tương tác qua nhắn tin trên hệ thống, trao đổi, thảo luận công việc trực tiếp tại mục công việc, gắn file đính kèm,…
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý lựa chọn các phần mềm có tính năng thống kê, báo cáo chi tiết được các công việc đã giao, công việc được giao đã hoàn thành,…
3.2 Lựa chọn đơn vị cung cấp có kinh nghiệm cung cấp phần mềm lâu năm
Uy tín luôn là mối bận tâm hàng đầu, đặc biệt là đối với các công ty, doanh nghiệp lớn, trong quá trình tìm hiểu và chọn lựa phần mềm quản lý công việc nhóm để áp dụng cho tổ chức của mình. Và những thương hiệu lớn sẽ linh hoạt đáp ứng các yêu cầu chuyên môn tốt hơn từ phía từng doanh nghiệp cụ thể.
Chưa kể, mức độ uy tín của nhà phát triển còn có thể được kiểm chứng thông qua các đối tác đã ký kết với họ, và thâm niên của họ trên thị trường. Việc lựa chọn được nhà phát triển uy tín và vừa ý sẽ giúp cho quá trình áp dụng phần mềm vào trong công việc được thuận lợi và nhanh chóng hơn, giúp thúc đẩy năng suất làm việc của tập thể công ty đi lên hơn nữa.
3.3 Chi phí triển khai ứng dụng làm việc nhóm
Không phải doanh nghiệp nào cũng dư dả chi phí chi tiêu cho phần mềm quản lý nhóm. Vậy nên, lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách công ty là rất quan trọng mà vẫn đảm bảo tổ chức của mình vẫn sẽ có phần mềm để sử dụng.
Chưa kể, quy mô công ty và lĩnh vực hoạt động khác nhau sẽ dẫn đến giá cả cho phần mềm quản lý công việc khác nhau. Mỗi ngành nghề sẽ có một yêu cầu riêng về cách thức quản trị nên bạn phải tìm hiểu thật kỹ trước khi đưa ra quyết định.
3.4 Các dịch vụ hỗ trợ khách hàng
Ngoài chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ cùng với hỗ trợ khách hàng khi cần đi kèm với những chính sách hậu mãi cũng là một yếu tố quan trọng dẫn đến quyết định mua hàng. Và tất nhiên, những chính sách hay các ưu đãi được hưởng phải được làm rõ trước khi doanh nghiệp ký kết với nhà phát triển để tránh gặp những hiểu lầm không đáng có.
4. Lợi ích khi ứng dụng App – Phần mềm làm việc nhóm trong doanh nghiệp
So với cách quản lý và giao việc truyền thống, phần mềm làm việc nhóm mang lại nhiều lợi ích hơn trong khi chi phí bỏ ra để sở hữu phần mềm không quá cao.
6 Lợi ích nhận được khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý công việc nhóm:
4.1 Lập kế hoạch dễ dàng, giao việc nhanh chóng
Khác với cách giao việc truyền thống, người quản lý khi thực hiện việc giao công việc trên phần mềm có thể tuỳ chỉnh giao việc cho một hay nhiều bộ phận hoặc giao trực tiếp đến một cá nhân cụ thể. Sau khi giao, người quản lý có thể theo dõi tình trạng công việc của nhân viên đã nhận việc và từ đó đưa ra nhận xét hay yêu cầu báo cáo công việc khi cần thiết.
Ở vị trí người nhân viên, họ có thể theo dõi cũng như kiểm soát khối lượng công việc được giao trong tuần, đảm bảo bản thân sẽ không bị quá tải với những công việc được giao. Ngoài ra, trong quá trình làm việc, nhân viên có thể tham khảo các quy trình cũng như các tài liệu khác trên hệ thống máy chủ của công ty.
4.2 Tăng cường khả năng tương tác với nhân viên
Với phần mềm làm việc nhóm, nhân viên không chỉ làm việc một mình với một chiếc máy tính cá nhân mà sẽ được làm việc trong một hệ thống mạng lưới nội bộ của công ty. Tức là, họ có quyền trao đổi, liên lạc với những bộ phận, phòng ban khác thông qua phần mềm với nhu cầu hỗ trợ hoàn thành công việc hiện tại một cách tốt nhất và sớm nhất.
Các nhân viên ở các phòng ban khác nhau cũng có thể chia sẻ các tài liệu, thông tin qua lại thông qua phần mềm và có thể tuỳ chỉnh quyền truy cập đối với những đối tượng nhất định, không sợ thông tin sẽ bị lộ ra ngoài.
4.3 Dễ dàng theo dõi, quản lý công việc mọi lúc mọi nơi
Tuy là phần mềm nhưng điều này không có nghĩa chỉ có thể sử dụng trên máy tính mà còn có thể dùng được trên điện thoại di động thông minh. Cho nên, bạn có thể dễ dàng theo dõi cũng như quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có khả năng truy cập vào mạng Internet là được.
Điều này sẽ thuận tiện cho nhà lãnh đạo nếu có nhu cầu theo dõi tiến độ công việc của các nhân viên khi đang đi công tác xa. Hoặc nhân viên khi làm việc tại nhà vẫn có thể truy cập vào hệ thống để xử lý các đầu việc được giao một cách chính xác và hiệu quả.
4.4 Đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc
Do công việc được giao sẽ được chia ra theo từng tuần trên hệ thống phần mềm làm việc nhóm nên nhân viên sẽ ít có khả năng bị sót các đầu việc, và sẽ ít bị ảnh hưởng đến tiến độ cũng như hiệu quả đầu ra của công việc.
Ngoài ra, phần mềm cũng sẽ cung cấp cho người nhân viên biết tỷ lệ hoàn thành của các công việc trong tháng. Từ đó, người nhân viên sẽ tự mình sắp xếp thời gian xử lý công việc sao cho hợp lý để hoàn thành cho kịp theo thời gian đã quy định.
4.5 Nhân viên nhanh chóng nắm bắt được công việc được cấp trên giao
Khi sử dụng ứng dụng làm việc nhóm, nhân viên sẽ nhanh chóng nắm được các task công việc được giao với giao diện về quản lý số lượng, khối lượng công việc cá nhân trên phần mềm. Hay hệ thống cảnh bảo, nhắc nhở thông minh qua mail khi có một công việc được giao hoặc công việc sắp trễ hạn.
4.6 Đảm bảo tiến độ, tăng cường hiệu suất công việc
Phần mềm còn có tính năng giúp họ biết được tiến độ công việc của bản thân, từ đó điều chỉnh tốc độ, phân bổ thời gian hợp lý để không bị trễ deadline công việc.
Quản lý công việc trên phần mềm, doanh nghiệp sẽ phải thiết lập một quy trình khoa học, chặc chẽ và chuyên nghiệp. Nhờ đó, nhân viên sẽ đi đúng hướng, làm đúng việc trong kế hoạch. Một khi có sai sót, cũng sẽ được nhanh chóng phát hiện, giúp quản lý đưa ra hướng khắc phụ kịp thời nhanh nhất.
5. Có nên dùng phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí không?
Sử dụng phần mềm làm việc nhóm miễn phí mang lại nhiều lợi ích hơn so với việc quản lý nhân sự thủ công. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự vẫn tồn tại một số nhược điểm mà bạn cần lưu ý trước khi lựa chọn sử dụng.
- Chức năng hạn chế: Hiện có rất nhiều phần mềm miễn phí nhưng giới hạn rất nhiều chức năng tiện ích khác. Không phù hợp để quản lý công việc cho các dự án lớn.
- Dung lượng bị hạn chế: Hạn chế về khả năng lưu trữ của phần mềm quản lý là một thiếu sót rất lớn trong quá trình sử dụng. Thực tế, một doanh nghiệp cần lưu trữ rất nhiều dữ liệu. Khi dung lượng đầy sẽ khó xuất, nhập dữ liệu.
- Rủi ro bảo mật cao với phiên bản miễn phí: Các phiên bản miễn phí của phần mềm quản lý công việc có tỷ lệ rủi ro bảo mật cực kỳ cao. Sự cố dữ liệu của phiên bản miễn phí cao hơn nhiều so với có trả phí. Do không có sự đảm bảo về dữ liệu, cũng như không có nhà sản xuất phần mềm hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố nên các doanh nghiệp nhỏ cần cân nhắc kỹ khi sử dụng bản miễn phí để tránh gặp phải những rủi ro không đáng có.
Tóm lại, phần mềm quản lý công việc miễn phí sẽ phù hợp cho những doanh nghiệp bé hoặc những dự án nhỏ cần thực hiện trong thời gian ngắn.
Nếu doanh nghiệp lớn và vừa có tiềm lực tài chính tốt thì có thể lựa chọn phần mềm mang tính thực tiễn cao hơn cho hoạt động và đáp ứng đầy đủ nhu cầu tính năng. Đồng thời có thể tùy chỉnh theo quy mô thực tế của doanh nghiệp.
Bài viết trên tổng hợp Top 10 phần mềm làm việc nhóm giúp quản lý giao việc miễn phí và có phí hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này giúp bạn chọn được các app ứng dụng làm việc nhóm phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu có bất cứ thắc mắc gì về phần mềm CoDX – Task thì hãy liên hệ ngay đến số hotline 0968612350 để được tư vấn chi tiết nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
